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檔案整理有限公司

時間:2022-09-28 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  中博奧檔案整理有限公司經(jīng)過15年多年的發(fā)展和積累,業(yè)務(wù)面逐漸拓展,從公司開辦之初的檔案整理服務(wù),逐漸發(fā)展為檔案業(yè)務(wù)的多元化,公司現(xiàn)提供各類檔案的整理服務(wù)、各類檔案的數(shù)字化處理服務(wù)、檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與部署、檔案用品銷售、檔案業(yè)務(wù)咨詢、等服務(wù)。

  中博奧檔案整理有限公司讓復(fù)雜繁瑣的檔案整理工作變得輕松簡單,你需要專業(yè)規(guī)范安全便捷咨詢服務(wù)公司。庫藏“專業(yè)為基礎(chǔ)、用心做細(xì)節(jié)”。

檔案整理有限公司

  1,檔案整理有限公司服務(wù)工作包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

  2,由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié);

 ?。常瑱n案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務(wù)活動構(gòu)成。

  4,整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展,還將對檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務(wù),檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項工作都必不可少,并有一定程序。

 ?。?,它們組成一個有機(jī)整體,為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用,同時也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行,甚至在文件立卷歸檔時就進(jìn)行初步鑒定。

檔案整理有限公司服務(wù)外包

  檔案整理有限公司服務(wù)外包

  檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類型與檔案服務(wù)外包的本質(zhì)

  《規(guī)范》4.1條提出,檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)6種業(yè)務(wù)類型。這意味著,并不是所有的檔案業(yè)務(wù)都可以進(jìn)行外包,有些業(yè)務(wù)是不適合外包的。

  《規(guī)范》4.2條明確,檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過程。這意味著,檔案寄存服務(wù)不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán),由此也更不改變檔案的管理責(zé)任,檔案寄存并不意味著檔案安全責(zé)任的轉(zhuǎn)移,檔案安全的最終責(zé)任仍舊由檔案所有權(quán)人負(fù)擔(dān)。

 ?。病n案服務(wù)外包工作中相關(guān)方的關(guān)系

  《規(guī)范》對檔案服務(wù)外包涉及的責(zé)任主體及其關(guān)系進(jìn)行了規(guī)范。檔案管理服務(wù)外包不僅僅涉及發(fā)包方和承包方,還涉及第三方和監(jiān)管方。各方之間的關(guān)系如圖1所示。

  其中,應(yīng)特別關(guān)注發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)與監(jiān)管機(jī)構(gòu)的關(guān)系?!兑?guī)范》要求,發(fā)包方、承包方和第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)主動接受、積極配合監(jiān)管機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。發(fā)生(可能導(dǎo)致)檔案受損或泄密的重大事件時,發(fā)包方、承包方應(yīng)及時主動向監(jiān)管機(jī)構(gòu)報告。

 ?。场Πl(fā)包方的管理要求

 ?。ǎ保┩獍ぷ饕獔猿帧叭瓌t”

  即合法原則、安全原則和可控原則。合法原則是檔案外包服務(wù)工作不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定,不符合法律法規(guī)的外包不得實施,如不得將涉密檔案外包寄存和數(shù)字化。安全性原則是指發(fā)包方應(yīng)當(dāng)制定和落實安全管理體系,最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受到損毀,或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

  可控原則是指發(fā)包方應(yīng)對檔案服務(wù)外包工作全過程進(jìn)行監(jiān)控,對承包方的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查,將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內(nèi)。

 ?。ǎ玻┮?guī)范外包工作流程和要求標(biāo)準(zhǔn)

  對發(fā)包方開展工作的流程提出了要求。

  規(guī)劃與審批、承包方篩選與確定簽訂合同、合同執(zhí)行與監(jiān)督、評估與改進(jìn)5個環(huán)節(jié)是所有檔案外包服務(wù)應(yīng)遵循的流程。外包工作中遵循這個流程規(guī)范就可以有效避免外包工作的風(fēng)險,保證外包工作安全。

  其中,要重點關(guān)注的管理要求有承包方篩選與確定要求、簽訂合同要求、合同執(zhí)行與監(jiān)督要求。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,《規(guī)范》對發(fā)包方如何選擇和確定承包方提出了規(guī)范性建議。建議發(fā)包方在選擇承包方時應(yīng)從人員、資質(zhì)、能力等方面全方位地了解承包方情況。

  《規(guī)范》還提供了承包方的選定方法、考察要素和內(nèi)容等。在合同簽訂方面,要求發(fā)包方合同內(nèi)容和要素要完整,其中特別提出“合同中應(yīng)明確規(guī)定因國家法律法規(guī)或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件,合同變更或終止的過渡安排以及承包方在過渡期間應(yīng)履行的主要職責(zé)”,這也是在吸取了前期外包工作經(jīng)驗的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的。

  前期有不少開展檔案寄存的發(fā)包方,由于只關(guān)注服務(wù)價格,沒有關(guān)注合同變更或終止引起的各方職責(zé),導(dǎo)致承包方在發(fā)包方檔案轉(zhuǎn)移時極不配合,漫天要價,給發(fā)包方帶來極大的麻煩。在合同執(zhí)行與監(jiān)督要求方面,《規(guī)范》提出了定期巡檢制和定期報告制,以方便發(fā)包方及時掌握承包方動態(tài),避免承包方內(nèi)部變化給業(yè)務(wù)帶來風(fēng)險。

  4、對承包方的能力建設(shè)要求

  《規(guī)范》按照PDCA(計劃—實施—評估—改進(jìn))循環(huán)模型,提出了承包方的能力建設(shè)內(nèi)容,繪制了內(nèi)容模型,對承包方檔案服務(wù)管理體系建設(shè)提出了要求。如圖3所示。

  這個模型也可作為發(fā)包方考察承包方能力的參考。承包方能力建設(shè)模型的提出有利于提高承包方服務(wù)質(zhì)量,使承包方平衡發(fā)展,改變以前承包方基礎(chǔ)條件和業(yè)務(wù)能力良莠不齊的狀況。

 ?。怠⒊邪綐I(yè)務(wù)管理和安全管理要求

  在承包方業(yè)務(wù)管理方面,《規(guī)范》提出承包方應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)流程管理,建立標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序,并要求承包方的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序應(yīng)符合國家法律法規(guī)要求,符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求,如承包方的數(shù)字化工作流程應(yīng)滿足國家有關(guān)檔案數(shù)字化工作的技術(shù)規(guī)范。

  用于寄存檔案的庫房管理程序也應(yīng)符合國家有關(guān)要求,如定期記錄溫濕度、定期巡檢等;在安全管理方面,《規(guī)范》提出承包方在開展承包業(yè)務(wù)中應(yīng)合規(guī)、安全、保密、控制風(fēng)險、保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、保護(hù)職工健康、保護(hù)環(huán)境等要求。

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