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中博奧人事檔案整理外包公司:可為企業(yè)提供人事類檔案整理、裝訂、入盒入庫服務(wù)。豐富的檔案整理經(jīng)驗,專業(yè)的硬件設(shè)備,提高檔案整理工作效率,讓企業(yè)檔案管理更加規(guī)范。
檔案管理是每個企業(yè)管理工作的重要一部分,是提高企業(yè)工作質(zhì)量和效率的條件,檔案在人們社會活動中起到不可替代的作用,特別是當(dāng)今社會日新月異,就比如就業(yè)、失業(yè)、退休等變化,使檔案整理變得十分重要。
很多員工進(jìn)入企業(yè)時是一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了,這實在是大錯特錯的事。
人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。
人事部門應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。
企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
但是很多企業(yè)在檔案整理外包的過程中,因缺乏對檔案整理外包的重視,導(dǎo)致檔案整理外包業(yè)務(wù)很難順利進(jìn)行,不僅制約了自身的檔案工作效率,同時也會為自身檔案管理帶來更大的風(fēng)險。因此,要規(guī)避自身所帶來的風(fēng)險,則需要相關(guān)企事業(yè)單位必須重視自身的檔案整理外包。
首先,應(yīng)重視檔案整理外包中介機(jī)構(gòu)單位的選擇,不能過于盲目。
其次,企事業(yè)單位自身的檔案整理外包應(yīng)結(jié)合自身的實際情況考慮,要明白外包的目標(biāo)和要求是為了自身檔案管理更加規(guī)范化,同時也為了順應(yīng)市場的發(fā)展需求升級檔案工作,為自身的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
再次,應(yīng)實施科學(xué)的溝通和監(jiān)控。很多情況下,企事業(yè)單位與中介機(jī)構(gòu)兩者之間缺乏有效的溝通,從而影響到檔案整理外包的順利進(jìn)行,甚至引發(fā)更多的檔案管理風(fēng)險等。因此,雙方都應(yīng)重視相互之間的交流和溝通。
人事檔案整理外包工作內(nèi)容包括:檔案整理,排序,編制案卷號,檔案裝訂,粘貼卷脊,案卷目錄著錄,卷內(nèi)目錄著錄、歸檔文件目錄著錄,打印案卷封面,案卷目錄,卷內(nèi)文件目錄,全引目錄,文號索引等。裝盒排序,填寫并打印盒脊,按進(jìn)館要求將缺漏項目補充完整,使之達(dá)到進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)。
一、檔案規(guī)范整理
我們擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊,同時與檔案館有良好的溝通機(jī)制,承接各類檔案整理外包服務(wù),我們可以為黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)、社會團(tuán)體、工程建設(shè)業(yè)主等單位進(jìn)行檔案規(guī)范化整理。
我們熟練掌握國家、省、市相關(guān)檔案管理要求及各類業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),并結(jié)合客戶特點,使其檔案規(guī)范、科學(xué)、合理、利用方便,達(dá)到國家、省級、市級檔案管理等級認(rèn)證、年檢或?qū)m楎炇盏葮?biāo)準(zhǔn)。尤其在文書檔案、工程檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案整理方面,擁有較多成功經(jīng)驗。
二、檔案數(shù)字化服務(wù)
我們已取得重慶市國家保密局頒發(fā)的《涉密檔案數(shù)字加工資質(zhì)》,擁有數(shù)字化加工軟件、先進(jìn)的掃描設(shè)備及專業(yè)的數(shù)字化加工團(tuán)隊,可以提供專業(yè)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工,包括數(shù)字檔案室建設(shè)、歷史檔案數(shù)字化處理等。
我們的理念不是單一的追求數(shù)字化產(chǎn)量和效率,而是根據(jù)客戶檔案紙張質(zhì)量、檔案年代、文字幅面、字跡、黏貼情況以及掃描需求,選擇最合適的數(shù)字化流程、設(shè)備及操作方式,以最大程度地保護(hù)原始檔案為前提,得到最高數(shù)字化加工質(zhì)量。對于歷史檔案數(shù)字化同時我們還可提供檔案修裱技術(shù)服務(wù)。
我們還可以提供音視頻等多媒體數(shù)字轉(zhuǎn)換處理等加工服務(wù),如供數(shù)據(jù)刻錄備份、影視光盤制作、音視頻磁帶翻刻轉(zhuǎn)換等。
三、檔案實務(wù)培訓(xùn)
我們既有對員工內(nèi)部實施培訓(xùn),也可以為客戶提供檔案方面相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)服務(wù)。從檔案管理的超前控制理念出發(fā),我們可以提供檔案意識宣貫、檔案收集動員、檔案基礎(chǔ)知識培訓(xùn)。
我們還可以對客戶職能分部門進(jìn)行具體培訓(xùn)指導(dǎo),尤其適合工程檔案專兼職檔案員、施工方、監(jiān)理方的培訓(xùn)。我們之所以認(rèn)為做得更出色,是因為我們不僅是理論知識的傳授,而是更著重于理論應(yīng)用于實際操作,并結(jié)合多年的業(yè)務(wù)實踐經(jīng)驗。所以客戶反饋我們的信息多是培訓(xùn)很受參訓(xùn)人員的歡迎,培訓(xùn)收到了良好的效果。
四、檔案場館建設(shè)與維護(hù)
公司擁有成熟的檔案場館建設(shè)及日常管理模式,針對企業(yè)檔案庫房緊張、檔案設(shè)施設(shè)備不齊全、檔案管理制度不健全、檔案管理人員不專業(yè)、檔案管理成本較高等問題提供完整的解決方案。
可為企業(yè)建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案場館,建立管理制度、設(shè)施設(shè)備采購及人員培訓(xùn);也可派駐專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行日常檔案的收集、維護(hù)。同時,為企業(yè)提供已建檔案場館的后期維護(hù)工作,對逐年更新的檔案材料進(jìn)行歸檔,根據(jù)單位需求提供整理、數(shù)字化等精準(zhǔn)服務(wù)。
五、檔案咨詢服務(wù)
我們會結(jié)合客戶實際需要制定咨詢服務(wù)方案,有計劃地提供檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。公司派遣的咨詢顧問均為資深檔案管理員。咨詢服務(wù)期間也可培養(yǎng)專、兼職檔案員。我們還可提供檔案全程管理跟蹤服務(wù),此項服務(wù)在工程建設(shè)檔案管理項目實施較多,如阿里巴巴新辦公大樓工程項目。軟件系統(tǒng)開發(fā)需求設(shè)計和咨詢指導(dǎo),如外海集團(tuán)檔案系統(tǒng)軟件開發(fā)項目。
我們還可以提供檔案外包監(jiān)理服務(wù)。當(dāng)機(jī)關(guān)、企事業(yè)等單位檔案工作外包時,我們可以提供第三方全程監(jiān)理服務(wù),審核報價、服務(wù)方案,提出合理建議,并對服務(wù)商的工作質(zhì)量和進(jìn)度監(jiān)控和督促,讓客戶的檔案工作科學(xué)規(guī)范、有效管理、利用方便。
六、檔案管理軟件開發(fā)
我們擁有專業(yè)的開發(fā)團(tuán)隊,可針對不同企業(yè)的需求提供適合企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)解決方案。我們將通過對檔案集中管理結(jié)合權(quán)限分配機(jī)制,實現(xiàn)企事業(yè)單位電子檔案從收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索到利用、編研等一系列檔案管理過程的管理。
同時,依托目前比較成熟的無線移動網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)及多媒體技術(shù),通過各種移動設(shè)備(如手機(jī)、平板電腦等)實現(xiàn)檔案工作者隨時隨地的進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的查詢、瀏覽與借閱的檔案館(室)信息的平臺。
檔案整理外包服務(wù)方案
DA/T68.4—2022《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第4部分:檔案整理服務(wù)》
1、范圍
本文件規(guī)定了檔案整理服務(wù)外包工作中發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、信用評價與質(zhì)量監(jiān)督的要求。本文件適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開展不涉及國家秘密的傳統(tǒng)載體檔案整理服務(wù)外包工作。
2、規(guī)范性引用文件
下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中,注日期的引用文件,僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。
GB/T17242投訴處理指南
DA/T68.1—2020檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分:總則
3、術(shù)語和定義
下列術(shù)語和定義適用于本文件。
3.1檔案整理archivesarrangement
按照一定的原則,對檔案實體進(jìn)行鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒,使之有序化的過程。
[來源:DA/T1—2000,5.1,有修改]
3.2檔案整理外包
archivesarrangementoutsource
發(fā)包方根據(jù)需要,對指定范圍內(nèi)的檔案,將檔案整理(3.1)工作部分或全部委托給承包方的行為。
3.3檔案整理服務(wù)
archivesarrangementservice
承包方根據(jù)合同約定,按照一定的原則和方法,對發(fā)包方指定的待整理檔案提供特定服務(wù),以滿足發(fā)包方需求的行為。
3.4整理服務(wù)項目組
archivesarrangementserviceprojectteam
承包方根據(jù)發(fā)包方的業(yè)務(wù)需求、檔案特點及其管理要求,為完成發(fā)包方的檔案整理任務(wù)而建立的工作組。
4、發(fā)包方工作規(guī)范
4.1總體要求
發(fā)包方應(yīng)按照DA/T68.1的規(guī)定,堅持合法、安全、可控原則確定檔案整理服務(wù)外包范圍,開展外包工作。根據(jù)國家法律法規(guī),結(jié)合各地區(qū)政策實際,選定符合條件的承包方,簽訂服務(wù)合同和保密協(xié)議,并履行組織、管理、檢查、驗收責(zé)任,做好對外包項目全過程、全方位的管控。
4.2前期準(zhǔn)備
4.2.1發(fā)包方應(yīng)提供待整理檔案的清單。
4.2.2發(fā)包方應(yīng)提供與檔案安全保管和整理工作量匹配的場所、設(shè)施、設(shè)備。
4.2.3發(fā)包方應(yīng)組建檔案整理外包工作小組,指定專人負(fù)責(zé)與承包方對接,有序推進(jìn)檔案整理服務(wù)外包工作。
4.2.4發(fā)包方應(yīng)明確檔案整理的工作內(nèi)容、工作要求和應(yīng)遵守的規(guī)章制度,審定承包方的整理服務(wù)方案,與承包方做到權(quán)責(zé)明晰。
4.2.5發(fā)包方應(yīng)與承包方履行待整理檔案的交接手續(xù),做好清點交接工作并形成交接文據(jù)。交接文據(jù)上應(yīng)區(qū)分類別,標(biāo)明數(shù)量、移交人、接收人和移交時間等內(nèi)容。
4.3人員管理
4.3.1發(fā)包方應(yīng)對承包方整理服務(wù)項目組人員名單的確定與調(diào)整進(jìn)行審核備案(備案表參見DA/T68.1—2020附錄B),并對承包方整理服務(wù)人員的情況進(jìn)行監(jiān)管。
4.3.2除發(fā)包方檔案整理外包工作小組人員及承包方檔案整理服務(wù)項目組的人員,凡進(jìn)入整理場所的其他人員應(yīng)履行登記手續(xù)。整理場所人員進(jìn)出登記表參見附錄A。
4.3.3外單位人員及承包方非整理服務(wù)項目組備案人員,均作為訪客管理。訪客進(jìn)入整理場所應(yīng)經(jīng)發(fā)包方審批。訪客進(jìn)入整理場所審批表參見附錄B。
4.4場所管理
4.4.1檔案整理場所一般宜安排在發(fā)包方的辦公地點,確需安排在承包方提供的場所,應(yīng)在合同中明確責(zé)任。
4.4.2檔案整理場所應(yīng)符合安保、消防等檔案安全管理要求。
4.4.3檔案整理場所應(yīng)設(shè)置檔案存放區(qū)、工作區(qū)。整理場所外應(yīng)配備專柜,供存放私人物品。
4.4.4發(fā)包方和承包方應(yīng)落實專人,加強(qiáng)整理場所管理。
4.4.5發(fā)包方應(yīng)對整理場所進(jìn)行定期或不定期的巡查并建立臺賬。臺賬應(yīng)反映檢查時間、檢查人、檢查事項、存在問題、整改措施及落實情況等。
4.4.6整理場所應(yīng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng),實施全方位監(jiān)控,重點覆蓋檔案整理場所的門窗、檔案存放區(qū)、工作區(qū),監(jiān)控應(yīng)避免直接攝錄檔案內(nèi)容。視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月。
4.4.7發(fā)包方應(yīng)定期對視頻進(jìn)行回放檢查,并建立回放記錄臺賬。檔案整理場所設(shè)于承包方的,應(yīng)要求承包方移交視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)及回放記錄臺賬。
4.4.8進(jìn)出整理場所人員不應(yīng)攜帶照相機(jī)、攝像機(jī)、手機(jī)、電腦、移動存儲介質(zhì)等電子設(shè)備和智能穿戴設(shè)備。確需攜帶的,應(yīng)經(jīng)發(fā)包方安全檢查,形成進(jìn)出場記錄,并指定專人管理。
4.4.9檔案整理場所內(nèi)除檔案和必備的工具器材設(shè)備之外,嚴(yán)禁存放任何易燃易爆危險品,嚴(yán)禁將火柴、打火機(jī)、水杯、飲料、食品、動物等私人物品帶入檔案整理場所。
4.5設(shè)備管理
4.5.1發(fā)包方應(yīng)做好整理服務(wù)所使用的信息設(shè)備和存儲設(shè)備的管理。
4.5.2整理服務(wù)入場時,發(fā)包方應(yīng)做好設(shè)備的信息安全技術(shù)檢測和登記工作,并采用技術(shù)手段或?qū)I(yè)物理設(shè)備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口。
4.5.3整理服務(wù)過程中,應(yīng)對設(shè)備使用情況進(jìn)行檢查,嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)絡(luò),嚴(yán)禁檔案服務(wù)項目組工作人員擅自刪除或下載檔案數(shù)據(jù)。
4.5.4整理服務(wù)撤場前,發(fā)包方應(yīng)對承包方攜帶的設(shè)備進(jìn)行信息安全技術(shù)檢測,徹底清除整理服務(wù)過程中產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù);或者由承包方按合同約定將設(shè)備移交發(fā)包方。
4.6過程管理
4.6.1發(fā)包方應(yīng)加強(qiáng)對承包方檔案服務(wù)過程中安全保密工作的監(jiān)督檢查,及時消除安全隱患。
4.6.2發(fā)包方應(yīng)對承包方的實施質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督檢查,必要時引進(jìn)第三方機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)監(jiān)管。
4.6.3發(fā)包方應(yīng)及時協(xié)助解決承包方在檔案整理服務(wù)過程中發(fā)現(xiàn)的檔案應(yīng)歸未歸、缺章少頁、無處理結(jié)果等相關(guān)問題并做好收集、增補等工作。對確實無法收集、增補的,應(yīng)出具情況說明。
4.6.4發(fā)包方應(yīng)定期聽取承包方檔案整理工作的進(jìn)度匯報。發(fā)現(xiàn)實施進(jìn)度與計劃出現(xiàn)偏差、發(fā)包工作量與合同約定有出入等情況,雙方應(yīng)及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。
4.6.5發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損毀、信息泄露等情形的,發(fā)包方應(yīng)采取應(yīng)急措施并及時向同級檔案主管部門報告。
4.7項目驗收
4.7.1發(fā)包方在確定項目完成后,應(yīng)及時組織驗收。
4.7.2檔案數(shù)量較大、服務(wù)周期較長的項目,發(fā)包方可組織階段性驗收。
4.7.3發(fā)包方應(yīng)以國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和檔案整理外包項目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案等為驗收依據(jù),從工作責(zé)任制和管理制度落實情況、整理場所設(shè)施設(shè)備配置使用情況、人員管理情況、整理服務(wù)質(zhì)量情況、合同履行情況等方面進(jìn)行驗收。
4.7.4整理服務(wù)質(zhì)量主要從分類的準(zhǔn)確性、文件和案卷排列的合理性、著錄的規(guī)范性、條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號編制的準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行抽查,抽查比例不應(yīng)少于各類檔案總量的20%。整理服務(wù)質(zhì)量準(zhǔn)確率要求達(dá)95%及以上,其中條目數(shù)據(jù)與檔案實體對應(yīng)關(guān)系的一致性、檔號準(zhǔn)確率要
求達(dá)100%。
4.7.5驗收未通過的,發(fā)包方應(yīng)出具整改意見并要求承包方限期整改。整改完成后再次組織驗收,直至驗收通過。
4.7.6驗收通過后,發(fā)包方應(yīng)出具驗收報告,與承包方做好檔案實體清點,辦理交接手續(xù)。
4.7.7項目自驗收報告形成之日起進(jìn)入質(zhì)保期,質(zhì)保期一般不少于1年。質(zhì)保內(nèi)容和范圍可在合同中明確。
4.7.8發(fā)包方應(yīng)對檔案整理外包項目形成的招投標(biāo)文件、合同、整理服務(wù)方案、交接文據(jù)、工作聯(lián)系單、檢查臺賬、驗收報告等材料及時收集并歸檔。
5、承包方工作規(guī)范
5.1總體要求
承包方應(yīng)按照DA/T68.1的要求,加強(qiáng)自身目標(biāo)與原則管理、戰(zhàn)略管理、資源管理、業(yè)務(wù)管理、安全管理,遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,優(yōu)質(zhì)高效地完成檔案整理服務(wù)工作。
5.2開工準(zhǔn)備
5.2.1承包方應(yīng)與發(fā)包方充分溝通,深入了解發(fā)包方的歷史沿革、機(jī)構(gòu)職能、擬發(fā)包項目的概況、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時間、服務(wù)數(shù)量、分類方案、管理現(xiàn)狀等信息,必要時形成會議紀(jì)要。
5.2.2承包方應(yīng)編制整理服務(wù)方案,主要包括服務(wù)目標(biāo)、服務(wù)依據(jù)、人員配置、服務(wù)時間、服務(wù)地點、整理方法、整理內(nèi)容,以及進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、安全保密措施等,并提交發(fā)包方審核確認(rèn)。
5.2.3承包方應(yīng)對項目負(fù)責(zé)人、整理人員等項目組成員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和技術(shù)交底。
5.2.4承包方制定的項目管理、質(zhì)量管理、現(xiàn)場管理、保密管理、安全管理等制度,應(yīng)提交發(fā)包方審核備案。
5.3人員保障
5.3.1承包方應(yīng)根據(jù)招投標(biāo)文件、合同等約定,成立整理服務(wù)項目組,按發(fā)包方要求配備具有相應(yīng)知識水平、業(yè)務(wù)技能的項目負(fù)責(zé)人和整理人員,并保證項目組成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。人員中途更換應(yīng)征得發(fā)包方同意并及時報發(fā)包方備案。
5.3.2承包方有責(zé)任對整理服務(wù)項目組人員進(jìn)行背景調(diào)查,確保社會關(guān)系清楚,歷史清白。
5.3.3承包方應(yīng)對檔案整理服務(wù)項目組人員進(jìn)行安全保密教育,簽訂勞動合同和保密責(zé)任書(保密協(xié)議)。保密協(xié)議條款參見DA/T68.1附錄C。
5.4場所管理
5.4.1承包方可對發(fā)包方提供的整理場所提出合理化建議。
5.4.2承包方應(yīng)與整理服務(wù)項目組負(fù)責(zé)人簽訂承諾書,明確其對整理場所負(fù)直接管理責(zé)任。
5.4.3工作期間,整理場所應(yīng)封閉管理,非整理服務(wù)項目組備案人員,未經(jīng)發(fā)包方審批,訪客不應(yīng)隨意進(jìn)入。
5.4.4整理場所應(yīng)整潔有序。私人物品應(yīng)放置在專柜,不應(yīng)帶入檔案存放區(qū)和工作區(qū)。
5.5作業(yè)管理
5.5.1承包方應(yīng)掌握所承接檔案類型的整理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,按照標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范做好檔案實體鑒定、審核、分類、組合、排列、編號、編目、裝訂、裝盒等整理服務(wù)工作。
5.5.2承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)形成相應(yīng)的工作流程單,對檔案整理服務(wù)各操作環(huán)節(jié)或步驟做好相應(yīng)記錄,保證檔案整理服務(wù)過程的可追溯性。
5.5.3承包方在整理服務(wù)過程中,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)向發(fā)包方出具工作聯(lián)系單(見附錄C)。
5.5.4承包方在整理服務(wù)過程中應(yīng)建立質(zhì)檢管理機(jī)制,落實質(zhì)檢人員,對各操作環(huán)節(jié)或步驟進(jìn)行質(zhì)檢,質(zhì)檢情況可形成項目問題跟蹤表(見附錄D)。
5.5.5承包方應(yīng)定期向發(fā)包方匯報整理服務(wù)進(jìn)展情況。
5.5.6未經(jīng)發(fā)包方允許,承包方不應(yīng)將檔案、檔案復(fù)制件及其他各種文件材料帶離整理場所,不應(yīng)帶入有信息錄入、傳播功能的設(shè)備,不應(yīng)以任何形式泄漏、傳播、公布檔案信息。
5.5.7承包方在整理過程中發(fā)現(xiàn)需要調(diào)整分類方案,或發(fā)包工作量與合同約定有出入等問題時,雙方應(yīng)及時溝通,必要時簽訂補充協(xié)議。
5.5.8承包方應(yīng)將整理服務(wù)過程中形成的備查資料或認(rèn)為不需要歸檔的文件登記造冊,供發(fā)包方審定、處置。嚴(yán)禁擅自銷毀文件。
5.5.9承包方在整理服務(wù)過程中,應(yīng)落實好檔案安全和保密制度,確保檔案實體和信息安全,保守國家秘密,保護(hù)發(fā)包方的知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密和個人隱私安全。
5.5.10在檔案整理過程中需要提供利用檔案的,承包方應(yīng)協(xié)助做好相關(guān)工作。
5.6交付撤場
5.6.1項目完成后,承包方應(yīng)提出驗收申請,配合發(fā)包方開展驗收工作。
5.6.2通過驗收后,承包方應(yīng)及時辦理交接手續(xù)。
5.6.3承包方撤場前應(yīng)將檔案實體、電子目錄、紙質(zhì)目錄、整理說明、工作臺帳、數(shù)據(jù)及存儲設(shè)備、辦公設(shè)備、耗材、辦公用品等移交給發(fā)包方。
5.6.4承包方攜帶進(jìn)場的信息設(shè)備、存儲設(shè)備等須經(jīng)發(fā)包方安全確認(rèn),方可帶離。
5.6.5由承包方安裝的視頻監(jiān)控系統(tǒng),應(yīng)將監(jiān)控數(shù)據(jù)和回放記錄移交發(fā)包方保存。發(fā)包方應(yīng)對監(jiān)控數(shù)據(jù)做好安全保密工作。
5.6.6承包方撤場前應(yīng)向發(fā)包方有關(guān)人員做好整理成果的使用說明,并按要求做好相關(guān)培訓(xùn)。
5.7后續(xù)管理
5.7.1承包方因服務(wù)項目形成的招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、合同文件、整理服務(wù)方案、工作聯(lián)系單、驗收報告、客戶滿意度調(diào)查表、核算材料、支付憑證等文件材料,應(yīng)及時歸檔。
5.7.2承包方對驗收發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)落實整改,直至驗收通過并積極總結(jié)經(jīng)驗,提升服務(wù)能力。
5.7.3承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心,在整理服務(wù)流程中按照“計劃-實施-評估-改進(jìn)”循環(huán)執(zhí)行,持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。
5.7.4在質(zhì)保期內(nèi),承包方應(yīng)依據(jù)合同約定對發(fā)包方進(jìn)行回訪,向發(fā)包方提供技術(shù)指導(dǎo),總結(jié)項目情況并持續(xù)改進(jìn)。
6、信用評價與質(zhì)量監(jiān)督
6.1信用評價
6.1.1發(fā)包方可對承包方的工作質(zhì)量進(jìn)行評價,必要時出具評價意見。
6.1.2承包方應(yīng)根據(jù)企業(yè)信用評價情況建立服務(wù)信用評價檔案。
6.1.3承包方應(yīng)配合檔案主管部門、保密行政管理部門及其他部門,做好業(yè)務(wù)管理、安全保密等各項檢查。
6.2服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督
6.2.1發(fā)包方檔案整理服務(wù)外包工作應(yīng)接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督。
6.2.2承包方應(yīng)依法合規(guī)開展檔案整理服務(wù),并接受國家有關(guān)部門的監(jiān)督。
6.2.3檔案主管部門依法履行行業(yè)監(jiān)管責(zé)任,督促檔案服務(wù)外包單位落實管理責(zé)任,檢查檔案服務(wù)外包中的檔案安全、服務(wù)質(zhì)量、管理措施和條件保障等情況。
6.3服務(wù)質(zhì)量投訴
6.3.1承包方應(yīng)建立服務(wù)質(zhì)量投訴機(jī)制,對外公布投訴聯(lián)系方式。
6.3.2承包方應(yīng)按照GB/T17242的要求建立投訴受理機(jī)構(gòu),定期或不定期收集各方反饋意見和建議并建立反饋意見檔案。
6.3.3發(fā)包方和承包方發(fā)生服務(wù)質(zhì)量爭議時,雙方應(yīng)協(xié)商處理;協(xié)商不成的,可申請調(diào)解、仲裁或提請訴訟。