消防檔案整理標準：消防檔案是消防安全重點單位在消防安全整理工作中，直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。建立健全消防檔案是消防安全重點單位做好消防整理工作的一項重要內(nèi)容，是保障單位消防安全整理工作以及各項消防安全措施的基礎(chǔ)工作。

　　1、消防檔案的作用

　　《消防法》第十七條規(guī)定“消防安全重點單位應(yīng)當建立消防檔案”，在《機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》(公安部令第61號)中專門把消防檔案作為獨立的一章，要求“消防安全重點單位建立健全消防檔案”，表明消防檔案在消防安全整理工作中具有重要的位置。

　　非消防安全重點單位可以不建立消防檔案，但也應(yīng)將本單位的基本情況、公安機關(guān)消防機構(gòu)填寫的各種法律文書、與消防工作有關(guān)的材料和記錄等統(tǒng)一保管、備查。

　　(一)消防檔案是消防安全重點單位的“戶口簿”。消防檔案記載著單位的基本情況和有關(guān)消防安全整理的各種文獻、資料，便于單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門、公安機關(guān)消防機構(gòu)以及與消防安全整理工作有關(guān)人員熟悉情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策和日常工作服務(wù)。

　　日常工作中，可以把消防檔案與現(xiàn)場檢查結(jié)合起來，作為上級機關(guān)、主管單位、公安機關(guān)消防機構(gòu)考核單位開展消防安全整理工作的重要依據(jù);發(fā)生火災(zāi)時，可以為調(diào)查火災(zāi)原因，分清事故責(zé)任、處理責(zé)任者提供佐證材料。此外，消防檔案還可以為研究防火、滅火材料、修改消防技術(shù)規(guī)范、修訂消防操作規(guī)程等工作提供第一手資料。

　　(二)消防檔案是單位檢查相關(guān)崗位人員履行消防安全職責(zé)的實施情況，評判專(兼)職消防(防火)管理人員業(yè)務(wù)水平、工作能力的一種憑據(jù)，有利于強化單位消防安全管理工作的責(zé)任意識，推動單位的消防安全整理工作朝著規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。

　　2、消防檔案的內(nèi)容

　　消防檔案包括2個主要的內(nèi)容，即消防安全基本情況和消防安全管理情況，并附有必要的圖表。

　　消防安全基本情況是消防檔案主要內(nèi)容，它包含了重點單位與消防安全有關(guān)的內(nèi)容，是單位自身實行規(guī)范化消防安全管理的基本要求，是單位落實消防安全責(zé)任制的具體體現(xiàn)。

　　消防安全基本情況的內(nèi)容是：

　　單位基本概況和消防安全重點部位情況;建筑物或者場所施工，使用或者開業(yè)前的消防設(shè)計審核、消防驗收以及消防安全檢查的文件、資料;消防管理組織機構(gòu)和各級消防安全責(zé)任人;

　　消防安全制度;消防設(shè)施、滅火器材情況;專職消防隊、義務(wù)消防人員及其消防裝備配備情況;與消防安全有關(guān)的重點工種人員情況：

　　新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案。

　　消防安全管理情況主要有2項內(nèi)容：一是公安機關(guān)消防機構(gòu)依法填寫制作的各類法律文書。主要有《消防監(jiān)督檢查記錄表》、《責(zé)令改正通知書》以及涉及消防行政處罰的有關(guān)法律文書。二是有關(guān)工作記錄。主要有消防設(shè)施定期檢查記錄、自動消防設(shè)施檢查檢測報告以及維修保養(yǎng)的記錄;火災(zāi)隱患及其整改情況記錄;

　　防火檢測、巡查記錄;有關(guān)燃氣、電氣設(shè)備檢測等記錄;消防安全培訓(xùn)記錄;滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄;火災(zāi)情況記錄;消防獎懲情況記錄。上述記錄要填寫檢查人員的姓名、時間、部位、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患以及處理措施等;填寫培訓(xùn)的時間、參加人員、內(nèi)容等;填寫演練的時間、地點、內(nèi)容、參加部門以及人員等。

　　3、消防檔案的管理

　　消防檔案的收集、整理、保管，目的是有效利用，為單位的消防安全管理工作服務(wù)。消防檔案的管理的好壞，主要應(yīng)從是否便于利用去檢驗衡量，這是消防檔案管理的基本出發(fā)點和歸宿。消防檔案應(yīng)當納入單位檔案統(tǒng)一管理。制定消防檔案的管理規(guī)定，落實管理責(zé)任。

　　(一)消防檔案由消防安全重點單位統(tǒng)一保管、備查消防檔案實行集中統(tǒng)一管理，對消防安全重點單位是非常必要的。消防檔案雖然是由一定的部門或人員形成的，但它的意義卻不只限于其形成者的范圍，消防檔案應(yīng)由單位確定或設(shè)立的專門機構(gòu)來統(tǒng)一集中保管、備查，不得由承辦機構(gòu)或個人分散保存，這樣才能克服檔案分散保管和各自為政所固有的局限性，更大限度地發(fā)揮檔案的作用。

　　(二)消防檔案要完整和安全

　　消防檔案的完整和安全，才能給檔案工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。維護消防檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使應(yīng)該集中和實際保存的檔案不能殘缺全;另一方面，從質(zhì)量上要維護檔案的有機聯(lián)系和歷史真跡，不能人為地割裂分散，或者零亂堆放，更不能涂改勾劃，使檔案失真。

　　檔案材料數(shù)量齊全，才能保證檔案的系統(tǒng)完整，保持檔案的有機聯(lián)系，才能使檔案數(shù)量齊全有科學(xué)依據(jù)。

　　維護消防檔案的安全，也有兩方面的含義：一方面，從物質(zhì)上力求檔案不遭受毀壞，盡量延長檔案使用的時間;另一方面，消防檔案也具有一定的機密性，要防止檔案遺失，保證檔案不被盜竊，不被泄露。

　　(三)消防檔案分類

　　消防檔案要按照檔案形成的環(huán)節(jié)、內(nèi)容、時間、形式的異同，采取“同其所同，異其所異”的方法，把檔案分成若干個類，類與類之間有一定的聯(lián)系，有一定的層次和順序，前后一致。這樣有利于檔案立卷和案卷的排列和編目，為管理和利用提供條件。

　　(四)消防檔案檢索

　　檢索，就是把消防檔案的內(nèi)容和形態(tài)特征著錄下來，存貯在檢索工具中，根據(jù)消防安全管理的利用需要，及時地把有關(guān)檔案查找出來，供利用或者使用。它是檔案利用之前不可缺少的一項重要準備工作，是在檔案前面，準確而迅速的找到所需要消防檔案的有效手段。目錄是檔案檢索常用的重要工具。為了提高消防

　　檔案檢索效率，必須編制檔案目錄，建立一個完整的目錄體系。

　　(五)消防檔案銷毀

　　單位的消防檔案，是在日常消防安全管理工作中經(jīng)過較長時間一點一滴積累起來的，材料逐漸增多，隨著時間的推移，有些材料會失去保存價值，不需要繼續(xù)保存。為了精練檔案材料，突出工作重點，應(yīng)定期有目的、有計劃、有標準地將檔案進行清理。

　　有用的材料，歸納綜合，繼續(xù)留存;確已失去保存價值需要銷毀的材料，應(yīng)按國家文書檔案管理規(guī)定進清理，以免檔案材料臃腫龐雜，魚目混珠，影響管理和利用。

　　消防檔案整理實施方案

　?。ㄒ唬┎豢善茐脑净A(chǔ)

　　看到這個標題，大家可能就已經(jīng)猜到這項原則的意思了，對！就是在進行檔案整理的時候，不可以破壞原本的整理基礎(chǔ)，為什么要這么說呢？

　　因為檔案不僅記錄了當時的社會活動，也反映了當時整理檔案工作的狀況，所以再次整理檔案的時候，要尊重歷史與前人的勞動成果，充分利用原本的基礎(chǔ)，加快整理效率，提高質(zhì)量，具體做法分為以下方面：

　　1.提高對原來檔案整理的認知

　　對于過去的整理方法，我們要實事求是，重視前人的勞動成果，認真審核，保留好的部分，去除不適合的部分。

　　2.不要輕易整理已經(jīng)整理過的檔案

　　一般情況下，只要不是散亂的文件，已經(jīng)有了整理基礎(chǔ)，要力求保持原來的基礎(chǔ)，如果輕易打亂基礎(chǔ)，返工重整，費時費力，很難滿足檔案利用的需求。

　?。ǘ┍３謾n案之間的聯(lián)系

　　檔案間的聯(lián)系，在其產(chǎn)生和處理的過程中就已經(jīng)形成了，雖然檔案是以單獨的個體形成的，但卻是以組合的群體形式運作的。

　　因此整理檔案的時候，要保持檔案間的聯(lián)系，主要保持聯(lián)系的方面是以下幾個方面：

　　1.來源方面

　　檔案來源方面的聯(lián)系主要指檔案構(gòu)成的部門組織或是個人手中形成時，產(chǎn)生的不可分割的聯(lián)系，就像是親兄弟一樣，在一個家庭出生就不可以斷開其中的關(guān)系。

　　2.時間方面

　　時間聯(lián)系就是指，檔案在各部門形成時，是有一定過程和階段性的，這就是檔案的時間聯(lián)系。

　　3.內(nèi)容方面

　　這個就很好理解了，檔案中的內(nèi)容一般都是記錄一件事情的，那么在同一場活動中記錄下的檔案，在內(nèi)容上肯定會具有一定的聯(lián)系，而往往這種聯(lián)系是很緊密的，密不可分的。

　?。ㄈ┍阌诒９芘c利用

　　整理檔案時，不僅要利用原有的基礎(chǔ)，而且還要保持檔案間的聯(lián)系，這樣才利于檔案的保管與利用?？墒怯袝r檔案的聯(lián)系與利用也會有沖突。

　　比如檔案是具有私密性的，不可以對外公開，那么檔案的整理就有了局限性，不可以混合整理，至于這種問題，檔案的整理就需要分開類別，專門整理。

　　消防檔案整理方法

　　第一步：確定檔案資料的分類

　　人事部門所涉及的檔案和資料種類繁多，為了方便今后的查找以及后續(xù)資料的歸檔，我們首先要有一個清晰的資料分類規(guī)劃。這種分類可以根據(jù)人力資源的不同板塊，再結(jié)合企業(yè)的日常運作來劃分成幾個大類，作為一級分類。其次，再根據(jù)具體的檔案內(nèi)容進行二級分類，最后可以根據(jù)使用的周期（如月度、季度、年度）或部門/職能，進行三級的分類。如圖可以給大家一個參考：

　　如果今后還有新類別的資料，可以根據(jù)原有的劃分規(guī)則進行添加。這樣一來，我們在查找文件的時候，條理就會很清晰，可以迅速定位檔案存放的方向。

　　第二步：規(guī)范檔案的格式/模板

　　顯然，有條理的文檔資料應(yīng)該有一套規(guī)范的填寫/錄入要求，這樣的好處是能夠讓我們快速識別資料的類別，并且迅速地獲取到想要的關(guān)鍵信息。對于今后新增的資料，我們只要制作一套規(guī)范的模板就可以輕松解決這個問題。

　　盡管制作模板會耗費一定的時間和精力，但模板在今后的應(yīng)用可以使資料的獲取更加方便和快捷，同時也規(guī)避了缺漏信息的問題。而對于原有的樣式各異的資料，想要重新規(guī)整起來確實是一件浩大的工程，不過現(xiàn)在市面上有不少電子檔案系統(tǒng)，都可以提供掃描和職能解析的功能，通過這種智能的識別，就可以快速地將格式不一的檔案整理成統(tǒng)一的樣式，十分的快捷和方便。

　　第三步：選擇合適的儲存方式

　　簡單來說，檔案的儲存方式無非是兩種，紙質(zhì)版的和電子版的。相比電子信息，紙張的保存更為麻煩，查找起來也沒那么快捷，所以不少企業(yè)已經(jīng)逐漸使用電子檔案系統(tǒng)來取代紙質(zhì)檔案。但是話說回來，紙質(zhì)資料也還是有它存在的必要，目前沒有哪家企業(yè)能夠做到百分百的無紙化辦公，更多是電子系統(tǒng)和紙質(zhì)資料的配合使用。

　　在遵循前面的分類規(guī)則的情況下，紙質(zhì)資料應(yīng)該按照不同的分類存放在指定的區(qū)域。在這里，可以再根據(jù)常用資料和歷史資料進行劃分，歷史資料可以做好封存，而常用資料可以放在容易查找的地方，并附上臺賬，避免因為后續(xù)使用而導(dǎo)致混亂。

　　倘若是電子資料，只要挑選一款比較好用的電子檔案系統(tǒng)，按照第一步將資料進行有序的分類，制定后續(xù)更新的規(guī)則，便基本能夠一勞永逸了。總結(jié)一下，想要有效整理企業(yè)的檔案，其實只要做到3點：有清晰的分類標準（層次清晰），制定明確的錄入規(guī)范，最后還要及時進行歸檔。