信息時(shí)代，人們對(duì)數(shù)據(jù)的利用提出了更高的要求，對(duì)音視頻檔案的利用也越來(lái)越普遍。目前音視頻檔案的整理工作，包含著錄一些簡(jiǎn)單的主題、責(zé)任者、文件格式等條目信息，無(wú)法涵蓋音視頻檔案的核心要素，無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正意義上的數(shù)據(jù)化。用戶通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索音視頻檔案時(shí)，僅能看到有限的著錄信息，要想真正了解內(nèi)容則需要打開(kāi)音視頻檔案逐一觀看、收聽(tīng)，這無(wú)疑給音視頻檔案的采集、整理、著錄和利用工作造成了極大不便，視頻檔案整理規(guī)范逐步更新，對(duì)應(yīng)問(wèn)題一一解決。

　　歸檔范圍

　　在各項(xiàng)工作活動(dòng)過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的音頻、視頻材料均屬視頻檔案整理規(guī)范范圍。

　　一、歸檔要求

　　歸檔的音頻或視頻應(yīng)真實(shí)、清晰、完整，并符合以下要求：

　?。ㄒ唬┱鎸?shí)原始性要求

　　收集的音頻或視頻應(yīng)是用攝錄設(shè)備直接攝錄或由原始攝錄的音頻或視頻通過(guò)信號(hào)或格式轉(zhuǎn)換形成的音頻或視頻文件。

　?。ǘ┪淖终f(shuō)明要求

　　收集的音頻或視頻應(yīng)具有完整準(zhǔn)確的文字說(shuō)明，包括活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、主要人物姓名或景物名稱、攝錄者等要素。文字說(shuō)明宜用“TXT”文件保存。

　?。ㄈ┬盘?hào)轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)格式要求

　　屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先按以下要求轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式：

　　1、音頻（MP3、WAV、FLAC、APE、OGG、MID、MIDI等）應(yīng)轉(zhuǎn)換為MP3或WAV文件格式，并保留原始格式。

　　2、視頻（MKV、AVI、MOV、MX、WMV、ASF、ASX、RM、RMVB、MPG、3GP、MPEG-2、MPEG-4、M4V、DAT、FLV、VOB等）應(yīng)轉(zhuǎn)換為MPEG-4文件格式，并保留原始格式，同時(shí)保存一份FLV格式便于利用。

　　二、歸檔時(shí)間

　　原則上，各科室負(fù)責(zé)拍攝的經(jīng)辦人應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)將擬好文字說(shuō)明的音頻視頻材料移交至聲像檔案科，聲像檔案科將整理完畢的音頻視頻檔案定期移交至本局綜合檔案室。

　　三、音頻視頻整理

　　音頻或視頻按“件”整理歸檔。音頻、視頻檔案不管其載體形式（磁帶、光盤、其他），只看內(nèi)容記錄形式，如既有聲音又有影像的，則為視頻；如只有聲音無(wú)影像的，則為音頻。非本局形成的電教片、宣傳片，不作為檔案保存，可作為音視頻資料。音頻、視頻檔案的保管期限均為永久。

　?。ㄒ唬┌磧?nèi)容分件。一項(xiàng)工作或活動(dòng)所形成的音頻或視頻作為一件檔案材料。

　?。ǘ┘糨?。按一次活動(dòng)為一件的原則將接收的音頻或視頻剪輯成相對(duì)完整的音頻或視頻片段文件，并按規(guī)則命名(“攝錄日期?地點(diǎn)?活動(dòng)內(nèi)容?攝錄者”規(guī)則命名)后存儲(chǔ)在工作計(jì)算機(jī)中。屬于模擬信息或不符合歸檔數(shù)字格式要求的音頻或視頻應(yīng)先轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字格式再剪輯。

　?。ㄈ┲浬蟼?。在市文檔平臺(tái)“文件著錄”音頻檔案或視頻檔案分類中上傳剪輯后的音頻或視頻文件，然后修改每份歸檔文件的基本信息，檢查無(wú)誤后點(diǎn)擊“歸檔”生成檔號(hào)等信息，完成“預(yù)歸檔”操作。

　?。ㄋ模w檔存儲(chǔ)。將“預(yù)歸檔”庫(kù)中的音頻或視頻存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤上備份，并在“特殊載體”中按要求為備份載體編號(hào)。

　?。ㄎ澹┚幹茩n案目錄

　　本年度音頻或視頻歸檔完畢后，在市文檔平臺(tái)“預(yù)歸檔庫(kù)”中按年度打印“音視頻檔案目錄”一式兩份，在“編目管理”模塊中打印目錄軟皮封面、硬皮目錄夾封面標(biāo)簽和背脊標(biāo)簽各一式一份，用于編制《音頻視頻檔案目錄》。

　　《音頻視頻檔案目錄》要求制作一式兩份，一份用硬皮目錄夾裝訂，一份用牛皮紙等軟皮裝訂?！兑纛l視頻檔案目錄》可一年或若干年裝訂成一本，若干年裝訂在一起的，每年之間用一張彩色紙隔開(kāi)。音頻類與視頻類檔案目錄要分開(kāi)裝訂。

　?。┓庋b入庫(kù)。在“預(yù)歸檔庫(kù)”中選中需要封裝入庫(kù)的檔案，對(duì)檔案信息檢查無(wú)誤后，點(diǎn)擊“封裝入庫(kù)”，檔案封裝入庫(kù)成功后，檔案進(jìn)入“檔案中心”歸檔數(shù)據(jù)管理相對(duì)應(yīng)的分類下。進(jìn)入“檔案中心”的檔案只能修改目錄。

　　《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T 78—2019）

　　1范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了模擬信號(hào)錄音錄像文件和錄音錄像電子文件的收集、整理、著錄、歸檔與錄音錄像檔案管理要求。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織（以下簡(jiǎn)稱各單位）形成的錄音錄像檔案的管理。

　　2規(guī)范性引用文件

　　下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　DA/T38—2008電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)

　　DA/T62—2017錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范

　　DA/T63—2017錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T74—2019電子檔案存儲(chǔ)用可錄類藍(lán)光光盤(BD-R)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范

　　DA/T75—2019檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲(chǔ)管理規(guī)范

　　3術(shù)語(yǔ)和定義

　　GB/T18894—2016、DA/T58—2014、DA/T63—2017界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1錄音錄像文件

　　audioandaudio Gvisualdocument

　　國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行法定職責(zé)過(guò)程中采用不同記錄載體形成的以聲音或影像為主要呈現(xiàn)方式的信息記錄。

　　3.2錄音錄像電子文件

　　audioandaudio Gvisualelectronicdocument

　　國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字音頻和數(shù)字音視頻文件。錄音錄像電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。

　　注：改寫GB/T18894—2016，定義3.1。

　　3.3錄音錄像檔案

　　audioandaudio Gvisualrecord

　　具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的錄音錄像文件。

　　注：改寫DA/T62—2017，定義3.1。

　　3.4件item

　　由攝錄設(shè)備連續(xù)錄制或拍攝形成并獨(dú)立存在的錄音錄像文件，又稱為自然件。

　　3.5歸檔archiving

　　將具有憑證、查考和保存價(jià)值并經(jīng)系統(tǒng)整理的錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)管理權(quán)限向檔案部門提交的過(guò)程。

　　注:改寫GB/T18894—2016，定義3.12。

　　3.6模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本

　　digitalcopyofanalogsignalaudioandaudio Gvisualdocument

　　模擬信號(hào)文件或檔案經(jīng)過(guò)數(shù)字化加工后形成的,存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備識(shí)別的數(shù)字信號(hào)文件。

　　3.7模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化

　　digitizationofanalogsignalaudioandaudiGisualdocument

　　依據(jù)規(guī)范要求對(duì)模擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化加工,使其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字音頻文件和視頻文件，并按照錄音錄像文件的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字音視頻文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的處理過(guò)程。

　　注：改寫DA/T62—2017，定義3.7。

　　3.8原始載體

　　originalmedium

　　可追溯到的最早的錄音錄像文件記錄載體和離線歸檔載體。

　　示例：錄音帶，錄像帶，一次寫DVDＧR光盤，一次寫藍(lán)光(BDＧR)光盤，移動(dòng)硬盤。

　　3.9離線備份載體

　　offlinestoragemedium

　　以備份為目的、采用可移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備制作并脫離計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保存的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)。

　　4總則

　　4.1歸檔范圍

　　各單位在履行職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)及時(shí)歸檔。

　　4.2基本原則

　　應(yīng)遵循集中管理、過(guò)程管理、便于利用、安全保密的基本原則，從技術(shù)與管理兩個(gè)方面采取措施確保錄音錄像檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

　　4.3技術(shù)支撐

　　應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行集中管理和全程管理，電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理和安全防范應(yīng)按照GB/T18894—2016的要求執(zhí)行。

　　4.4制度建設(shè)

　　應(yīng)建立管理制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)：

　　a)錄音錄像文件形成部門負(fù)責(zé)收集、整理、著錄和歸檔等工作。

　　b)檔案部門負(fù)責(zé)制定錄音錄像檔案管理制度，指導(dǎo)形成部門按要求做好錄音錄像文件收集、整理、著錄和歸檔工作，負(fù)責(zé)接收歸檔的錄音錄像文件和錄音錄像檔案保存、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、移交等管理工作。

　　c)信息化部門負(fù)責(zé)為錄音錄像文件歸檔和錄音錄像檔案管理提供信息化技術(shù)支持。

　　d)保密部門負(fù)責(zé)監(jiān)督涉密錄音錄像檔案的保密管理。

　　4.5保密管理

　　涉密錄音錄像檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)保密管理的規(guī)定。

　　5收集

　　5.1收集范圍

　　5.1.1記錄本單位主要職能和基本歷史面貌的,具有保存價(jià)值的錄音錄像文件：

　　———工作活動(dòng)、重要會(huì)議、外事活動(dòng)、重點(diǎn)工程、重要人物等；

　　———主辦或承辦的本地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、體育與社會(huì)事業(yè)等重大活動(dòng)；

　　———上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和著名人物來(lái)本單位檢查、視察、調(diào)研等工作或參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大活動(dòng)；

　　———組織或參與處置的重大事件，包括重大自然災(zāi)害、重大事故、突發(fā)事件等。

　　5.1.2記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、名勝古跡、自然風(fēng)光、民風(fēng)民俗和人物宣傳的錄音錄像文件。

　　5.1.3執(zhí)法部門或司法部門職能活動(dòng)形成的錄音錄像文件。

　　5.1.4其他具有保存價(jià)值的錄音錄像文件。

　　5.2收集要求

　　5.2.1錄音錄像文件應(yīng)客觀、系統(tǒng)地反映主題內(nèi)容，畫面完整、端正，聲音和影像清晰。

　　5.2.2經(jīng)攝錄設(shè)備直接形成的具有保存價(jià)值的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存，錄像電子文件應(yīng)是音頻、視頻封裝為一體的音視頻文件。以攝錄設(shè)備直接形成的錄音錄像文件為素材，遵循活動(dòng)時(shí)序與客觀事實(shí)編輯制作的錄音錄像文件應(yīng)收集、保存。

　　5.2.3在保證錄音錄像電子文件真實(shí)性、完整性、可用性和安全性基礎(chǔ)上，應(yīng)通過(guò)轉(zhuǎn)碼、復(fù)制等方式將錄音錄像電子文件采集、轉(zhuǎn)存在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、著錄后再歸檔：

　　———宜一并收集相應(yīng)的數(shù)字錄像帶、一次寫光盤等記錄載體；

　　———關(guān)于同一工作活動(dòng)的錄音錄像電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在同一個(gè)文件夾中，應(yīng)按照6.1.3的要求建立并命名文件夾；

　　———可沿用攝錄設(shè)備、轉(zhuǎn)碼設(shè)備自動(dòng)為錄音錄像電子文件賦予的計(jì)算機(jī)文件名；需手工設(shè)定命名規(guī)則的，宜參照檔號(hào)構(gòu)成要素確定錄音錄像電子文件命名規(guī)則；

　　———采用符合5.2.6要求的計(jì)算機(jī)文件格式存儲(chǔ)錄音錄像電子文件,不符合要求的應(yīng)做格式轉(zhuǎn)換；

　　———以同一工作活動(dòng)或主題的錄音錄像電子文件為對(duì)象填寫《錄音錄像電子文件采集登記表》（參見(jiàn)附錄A）。

　　5.2.4應(yīng)對(duì)模擬信號(hào)錄音錄像文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字副本，按照6.2明確的要求進(jìn)行著錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換的前處理、信息采集、數(shù)字化成果驗(yàn)收等按照DA/T62—2017的有關(guān)要求執(zhí)行。

　　5.2.5有多件錄音錄像電子文件反映相同場(chǎng)景或主題內(nèi)容的，應(yīng)挑選一件影像清晰、人物端正、聲音清楚、畫面構(gòu)圖平衡的收集、歸檔。

　　5.2.6應(yīng)以通用或開(kāi)放格式收集、存儲(chǔ)并歸檔錄音錄像電子文件。錄音電子文件歸檔格式為WAV、MP3、AAC等,音頻采樣率不低于44.1kHz。錄像電子文件歸檔格式為MPG、MP4、FLV、AVI等，視頻比特率不低于8Mbps,珍貴的錄像電子文件可收集、歸檔一套MXF格式文件。

　　5.2.7重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的各種文字材料、重要實(shí)物等應(yīng)與相應(yīng)的錄音錄像文件一并收集、歸檔，包括公文、活動(dòng)日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料、名冊(cè)、簽名冊(cè)、座次表、宣傳冊(cè)、活動(dòng)標(biāo)志、成立的臨時(shí)機(jī)構(gòu)印章、證件、禮品、紀(jì)念章、場(chǎng)館設(shè)計(jì)圖等。

　　6整理與著錄

　　6.1整理

　　6.1.1一般要求

　　應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、錄音錄像文件記錄載體的整理應(yīng)符合以下基本要求；

　　a)以件為管理單位整理錄音錄像電子文件，整理結(jié)果應(yīng)能保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，通過(guò)規(guī)范命名、著錄等建立錄音錄像電子文件與目錄數(shù)據(jù)之間的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，便于利用和長(zhǎng)期保存；

　　b)應(yīng)按錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)時(shí)間順序排列錄音錄像文件記錄載體，按照規(guī)則為其編號(hào)并標(biāo)示。

　　6.1.2保管期限劃分與分類

　　對(duì)記錄同一工作活動(dòng)和主題的錄音錄像文件統(tǒng)一劃分保管期限，保管期限分為永久、定期30年、定期10年，國(guó)家或行業(yè)主管部門有專門規(guī)定的，應(yīng)從其規(guī)定?？砂凑漳甓取９芷谙藁虮９芷谙蕖甓鹊姆诸惙椒▽?duì)錄音錄像文件進(jìn)行分類。

　　6.1.3存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與排序

　　應(yīng)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中按分類類目（年度、保管期限）等逐級(jí)建立、命名文件夾，在最低一級(jí)分類類目文件夾集中存儲(chǔ)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，由電子檔案管理系統(tǒng)或操作系統(tǒng)自動(dòng)排序，保持錄音錄像電子文件之間的內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系。錄音錄像電子文件存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)與命名示例參見(jiàn)附錄B。

　　需以離線方式歸檔的，應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)文件大小、載體容量等因素適時(shí)制作離線歸檔載體，將應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件、目錄數(shù)據(jù)等按原有存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)復(fù)制到一次寫光盤或移動(dòng)硬盤，并按規(guī)則為離線歸檔載體編號(hào)、標(biāo)示。

　　6.1.4文字材料的整理

　　重大活動(dòng)籌備、實(shí)施過(guò)程中形成的文字材料、重要實(shí)物等,宜按文書檔案有關(guān)要求進(jìn)行整理、編目并歸檔保存。

　　6.2著錄

　　6.2.1基本要求

　　對(duì)應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件，應(yīng)按照DA/T63—2017的有關(guān)要求，基于電子檔案管理系統(tǒng)或使用ET、XLS格式通用電子表格進(jìn)行著錄，對(duì)錄音錄像文件記錄的工作活動(dòng)進(jìn)行描述,建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。

　　應(yīng)在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中完成模擬信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字副本的著錄、建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)等工作。

　　6.2.2基本著錄項(xiàng)

　　應(yīng)對(duì)每一件應(yīng)歸檔的錄音錄像電子文件進(jìn)行著錄，著錄格式按照DA/T63—2017中相應(yīng)元數(shù)據(jù)的著錄說(shuō)明執(zhí)行，基本著錄項(xiàng)與DA/T63—2017的部分元數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)關(guān)系參見(jiàn)附錄C表C.1，基本著錄項(xiàng)相關(guān)屬性描述參見(jiàn)表C.2?；局涰?xiàng)如下：

　　———計(jì)算機(jī)文件名：在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)錄音錄像電子文件的一個(gè)字符串，由文件名與擴(kuò)展名二部分組成；

　　———題名：能揭示錄音錄像文件中心主題的標(biāo)題或名稱；

　　———責(zé)任者：對(duì)錄音錄像文件記錄的內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人名稱；

　　———攝錄者：錄音錄像文件的錄制者或拍攝者及其工作單位名稱；

　　———攝錄日期：錄音錄像文件的錄制或拍攝日期，著錄格式為yyyyGmmGdd或yyyymmdd；

　　———時(shí)間長(zhǎng)度：錄音錄像文件持續(xù)時(shí)間的數(shù)量，以小時(shí)、分、秒為計(jì)量單位，著錄格式為hh：mm：ss；

　　———計(jì)算機(jī)文件大?。轰浺翡浵耠娮游募淖止?jié)數(shù)；

　　———年度:錄音錄像文件形成年度，模擬信號(hào)和數(shù)字信號(hào)錄音錄像文件數(shù)字化或轉(zhuǎn)碼的年度除外；

　　———工作活動(dòng)名稱：著錄工作活動(dòng)、重要會(huì)議、重大事件等的名稱；同一項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同；

　　———工作活動(dòng)描述：著錄工作活動(dòng)的主要內(nèi)容，包括工作活動(dòng)名稱、起始日期、地點(diǎn)、主要人物、主要議程或過(guò)程、結(jié)果等；同一項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的多件錄音錄像文件的著錄內(nèi)容相同；

　　———保管期限代碼:錄音錄像文件保管期限的代碼，永久—Y，定期30年—D30；

　　———密級(jí)：錄音錄像文件的保密等級(jí)，密級(jí)分為秘密、機(jī)密和絕密等三種；

　　———原始載體編號(hào)：記錄或存儲(chǔ)錄音錄像文件的原始載體編號(hào)，多個(gè)原始載體編號(hào)之間用“，”隔開(kāi)；

　　———檔案門類代碼：錄音錄像文件的檔案門類代碼，錄音—LY，錄像—LX；

　　———參見(jiàn)號(hào)：與錄音錄像文件密切關(guān)聯(lián)的其他載體或門類文件材料的唯一編號(hào)；

　　———著錄者：對(duì)錄音錄像文件進(jìn)行著錄的責(zé)任人及其工作單位名稱。

　　7歸檔與管理

　　7.1歸檔

　　7.1.1歸檔時(shí)間

　　自錄音錄像文件形成起3個(gè)月內(nèi)向檔案部門提交歸檔，最遲不能超過(guò)形成后的次年6月。

　　7.1.2歸檔方式

　　可采用在線和離線等兩種歸檔方式。基于電子檔案管理系統(tǒng)整理、著錄的錄音錄像電子文件，以在線方式歸檔;記錄或存儲(chǔ)錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)的原始載體以離線方式歸檔。

　　7.1.3歸檔程序

　　按照GB/T18894—2016中8.1給出的電子文件歸檔程序和要求實(shí)施錄音錄像文件及其元數(shù)據(jù)的歸檔，包括清點(diǎn)、鑒定、登記和填寫《錄音錄像文件歸檔登記表》（參見(jiàn)附錄D）等步驟。采用在線方式歸檔的，應(yīng)基于電子檔案管理系統(tǒng)完成歸檔程序；以離線方式歸檔的，由交接雙方借助專用計(jì)算機(jī)手工完成相關(guān)步驟：

　　———清點(diǎn)、核實(shí)錄音錄像電子文件、原始載體及其記錄或存儲(chǔ)的錄音錄像文件、目錄數(shù)據(jù)數(shù)量的一致性；清點(diǎn)、核實(shí)原始載體編號(hào)與標(biāo)示、原始載體是否完好無(wú)損并可正常使用；清點(diǎn)、核實(shí)重大活動(dòng)文字材料、重要實(shí)物的數(shù)量；

　　———鑒定、檢測(cè)錄音錄像電子文件格式、著錄的規(guī)范性，錄音錄像電子文件、原始載體等是否感染計(jì)算機(jī)病毒；

　　———以離線方式歸檔的，完成清點(diǎn)、鑒定工作后，應(yīng)將錄音錄像電子文件及目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)并掛接，建立錄音錄像文件與目錄數(shù)據(jù)的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；

　　———由電子檔案管理系統(tǒng)為錄音錄像電子文件賦予唯一標(biāo)識(shí)符，并在管理過(guò)程元數(shù)據(jù)中記錄歸檔登記行為，采集基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)，生成固化信息；應(yīng)采集的基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)應(yīng)符合DA/T63—2017的規(guī)定，基本結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)與DA/T62—2017第9章所述技術(shù)參數(shù)對(duì)應(yīng)關(guān)系參見(jiàn)表C.3；

　　———填《錄音錄像文件歸檔登記表》，辦理歸檔手續(xù)。

　　7.1.4審核與檔號(hào)編制

　　完成歸檔程序后，應(yīng)對(duì)錄音錄像文件的整理、著錄結(jié)果予以審核并確認(rèn)，由電子檔案管理系統(tǒng)按預(yù)設(shè)規(guī)則自動(dòng)為錄音錄像檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)編制規(guī)則有兩種：全宗號(hào)Ｇ檔案門類代碼？年度Ｇ保管期限代碼Ｇ件號(hào)，全宗號(hào)Ｇ檔案門類代碼？保管期限代碼Ｇ年度Ｇ件號(hào)。

　　7.1.5命名

　　完成檔號(hào)編制后，應(yīng)由電子檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)使用檔號(hào)為錄音錄像電子檔案重新命名，同時(shí)更新計(jì)算機(jī)文件名元數(shù)據(jù)值。

　　7.2保存

　　7.2.1存儲(chǔ)與備份

　　應(yīng)與其他門類電子檔案一并規(guī)劃、設(shè)計(jì)和建設(shè)錄音錄像電子檔案及其元數(shù)據(jù)的在線存儲(chǔ)與備份系統(tǒng)，實(shí)施在線存儲(chǔ)與近線備份、離線備份，開(kāi)展日常管理和運(yùn)行維護(hù)。具體要求按照GB/T18894—2016、DA/T38—2008、DA/T74—2019、DA/T75—2019執(zhí)行。

　　7.2.2轉(zhuǎn)換和遷移

　　當(dāng)出現(xiàn)在線存儲(chǔ)系統(tǒng)需更新?lián)Q代、經(jīng)檢測(cè)離線備份載體達(dá)到或超過(guò)三級(jí)預(yù)警線、錄音錄像電子檔案的存儲(chǔ)格式即將淘汰等需求或情況時(shí)，應(yīng)對(duì)錄音錄像電子檔案或存儲(chǔ)載體實(shí)施轉(zhuǎn)換或遷移。具體要求按照GB/T18894—2016第10章的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.3保管

　　7.3.1載體存放

　　應(yīng)在檔案庫(kù)房配備檔案柜等裝具，對(duì)錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體進(jìn)行集中保管。除參照紙質(zhì)檔案保管要求外，錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體的保管還應(yīng)符合下列要求：

　　———應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。

　　———應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。

　　———應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。

　　———保管環(huán)境溫度選定范圍：光盤17℃~20℃，磁性載體15℃~27℃，24小時(shí)內(nèi)溫度變化分別不得超過(guò)±2℃、±3℃；相對(duì)濕度選定范圍：光盤20%~50%，磁性載體40％~60％，24小時(shí)內(nèi)相對(duì)濕度變化不得超過(guò)±5％。

　　7.3.2原始載體和離線備份載體檢測(cè)

　　應(yīng)對(duì)錄音錄像檔案原始載體、離線備份載體做定期檢測(cè)，當(dāng)光盤參數(shù)超過(guò)三級(jí)預(yù)警線、硬磁盤出現(xiàn)異常情況時(shí)，應(yīng)立即實(shí)施原始載體和離線備份載體轉(zhuǎn)換或更新，建立管理臺(tái)賬并歸檔保存。具體要求按照GB/T18894—2016的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　7.4利用、統(tǒng)計(jì)和移交

　　7.4.1利用

　　利用者應(yīng)在權(quán)限允許范圍內(nèi)對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行檢索和利用，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制。記錄了人物影像、在版權(quán)保護(hù)期內(nèi)的錄音錄像檔案的利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。

　　7.4.2統(tǒng)計(jì)

　　按照國(guó)家有關(guān)檔案統(tǒng)計(jì)工作要求和本單位實(shí)際開(kāi)展錄音錄像檔案室藏量、利用、移交等情況的統(tǒng)計(jì)。可按檔案門類、年度、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、字節(jié)數(shù)、時(shí)間長(zhǎng)度等計(jì)量單位對(duì)錄音錄像檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

　　7.4.3移交

　　屬于國(guó)家綜合檔案館接收范圍的錄音錄像檔案，應(yīng)依法按期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。符合移交進(jìn)館要求的錄音錄像電子檔案自形成之日起５年內(nèi)向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交，具體要求按照GB/T18894—2016第10章執(zhí)行，同時(shí)參見(jiàn)《電子檔案移交與接收辦法》。