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電子檔案化是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤(pán)等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ),與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng),相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合,通常以案卷為單位。
電子檔案化管理就是通過(guò)電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存,將檔案資料數(shù)字化,建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。由中博奧研發(fā)的“干部電子檔案管理系統(tǒng)”將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后,檔案的使用更加安全。
由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù),另外,通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
一、系統(tǒng)概述
按照國(guó)家干部檔案管理規(guī)范,實(shí)現(xiàn)干部檔案電子化管理,系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化檔案目錄、檔案名冊(cè)、標(biāo)簽的制作功能,覆蓋了檔案登記、目錄打印、名冊(cè)輸出、查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、收發(fā)檔案等一系列功能,并提供檔案材料欠缺情況。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化管理,避免檔案磨損、丟失、惡意修改、信息泄密等問(wèn)題,加強(qiáng)檔案的保護(hù),實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)損管理,確保檔案材料完整、安全,為領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員提供快速、準(zhǔn)確查閱干部資料的途徑,提升單位干部檔案管理的工作效率和管理水平。
檔案電子化是什么
二、功能結(jié)構(gòu)
主要功能包括:接收檔案、接收檔案材料、目錄打印、閱檔管理、借檔管理、轉(zhuǎn)檔管理、名冊(cè)管理、上報(bào)接收資料、工作日志、安全管理、系統(tǒng)管理、與干部信息管理系統(tǒng)無(wú)縫連接、接收或生成報(bào)上級(jí)單位、市委或省委組織部格式目錄資料等功能??缮沙S帽砀瘛①Y料,提供檔案材料欠缺情況,并提供強(qiáng)大的備份功能,有效保證重要數(shù)據(jù)不被遺失。
檔案電子化管理就是通過(guò)電腦將檔案的每頁(yè)資料掃描成圖像文件進(jìn)行保存,將檔案資料數(shù)字化,建立基于圖像文件的電子文檔管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙張調(diào)閱向計(jì)算機(jī)查閱轉(zhuǎn)變。由中博奧研發(fā)的“干部電子檔案管理系統(tǒng)”將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后。
檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù),另外,通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。
一、系統(tǒng)概述
按照國(guó)家干部檔案管理規(guī)范,實(shí)現(xiàn)干部檔案電子化管理,系統(tǒng)內(nèi)置標(biāo)準(zhǔn)化檔案目錄、檔案名冊(cè)、標(biāo)簽的制作功能,覆蓋了檔案登記、目錄打印、名冊(cè)輸出、查閱借閱、轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出、收發(fā)檔案等一系列功能,并提供檔案材料欠缺情況。
通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及信息化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案材料的電子化管理,避免檔案磨損、丟失、惡意修改、信息泄密等問(wèn)題,加強(qiáng)檔案的保護(hù),實(shí)現(xiàn)檔案無(wú)損管理,確保檔案材料完整、安全,為領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員提供快速、準(zhǔn)確查閱干部資料的途徑,提升單位干部檔案管理的工作效率和管理水平。
檔案電子化是什么
二、功能結(jié)構(gòu)
主要功能包括:接收檔案、接收檔案材料、目錄打印、閱檔管理、借檔管理、轉(zhuǎn)檔管理、名冊(cè)管理、上報(bào)接收資料、工作日志、安全管理、系統(tǒng)管理、與干部信息管理系統(tǒng)無(wú)縫連接、接收或生成報(bào)上級(jí)單位、市委或省委組織部格式目錄資料等功能??缮沙S帽砀瘛①Y料,提供檔案材料欠缺情況,并提供強(qiáng)大的備份功能,有效保證重要數(shù)據(jù)不被遺失。
以前檔案查閱時(shí),必須安排一個(gè)人查找檔案并且要專人“瞪著”查閱人,現(xiàn)在通過(guò)電腦分配權(quán)限就可以進(jìn)行查閱,不僅可以控制檔案查閱內(nèi)容,還可以控制查閱時(shí)間,關(guān)鍵還不需擔(dān)心檔案磨損。
查閱和借閱都可以自動(dòng)生成記錄,并可以生成報(bào)表,所有事情都可以追溯,以前用本子登記很麻煩,還容易弄丟。
轉(zhuǎn)出檔案、檔案欠缺材料、檔案標(biāo)簽夾打印等等細(xì)節(jié)的問(wèn)題都考慮到了,真是我們檔案管理工作的好幫手。
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)文書(shū)檔案最顯著的影響便是從原來(lái)的紙質(zhì)化記錄轉(zhuǎn)變成電子化記錄,管理效率和質(zhì)量日益得到提升。對(duì)于文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō),是否應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)是衡量管理工作水平的重要指標(biāo)。
電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)
在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷進(jìn)步的背景下,衍生出各式各樣的數(shù)據(jù)處理庫(kù)和軟件,能夠有效實(shí)現(xiàn)對(duì)海量信息的處理。事業(yè)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),并積極進(jìn)行應(yīng)用,不斷提高文書(shū)管理工作的效率,從而創(chuàng)新檔案管理模式和方式,促進(jìn)自身的可持續(xù)發(fā)展。
一、電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的重要意義
?。ㄒ唬┯欣谔岣呶臅?shū)檔案歸檔的效率。
傳統(tǒng)媒體時(shí)代,文書(shū)檔案資料基本以紙質(zhì)版保存,檔案紙張很容易出現(xiàn)受損、丟失等問(wèn)題。文書(shū)檔案的歸檔方式是由工作人員手動(dòng)歸檔,不僅工作量巨大,還容易在海量信息中出現(xiàn)差錯(cuò)。
隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展。將紙質(zhì)版文書(shū)檔案轉(zhuǎn)變成電子版文書(shū)檔案資料,成為提高文書(shū)檔案管理工作水平的重要途徑。電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)能夠第一時(shí)間將信息錄入電腦檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,如若利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動(dòng)歸檔,極大提高了工作效率。
?。ǘ┯欣谔岣呶臅?shū)檔案檢索的便利性。
文書(shū)檔案作為事業(yè)單位各項(xiàng)任務(wù)的依據(jù)和說(shuō)明,其包含著單位建立伊始至今的信息,信息量是巨大的。當(dāng)工作人員想要獲取相關(guān)信息時(shí),需要在大量的紙質(zhì)文書(shū)檔案中進(jìn)行查找和獲取,不僅浪費(fèi)時(shí)間和人力,還有可能耽誤重大工作進(jìn)展。
文書(shū)檔案電子化依托強(qiáng)大的信息處理軟件,將所有的文書(shū)檔案信息進(jìn)行整合和分類,工作人員只需登錄后搜索相關(guān)內(nèi)容便可獲得所求信息,大大提高了檢索的便利性。此外,在互聯(lián)網(wǎng)機(jī)制作用下,電子文書(shū)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)在線高效傳輸,解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳送時(shí)間長(zhǎng)的局限。
(三)有利于節(jié)約文書(shū)檔案存放空間。
文書(shū)檔案存放是有期限的,但隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和壯大,文書(shū)檔案的銷毀速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上添加速度,這就導(dǎo)致大量文書(shū)檔案資料堆放,占據(jù)了大部分檔案室空間。在電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中,不需要將紙質(zhì)文書(shū)存儲(chǔ)在檔案室內(nèi),只需將信息存儲(chǔ)在云盤(pán)、數(shù)據(jù)庫(kù)、移動(dòng)磁盤(pán)內(nèi)即可,節(jié)省了檔案室的物理空間和紙張數(shù)量,有利于促進(jìn)檔案管理工作朝著集約化、精細(xì)化方向發(fā)展。
二、電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)中的問(wèn)題和不足
?。ㄒ唬┪臅?shū)檔案存在歷史遺留問(wèn)題。
文書(shū)檔案的存放是具有一定歷史的,如果無(wú)法做到及時(shí)銷毀,檔案資料只會(huì)逐年增多,給檔案管理工作帶來(lái)難題和考驗(yàn)。當(dāng)進(jìn)行電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)時(shí),其工作量也是巨大的,將所有剩余的文書(shū)檔案進(jìn)行電子信息錄入是非常耗時(shí)耗力的。
對(duì)于一些陳舊且重要的文書(shū)檔案,在錄入過(guò)程中很有可能因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而損壞,影響了重要信息的保存。此外,文書(shū)檔案管理人員流動(dòng)性較大,再加上歸類不規(guī)范不合理,很難實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的匹配對(duì)應(yīng),容易造成管理混亂。
(二)電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。
電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)是以先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為前提的,只有具備上述條件才能高效、準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入。從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看,很多事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理室建設(shè)落后,缺乏規(guī)范合理的區(qū)域劃分,更缺乏單獨(dú)的電子化文書(shū)檔案管理空間,不利于后續(xù)電子化信息建設(shè)工作的開(kāi)展。
此外,很多檔案管理室只有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等簡(jiǎn)單設(shè)備,缺乏功能強(qiáng)大的電子掃描儀、數(shù)據(jù)處理設(shè)備和刻錄設(shè)備。即使一些事業(yè)單位具有電子化文書(shū)檔案管理系統(tǒng),也是多年前開(kāi)發(fā)的系統(tǒng),其功能和電子兼容性無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展要求。
?。ㄈ╇娮有畔⒋鎯?chǔ)產(chǎn)品沒(méi)有及時(shí)更新。
在電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中,還存在電子存儲(chǔ)設(shè)備更新?lián)Q代的問(wèn)題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展,電子產(chǎn)品幾年就會(huì)出現(xiàn)大換血。單位內(nèi)原有的電子存儲(chǔ)產(chǎn)品在使用幾年后,很可能會(huì)出現(xiàn)功能不完備、信息儲(chǔ)備安全性有待提升、存儲(chǔ)速度下降等問(wèn)題。
在這種情況下,工作人員的數(shù)據(jù)錄入和提取效率便會(huì)下降。因此,在電子化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)及時(shí)更新信息存儲(chǔ)設(shè)備,不斷完善其功能,保障文書(shū)檔案管理效率的提升。
(四)文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)有待提升。
大數(shù)據(jù)時(shí)代,各類信息技術(shù)和軟件廣泛應(yīng)用,需要高素質(zhì)的新時(shí)代人才進(jìn)行信息管理工作。文書(shū)檔案管理工作對(duì)工作人員的信息素質(zhì)提出了更高要求,其不僅需要具備管理知識(shí),還需要具備扎實(shí)的信息技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備,以適應(yīng)海量的信息處理工作。
大部分事業(yè)單位的工作人員是無(wú)法達(dá)到上述要求的,受到年齡普遍較大、文化水平不高、學(xué)習(xí)能力等因素的限制,這就導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理工作人員缺乏適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的應(yīng)用技能,影響了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。
三、優(yōu)化電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的對(duì)策和方法
?。ㄒ唬┘哟筚Y金和技術(shù)投入,完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。
完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動(dòng)電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的前提條件,也是基本物質(zhì)保障。因此,事業(yè)單位部門(mén)應(yīng)加大對(duì)管理工作的重視程度,增強(qiáng)對(duì)其經(jīng)費(fèi)支援。首先,應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的電子檔案管理室,更新打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,并大力開(kāi)發(fā)電子文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù),為后續(xù)電子化建設(shè)提供設(shè)備支撐。
其次,還應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的算法技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等技術(shù),構(gòu)建高效的信息處理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、傳送的準(zhǔn)確和便捷。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備是事業(yè)單位積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流的體現(xiàn),也是優(yōu)化檔案管理工作的不二法門(mén)。
(二)健全電子化管理制度,保障管理工作的運(yùn)行。
由于文書(shū)檔案工作內(nèi)容較為繁雜,需要科學(xué)合理的檔案管理制度規(guī)范各項(xiàng)工作落實(shí)。管理制度的設(shè)立需要按照國(guó)家相關(guān)法律執(zhí)行,并結(jié)合事業(yè)單位自身管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行創(chuàng)新性實(shí)踐。
相關(guān)部門(mén)應(yīng)設(shè)立合理的人員責(zé)任制度、檔案室管理制度等,以推動(dòng)管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。在工作開(kāi)展過(guò)程中,應(yīng)將工作具體落實(shí)到個(gè)人頭上,實(shí)施嚴(yán)格的追責(zé)制,規(guī)范工作人員行為,減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時(shí),還應(yīng)實(shí)施科學(xué)的激勵(lì)制度,通過(guò)獎(jiǎng)懲的實(shí)施提高工作人員的積極性。
?。ㄈ┨岣邌T工綜合素質(zhì),提高管理工作效率。
工作人員是電子化檔案系統(tǒng)建設(shè)的核心要素,其專業(yè)能力和水平影響著各項(xiàng)管理工作的實(shí)際成效。因此,檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn),可以邀請(qǐng)專業(yè)的電子化文書(shū)檔案管理專家或者學(xué)者對(duì)其進(jìn)行講授,不斷提高其專業(yè)技能和信息技術(shù)應(yīng)用能力。
此外,檔案管理是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作,需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此,工作人員還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律知識(shí)、政治政策等方面的學(xué)習(xí),以不斷提升工作人員素養(yǎng)。
?。ㄋ模┳龊脦?kù)存檔案管理工作,分批分步驟進(jìn)行。
文書(shū)檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的,需要按部就班地執(zhí)行和落實(shí)。對(duì)于歷史遺留的紙質(zhì)文書(shū)資料,需要一段較長(zhǎng)時(shí)間的錄入工作才能實(shí)現(xiàn)。因此,工作人員應(yīng)通過(guò)對(duì)其進(jìn)行任務(wù)規(guī)劃,制定合理的任務(wù)表,實(shí)施重要文書(shū)資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段,實(shí)現(xiàn)庫(kù)存文書(shū)檔案的電子化。
?。ㄎ澹┰鰪?qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí),防止檔案信息的泄露。
大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),雖然為我們處理海量信息提供了便利,但在魚(yú)龍混雜的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)信息安全性受到來(lái)自多方面的威脅。文書(shū)檔案管理作為事業(yè)單位較為重要的信息,其安全性應(yīng)得到充分保障。
因此,檔案管理部門(mén)應(yīng)不斷提高信息安全意識(shí):一方面,加強(qiáng)對(duì)工作人員的操作規(guī)范,防止出現(xiàn)個(gè)人失誤造成信息泄露的事件發(fā)生;另一方面,大力開(kāi)發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的安全管理功能,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)屏障保護(hù),防止黑客、外網(wǎng)的襲擊和威脅。
四、結(jié)語(yǔ)
文書(shū)檔案作為事業(yè)單位日常工作和發(fā)展歷程的記錄,在單位發(fā)展進(jìn)步過(guò)程中起著基礎(chǔ)性作用。如今已是大數(shù)據(jù)時(shí)代,信息朝著碎片化、電子化、互聯(lián)化方向發(fā)展。為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流,必須革新傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理模式,充分利用先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)和軟件,實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案處理的電子化建設(shè)。
首先,應(yīng)加大資金和技術(shù)投入,完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí),健全電子化管理制度,保障管理工作的運(yùn)行。其次,提高員工綜合素質(zhì),提高管理工作效率。此外,做好庫(kù)存檔案管理工作,分批分步驟進(jìn)行。最后,增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí),防止檔案信息的泄露。
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