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人事檔案電子化管理應(yīng)當(dāng)符合的要求包括電子檔案的材料必須完整,所以資料掃描也要清晰。還有就是檔案的掃描件一定要在確認(rèn)無誤的情況下再設(shè)置電子檔案。因?yàn)?a href="http://www.tpiin.com/tags/81.html" target="_self" style="color: rgb(79, 129, 189); text-decoration: underline;">電子檔案只有在審核沒有問題以后才可以建立,當(dāng)符合上述要求后才可以建立電子檔案。
檔案電子化是按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),利用掃描等技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化形成為數(shù)字圖像和數(shù)字文本。那么人事檔案電子化的過程包含哪些具體的工作流程呢?
一、檔案出庫。需要對(duì)每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點(diǎn)、雙方核對(duì)、驗(yàn)收移交。
二、整理編碼、核對(duì)。對(duì)接收的每本檔案材料進(jìn)行核查與整理,比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對(duì)存在破損或未達(dá)掃描標(biāo)準(zhǔn)的材料進(jìn)行技術(shù)修復(fù),編制材料的類號(hào)和頁號(hào),整理編碼完成后仔細(xì)核查準(zhǔn)確,防止漏編錯(cuò)編。
三、電子目錄的錄入、校對(duì)、調(diào)整。將每一份檔案紙質(zhì)材料編制對(duì)應(yīng)的電子目錄,對(duì)完成的目錄進(jìn)行校對(duì),確保轉(zhuǎn)確率、避免出現(xiàn)錯(cuò)別字等,還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。
四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描,形成檔案材料電子檔原始圖像。
五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對(duì)原始掃描圖像進(jìn)行修整,比如在不影響材料內(nèi)容的前提下對(duì)紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進(jìn)行修理;修整后要對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行核查核對(duì),并作圖像高清刻作。
六、重新裝訂并檢查。要保證紙質(zhì)文件順序與電子檔文件順序完全一致,打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內(nèi)容,檢查類頁號(hào)是否填寫缺漏、文件是否有錯(cuò)裝、漏裝,核查無誤后將紙質(zhì)檔案封盒。
七、數(shù)據(jù)總審入庫。對(duì)電子檔數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查復(fù)核,確定各方面細(xì)節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則后,將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫,將檔案紙質(zhì)材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。
檔案電子化系統(tǒng)
前不久,國家檔案局印發(fā)了《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》(以下簡稱《功能規(guī)定》),并于公布之日起正式實(shí)施。2001年6月5日國家檔案局公布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》同時(shí)廢止。
當(dāng)前,各行各業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件歸檔形成的電子檔案都會(huì)移交到檔案部門進(jìn)行管理和長期保存,并提供利用。而此項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開展,注定離不開檔案電子化系統(tǒng)。
2001年6月,國家檔案局印發(fā)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》,但伴隨信息技術(shù)的發(fā)展與新業(yè)態(tài)的不斷產(chǎn)生,該規(guī)定已經(jīng)無法適用于今后電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用,迫切需要新的規(guī)范出臺(tái)。
2016年底,國家檔案局技術(shù)部牽頭啟動(dòng)了《功能規(guī)定》文稿的起草工作,先后組織了10余次研討會(huì),邀請(qǐng)了國家檔案局相關(guān)部門、北京市檔案局、天津市檔案局、清華大學(xué)、人民大學(xué)和部分技術(shù)企業(yè)的專家,對(duì)文稿的體例、框架、文字以及內(nèi)容等進(jìn)行了全面討論。經(jīng)反復(fù)論證和廣泛征求意見,最終形成了正式公布的《功能規(guī)定》。
《功能規(guī)定》秉承開放、適用原則,要求系統(tǒng)具有開放和可擴(kuò)展的體系架構(gòu),滿足各級(jí)各類檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)應(yīng)用和未來發(fā)展的需求。《功能規(guī)定》的框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)以國家各級(jí)各類檔案館開展電子檔案管理職能為基準(zhǔn),以電子檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程為主線,包含了總則、系統(tǒng)總體要求、檔案接收、檔案整理、檔案保存、檔案利用、檔案鑒定與處置、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理和附則共10章內(nèi)容。
《功能規(guī)定》中的條款內(nèi)容突出了基本業(yè)務(wù)特點(diǎn),規(guī)定了檔案電子化系統(tǒng)應(yīng)滿足電子檔案移交接收、長期保存、共享利用和安全可靠等業(yè)務(wù)需求的基本功能,能有效促進(jìn)各級(jí)各類檔案館開發(fā)和應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)。
《功能規(guī)定》中的每一項(xiàng)要求,都是電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。技術(shù)公司必須遵循《功能規(guī)定》的各項(xiàng)要求來開發(fā)此類系統(tǒng)。《功能規(guī)定》的出臺(tái),有利于電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè),有利于實(shí)現(xiàn)電子檔案更好地共享及利用,使檔案業(yè)務(wù)人員可以利用電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的科學(xué)、高效和安全管理。
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