檔案整理檔案數(shù)字化加工業(yè)務的流程：調(diào)卷——整理（編頁、核對目錄）——分解——掃描——還原裝訂——圖像處理——索引著錄——質(zhì)量檢驗——數(shù)字化掛接——電子版刻錄——檔案歸還。在沒有特殊要求的情況下，基本按照此流程進行操作。

　　近年來，檔案館加快館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設步伐，把檔案數(shù)字化工作作為重要工作，并采取一系列有效措施推動館藏檔案數(shù)字化，在加快檔案數(shù)字化進程的同時，有效地帶動了檔案基礎業(yè)務和利用工作的發(fā)展。

　　在檔案館紙質(zhì)本當案數(shù)字化工作過程中，深深感到加強檔案數(shù)字化加工工作實施過程管理，是保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作順利開展的關(guān)鍵。結(jié)合開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作實際，談談對規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實施過程管理的認識。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工前整理過程的管理

　　數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)圖像的轉(zhuǎn)換，而這個轉(zhuǎn)換的基礎是在完整、準確、清晰的檔案前處理、整理后進行的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的一般流程包括：檔案前處理、檔案掃描、圖像處理、檔案審核、對照原文補錄、檔案裝訂、檔案歸還。

　　在工作中，往往會忽略數(shù)字化加工的前處理過程，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定在掃描之前，根據(jù)檔案的管理情況，按目錄數(shù)據(jù)準備、拆除裝訂、區(qū)分掃描件和非掃描件、頁面修整、檔案整理登記、裝訂等步驟對檔案進行適當整理，并確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

　　由于現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案產(chǎn)生的時代不同，檔案的紙張、筆跡各不相同，特別是傳統(tǒng)方法歸檔的檔案，分為案卷級和卷內(nèi)級，各個時期形成的案卷和卷內(nèi)條目的著錄和格式五花八門，行文不統(tǒng)一，有些用語不規(guī)范，頁碼編錯等問題很多。所以，數(shù)字化的前準備就是尤為重要的一項環(huán)節(jié)。

　　因此，首先必須搞清紙質(zhì)檔案現(xiàn)狀，并進行整理。紙質(zhì)檔案的現(xiàn)狀主要包括以下幾個方面：檔案的產(chǎn)生年代、檔案使用的紙張環(huán)境（包括紙張的厚度和損壞等情況）、檔案使用的筆類（含內(nèi)文書寫的顏色）、檔案的裝訂情況（線、孔、膠水、螺絲及硬、軟封面、內(nèi)文狀況）、檔案的目錄狀況（含目錄與內(nèi)文是否吻合、目錄內(nèi)容是否完整性）、檔案編頁準確的數(shù)量等方面。

　　因此，在對紙質(zhì)檔案數(shù)字化之前，必須分清輕重緩急，在開展鑒定工作以后，根據(jù)館藏檔案重要程度、破損情況、利用需求等，詳實進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施數(shù)字化。以館藏重點檔案、重要全宗的檔案和涉及民生等檔案優(yōu)先進行數(shù)字化。

　　二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工操作過程管理

　　加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理過程管理，是確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全的重要保障.檔案數(shù)字化的加工重點在于過程管理，建立一個嚴謹、保證質(zhì)量、快捷利用的健康數(shù)據(jù)庫，并按照工作崗位的不同給相關(guān)工作人員分配使用權(quán)限，實現(xiàn)全程管理、適時控制。

　　筆者以為，紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的管理，首先要從數(shù)字化項目的全程管理人手，主要是對紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目的準備、前處理、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、后處理、驗收移交等程序階段實施全過程管理，對項目的安全、標準、質(zhì)量、進度等進行有效控制；其次，是數(shù)字化工作中的文檔管理，主要明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中形成文檔的整理、歸檔、移交等管理要求統(tǒng)一進庫保管。

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字化每個工作環(huán)節(jié)的正常進行和各個工作環(huán)節(jié)的順利銜接，我館在紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本環(huán)節(jié)管理中按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求，制定了一系列紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程表，如《檔案數(shù)字化掃描批次表》《檔案數(shù)字化領(lǐng)卷、還卷登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字加工交接登記表》《檔案電子目錄質(zhì)檢登記表》《紙質(zhì)檔案數(shù)字掃描驗收表》等。

　　這些登記表在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程和數(shù)字化加工管理過程中起了重要的保障作用。數(shù)字化加工完成后，我們應及時將這些登記表整理、匯總、裝訂成冊，并在此基礎上詳細編寫檔案或全宗檔案的數(shù)字化加工說明，包括全宗號、目錄號、年代、案卷總數(shù)、件數(shù)、總頁數(shù)、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等，形成一套完整、規(guī)范的資料，保存起來，以備后查。

　　首先紙質(zhì)檔案數(shù)字化若數(shù)字化后的數(shù)據(jù)在驗收時或使用時發(fā)現(xiàn)問題，它們也是回查問題、解決問題的最重要的依據(jù)。其次這也是留給后人的文字記錄，是保證檔案數(shù)字化工作前后一致和銜接不同時期、不同全宗檔案數(shù)字化工作的有效手段。

　　在做好上述環(huán)節(jié)工作的同時，著重要重視數(shù)字化掃描等環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題。

　　嚴把掃描圖像質(zhì)量關(guān)。在檔案掃描的實際操作中會碰到各種問題：

　　（1）漏掃與多掃問題。一是漏掃描檔案文件資料、大圖紙的信息。有的檔案頁面折皺遮字，信息沒有全部掃描出來；二是對列為不進行數(shù)字化處理的對象進行了掃描。

　?。?）大幅面圖像的拼接處理問題。由于機器的限制，很多大幅面檔案、資料、圖紙無法整頁掃描，只能進行分區(qū)掃描，形成的多幅圖像按要求進行拼接處理，使之合并為一個完整的圖像，以保證檔案資料數(shù)字化圖像的完整性。

　　在掃描過程中，從技術(shù)上完成多幅圖像的拼接處理是完全沒有問題的，但是在掃描加工的實踐中卻很容易忽視這種情況，影響全文檔案數(shù)據(jù)的未來利用。

　?。?）在選擇掃描分辨率方面，相關(guān)工作人員沒有根據(jù)檔案紙質(zhì)的不同、采用不同的分辨率，沒有嚴格按照圖像清晰、完整、不影響圖像利用效果的要求進行掃描。對同一卷檔案采用同一種分辨率、同一種模式進行掃描，完全不考慮在同一卷檔案中也會有不同紙質(zhì)質(zhì)量。其產(chǎn)生的后果是，有的幅面比較清晰，有的幅面則清晰度較差。

　?。?）在掃描過程中也會出現(xiàn)檔案原件頁面上會有多頁粘貼的情況，遇到這樣的情況時需要工作人員分次有序掃描，形成完整檔案文件。

　?。?）檔案全文掃描后的劃分關(guān)系到條目與掃描圖像的掛接，工作人員要根據(jù)所輸入的條目，認真仔細的劃分，確保掛接后數(shù)據(jù)與圖像的一致性。

　　嚴把檔案資料原件還原關(guān)。在數(shù)字化掃描進行前我們都要拆卷（件），拆除裝訂物，完成掃描后再重新裝訂起來，按技術(shù)要求，案卷裝訂要保持檔案的原貌。

　　由于檔案案卷的歷史原因和實際操作的疏忽，致使出現(xiàn)兩種不應該出現(xiàn)的狀況：一是發(fā)生漏裝訂部分檔案頁面；二是把屬于本案卷的文件，錯裝進另一案卷。

　　這些問題的出現(xiàn)勢必會使與檔案案卷原貌不相符，以致影響到檔案復原后的質(zhì)量，因此一定要按照檔案整理的技術(shù)要求，認真細致的做好數(shù)據(jù)檔案的還原裝訂，確保檔案的前后一致性。

　　三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗收過程管理

　　根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定數(shù)據(jù)驗收主要包括：數(shù)據(jù)抽檢、驗收指標、驗收審核、驗收登記四個方面的內(nèi)容。組織嚴格規(guī)范的數(shù)據(jù)驗收，是保證數(shù)字化加工質(zhì)量的重要手段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。

　　要賦予數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質(zhì)量檢查任務，每個工作人員操作前，要先對上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進行質(zhì)量檢查；檔案掃描員負責檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負責檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數(shù)據(jù)掛接員負責檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負責檢查所有環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，各班組長負責檢查本班組人員工作質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)驗收包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量，抽檢的比率是一個全宗不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為“不合格”；一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上時，給予驗收“通過”，驗收結(jié)論必須經(jīng)處室相關(guān)人員、局館領(lǐng)導審核簽字后方可有效，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單，數(shù)據(jù)驗收過程結(jié)束。

　　四、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果安全管理

　　為保證紙質(zhì)檔案數(shù)字副本是檔案原件真實、完整、可靠與可用的復制件，必須在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中實施全程安全管理。應建立安全管理措施，對數(shù)字化對象實行審批制，采用適合的數(shù)字化技術(shù)，執(zhí)行規(guī)定的質(zhì)量控制程序，準確制作各個環(huán)節(jié)并由當事責任人的簽字，數(shù)字化成果按規(guī)范要求移交，確保檔案原件與檔案信息安全。

　　對進行數(shù)字化的檔案原件，在拆裝、整理、修復等過程中，應遵循最小干預、保持原貌以及適宜性、相似性與可逆性原則，最大限度減少數(shù)字化轉(zhuǎn)換對檔案原件可能造成的損傷或形制變化。

　　數(shù)字化檔案離開了計算機及相應的軟件，就無法生成、傳遞、識別，為保證數(shù)據(jù)安全，完整數(shù)據(jù)應及時進行備份，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

　　備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗，備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作是一項長期而又復雜的任務，在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工實踐過程中會不斷地涌現(xiàn)新的情況、新的問題、新的技術(shù)，這就要求我們必須不斷加強規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的過程管理，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作的順利開展。

　　1.前處理階段

　　首先對未編頁號或頁號不規(guī)范的案卷，加工人員需要重新進行編號，根據(jù)客戶的不同要求可采用2B鉛筆或者自動頁碼機兩種編號方法。

　　其次對檔案中的原金屬裝訂物，如書釘、回形針、大頭針和金屬夾等，加工人員必須在不損毀檔案的前提下小心拆除。

　　最后對確定掃描的檔案進行逐卷檢查，檢查是否存在破損、霉變、重復的情況，并在《備考表》上做出相應的登記說明，《備考表》需要加工人員及檢查人員的簽名（蓋章）。在備考表中除標明文件頁數(shù)、重份、頁面缺損等情況外，還可注明特殊檔案和需要說明的情況。如郵票、商標、名人手跡、實物檔案及特殊文種等。

　　2.掃描階段

　　掃描階段是數(shù)字化加工的第一步，加工人員需要做的事情就是把實體文件掃描成電子文件。

　　加工人員根據(jù)檔案頁面的尺寸大小選擇對應規(guī)格的掃描儀，在設備類型方面，加工人員一般使用平板掃描儀對檔案文件進行掃描。在整個掃描過程中，加工人員必須按照客戶指定的掃描模式、掃描分辨率、掃描格式等要求，對檔案進行掃描，并做到不漏頁、不重頁，確保圖像的完整性。

　　3.質(zhì)檢階段——圖像處理

　　質(zhì)檢階段的主要工作是對掃描后的檔案進行圖像處理，加工人員嚴格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T31-2005）》的要求，對圖像進行優(yōu)化處理，包括旋轉(zhuǎn)、自動糾偏、去污、裁邊、拼接等修復工作，使圖像保持清晰、整潔、美觀。

　　4.審核階段——對照實體檔案

　　審核階段是對質(zhì)檢后的文件進行審核，再次確保掃描件與原圖的一致性與準確性，使得最終加工成果符合客戶的要求，因此加工人員必須對照實體檔案原件進行逐件核對。在審核過程中若出現(xiàn)缺頁、漏頁、重頁或順序錯誤等情況，必須要求加工人員對這批不符合質(zhì)量要求的掃描件及時進行重掃、補掃、調(diào)整等操作；若是圖像偏斜度、清晰度、方向等未達到技術(shù)規(guī)范，加工人員必須重新處理或重新掃描。

　　5.對照原文補錄——自動識別

　　要對掃描好的檔案文件進行檢索利用，自然少不了要對檔案目錄的核對補錄工作，檔案目錄的錄入有兩種方法，第一鐘方法就是對照檔案原文進行錄入。第二種方法是針對于紙質(zhì)較好，且非手寫的檔案文件來說，可以采用OCR技術(shù)，對原文進行自動識別入庫，這樣做不僅可以大幅度提高錄入的工作效率，而且還能有效降低手動錄入帶來的錯誤率。

　　6.裝訂階段——裝訂整理

　　加工人員采用三孔一線裝訂法對案卷進行裝訂，裝訂之前必須認真整理檔案文件，保證檔案頁面整齊統(tǒng)一，避免紙張的顛倒、錯頁。務必確保裝訂后的檔案結(jié)實牢固，與案卷原件保持一致。

　　《數(shù)字化加工處理單》

　　在檔案數(shù)字化加工的各個環(huán)節(jié)中，加工人員必須按照規(guī)定認真填寫《數(shù)字化加工處理單》，包括案卷檔號、具體加工人員、時間、抽查情況等項目，尤其要核實實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的檔案頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法，確保形成詳細、規(guī)范的加工流程跟蹤日志。

　　一、檔案數(shù)字化實施主體

　　1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的責任主體為實施檔案數(shù)字化的各級國家綜合檔案館及機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位、社會組織（以下簡稱“數(shù)字化實施單位”）。

　　2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工可由數(shù)字化實施單位自行組織人員開展，也可以由數(shù)字化實施單位采取業(yè)務外包的方式委托給具有相關(guān)資質(zhì)和能力的檔案數(shù)字化服務機構(gòu)（以下簡稱“數(shù)字化服務機構(gòu)”）完成。

　　二、數(shù)字化加工基本原則

　　1.統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。

　　數(shù)字化應保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　2.加強管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對數(shù)字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進行數(shù)字化加工。加強檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

　　3.完善細節(jié)，規(guī)范流程

　　對因涉密不宜以外包方式委托進行數(shù)字化加工的對象，應用文字做出說明，并由數(shù)字化實施單位組織工作人員集中進行數(shù)字化加工。應加強數(shù)字化加工流程管理，界定各個環(huán)節(jié)的職責任務，堵塞漏洞和缺憾。

　　4.分工協(xié)作，夯實基礎

　　加強內(nèi)設機構(gòu)的分工協(xié)作，把夯實檔案基礎業(yè)務工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎處理工作，為加快推進檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

　　三、數(shù)字化加工基本環(huán)節(jié)

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為數(shù)字化前期準備、數(shù)字化前處理、數(shù)字化掃描、數(shù)字化后處理、數(shù)字化成果驗收移交。內(nèi)容主要包括：制定數(shù)字化工作方案、案卷整理與交接登記、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)字化成果移交及管理等。

　　檔案數(shù)字化從整理分件到案卷還原的各個環(huán)節(jié)，應以卷（盒）或批次為單位建立檔案數(shù)字化加工流程單，記錄每卷（盒）或每批檔案數(shù)字化過程，確保檔案掃描加工質(zhì)量和效率。

　　四、制定方案

　　對檔案實體的基本情況進行摸底排查，根據(jù)排查結(jié)果，制定總體規(guī)劃和分年計劃，并按照本規(guī)范編制數(shù)字化工作方案。包括檔案數(shù)字化的內(nèi)容和范圍、數(shù)量以及先后順序、數(shù)字化的形式、技術(shù)參數(shù)、時間安排以及經(jīng)費預算等內(nèi)容。