單位檔案整理的方法是按照業(yè)務(wù)、項(xiàng)目、檔案材料形式等各方面來分類檔案，然后按照時(shí)間或者業(yè)務(wù)進(jìn)行的順序來排列檔案，打印目錄，裝訂入冊，編制電子目錄。

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　更全面地說，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

　　通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：

　?。ㄒ唬n案館對接收與征集檔案的整理

　　1、系統(tǒng)排列和編目

　　在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。

　　2、局部調(diào)整

　　對于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對其進(jìn)行整理。

　　3、全過程整理

　　檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。

　　檔案整理工作的重要意義：

　　它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。

　　檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：

　?。?）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問題分類法來分類是比較符合實(shí)際需要的；

　　（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。

　　在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍。

　　每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；

　?。?）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；

　?。?）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

　?。?）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

　　（6）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

　　（7）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長期，短期來進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號；

　?。?）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

　　二按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：

　?。?）對歸檔文件逐件裝訂固定；

　　（2）對歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；

　　（3）對分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；

　?。?）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”，并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容.

　　人事檔案的六大功能

　　1.保留個(gè)人原有干部身份;

　　2.辦理工作調(diào)動(dòng)時(shí)需要個(gè)人檔案;

　　3.參加公務(wù)人員招聘考試，需檔案確定身份;

　　4.辦理個(gè)人退休手續(xù)時(shí)，要查看檔案記錄;

　　5.專業(yè)職稱晉升的參考依據(jù);

　　6.出國政審和公證時(shí)，需要查閱個(gè)人檔案。

　　人事檔案如此重要，企業(yè)應(yīng)如何整理人事檔案呢，首先我們要了解人事檔案的特點(diǎn)。

　　全面性

　　人事檔案收存員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料。

　　因此，人事檔案能記錄員工個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史，能展現(xiàn)員工家庭情況、專業(yè)情況、個(gè)人自然情況等各個(gè)方面的內(nèi)容，總之，人事檔案是員工個(gè)人信息的儲(chǔ)存庫，它概括地反映員工個(gè)人全貌。

　　現(xiàn)實(shí)性

　　由于員工仍在工作，其人事檔案則成為人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)。直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

　　真實(shí)性

　　這是人事檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)和前提。人事檔案必須做到整體內(nèi)容完整齊全，個(gè)體材料客觀真實(shí)，才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　動(dòng)態(tài)性

　　人事檔案立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。

　　因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充，力求縮短檔案與員工實(shí)際情況的“時(shí)間差”，這就要求人事檔案必須打孔裝訂，以便隨時(shí)補(bǔ)充新材料。

　　流動(dòng)性

　　人事檔案的管理與員工的人事管理相統(tǒng)一，才便于發(fā)揮人事檔案的作用，如果人、檔脫節(jié)，保管人事檔案而不知當(dāng)事人已調(diào)往何處，即“有檔無人”，這樣的無頭檔案，保管得再好也無意義。

　　因此，在工作中必須堅(jiān)持“檔隨人走”，在員工調(diào)走后的一周以內(nèi)，必須將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。

　　機(jī)密性

　　人事檔案的內(nèi)容涉及個(gè)人功、過等諸多方面情況，有的從側(cè)面反映了一些重大歷史事件，有的是個(gè)人向組織匯報(bào)而不能向他人（包括家庭成員）言及的內(nèi)心隱秘等等。

　　因此，人事檔案屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。即使是處于檔案管理機(jī)構(gòu)的個(gè)人也不能查閱自己的人事檔案。

　　檔案分類整理方案

　　為提高檔案管理水平，促進(jìn)本單位檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為本單位各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，《照片檔案管理規(guī)范》結(jié)合工作實(shí)際，對本單位形成的各種門類文件和載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，并按照其內(nèi)容和載體的不同，制定分類方案如下：

　　一、分類原則

　　以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的科學(xué)管理和利用。

　　二、全宗內(nèi)檔案門類

　　本單位所有門類、載體檔案，共有文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、照片檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案、專門(業(yè)務(wù))檔案、設(shè)備檔案、基建檔案共8大類。

　　三、全宗內(nèi)各門類檔案的分類、編號

　?。ㄒ唬┪臅鴻n案

　　1.1949~2001年，按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)(問題)分類組卷，每個(gè)保管期限內(nèi)案卷號混年度編寫大流水號。

　　保管期限為：永久（目錄號1）、長期（目錄號2）、短期（目錄號3）。

　　機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。注：機(jī)構(gòu)分類或問題分類選其一，不同時(shí)存在。

　　文書檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　案卷標(biāo)簽采用以下式樣：

　　——紅色為永久保管期限、綠色為長期保管期限、藍(lán)色為短期保管期，字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　2.2002-2006年，采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）分類法，按歸檔文件整理規(guī)則，以件為單位整理。保管期限為：永久、長期、短期。2007年開始，保管期限為：永久、30年、10年。

　　機(jī)構(gòu)分類類目為：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委七個(gè)。

　　文件件號編制為：按照保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）分別編制流水號。

　　3.歸檔章的使用：

　　在每件文件首頁的上端空白處采用紅色印泥蓋上統(tǒng)一刻制的歸檔章，文件處理單隨同文件一道歸檔的可蓋文件處理單上。填寫編號項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。

　　歸檔章的項(xiàng)目為：全宗號、年度、室編件號、機(jī)構(gòu)或問題、保管期限、館編件號、總頁數(shù)（見圖）。

　?、偃谔枺篊80是由檔案館給各立檔單位編制的代號，沒有代號的暫時(shí)不填。檔案管理軟件中可用單位名稱的拼音字母代替。（以下各門類的全宗號填寫都按此規(guī)定）

　　②年度：以４位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫歸檔文件的形成年度。如二○○二年表示為"2002"，不能簡化為"02"。

　　③室編件號：檔案室在分類方案的最低一級類目（即機(jī)構(gòu)或問題）內(nèi)，按文件的排列順序從"１"開始逐件編號，不同類目不能混合編號。

　?、鼙９芷谙蓿簹w檔文件保管期限統(tǒng)一為"永久"、"長期（30年）"、"短期（10年）"標(biāo)識(shí)。在2006年前的檔案保管期限是永久、長期、短期；2007年開始根據(jù)國家檔案局8號令保管期限是永久、30年、10年。

　　⑤機(jī)構(gòu)或問題：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫分類方案類目的機(jī)構(gòu)名稱或規(guī)范化簡稱；例：辦公室、公交科、出租科、市場監(jiān)督科、信息科、工會(huì)、團(tuán)委。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，例：黨群類、行政類。企業(yè)在歸章中的“問題”可以填寫原大類代號。

　?、摒^編件號：到進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求填寫。

　?、呖傢摂?shù)：每件歸檔文件的總頁數(shù)。計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面統(tǒng)計(jì)，批文單與文件一同歸檔的，應(yīng)加上批文單的頁數(shù)。總頁數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

　　4.檔案盒盒脊：

　　在盒脊設(shè)置的項(xiàng)目有：全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號。

　　全宗號用紅色耐久材料蓋章，其余用黑色耐久材料蓋章，其中起止件號僅填寫室編件號，即盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號。

　　盒號，即檔案盒的排列順序號。館編起止件號、盒號在進(jìn)館時(shí)再按要求填寫，平時(shí)用鉛筆填寫，脊背上的字體是仿宋4號

　　5.卷盒排列方法：

　　以件為單位整理的檔案按保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）順序排列。

　　（二）會(huì)計(jì)檔案

　　按會(huì)計(jì)檔案管理辦法規(guī)定，以卷為保管單位。

　　采用核算單位——年度——形式（名稱）分類。核算單位按順序從1開始編制流水號，每個(gè)核算單位對應(yīng)一個(gè)目錄號。

　　如：核算單位有3個(gè)，核算單位代號1為行政會(huì)計(jì)(目錄號4)，核算單位代號2為黨委會(huì)計(jì)(目錄號5)，核算單位代號3為工會(huì)會(huì)計(jì)(目錄號6)。(注：這里的樣本目錄號是臨時(shí)的，各單位要根據(jù)你前面的文書檔案的目錄號確定目錄號，核算單位有幾個(gè)要給幾個(gè)目錄號)

　　案卷號編制方法：

　　同一核算單位下按照憑證、帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、其他順序排列編年度小流水號。

　　會(huì)計(jì)憑證裝盒，財(cái)務(wù)報(bào)告和其他類用硬卷皮裝訂，會(huì)計(jì)賬薄不另加裝具，加貼規(guī)定的封面。

　　會(huì)計(jì)檔案檔號編制方法：

　　全宗號—目錄號—年度—案卷號。

　　標(biāo)簽式樣如下：

　　藍(lán)色標(biāo)簽代表定期保管期限，紅色標(biāo)簽代表永久保管期限，全宗號、目錄號用紅色耐久字跡，其余用黑色耐久字跡。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊2公分處粘貼。

　　（三）照片檔案（目錄號7）

　　按年度(內(nèi)容)分類并組成案卷，以張為單位，按拍攝時(shí)間先后順序排列，編寫卷內(nèi)照片小流水號。每一本照片冊為一個(gè)案卷號，混年度編寫案卷大流水號，并編制案卷目錄。案卷封面不填寫內(nèi)容，背脊采用標(biāo)簽。四線格標(biāo)簽(或者用文書檔案標(biāo)簽)。

　　保管期限：永久。

　　照片檔案檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　照片的整理：

　　題名應(yīng)簡明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、背景、攝影者六要素盡可能齊全。

　?。ㄋ模┕獗P檔案（目錄號8）

　　光盤類檔案以張為保管單位，每一張為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號的編制按照混年編大流水號。

　　保管期限：永久。

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標(biāo)簽：有二種式樣如下。多可以用。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　　——紅色為永久保管期限、字體是仿宋4號。

　　背脊標(biāo)簽粘貼方法：離底邊3公分處粘貼。

　?。ㄎ澹?shí)物檔案（目錄號9）

　　實(shí)物類檔案以件為保管單位，每一件為一卷，按形成時(shí)間的先后順序排列。案卷號的編制按混年編大流水號。

　　保管期限：永久

　　檔號編制方法：全宗號—目錄號—案卷號。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽在實(shí)物背面離底邊左邊(或者右邊)3公分處粘貼。(上下左右各單位自已統(tǒng)一)

　?。ｉT(業(yè)務(wù))檔案

　　業(yè)務(wù)檔案分為公交行政許可檔案、出租車行政許可檔案、出租車行政處罰檔案、三輪車從業(yè)人員管理檔案四種。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案的檔號編制方法：全宗號—分類號—年度—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號KG表示，二級類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“.”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級編年度小流水號。

　　例：

　　標(biāo)簽：式樣如下。標(biāo)簽的位子離底邊3公分處粘貼。

　　專門(業(yè)務(wù))檔案分類號附注表

　　分類號

　　檔案內(nèi)容

　　KG·1

　　公交行政許可檔案

　　KG·2

　　出租車行政許可檔案

　　KG·3

　　出租車行政處罰檔案

　　KG·4

　　三輪車從業(yè)人員管理檔案

　?。ㄆ撸┰O(shè)備檔案

　　設(shè)備檔案按各種設(shè)備型號分類組卷。

　　檔號編制方法：全宗號—分類號(設(shè)備代號民)—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號S（設(shè)備）表示，二級類目為設(shè)備代號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“?”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級類目下編流水號。

　　例：

　　標(biāo)簽：在科技檔案盒檔號位置粘貼。在檔號上面蓋期限圖章。

　　式樣一如下。

　　式樣二如下。

　?。ò耍┗n案：

　　基建檔案按建設(shè)工程項(xiàng)目分類組卷。

　　檔號編制方法：全宗號—分類號(項(xiàng)目代號)—案卷號。

　　分類號一級類目采用代號J（基建）表示，二級類目為建設(shè)項(xiàng)目順序號，采用阿拉伯?dāng)?shù)字代表，類目之間用間隔符號“?”分開，分類號與案卷號之間用“—”表示。

　　案卷號在最低一級類目下編流水號。