信訪檔案是重要的檔案資源之一。進(jìn)一步加強(qiáng)信訪檔案管理工作、科學(xué)提升管理水平，信訪檔案整理方法可在一定程度上加強(qiáng)社會(huì)穩(wěn)定性，推進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展，促進(jìn)政府和人民之間的交流順暢。

　　隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，傳統(tǒng)的信訪檔案整理方法的管理方式已難以適應(yīng)新形勢(shì)下信訪工作多元化要求。信訪檔案工作急需變革創(chuàng)新，由傳統(tǒng)管理方式向現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)型升級(jí)。信息檔案室是現(xiàn)代化、升級(jí)版的檔案室，建設(shè)信息檔案室是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要途徑。

　　信訪檔案是處理群眾來(lái)信來(lái)訪等工作中形成并分類歸檔保存起來(lái)的文字、圖表、聲像等資料。信訪檔案真實(shí)記錄了信訪矛盾糾紛化解的全過(guò)程，是開展信訪工作所需的重要的基礎(chǔ)資料。

　　特別在處理歷史積案時(shí)，由于時(shí)間跨度大，遇到人事變動(dòng)、機(jī)構(gòu)變遷、政策修改等，通過(guò)調(diào)閱檔案，可以掌握事件發(fā)展脈落，了解過(guò)去的政策和處置的結(jié)論，為徹底化解積案提供依據(jù)和參考。信訪檔案真實(shí)具體記錄不同問(wèn)題的解決方法，有利于當(dāng)前工作的順利開展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排。

　　一是加大信訪檔案的收集力度。將來(lái)信來(lái)訪情況詳細(xì)登記以及在信訪事項(xiàng)辦理過(guò)程中將原始材料等有價(jià)值的材料收集歸檔。信訪事項(xiàng)辦理完畢時(shí)，及時(shí)將處理意見、復(fù)查意見、結(jié)案報(bào)告等相關(guān)材料歸檔，以便日后備查。

　　二是規(guī)范信訪檔案的整理流程。檔案整理是檔案管理關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。檔案收集是起點(diǎn)，檔案利用是目的，按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，保護(hù)檔案文件、材料、結(jié)案報(bào)告、處理意見之間的歷史聯(lián)系。對(duì)所保存的材料要及時(shí)鑒定，選擇那些有利用價(jià)值、參考價(jià)值的材料進(jìn)行立卷，歸檔成冊(cè)。以便利用和管理。

　　三是強(qiáng)化信訪檔案的管理利用。在信訪檔案管理上要求做到防盜、防破壞，設(shè)置專用鐵柜進(jìn)行保管；防火，及時(shí)排除火災(zāi)隱患；防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；防潮，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相對(duì)濕度在50%-60%。

　　信訪檔案與信訪工作息息相關(guān)，它不僅是信訪工作的真實(shí)記錄，也是處理群眾信訪事項(xiàng)的重要?dú)v史資料，是信訪工作中不可替代、不可缺少、不容忽視的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。

　　一是完善硬件

　　將檔案管理工作與信訪業(yè)務(wù)工作緊密聯(lián)系在一起，擺在信訪工作各環(huán)節(jié)中首要的位置，加大人力、物力、財(cái)力投入，進(jìn)一步完善檔案室、檔案柜、電腦等硬件設(shè)施，為檔案管理工作的有效開展提供了良好的硬件環(huán)境。

　　二是加強(qiáng)培訓(xùn)

　　檔案局業(yè)務(wù)人員進(jìn)行檔案管理工作專題培訓(xùn)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員和業(yè)務(wù)科室工作人員對(duì)信訪檔案管里工作重要性的認(rèn)識(shí)，工作人員檔案管理能力得到顯著提升。

　　三是立卷歸檔

　　仔細(xì)審核成卷檔案，對(duì)資料錯(cuò)位、錯(cuò)訂、要素缺失等問(wèn)題進(jìn)行查擺整改。對(duì)檔案外閑散信訪資料進(jìn)行甄別對(duì)號(hào)、補(bǔ)充裝訂；對(duì)業(yè)務(wù)檔案、電子檔案、影像檔案，按照不同特征，通過(guò)刻錄光盤、移動(dòng)介質(zhì)存儲(chǔ)等方式進(jìn)行整理歸檔。

　　對(duì)已結(jié)案而未整理歸檔的信訪案件資料，按照“要素齊備”原則，將群眾信訪材料、責(zé)任部門調(diào)查處理資料、信訪復(fù)查復(fù)核意見書、調(diào)查筆錄、會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要等相關(guān)佐證材料整理成獨(dú)立卷宗，并編寫檔案目錄、資料頁(yè)碼后裝訂成卷。同時(shí)，建立了配套的電子檔案，為查詢調(diào)閱各類信訪檔案提供了便利。

　　信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核是《信訪條例》確定的一項(xiàng)基本工作制度，是維護(hù)信訪人合法權(quán)益的程序保障。為進(jìn)一步規(guī)范信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核工作，根據(jù)《信訪條例》及相關(guān)法律法規(guī)，在總結(jié)已有工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，制定本意見。

　　一、依法按程序辦理。信訪事項(xiàng)的處理和復(fù)查、復(fù)核應(yīng)嚴(yán)格按照《信訪條例》的規(guī)定進(jìn)行，切實(shí)做到事實(shí)清楚、依據(jù)充分、定性準(zhǔn)確、處理恰當(dāng)、程序規(guī)范、檔案完備。信訪事項(xiàng)的處理和復(fù)查、復(fù)核意見要及時(shí)送達(dá)信訪人，并履行簽字手續(xù)。經(jīng)過(guò)聽證的復(fù)核意見應(yīng)依法在原信訪事項(xiàng)的責(zé)任單位、信訪人戶籍所在地或常住地公示。

　　二、完善復(fù)查復(fù)核制度。信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核辦法由?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）人民政府依據(jù)《信訪條例》制定；對(duì)信訪人不接受處理（復(fù)查）意見，又不提出復(fù)查（復(fù)核）請(qǐng)求，仍然以同一事實(shí)和理由反復(fù)信訪、纏訪鬧訪的，也應(yīng)作出相應(yīng)規(guī)定。

　　三、實(shí)行省級(jí)審核認(rèn)定。明確信訪事項(xiàng)“誰(shuí)復(fù)核、誰(shuí)負(fù)責(zé)”，復(fù)核機(jī)關(guān)要認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)辦結(jié)意見實(shí)行終身負(fù)責(zé)。對(duì)由省級(jí)以下行政機(jī)關(guān)完成復(fù)核的信訪事項(xiàng)，由該復(fù)核機(jī)關(guān)按程序報(bào)?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）人民政府復(fù)查復(fù)核機(jī)構(gòu)審核把關(guān)。

　　四、運(yùn)用審核認(rèn)定結(jié)論。?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）人民政府信訪工作機(jī)構(gòu)將已審核認(rèn)定辦結(jié)的信訪事項(xiàng)錄入全國(guó)信訪信息系統(tǒng)后，該信訪事項(xiàng)即從信訪工作程序中退出，信訪人仍然以同一事實(shí)和理由提出投訴請(qǐng)求的，各級(jí)人民政府信訪工作機(jī)構(gòu)和其他行政機(jī)關(guān)不再受理。

　　五、強(qiáng)化指導(dǎo)督查責(zé)任。國(guó)家信訪局指導(dǎo)各地各有關(guān)部門做好信訪事項(xiàng)復(fù)查復(fù)核工作，總結(jié)推廣好的經(jīng)驗(yàn)做法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和研究工作中存在的問(wèn)題，適時(shí)提出改進(jìn)和完善工作的意見。加強(qiáng)對(duì)各?。ㄗ灾螀^(qū)、直轄市）復(fù)查復(fù)核工作情況的抽查監(jiān)督、動(dòng)態(tài)分析和責(zé)任追究。對(duì)工作中存在程序不規(guī)范、實(shí)體不公正、處理意見落實(shí)不到位，已審核認(rèn)定辦結(jié)信訪事項(xiàng)的信訪人繼續(xù)信訪尤其是進(jìn)京訪情況突出的地方，通過(guò)告知情況、重點(diǎn)約談、限期整改等方式，提出改進(jìn)工作的意見。對(duì)工作中違反信訪工作紀(jì)律，侵害信訪人合法權(quán)益，造成嚴(yán)重后果或較大社會(huì)影響的，實(shí)行責(zé)任倒查，嚴(yán)肅追究有關(guān)單位和個(gè)人的責(zé)任。

　　涉法涉訴信訪問(wèn)題按中央關(guān)于依法處理涉法涉訴信訪問(wèn)題的意見辦理。

　　一、信訪檔案管理信息化的重要意義

　　在當(dāng)前的信訪檔案管理工作中，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)化建設(shè)的過(guò)程及使用計(jì)算機(jī)化介質(zhì)作為傳播檔案資料，可顯著提高分發(fā)過(guò)程中檔案管理信息的速度，優(yōu)化改善公共機(jī)構(gòu)中傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式；可增強(qiáng)檔案信息反饋機(jī)制的最新性，提高工作效率，從而提高檔案管理水平；可有效提高檔案信息的質(zhì)量，改善檔案存儲(chǔ)環(huán)境；可解決文件模糊，損壞等問(wèn)題，有效增加文件存儲(chǔ)容量；可有效優(yōu)化公共信訪檔案管理體系和管理方法，確保公共機(jī)構(gòu)更加專業(yè)化、智能化。

　　二、信訪檔案目前存在的主要問(wèn)題

　　信訪檔案信息化存在的主要問(wèn)題主要涉及以下方面：首先是檔案信息使用率不高，信訪單位內(nèi)部對(duì)檔案的利用率低。其次是進(jìn)展遲緩，一些信訪部門檔案信息化停留在紙面上、文件里，并沒有付諸實(shí)施，信訪檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)、軟硬件設(shè)施設(shè)備的配備還不完善。

　　三、如何有效進(jìn)行信訪檔案信息化建設(shè)

　　1、提高工作人員業(yè)務(wù)水平

　　隨著信訪檔案信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，對(duì)信訪檔案管理人員的要求也越來(lái)越高。為更好適應(yīng)新時(shí)代信訪檔案信息化要求，管理人員要定期學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技能，提升業(yè)務(wù)能力和水平。同時(shí)，單位要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，請(qǐng)專家學(xué)者培訓(xùn)授課，以了解當(dāng)前信訪檔案信息化建設(shè)的最新形勢(shì)和進(jìn)展，努力提升自我；要定期組織業(yè)務(wù)比賽，鼓勵(lì)相關(guān)人員加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)能力水平，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，提高員工的積極性和創(chuàng)造性。

　　2、加強(qiáng)信訪檔案信息化的宣傳力度

　　目前大多數(shù)人對(duì)信訪檔案信息化建設(shè)還不夠了解，特別是一些企業(yè)對(duì)信訪檔案信息化的認(rèn)識(shí)不足。因此，企業(yè)需加大宣傳力度，加強(qiáng)對(duì)信訪檔案信息化的宣傳，讓全體員工，特別是專、兼職信訪檔案管理員充分認(rèn)識(shí)到信訪檔案信息化的重要性。例如，企業(yè)可在官網(wǎng)上設(shè)立信訪檔案數(shù)字化建設(shè)版塊，及時(shí)傳播國(guó)家政策、播報(bào)信訪檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，轉(zhuǎn)變信訪檔案工作者的固有思想，從而實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息化質(zhì)的飛躍。

　　3、提升信訪檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)程度

　　加快信訪檔案信息建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)一體化，是有效實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是加快信訪檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程有效途徑。因此必須加大各地區(qū)之間聯(lián)系，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)技術(shù)，在此基礎(chǔ)之上形成一套完整的信息網(wǎng)絡(luò)模式。

　　4、做好信訪檔案的歸檔工作

　　信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對(duì)一件信訪問(wèn)題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。

　　一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項(xiàng)，通過(guò)收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項(xiàng)受理的編號(hào)順序，用專門的檔案裝具(盒、柜)存放。

　　二是對(duì)數(shù)字信訪檔案歸檔，就是對(duì)以光盤、硬盤等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進(jìn)行歸檔。應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管、一套異地保管、一套提供利用。

　　電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文，與電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，按照年度、類目進(jìn)行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，貼上標(biāo)簽存檔。

　　通過(guò)建立數(shù)字信訪檔案，提高檔案的利用效率，減少借閱過(guò)程中對(duì)紙質(zhì)檔案的人為磨損。

　　5、加強(qiáng)信訪檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理

　　由于缺乏實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，部分企業(yè)在改革信訪檔案管理過(guò)程中沒有形成一套規(guī)范化體制，導(dǎo)致信訪檔案信息化在建設(shè)過(guò)程中脫離了企業(yè)發(fā)展的需要。現(xiàn)代企業(yè)強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化管理，只有加強(qiáng)規(guī)章制度建設(shè)，才能保證信訪檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展。

　　為此，企業(yè)可通過(guò)引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的技術(shù)與制度，學(xué)習(xí)信訪檔案信息化建設(shè)方法，不斷改革創(chuàng)新，完善信訪檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，逐步建立符合我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的企業(yè)信訪檔案信息化系統(tǒng)。

　　綜上所述，有效提高信訪檔案的收集、歸檔以及管理等相應(yīng)的工作水準(zhǔn)，在企業(yè)信訪檔案管理的信息化建設(shè)中十分重要。因此，我們要站在對(duì)國(guó)家、對(duì)人民、對(duì)企業(yè)和對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度，深化檔案信息化建設(shè)，大膽創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、健康、持續(xù)發(fā)展。