電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案接收電子檔案及其目錄數(shù)據(jù)庫(kù)備份與恢復(fù)能力，對(duì)備份數(shù)據(jù)和介質(zhì)進(jìn)行登記、檢測(cè)與管理，使用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)處理時(shí)應(yīng)記錄備份恢復(fù)過(guò)程信息。

　　隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)普遍應(yīng)用，電子檔案管理研究和實(shí)踐不斷深入，電子檔案單套管理的條件已經(jīng)成熟。2020年6月20日修訂通過(guò)的《中華人民共和國(guó)檔案法》提出“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”等要求，為電子檔案單套管理提供了原則要求和法律支撐。

　　本文件立足電子檔案管理研究成果和實(shí)踐，遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》關(guān)于電子檔案管理的基本原則，結(jié)合電子文件與電子檔案管理、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，確立了電子檔案單套管理的原則和需求，規(guī)定了實(shí)現(xiàn)電子檔案單套管理的管理要求與技術(shù)要求，提出了電子檔案單套管理可行性評(píng)估的方式、方法，有助于解決我國(guó)電子檔案管理面臨的社會(huì)困境，切實(shí)推動(dòng)電子檔案單套管理步入正軌、有效運(yùn)行，加快推進(jìn)電子檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

　　電子檔案單套管理

　　一般要求

　　1.范圍

　　本文件確立了電子檔案單套管理的基本原則，規(guī)定了實(shí)現(xiàn)單套管理需要在制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)、資源建設(shè)與管理、安全管理等方面達(dá)到的要求，提出了可行性評(píng)估的方式、方法。

　　本文件適用于指導(dǎo)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織開(kāi)展電子檔案單套管理工作，以及評(píng)價(jià)本單位實(shí)行電子檔案單套管理的可行性。

　　2.規(guī)范性引用文件

　　下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。

　　GB/T 5271.27信息技術(shù)詞匯

　　GB/T 8567計(jì)算機(jī)軟件文檔編制規(guī)范

　　GB/T 18894-2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

　　GB/T 22240-2020信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指南

　　GB/T 29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

　　GB/T 31914-2015電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南

　　GB/T 33476-2016黨政機(jī)關(guān)電子公文格式規(guī)范

　　GB/T 33480-2016黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)規(guī)范

　　DA/T 22-2015歸檔文件整理規(guī)則

　　DA/T 46-2009文書(shū)類(lèi)電子文件元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T 48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范

　　DA/T 54-2014照片類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T 58-2014電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)

　　DA/T 63-2017錄音錄像類(lèi)電子檔案元數(shù)據(jù)方案

　　DA/T 70-2018文書(shū)類(lèi)電子檔案檢測(cè)一般要求

　　3.術(shù)語(yǔ)和定義

　　GB/T 5271.27、DA/T 58-2014界定的以及下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1電子文件electronic document

　　國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息組成。

　　3.2電子檔案electronic record;archival electronic record

　　具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件

　　3.3電子檔案單套管理single filing and management

　　僅以電子形式歸檔和管理電子檔案的方式。

　　注：電子檔案單套管理是相對(duì)于同時(shí)使用傳統(tǒng)載體和電子形式進(jìn)行雙套歸檔、管理的方式。

　　3.4辦公自動(dòng)化系統(tǒng)office automation system

　　一種用于集成辦公活動(dòng)的信息處理系統(tǒng)。

　　示例：電子政務(wù)系統(tǒng)等用于形成、處理和維護(hù)電子文件的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　3.5業(yè)務(wù)系統(tǒng)business system

　　形成或管理機(jī)構(gòu)活動(dòng)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　示例：電子商務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)，通常這些系統(tǒng)內(nèi)部設(shè)置相關(guān)子系統(tǒng)用于形成、處理和維護(hù)電子文件。

　　3.6電子檔案管理系統(tǒng)electronic records management system

　　對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件進(jìn)行采集、歸檔，并對(duì)歸檔后的電子檔案進(jìn)行管理、處置的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)。

　　3.7元數(shù)據(jù)metadata

　　描述電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景及其整個(gè)管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

　　3.8電子簽名electronic signature

　　以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。

　　4.基本原則

　　4.1整體系統(tǒng)原則

　　電子檔案單套管理是一項(xiàng)整體性、系統(tǒng)性工作，實(shí)行電子檔案單套管理應(yīng)在達(dá)到前置性條件的情況下，同時(shí)滿(mǎn)足制度建設(shè)需求、系統(tǒng)建設(shè)需求、資源建設(shè)需求、資源建設(shè)與管理需求、安全管理需求，并通過(guò)可行性評(píng)估。

　　4.2來(lái)源可靠原則

　　實(shí)行單套制管理的電子檔案應(yīng)由經(jīng)過(guò)授權(quán)和確認(rèn)的法定形成者，在既定的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，在特定的時(shí)間，通過(guò)安全可靠的系統(tǒng)形成。

　　4.3程序規(guī)范原則

　　電子檔案單套管理應(yīng)明確管理和技術(shù)要求，加強(qiáng)電子檔案的形成、歸檔、保存、利用全過(guò)程規(guī)范化控制，確保各環(huán)節(jié)程序規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求。

　　4.4要素合規(guī)原則

　　電子檔案的內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)及管理數(shù)據(jù)要素均應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，各組成要素齊全、完整、規(guī)范、可讀。

　　4.5安全管理原則

　　電子檔案單套管理應(yīng)建立健全安全管理體系，采取措施保證電子檔案在安全可信環(huán)境下管理和運(yùn)行，確保電子檔案管理安全、過(guò)程可溯、長(zhǎng)期可用。

　　5.前置性條件

　　開(kāi)展電子檔案單套管理，應(yīng)首先滿(mǎn)足以下前置條件：

　　a）電子文件、電子檔案通過(guò)系統(tǒng)形成、管理；

　　b）具備滿(mǎn)足電子檔案管理需要的信息化基礎(chǔ)設(shè)施；

　　c）經(jīng)費(fèi)和人員配備能夠滿(mǎn)足電子檔案單套管理需要；

　　d）檔案、業(yè)務(wù)、信息化、安全保密等部門(mén)建立工作協(xié)調(diào)機(jī)制，分工負(fù)責(zé)電子檔案單套管理工作；

　　e）具備完善的培訓(xùn)機(jī)制，針對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員、系統(tǒng)管理人員等分角色進(jìn)行充分培訓(xùn)。

　　6.制度建設(shè)需求

　　6.1應(yīng)通過(guò)完備的管理制度、技術(shù)和工作規(guī)范，保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)有效銜接并實(shí)現(xiàn)預(yù)定功能，支持對(duì)電子檔案進(jìn)行全過(guò)程管理的需要。

　　6.2管理制度（見(jiàn)附錄A A.1）應(yīng)規(guī)定或明確電子檔案效力和各部門(mén)職責(zé)分工，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)管理流程和運(yùn)行維護(hù)要求，電子文件分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限，電子文件整理、歸檔要求，電子檔案鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)與移交要求，電子檔案安全管理要求，電子檔案管理培訓(xùn)要求等。管理制度可以單獨(dú)或合并制定，也可以制定包含所有內(nèi)容的統(tǒng)一制度。

　　6.3技術(shù)和工作規(guī)范（見(jiàn)附錄A A.2）應(yīng)與6.2管理制度協(xié)調(diào)配合，明確電子檔案管理系統(tǒng)接口規(guī)范、電子檔案存儲(chǔ)和備份策略、電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移策略、電子檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)方案、電子檔案管理應(yīng)急處置方案。

　　7.系統(tǒng)建設(shè)需求

　　7.1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)

　　7.1.1應(yīng)具備成熟穩(wěn)定的電子文件流轉(zhuǎn)、電子簽名、安全認(rèn)證等功能，支持在線完成電子文件歸檔工作。

　　7.1.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔功能應(yīng)包括以下內(nèi)容：

　　a）內(nèi)嵌電子檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍與保管期限表，支持電子文件自動(dòng)或半自動(dòng)分類(lèi)、劃定保管期限；

　　b）支持按照電子檔案格式要求，形成電子文件及其組件；

　　c）支持在電子文件形成和流轉(zhuǎn)過(guò)程自動(dòng)采集電子文件元數(shù)據(jù)；

　　d）支持在電子文件辦理完畢前或業(yè)務(wù)流程結(jié)束前完成電子文件整理工作，確保電子文件收集齊全完整；

　　e）支持生成歸檔數(shù)據(jù)包，按照程序要求向電子檔案管理系統(tǒng)歸檔；

　　f）支持電子簽名圖形轉(zhuǎn)化。

　　7.1.3已運(yùn)行的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足7.1.2條件的，應(yīng)予以改造。確實(shí)無(wú)法實(shí)現(xiàn)a）d）要求的，應(yīng)在電子檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)相應(yīng)功能。

　　7.2電子檔案管理系統(tǒng)

　　7.2.1電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)提供歸檔、利用等接口程序，方便將辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)納入電子檔案單套管理體系實(shí)現(xiàn)在線移交、利用電子檔案。

　　7.2.2應(yīng)支持從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中接收歸檔數(shù)據(jù)包實(shí)現(xiàn)歸檔；支持非業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的各類(lèi)電子文件數(shù)據(jù)導(dǎo)入歸檔。

　　7.2.3應(yīng)支持生成作為電子檔案的存檔信息包以及便于電子檔案管理、利用等相關(guān)信息包。

　　7.2.4應(yīng)具備捕獲、登記、分類(lèi)、編目、著錄、存儲(chǔ)、電子簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、審計(jì)、移交等基本功能。各項(xiàng)功能應(yīng)當(dāng)按照GB/T 29194-2012、《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》要求進(jìn)行設(shè)置。

　　7.2.5電子檔案管理系統(tǒng)能夠管理符合國(guó)家規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的多種門(mén)類(lèi)、多種格式的電子檔案，支持向檔案館移交電子檔案。

　　7.3系統(tǒng)部署和銜接

　　7.3.1電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照GB/T 31914-2015定義的整合式或獨(dú)立式關(guān)系進(jìn)行部署，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，電子檔案管理系統(tǒng)不應(yīng)作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)的子系統(tǒng)。

　　7.3.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)通過(guò)具有可信驗(yàn)證機(jī)制的安全接口通信交互，不使用中間數(shù)據(jù)庫(kù)等中轉(zhuǎn)方式傳遞數(shù)據(jù)。

　　7.3.3電子檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)者應(yīng)向建設(shè)單位移交規(guī)范的技術(shù)文檔。技術(shù)文檔應(yīng)按照GB/T 8567編制，并包含需求規(guī)格說(shuō)明書(shū)、詳細(xì)設(shè)計(jì)書(shū)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、電子檔案原文存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)和歸檔接口說(shuō)明等系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)相關(guān)內(nèi)容。如系統(tǒng)為非成品軟件，還需提供源代碼。

　　8.資源建設(shè)與管理需求

　　8.1資源建設(shè)需求

　　8.1.1電子文件在形成和流轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)滿(mǎn)足以下要求：

　　a）電子文件經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人直接辦理形成或?qū)朕k公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，并一直在系統(tǒng)監(jiān)控下流轉(zhuǎn)，不存在脫離系統(tǒng)監(jiān)控的情況；

　　b）保存電子文件關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如電子公文應(yīng)包括起草、閱辦、批辦、辦理、簽發(fā)、發(fā)送、接收等）修改痕跡和管理過(guò)程元數(shù)據(jù)；

　　c）電子文件組件和構(gòu)成要素齊全完整，電子文件與相關(guān)元數(shù)據(jù)應(yīng)保持關(guān)聯(lián)關(guān)系。文書(shū)、照片、錄音錄像電子文件元數(shù)據(jù)項(xiàng)根據(jù)DA/T 46-2009、DA/T 54-2014、DA/T 63-2017定義，并確定其中約束性為“必選”的元數(shù)據(jù)項(xiàng)為必備項(xiàng)。其他類(lèi)型電子文件元數(shù)據(jù)應(yīng)符合GB/T 26163.2-2010的要求，黨政機(jī)關(guān)電子公文元數(shù)據(jù)還應(yīng)符合GB/T 33480-2016要求。

　　8.1.2電子文件應(yīng)以通用格式形成、收集，或在歸檔前轉(zhuǎn)換為通用格式。電子文件格式按照GB/T18894-2016 8.3執(zhí)行，黨政機(jī)關(guān)電子公文文件格式還應(yīng)符合GB/T 33476-2016要求。

　　8.1.3電子文件應(yīng)按照GB/T 18894-2016、DA/T 22-2015等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，并由電子檔案管理系統(tǒng)完成登記并賦予電子檔案唯一標(biāo)識(shí)符。電子文件及其元數(shù)據(jù)不應(yīng)帶有壓縮、加密、匿名電子簽名等技術(shù)措施。

　　8.1.4電子文件歸檔應(yīng)通過(guò)歸檔接口由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)在線完成，除因網(wǎng)絡(luò)類(lèi)型不同無(wú)法在線完成或不經(jīng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的照片、音視頻等電子文件外，不應(yīng)通過(guò)介質(zhì)拷貝等進(jìn)行離線歸檔。

　　8.2資源管理需求

　　8.2.1電子檔案計(jì)算機(jī)文件應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)命名，并按照檔號(hào)構(gòu)成項(xiàng)逐級(jí)建立文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案元數(shù)據(jù)應(yīng)轉(zhuǎn)化為XML文件并與電子檔案計(jì)算機(jī)文件統(tǒng)一存放。

　　8.2.2應(yīng)建立電子檔案目錄，與電子檔案建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持一一對(duì)應(yīng)。

　　8.2.3電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案管理權(quán)限和工作程序進(jìn)行利用、管理，采取措施保證無(wú)非法訪問(wèn)和超越權(quán)限的訪問(wèn)，保證電子檔案不被非法篡改。

　　8.2.4電子檔案保管期限屆滿(mǎn)，應(yīng)由系統(tǒng)自動(dòng)提示并按照流程開(kāi)展鑒定。鑒定后需要銷(xiāo)毀的，應(yīng)履行審批手續(xù)后由授權(quán)用戶(hù)手工確認(rèn)刪除，并以電子形式保存銷(xiāo)毀清單及記錄；需要續(xù)存的，應(yīng)履行審批手續(xù)后修改其保存時(shí)限及相關(guān)元數(shù)據(jù)。

　　8.2.5電子檔案到達(dá)移交期限，應(yīng)按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā){2012}7號(hào)）等要求向檔案館移交。

　　9.安全管理需求

　　9.1系統(tǒng)安全

　　9.1.1電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)類(lèi)型不同，滿(mǎn)足網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)要求或涉密信息系統(tǒng)安全分級(jí)保護(hù)要求。電子檔案管理系統(tǒng)定級(jí)參照GB/T 22240-2020和《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》（檔辦發(fā){2013}5號(hào)）執(zhí)行。

　　9.1.2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)內(nèi)均應(yīng)采取相應(yīng)技術(shù)手段，確保電子文件、電子檔案的安全、可靠。電子文件歸檔、電子檔案移交等管理權(quán)轉(zhuǎn)移過(guò)程應(yīng)進(jìn)行認(rèn)證簽名確保程序規(guī)范。

　　9.1.3應(yīng)明確電子檔案管理系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計(jì)員的授權(quán)和職責(zé)，并實(shí)施三員管理。

　　9.1.4應(yīng)按照電子檔案管理應(yīng)急預(yù)案或處置方案定期進(jìn)行演練。

　　9.2存儲(chǔ)與備份

　　9.2.1應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)與備份規(guī)劃，規(guī)劃時(shí)限不低于檔案保管期限。

　　9.2.2應(yīng)為電子檔案安全存儲(chǔ)配置專(zhuān)用在線存儲(chǔ)設(shè)備或虛擬云存儲(chǔ)空間。電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備（空間）應(yīng)運(yùn)行在具有必要安全措施的局域網(wǎng)或電子政務(wù)網(wǎng)，不應(yīng)在無(wú)安全措施的公用網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)電子檔案。

　　9.2.3應(yīng)以獨(dú)立的方式存儲(chǔ)電子檔案，在不依賴(lài)特定管理系統(tǒng)前提下實(shí)現(xiàn)電子文件的自包含、自描述和自證明。

　　9.2.4應(yīng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志數(shù)據(jù)納入備份管理范圍，并根據(jù)情況在離線、近線或在線備份中選擇兩種以上方式進(jìn)行備份。

　　9.3轉(zhuǎn)換與遷移

　　9.3.1應(yīng)制定、評(píng)估電子檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與遷移策略，確保轉(zhuǎn)換與遷移后電子檔案各組件、元數(shù)據(jù)、審計(jì)日志、配置信息之間關(guān)聯(lián)關(guān)系，保持上述內(nèi)容的完整性、可用性。

　　9.3.2電子檔案保存格式不能滿(mǎn)足長(zhǎng)期保存需要時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換。電子檔案格式轉(zhuǎn)換時(shí)，應(yīng)自動(dòng)采集新增的電子檔案背景、結(jié)構(gòu)元數(shù)據(jù)。

　　9.3.3在電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備更新、系統(tǒng)擴(kuò)充、應(yīng)用軟件升級(jí)、存儲(chǔ)載體改變等情況發(fā)生時(shí)，應(yīng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)遷移和更新操作。

　　9.3.4服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、安全管理設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)根據(jù)遷移和更新需求及時(shí)調(diào)整、擴(kuò)容、升級(jí)。

　　9.4安全檢測(cè)

　　9.4.1應(yīng)對(duì)電子文件歸檔和電子檔案移交接收環(huán)節(jié)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性檢測(cè)，電子文件歸檔后，每年至少進(jìn)行1次檢測(cè)。

　　9.4.2文書(shū)類(lèi)電子文件、電子檔案檢測(cè)按照DA/T 70-2018進(jìn)行，其他類(lèi)型電子文件、電子檔案檢測(cè)可參照?qǐng)?zhí)行。

　　9.4.3應(yīng)具備對(duì)電子檔案存儲(chǔ)狀況的監(jiān)控和警告功能，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)不穩(wěn)定、存儲(chǔ)空間不足、電子檔案非授權(quán)訪問(wèn)和系統(tǒng)響應(yīng)超時(shí)等情況發(fā)出警告，跟蹤和記錄警告事項(xiàng)處理過(guò)程。

　　9.4.4應(yīng)定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及安全管理設(shè)備等軟硬件有效性進(jìn)行檢測(cè)，確保電子檔案保管環(huán)境無(wú)病毒感染或安全威脅。

　　9.5審計(jì)跟蹤

　　9.5.1應(yīng)建立審計(jì)跟蹤制度，對(duì)電子檔案管理流程操作行為、電子檔案管理系統(tǒng)運(yùn)維操作行為實(shí)施審計(jì)跟蹤。操作行為包括但不限于行為描述、行為步驟、行為對(duì)象、行為日期、行為人員等。

　　9.5.2應(yīng)自動(dòng)記錄審計(jì)跟蹤事件信息，并把有關(guān)審計(jì)信息按元數(shù)據(jù)方案要求同時(shí)作為電子檔案的元數(shù)據(jù)加以管理。

　　9.5.3應(yīng)規(guī)范審計(jì)跟蹤日志管理，在電子檔案的生命周期內(nèi)持續(xù)維護(hù)審計(jì)跟蹤日志。審計(jì)跟蹤日志和重要操作日志保存時(shí)間不應(yīng)低于電子檔案保管期限，且應(yīng)納入備份恢復(fù)范圍。

　　10.可行性評(píng)估

　　10.1評(píng)估方式

　　10.1.1電子檔案單套管理可行性評(píng)估應(yīng)當(dāng)先由本單位進(jìn)行自評(píng)估，通過(guò)后再向同級(jí)檔案主管部門(mén)申請(qǐng)?jiān)u估。

　　10.1.2由檔案主管部門(mén)或檔案主管部門(mén)認(rèn)可的其他具備電子檔案管理評(píng)估能力的機(jī)構(gòu)成立專(zhuān)門(mén)的驗(yàn)收組對(duì)該單位電子檔案單套管理進(jìn)行評(píng)估。

　　10.1.3應(yīng)采用考查制度建設(shè)及落實(shí)情況，實(shí)地查看軟硬件條件、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)，全流程操作驗(yàn)證等方式對(duì)電子檔案單套管理進(jìn)行全面評(píng)估。

　　10.1.4電子檔案單套管理系統(tǒng)環(huán)境或應(yīng)用發(fā)生重大改變，需向同級(jí)檔案主管部門(mén)申請(qǐng)復(fù)評(píng)。

　　10.1.5電子檔案單套管理每三年至少進(jìn)行一次評(píng)估。

　　10.2評(píng)估指標(biāo)

　　評(píng)估應(yīng)按照《電子檔案單套管理可行性評(píng)估指標(biāo)》（見(jiàn)附錄B）組織開(kāi)展，對(duì)應(yīng)本文件相關(guān)要求，劃分為5個(gè)一級(jí)指標(biāo)、13個(gè)二級(jí)指標(biāo)、26個(gè)三級(jí)指標(biāo)。

　　10.3評(píng)估結(jié)論

　　10.3.1所有三級(jí)指標(biāo)評(píng)估結(jié)果為“通過(guò)”視為達(dá)到本文件要求，通過(guò)可行性評(píng)估，可開(kāi)展電子檔案單套管理。

　　10.3.2可行性評(píng)估未達(dá)標(biāo)的單位，應(yīng)根據(jù)評(píng)估情況整改后重新進(jìn)行評(píng)估。

　　隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案日益成為信息記錄、傳輸、交換、利用與共享的主流方式，也成為國(guó)家檔案資源的重要組成部分。

　　由于電子文件具有可復(fù)制、易篡改和依賴(lài)設(shè)備系統(tǒng)讀取等特性，實(shí)踐中一般要求具有永久保存價(jià)值或其它重要價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者微縮膠卷同時(shí)歸檔，實(shí)行雙套管理。

　　雙套管理是電子檔案初期技術(shù)不成熟、制度不完善情況下的權(quán)宜之舉，不僅降低工作效率，還增加工作成本、浪費(fèi)社會(huì)資源，因而推動(dòng)電子檔案僅以電子形式進(jìn)行歸檔和管理，即單套管理已成為信息化條件下需要迫切解決的社會(huì)課題。