檔案整理服務(wù)公司外包服務(wù)是怎么定義的呢？企業(yè)或者政府單位等機(jī)構(gòu)將所有需要整理的各種類型的檔案全部外包給專業(yè)的檔案外包服務(wù)商去做這些工作，由外包商對檔案進(jìn)行必要的排序整理并予以整體優(yōu)化部署等工作，客戶只需與外包商緊密聯(lián)系，在工作中及時溝通問題解決問題，并以雙方約定的方式向外包商支付費(fèi)用，總之，專業(yè)的流程性整理工作會更加便于檔案的查詢，檔案歸檔的規(guī)范性。

　　檔案局制定并下發(fā)《關(guān)于促進(jìn)檔案服務(wù)業(yè)健康發(fā)展的意見》，也開展了檔案服務(wù)企業(yè)信用評價，對檔案服務(wù)業(yè)的健康發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

　　《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)》（DA/T 68.3—2020，以下簡稱《規(guī)范》）規(guī)定了檔案管理咨詢服務(wù)外包相關(guān)方的工作，包括檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、工作流程、信用評價與質(zhì)量監(jiān)督等要求，適用于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務(wù)外包工作?！兑?guī)范》由國家檔案局于2020年5月18日發(fā)布，2020年6月1日起正式實(shí)施。

　　制定背景

　　隨著經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展和政府職能轉(zhuǎn)換，在提倡政府購買服務(wù)、政府?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)型和發(fā)展檔案事業(yè)大數(shù)據(jù)的背景下，檔案服務(wù)外包的社會需求迅速增長,提供檔案服務(wù)的檔案整理服務(wù)公司也應(yīng)運(yùn)而生并快速發(fā)展。

　　但是，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，發(fā)包單位對檔案服務(wù)外包項(xiàng)目放任自流，沒有承擔(dān)應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；承包方服務(wù)無標(biāo)準(zhǔn)操作依據(jù)，實(shí)施流程不規(guī)范，造成服務(wù)質(zhì)量參差不齊。服務(wù)過程中產(chǎn)生的材料未及時歸檔，服務(wù)成果的權(quán)益、保密要求、知識產(chǎn)權(quán)等容易被忽視。

　　檔案管理咨詢服務(wù)作為檔案服務(wù)外包中除整理、數(shù)字化和寄存等類別外的一項(xiàng)十分重要的外包服務(wù)，不僅可以彌補(bǔ)檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)力量不足的情況，輔助其為社會提供相對較為專業(yè)的檔案管理工作指導(dǎo)，還可以從基礎(chǔ)性和決策性上保證檔案管理工作符合檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

　　隨著《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范第1部分：總則》（DA/T 68.1—2020，以下簡稱《總則》）的發(fā)布，檔案管理咨詢服務(wù)外包工作被正式明確提出，不再依附于整理和數(shù)字化等檔案服務(wù)工作中。因此，檔案管理咨詢服務(wù)外包的工作規(guī)范的出臺，顯得尤為重要。

　　編制思路及特點(diǎn)

　　編制思路

　　《規(guī)范》從檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容、發(fā)包方工作規(guī)范、承包方工作規(guī)范、咨詢服務(wù)工作流程、信用評價與質(zhì)量監(jiān)督五大方面對咨詢服務(wù)外包進(jìn)行了全過程規(guī)定，可為機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織開展檔案管理咨詢服務(wù)外包工作提供參考依據(jù)。

　　《規(guī)范》的制定將作為指導(dǎo)各檔案服務(wù)業(yè)機(jī)構(gòu)開展檔案管理咨詢服務(wù)的依據(jù)，規(guī)范檔案管理咨詢服務(wù)項(xiàng)目開展，提高檔案服務(wù)業(yè)服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)業(yè)服務(wù)能力新提升。

　　特點(diǎn)

　　一是依法依規(guī)起草《規(guī)范》條文。嚴(yán)格遵循國家和檔案行政管理部門頒布的法律、法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件起草標(biāo)準(zhǔn)條文，使該標(biāo)準(zhǔn)提出的各項(xiàng)條款合法合規(guī)。

　　二是著眼于管理流程的規(guī)范性。為發(fā)包方、承包方列出了檔案咨詢服務(wù)工作具體內(nèi)容和工作規(guī)范，并將咨詢服務(wù)工作流程細(xì)化，為各方提供了可操作性的依據(jù)。

　　三是提供服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督途徑。對承包方提供的檔案管理咨詢服務(wù)外包工作進(jìn)行評價和服務(wù)成果進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，建立企業(yè)信用評價檔案。

　　主要內(nèi)容解讀

　　定義

　　《規(guī)范》不僅對檔案管理咨詢、檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)的定義進(jìn)行了明確，還對從事檔案管理咨詢服務(wù)的人員及能力要求進(jìn)行明確。

　　1、檔案管理咨詢

　　《規(guī)范》定義為：承包方受發(fā)包方委托，運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、科學(xué)方法和技術(shù)手段，通過調(diào)查、研究、分析為發(fā)包方提供檔案工作體系設(shè)計(jì)、檔案管理方案設(shè)計(jì)、檔案信息開發(fā)利用方案設(shè)計(jì)、檔案信息化方案設(shè)計(jì)、檔案外包服務(wù)項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)、檔案科研、檔案工作用房建設(shè)咨詢、檔案工作評估、檔案培訓(xùn)等服務(wù)的行為。該定義清楚地將檔案管理咨詢與檔案整理、保管等區(qū)分開來，界定了業(yè)務(wù)邊界。

　　2、檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)

　　《規(guī)范》定義為:依法設(shè)立、提供檔案管理咨詢服務(wù)、實(shí)行獨(dú)立核算的社會組織。該定義明確規(guī)定約束的對象為社會組織，而非個人。也就是說，個人提供的咨詢，無論口頭的，還是書面的，都屬于個人行為，不適用于該標(biāo)準(zhǔn)的操作規(guī)則。

　　3、項(xiàng)目經(jīng)理

　　《規(guī)范》定義為：檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)派出的，對整個項(xiàng)目策劃、實(shí)施進(jìn)行全面管控的管理人員。明確了提供咨詢服務(wù)的人員屬性，必須是由檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)派出的，能夠?qū)φ麄€項(xiàng)目策劃、實(shí)施進(jìn)行全面管控的管理人員。

　　4、咨詢員

　　《規(guī)范》定義為：檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)派出的，在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下具體承擔(dān)咨詢工作的人員；明確了實(shí)施咨詢服務(wù)全過程人員的工作隸屬屬性。

　　檔案管理咨詢服務(wù)內(nèi)容

　　《規(guī)范》結(jié)合目前市場上的需求和未來可能衍生的項(xiàng)目，對咨詢服務(wù)的內(nèi)容作了說明，以供參考?！兑?guī)范》明確咨詢服務(wù)的內(nèi)容是技術(shù)咨詢而非技術(shù)實(shí)施：如《規(guī)范》中羅列的關(guān)于檔案工作體系設(shè)計(jì)服務(wù)，是指為發(fā)包方提供檔案工作戰(zhàn)略規(guī)劃編制、檔案工作機(jī)制策劃、檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范編制、檔案工作流程設(shè)計(jì)等服務(wù)的行為。

　　明確發(fā)包方建立檔案工作體系所需的內(nèi)容和承包方應(yīng)提供相應(yīng)的內(nèi)容。又如《規(guī)范》中關(guān)于檔案管理方案設(shè)計(jì)服務(wù)，是指為發(fā)包方提供文件資料的收集、整理、鑒定、保管、查詢、統(tǒng)計(jì)等管理方案咨詢服務(wù)的行為，與早前市場上統(tǒng)稱的檔案整理咨詢服務(wù)作了清楚的界定。

　　發(fā)包方工作規(guī)范和承包方工作規(guī)范

　　《規(guī)范》在遵循《總則》的基礎(chǔ)上，歸納出檔案咨詢服務(wù)工作的特點(diǎn)，對發(fā)包方和承包方的工作提出了應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和應(yīng)履行的義務(wù)。

　　《規(guī)范》要求，項(xiàng)目的確定是發(fā)包方應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、有關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)定，在項(xiàng)目發(fā)包前，對檔案管理咨詢的需求進(jìn)行信息敏感性評估，確定咨詢服務(wù)外包的范圍、內(nèi)容，明確涉密或敏感信息項(xiàng)目的服務(wù)外包承包方須持有涉密資質(zhì)等特殊要求，編制科學(xué)、合理、可行、標(biāo)的明確的招標(biāo)文件。無須對外招標(biāo)的項(xiàng)目參照該部分執(zhí)行。

　　《規(guī)范》要求，在合同執(zhí)行與監(jiān)督中，對于檔案咨詢服務(wù)成果的權(quán)益，就應(yīng)在合同中明確。有利于行業(yè)的健康發(fā)展，有利于孵化優(yōu)質(zhì)的檔案管理咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)。

　　《規(guī)范》明確承包方應(yīng)以發(fā)包方需求為中心，在咨詢服務(wù)流程中按照PDCA（計(jì)劃—實(shí)施—評估—改進(jìn)）循環(huán)執(zhí)行，持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度。對應(yīng)到工作流程中，就是要實(shí)現(xiàn)全過程管理并持續(xù)改進(jìn)。

　　《規(guī)范》還對承包方的服務(wù)能力建設(shè)十分看重，從5個維度對承包方的服務(wù)能力提了最基礎(chǔ)的要求：

　　一是承包方應(yīng)依法取得法人資格，并具有檔案管理咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)范圍的資質(zhì)。

　　二是在開展檔案管理咨詢服務(wù)之前，承包方應(yīng)根據(jù)發(fā)包方的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)查研究，明確完成目標(biāo)所需的人員、時間、技術(shù)、設(shè)備、制度等條件。

　　三是承包方應(yīng)與員工簽訂安全保密協(xié)議，履行用人單位管理義務(wù)，維護(hù)檔案安全。四是承包方應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目需要，配備具有相應(yīng)知識水平、工作經(jīng)驗(yàn)和業(yè)務(wù)能力的項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員，并保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員在服務(wù)過程中的穩(wěn)定性。五是承包方應(yīng)組織項(xiàng)目人員參加檔案管理崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育和相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提升服務(wù)能力。

　　工作流程

　　工作流程是《規(guī)范》的核心，從洽談到簽訂合同再到項(xiàng)目實(shí)施、工作開展、項(xiàng)目驗(yàn)收、后續(xù)工作，《規(guī)范》對服務(wù)的全過程進(jìn)行了描述，步驟清晰、要求明確，具有可操作性又不失靈活。

　　《規(guī)范》提出發(fā)包方與承包方通過商務(wù)洽談明確咨詢服務(wù)的目的、內(nèi)容和需求的，承包方根據(jù)洽談結(jié)果制定咨詢服務(wù)建議方案，基本確定服務(wù)目標(biāo)、范圍、工作方法和計(jì)劃、人員及費(fèi)用等應(yīng)在合同體現(xiàn)出來的內(nèi)容。

　　《規(guī)范》明確合同簽訂可按照相關(guān)法律法規(guī)或參照《總則》中的模板來簽訂合同。

　　為更好地開展檔案管理咨詢服務(wù)，《規(guī)范》提出項(xiàng)目實(shí)施應(yīng)分為兩個步驟，第一個是工作準(zhǔn)備，第二個是工作開展。

　　項(xiàng)目實(shí)施正常情況下都應(yīng)在簽訂合同之后，若遇到特殊情況，可由發(fā)包方和承包方協(xié)商確定，但在項(xiàng)目實(shí)施之前，首先應(yīng)做好工作準(zhǔn)備，實(shí)施前承包方應(yīng)成立項(xiàng)目組，確定項(xiàng)目經(jīng)理和咨詢員，明確職責(zé)、服務(wù)內(nèi)容、進(jìn)度和要求，還要與發(fā)包方確定工作場所，配備相應(yīng)設(shè)施，制定服務(wù)細(xì)則。

　　準(zhǔn)備工作完成后，承包方咨詢服務(wù)團(tuán)隊(duì)的人員務(wù)必開展實(shí)際調(diào)研。根據(jù)服務(wù)的內(nèi)容，經(jīng)調(diào)研分析設(shè)計(jì)，形成相應(yīng)的咨詢成果。

　　成果的形式不局限于《規(guī)范》中羅列的3項(xiàng)。承包方提交的初步成果由發(fā)包方進(jìn)行審定，審定依據(jù)主要是合同條款，審定方式可由發(fā)包方組織確定，最后的審定應(yīng)形成書面意見給到承包方，承包方再次改進(jìn)，并提交改進(jìn)后的成果。

　　《規(guī)范》規(guī)定，項(xiàng)目驗(yàn)收分為項(xiàng)目自評和項(xiàng)目驗(yàn)收。自評是項(xiàng)目完工后，承包方對項(xiàng)目成果進(jìn)行自評，形成咨詢服務(wù)工作總結(jié)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容至少應(yīng)包括項(xiàng)目概況、合同變更與履行情況、項(xiàng)目成果統(tǒng)計(jì)表、經(jīng)驗(yàn)與存在問題總結(jié)、后續(xù)改進(jìn)對策等。

　　驗(yàn)收是根據(jù)合同約定，發(fā)包方應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜医M對成果的技術(shù)指標(biāo)、可行性、效果質(zhì)量等方面進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收報(bào)告。

　　后續(xù)工作，費(fèi)用核算明確發(fā)包方是根據(jù)項(xiàng)目合同、驗(yàn)收報(bào)告等進(jìn)行結(jié)算并支付服務(wù)費(fèi)用。一次咨詢服務(wù)完成的材料，承包方最好能及時歸檔，不僅有利于承包方形成相對完善的檔案咨詢服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，更有利于承包方回看回查、總結(jié)、改善和提高。最后對發(fā)包方進(jìn)行回訪，總結(jié)項(xiàng)目情況并持續(xù)改進(jìn)

　　信用評價與質(zhì)量監(jiān)督

　　《規(guī)范》從信用評價、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和服務(wù)質(zhì)量投訴3個方面給出了參考意見，都可為承包方選擇發(fā)包方提供擇優(yōu)的依據(jù)?！兑?guī)范》將《檔案管理咨詢服務(wù)評價意見》《受理投訴登記表》作為附錄，建立相對統(tǒng)一的評價標(biāo)準(zhǔn)，方便發(fā)包方對承包方進(jìn)行有效的選擇。