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為貫徹落實(shí)全面從嚴(yán)治黨要求,進(jìn)一步推進(jìn)全縣黨員管理工作規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化,認(rèn)真做好黨員檔案管理工作。黨員檔案是一名黨員的身份憑證,其對(duì)黨員的從政生涯至關(guān)重要,所以檔案管理極其重要。任何一項(xiàng)工作想要有序、健康并持續(xù)的發(fā)展下去,就必須有完善的、健全的制度規(guī)范。
為提高檔案規(guī)范化管理水平,以“三化三確保”精準(zhǔn)推動(dòng)黨員檔案管理。“精準(zhǔn)化”建檔,確保檔案完整規(guī)范。按照“一人一檔一編號(hào)”原則建立索引目錄,組織全縣黨務(wù)工作者嚴(yán)格按照要求,認(rèn)真梳理發(fā)展黨員材料清單,保證黨員檔案材料齊全。
“制度化”管檔,確保檔案妥善保管配備設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)的黨員檔案專用保密柜,真正做到嚴(yán)格落實(shí)防范要求?!翱茖W(xué)化”存檔,確保檔案規(guī)范借閱。創(chuàng)新實(shí)行動(dòng)態(tài)管理機(jī)制,形成“有章可依、有據(jù)可循”的規(guī)范管理模式,切實(shí)加強(qiáng)黨員檔案管理工作。
隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步,科學(xué)技術(shù)水平日益提高,黨員檔案管理模式和設(shè)備自然也不能固步自封。傳統(tǒng)的黨員檔案管理工作仍是人為的手動(dòng)整理為主,紙質(zhì)檔案還是主要的檔案存檔形式,借助信息化技術(shù)來(lái)加強(qiáng)黨員檔案的管理,建立相關(guān)的電子檔案軟件管理系統(tǒng),通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)和媒介,以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)黨員檔案的全面管理工作。
黨員檔案管理工作是黨和國(guó)家培養(yǎng)和組織、考核黨員干部工作的主要部分。新時(shí)期,為了有效地開展黨員檔案管理工作,建立健全的黨員檔案管理機(jī)制和體系,不斷完善黨的隊(duì)伍建設(shè)和檔案管理方式、方法,為進(jìn)一步提升黨員檔案管理工作的組織地位、社會(huì)地位而服務(wù),全面提升黨員檔案管理工作的新水平和新高度。
黨員檔案整理實(shí)施方案:
分類歸檔、統(tǒng)一管理。根據(jù)黨員花名冊(cè)進(jìn)行逐人逐檔清查登記,對(duì)檔案袋、檔案目錄和存放位置實(shí)行統(tǒng)一管理。按照“一人一盒一編碼”的歸檔原則,對(duì)黨員檔案統(tǒng)一檔案盒進(jìn)行歸檔保存。以支部為單位存入黨員檔案專柜,參照干部人事檔案管理的做法,建立索引目錄,使黨員基本信息一目了然,方便查閱。
逐一核實(shí)、規(guī)范轉(zhuǎn)接。為確?!皺n案隨人走”,防止“人檔分離”的現(xiàn)象發(fā)生,對(duì)全鄉(xiāng)1400余份黨員檔案進(jìn)行全面檢查核對(duì)。對(duì)有人無(wú)檔、有檔無(wú)人的及時(shí)聯(lián)系本人查找檔案去向;對(duì)組織關(guān)系已轉(zhuǎn)出的的黨員,認(rèn)真查找組織關(guān)系介紹信,核實(shí)黨員所在黨組織,幫助檔案找到主人;針對(duì)檔案材料不齊全,記錄不規(guī)范的,通過走訪調(diào)查,逐一核實(shí),分類上報(bào)。
規(guī)范制度、動(dòng)態(tài)更新。全面建立黨員檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制,統(tǒng)一制定黨委檔案室收集登記、管理歸檔、保管保密、調(diào)檔查閱、定期核查等制度,對(duì)黨員檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。同時(shí),實(shí)行每月對(duì)支部黨員檔案進(jìn)行專項(xiàng)審查,促進(jìn)黨員干部檔案管理規(guī)范化。
一、收集
收集工作一般是每年1-2月開始,由檔案室通知各部門做好上年度文件材料的收集工作,提出具體要求,并附上《文件材料歸檔范圍及保管期限表》供參考。檔案室要做好接收登記,建立《檔案移交接收登記表》。
二、分類
(1)年度劃分
年度劃分應(yīng)遵循以下方法:一般的文件材料,放在其形成年度歸檔;計(jì)劃、預(yù)決算、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的年度;長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃應(yīng)放在文件內(nèi)容針對(duì)的頭一年;多年的總結(jié)、報(bào)告,應(yīng)放在文件針對(duì)的最后一年;跨年度的案件,應(yīng)放在結(jié)案的一年。跨年度的會(huì)議文件,以會(huì)議閉幕時(shí)間來(lái)劃分;來(lái)文與復(fù)文跨年度并作為一件歸檔的,以復(fù)文時(shí)間來(lái)劃分。不同年度的文件一般應(yīng)分開排放。
(2)保管期限表劃分
參照《廣東省機(jī)關(guān)文書檔案保管期限表》(下簡(jiǎn)稱《期限表》)對(duì)歸檔文件進(jìn)行保管期限劃分,不在《期限表》規(guī)定的歸檔范圍內(nèi),而又認(rèn)為具有保存價(jià)值,需要?dú)w檔的文件材料,由各辦公室自行決定保管期限或咨詢檔案館。
三、組件
件是歸檔文件的整理單位,一般以每份文件為一件:
正文、附件為一件(正文在前,附件在后);
文件正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)為一件(正本在前,定稿在后);
轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件(轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后);
原件與復(fù)制件為一件(原件在前,復(fù)制件在后);
正本與翻譯本為一件(無(wú)特殊規(guī)定的,漢文文本在前,少數(shù)民族文字文本在后);
中文本與外文本為一件(中文本在前,外文本在后);
報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件(作為文件附件時(shí)除外);
簡(jiǎn)報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件;
會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議記錄一般一次會(huì)議為一件,會(huì)議記錄一年一本的,一本為一件;
來(lái)文與復(fù)文(請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等)獨(dú)立成件。
四、修整
歸檔文件裝訂前,對(duì)不符合要求的文件材料進(jìn)行修整。
歸檔文件已破損的,應(yīng)按照DA/T 25-2000予以修復(fù);字跡模糊或易退變的,應(yīng)予復(fù)制。
歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。
對(duì)于幅面過大的文件,應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。
五、裝訂
1、要求:A4大小為標(biāo)準(zhǔn)取齊(凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的,要按A4規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪,小于16開規(guī)格及破損的要進(jìn)行托裱。托裱時(shí)單面內(nèi)容文件在文件四角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央;雙面內(nèi)容文件在文件左邊兩角涂上白乳膠粘貼于A4紙中央。);形成時(shí)即為成本成冊(cè)的報(bào)表、刊物等,可保留原裝訂,裝訂時(shí)應(yīng)盡量不破壞檔案原貌;不能使用塑料夾裝訂文件。
2、方法:不銹鋼釘;線裝。(不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。)
3、10年期的檔案(可)不拆釘。
六、排序、編號(hào)
在分類方案的最低一級(jí)類目(即“保管期限”)內(nèi)進(jìn)行排序、編號(hào),每年(每個(gè)機(jī)構(gòu))每個(gè)保管期限的文件按時(shí)間結(jié)合事由從1開始編順序號(hào)。
排列時(shí),都應(yīng)盡可能將關(guān)系密切的(如同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議形成的)文件材料排列在一起。
每一年度的歸檔工作結(jié)束后,如發(fā)現(xiàn)有其它應(yīng)歸檔的文件材料未歸檔,可將該文件排在已歸檔文件之后編號(hào)歸檔。
七、編頁(yè)碼
以件為單位,采用號(hào)碼機(jī)打印在每頁(yè)紙的右下角空白處,雙面有字跡的檔案材料,對(duì)于背面書寫的頁(yè)面頁(yè)碼打印在左下角空白處(按文字方向編頁(yè)碼)。每份文件均從1開始編頁(yè)碼,編有效頁(yè)。
八、蓋檔號(hào)章
檔號(hào)章蓋于文件首頁(yè)上方空白處。
檔號(hào)章項(xiàng)目包括全宗號(hào)、類別號(hào)、期限、年度、機(jī)構(gòu)、件號(hào)六項(xiàng)。
“全宗號(hào)”是檔案館為進(jìn)館單位檔案所編制的實(shí)體管理號(hào)。
“類別號(hào)”是指一個(gè)立檔單位內(nèi)不同門類的檔案代字或代號(hào),如A等。
“年度”指歸檔文件的形成年度,標(biāo)注4位阿拉伯?dāng)?shù)字。
“機(jī)構(gòu)”填寫歸檔文件(收文或發(fā)文)的承辦機(jī)構(gòu)名稱(規(guī)范化簡(jiǎn)稱)。不按機(jī)構(gòu)分類的,不填此欄。
“期限”指歸檔文件的保存時(shí)間,分永久、30年、10年三種。
“件號(hào)”是歸檔文件的順序號(hào)。
九、著錄
1、著錄的項(xiàng)目必須準(zhǔn)確、齊全,以便于檢索。
2、一級(jí)著錄要素:a、類別:文書檔案;b、年度:文件對(duì)應(yīng)年度;c、機(jī)構(gòu):本辦公室名稱;d、期限:永久、30年或10年。
3、二級(jí)著錄要素:件號(hào)、密級(jí)、文號(hào)、責(zé)任者、標(biāo)題、主題詞、文件日期、頁(yè)數(shù)、歸檔日期、附件、公開范圍、自定義類別、附注。
4、題名著錄
?。?)文件題名一般要求照實(shí)抄錄,不得隨意改動(dòng)。如文件沒有題名或雖有題名但無(wú)法揭示出文件的實(shí)際內(nèi)容和成份,應(yīng)重新擬寫。將重?cái)M的題名附于原題名后,外加“[]”。
(2)對(duì)題名中出現(xiàn)“我鎮(zhèn)”“你局”“本鎮(zhèn)”等不規(guī)范簡(jiǎn)稱的,應(yīng)據(jù)實(shí)著錄并在其后注明全稱或規(guī)范的簡(jiǎn)稱,用“[]”標(biāo)識(shí)。如“關(guān)于本局……工作總結(jié)”應(yīng)錄成“關(guān)于本局[××局]……”,而不應(yīng)錄成“關(guān)于XX局工作總結(jié)”
(3)有副題名的照原文副題名錄入,在副題名前加“:”號(hào);如有多個(gè)副題名,在各個(gè)副題名中用“;”隔開。
?。?)“任免通知”等公文的標(biāo)題通常只標(biāo)注一個(gè)或部分人名,著錄時(shí)可在題名之后,加上該文任免的本單位有關(guān)人員的名字,并外加“[]”。
?。?)有附件的應(yīng)將附件的題名完整錄入。如幾份文件合在一起算作一件的,應(yīng)將除首件外的其他文件作為附件來(lái)處理,題名在“附件”欄內(nèi)標(biāo)識(shí)清楚。
十、裝盒
1、將整理好的歸檔文件裝入檔案盒內(nèi)對(duì)同一個(gè)保管期限內(nèi)的文件,根據(jù)檔案盒厚度,將文件按順序裝入盒中。不同保管期限的文件不能裝在同一盒內(nèi);分機(jī)構(gòu)編流水號(hào)的,不同機(jī)構(gòu)的文件不要裝在同一盒內(nèi)。
2、填寫檔案盒背上的項(xiàng)目完整填寫檔案盒背上的項(xiàng)目:全宗名稱、全宗號(hào)、類別號(hào)、年度、期限、機(jī)構(gòu)、起止件號(hào)。
3、填寫備考表項(xiàng)目:盒內(nèi)文件材料情況說明、整理人、檢查人、整理時(shí)間。
十一、編檢索工具
1、打印目錄
按件號(hào)打印歸檔文件目錄。
2、擬寫“歸檔說明”
內(nèi)容包括:本年度立檔單位主要工作概況,內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職能及黨政主要領(lǐng)導(dǎo)變化情況,文書歸檔情況(含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否、檔案數(shù)量、有何缺陷)。
3、裝訂成規(guī)范的檔案目錄
目錄內(nèi)一般按歸檔說明、永久、30年、10年的順序排列,可將永久、30年、10年分別裝訂,或永久、30年合訂,10年單獨(dú)裝訂,多年合編。
4、填寫“目錄夾封面”上的項(xiàng)目
包括全宗名稱、類別、年度、保管期限。
5、填寫“目錄夾背脊”上的項(xiàng)目
包括全宗號(hào)、類別、年度、期限。
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