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工程檔案管理措施(工程檔案管理的重要性)

時(shí)間:2022-09-21 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  建筑工程檔案管理措施限應(yīng)滿足的以下要求:建筑工程檔案要求應(yīng)符合《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GBT 50328-2014)的規(guī)定,一般要求管理期限應(yīng)五年以上。根據(jù)《建筑工程資料管理規(guī)程》(JGJ/T185-2009)規(guī)定如下:

  監(jiān)督員主動(dòng)聯(lián)系,在工程竣工前檔案的收集,整理和保管工作有責(zé)任監(jiān)督員承擔(dān)。工程竣工時(shí)經(jīng)審核符合要求后歸檔交給檔案員保存管理。

  工程檔案保管期限分為長(zhǎng)期和短期兩種,長(zhǎng)期為15年,短期為5年。工程檔案案卷的裝具、裝訂應(yīng)做到統(tǒng)一、整齊、牢固,符合相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求,便于保管與查閱。

工程檔案管理措施

  工程檔案管理應(yīng)采取哪些有效措施?

  (1)建立健全規(guī)章制度。

  建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理單位應(yīng)依據(jù)工程建設(shè)法律法規(guī)和規(guī)章,并結(jié)合本單位實(shí)際,建立健全工程檔案的管理制度,明確工程文件形成、收集、整理、歸檔內(nèi)容和相關(guān)部門(mén)的責(zé)任。

  (2)落實(shí)工程檔案收集責(zé)任制。

  建設(shè)單位在工程招標(biāo)及與勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時(shí),應(yīng)對(duì)工程文件的套數(shù)、費(fèi)用、質(zhì)量、移交時(shí)間等提出明確的要求,保證檔案與工程建設(shè)同步形成,不得事后補(bǔ)編。

  (3)建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò),明確專(zhuān)兼職檔案員崗位職責(zé)。

  要求勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位將工程文件的形成和積累納入工程建設(shè)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并將其納入工程程序和考核內(nèi)容中。

  (4)發(fā)揮監(jiān)理單位作用,保證工程文件質(zhì)量落到實(shí)處。

  工程實(shí)行監(jiān)理制的監(jiān)理單位,代表建設(shè)單位對(duì)工程建設(shè)勘察、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收實(shí)行全過(guò)程、全方位控制管理,對(duì)工程文件質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)。

  (5)檔案的驗(yàn)收移交納入工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)。

  一方面建設(shè)單位的檔案部門(mén)要主動(dòng)參與到工程竣工驗(yàn)收,檢查檔案的系統(tǒng)性和完整性。另一方面從制度上保障,只有通過(guò)檔案部門(mén)的驗(yàn)收,該工程才能通過(guò)竣工驗(yàn)收,只有檔案完成移交,才能進(jìn)行工程結(jié)算,否則不予結(jié)算。

  工程檔案管理的重要性

  一、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的重要性及社會(huì)價(jià)值

  從建設(shè)項(xiàng)目檔案本身角度,我們知道,建設(shè)項(xiàng)目檔案是整個(gè)工程的見(jiàn)證,真實(shí)記錄了工程建設(shè)的原始完整信息,極具存儲(chǔ)價(jià)值。從申請(qǐng)環(huán)節(jié)到項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié)的相關(guān)文件的完整性、準(zhǔn)確性都能對(duì)日后的工程竣工驗(yàn)收、檢查、日常維護(hù)或改建等方面提供可靠有力的依據(jù)和憑證。

  從項(xiàng)目管理角度,落實(shí)好建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是提升項(xiàng)目管理水平的必要性手段,影響著工程的施工質(zhì)量及整體利益。

  建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的工作,不僅僅是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔,更是通過(guò)從文件管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化透視工程質(zhì)量綜合評(píng)估,更是追溯社會(huì)責(zé)任的有效證據(jù)。

  二、完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的有效措施

 ?。ㄒ唬╊I(lǐng)導(dǎo)重視、職責(zé)明確,是歸檔工作圓滿完成的重要前提。

  首先,建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作組織機(jī)構(gòu),明確工作職責(zé),要求領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)項(xiàng)目驗(yàn)收工作進(jìn)行組織管理。對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行決策和指導(dǎo);工作小組要覆蓋面廣,要涉及各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及人員,要求對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的文件進(jìn)行及時(shí)的收集、積累和預(yù)立卷工作;檔案部門(mén)派專(zhuān)人進(jìn)行檔案的指導(dǎo)歸檔工作,為項(xiàng)目歸檔工作的順利進(jìn)行提供人力和知識(shí)服務(wù)的保證。

  其次,要制定詳細(xì)的檔案歸檔工作計(jì)劃,嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行文件的收集、整理、歸檔,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決,杜絕出現(xiàn)施工資料與現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度脫節(jié)的現(xiàn)象發(fā)生。

 ?。ǘ┰搭^抓起、建章立制,是歸檔工作順利開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

  建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度的制定是對(duì)固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有力保障。根據(jù)集團(tuán)公司的《固定資產(chǎn)投資建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度》,結(jié)合公司的實(shí)際情況,建立建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度,并建立操作性強(qiáng)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案作業(yè)指導(dǎo)書(shū),明確各部門(mén)分工及職責(zé),明確歸檔流程和操作細(xì)則,明確歸檔的范圍及時(shí)間。

  對(duì)《檔案法》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》《聲像檔案管理辦法》等規(guī)范文件進(jìn)行積極的推廣和宣傳,做到有據(jù)可依、有章可循。

 ?。ㄈ┳⒅厥占?、強(qiáng)化過(guò)程,是歸檔文件齊全完整的有力保證。

  項(xiàng)目建設(shè)施工過(guò)程中的文件材料較為分散、文件種類(lèi)相對(duì)比較復(fù)雜,為確保項(xiàng)目文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),必須加強(qiáng)項(xiàng)目文件的過(guò)程管理,堅(jiān)持事前介入、事中指導(dǎo)、事后把關(guān)的全程管理原則。

  要求檔案管理人員必須要深入施工現(xiàn)場(chǎng),了解工程中存在的問(wèn)題,熟知各個(gè)任務(wù)節(jié)點(diǎn)的時(shí)間,按時(shí)參加工程項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收,并及時(shí)對(duì)各方單位文件收集整理工作進(jìn)行全面系統(tǒng)的檢查指導(dǎo),發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要當(dāng)即處理,當(dāng)即解決,當(dāng)即整改。

  同時(shí)加強(qiáng)與施工方、設(shè)備廠家、監(jiān)理等各個(gè)主體之間的溝通與聯(lián)系,建立良好的工作關(guān)系,盡量做到相互支持、配合。堅(jiān)決執(zhí)行檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步推進(jìn),檔案部門(mén)充分發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)作用,唯有如此,才能更好地為工程項(xiàng)目竣工資料的完整和齊全奠定良好的基礎(chǔ)。

 ?。ㄋ模﹥?yōu)化隊(duì)伍、加強(qiáng)培訓(xùn),是歸檔工作組織實(shí)施的人才保障。

  由于各方單位檔案人員業(yè)務(wù)知識(shí)參差不齊,流動(dòng)性大,一些檔案人員此前未曾從事過(guò)大規(guī)模的建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔與管理工作。因此,檔案部門(mén)要定期組織相關(guān)人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn),重點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目文件管理要求、收集、整理、歸檔移交等基本知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn),以及對(duì)項(xiàng)目管理制度的宣貫。

  同時(shí)加強(qiáng)與各單位檔案人員保持聯(lián)系,確保人員有保證,另外鼓勵(lì)各方單位積極參加項(xiàng)目轄區(qū)城建檔案培訓(xùn),一方面建立良好工作關(guān)系,另一方面要熟知地方檔案歸檔要求、范圍、流程。

  為確保檔案文件的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一性,檔案部門(mén)在項(xiàng)目前期編制項(xiàng)目文件實(shí)施模板,要求各方單位嚴(yán)格按照文件模板進(jìn)行使用,移交地方檔案館的文件按照地方檔案館格式進(jìn)行使用。檔案部門(mén)同時(shí)要編制《竣工文件編制細(xì)則》,明確各參建單位應(yīng)該移交的竣工檔案,以及對(duì)竣工檔案的整理、編制、立卷工作進(jìn)行了具體說(shuō)明,避免日后的重復(fù)勞動(dòng)。

 ?。ㄎ澹┖贤芸?、嚴(yán)格考核,是歸檔工作有序開(kāi)展的主要手段。

  堅(jiān)持合同約束,強(qiáng)化檔案收集歸檔和形成質(zhì)量控制。建設(shè)單位在與施工、監(jiān)理等參建單位簽訂承包合同、協(xié)議時(shí),要設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款,明確有關(guān)單位歸檔套數(shù)、時(shí)限、違約責(zé)任等內(nèi)容。

  監(jiān)理合同要特別明確監(jiān)理單位對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案完整性、準(zhǔn)確性審查的責(zé)任,監(jiān)理工程師要按照合同要求對(duì)檔案質(zhì)量把關(guān),一旦發(fā)現(xiàn)檔案真實(shí)性、完整性方面存在問(wèn)題應(yīng)及時(shí)返回有關(guān)單位修正,確保建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠反映項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)情況。

  必要時(shí)可以在工程款付款中添加檔案部門(mén)意見(jiàn),對(duì)于檔案收集整理情況進(jìn)行確認(rèn),甚至具有一票否決權(quán)。對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作成績(jī)突出的單位進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì),反之進(jìn)行處罰。

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