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檔案管理系統(tǒng)哪家好?每一種被研發(fā)出來的檔案管理系統(tǒng)都在不斷更新中,然而每一家相關(guān)企業(yè)都會為了更好地滿足客戶需求,讓更多的工作獲得良好的用戶體驗(yàn),從而不斷進(jìn)步,爭先恐后的研發(fā)更智能化的檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字政務(wù)檔案管理系統(tǒng),充分信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段,為政務(wù)服務(wù)提供了完整的檔案整理、歸檔、利用流程,實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化應(yīng)用。
我們深知,檔案管理在保證政務(wù)工作高效、有序、協(xié)調(diào)的運(yùn)行中,發(fā)揮著巨大作用。未來,將不遺余力推動更多數(shù)字政務(wù)檔案管理智慧化場景應(yīng)用。
好用的檔案信息化管理軟件必須能夠隨時(shí)隨地上流程,并提供面向?qū)ο蟮臋n案管理。我們希望借此,能夠創(chuàng)造性地幫助企業(yè)以更少的人力、實(shí)現(xiàn)更高效、更優(yōu)質(zhì)的檔案信息化管理。
檔案資料是一種重要的信息資源。當(dāng)前,各行各業(yè)都日益關(guān)注檔案管理工作,通過不斷完善自身的管理機(jī)制,發(fā)揮檔案管理作為無形資產(chǎn)在企業(yè)管理的關(guān)鍵性作用。然而,多數(shù)企業(yè)在推進(jìn)檔案管理工作的時(shí)候,都被“收集難、查閱難、保管難”三大難題捆住手腳。
如何將不同時(shí)期不同部門不同方式產(chǎn)生的檔案信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理?特別是關(guān)系企業(yè)管理核心的跨平臺財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)如何實(shí)時(shí)統(tǒng)一,如何便捷、及時(shí)查詢到所需信息?如何保證檔案資料的保密性和安全性?
為破解這些難題,在國內(nèi)企業(yè)管理軟件領(lǐng)域,采用“平臺+插件”的方式,研發(fā)出電子檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)包含文檔管理、案卷管理、審核管理、檔案查詢(文檔、案卷、會計(jì)檔案數(shù)據(jù))、借閱管理和銷毀管理等功能,協(xié)助企業(yè)完成檔案的收集、歸檔、利用等管理工作。其中通過對歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合的功能,可幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)歷史會計(jì)數(shù)據(jù)的快速查詢。
電子檔案管理系統(tǒng),滿足不同類型企業(yè)不同時(shí)期的檔案管理要求,是符合檔案管理人員使用習(xí)慣的、集人性化、智能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。
打破信息孤島,實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期管理
企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)部門都會產(chǎn)生不同的檔案信息,如果沒有流程化的管理模式,檔案工作就會寸步難行。電子檔案管理系統(tǒng),讓檔案從產(chǎn)生、保管、歸檔、利用、管理直至銷毀環(huán)環(huán)緊扣,通過信息化模式幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)檔案全生命周期。
系統(tǒng)打破以往各部門檔案信息處理“各自為政”的模式,督促企業(yè)使用符合規(guī)范性操作留存檔案,不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)的財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、科研等工作提供門類齊全、形式多樣、內(nèi)容真實(shí)的檔案信息服務(wù),同時(shí)為檔案信息化的持續(xù)發(fā)展打下基礎(chǔ),使檔案信息化與企業(yè)信息化、企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展要求相適應(yīng)。
提升檢索速度,打造一體化的應(yīng)用檢索平臺
眾多企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作時(shí),不同時(shí)期海量的財(cái)務(wù)信息化數(shù)據(jù)存儲在不同的平臺之上,各級財(cái)務(wù)服務(wù)器散布于各上下級單位,數(shù)據(jù)無法集中管理,要想從中查找信息,耗時(shí)耗力效率低下,無形中提高了企業(yè)的管理成本。
“電子檔案管理系統(tǒng),運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換平臺,實(shí)現(xiàn)一體化的應(yīng)用檢索。尤其針對企業(yè)至關(guān)重要的財(cái)務(wù)信息檔案,支持市面上90%的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行信息轉(zhuǎn)化,通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換平臺將不同平臺上的財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)整合為統(tǒng)一的電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù),幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)異構(gòu)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合管理,有效降低財(cái)務(wù)歷史數(shù)據(jù)管理成本。
并以WEB統(tǒng)查平臺提供報(bào)表查詢、賬務(wù)數(shù)據(jù)查詢、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)查詢等會計(jì)資料的檢索工作,減輕企業(yè)管理壓力?!?/p>
可控靈活授權(quán),強(qiáng)化安全性能保護(hù)重要信息
電子檔案管理系統(tǒng)在安全存儲的基礎(chǔ)上結(jié)合智能化的檔案管理設(shè)備實(shí)現(xiàn)高效的存檔和利用,并采用靈活的授權(quán)機(jī)制,為不同的職員授予不同的權(quán)限,保證到位且不越位。同時(shí),提供系統(tǒng)安全等級設(shè)置,通過選擇密碼安全等級,實(shí)現(xiàn)不同等級的安全控制,有效地保障電子檔案的安全。
針對保密性要求較高的會計(jì)檔案,軟件推出新型智能檔案存儲——會計(jì)檔案盒。支持存貯紙質(zhì)和電子兩種形式的歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料,在提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜專用會計(jì)檔案存放的倉庫之余,還能強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能。
軟件電子檔案系統(tǒng),有效落實(shí)企業(yè)檔案的全生命周期管理,符合資源共享概念,可高效便捷、隨時(shí)隨地移動查詢檔案信息,以靈活的授權(quán)機(jī)制,通過規(guī)范化的管理模式,實(shí)現(xiàn)平滑、高效的電子數(shù)據(jù)統(tǒng)籌管理,助力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新。
數(shù)字政務(wù)是什么?也許對于具體的概念,大家不一定明白,政務(wù)辦理基本上都已經(jīng)支持線上操作,政務(wù)信息也實(shí)現(xiàn)了跨平臺、跨業(yè)務(wù)調(diào)用,不再需要反復(fù)填報(bào)、上傳。這些快捷、便利,都得益于數(shù)字政務(wù)的推進(jìn),離不開數(shù)字政務(wù)檔案管理軟件的加持。
數(shù)字政務(wù)檔案管理軟件何以提高政務(wù)效率?檔案管理軟件,通過整合數(shù)據(jù)資源,實(shí)現(xiàn)政務(wù)部門協(xié)同辦公,信息數(shù)據(jù)共享、應(yīng)用,助力政務(wù)辦公數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。
1、自動實(shí)時(shí)歸檔,規(guī)范又靈活
政務(wù)電子文件,涉及很多方面,各種表單規(guī)范性要求非常高,如果采用線下、事后的方式歸檔,工作量很大,需要反復(fù)對接審核,容易出錯(cuò),十分耗時(shí)。
檔案管理軟件,依據(jù)“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的政務(wù)電子文件歸檔要求,實(shí)現(xiàn)檔案的一站式自動歸檔。
歸檔內(nèi)容包含對內(nèi)、對外兩個(gè)方面。從對內(nèi)來講,不僅僅是一款檔案管理軟件,還同時(shí)提供OA辦公管理功能,通過會博通,可以進(jìn)行日常辦公交流與協(xié)作,在這個(gè)過程中所產(chǎn)生的一切檔案(包括照片、音頻、視頻等全格式在內(nèi)的全格式檔案),都可以自動實(shí)時(shí)歸檔到系統(tǒng)中。對外,檔案管理軟件可無縫對接企業(yè)微信、釘釘、云之家等系統(tǒng)應(yīng)用,自動從應(yīng)用中提取檔案并歸檔。
自動實(shí)時(shí)歸檔的方式,不僅能夠極大地提升檔案歸置效率、保證文檔資料的完整、規(guī)范,同時(shí)也因?yàn)橥耆挥脫?dān)心數(shù)據(jù)遷移問題,使政務(wù)部門能夠更為靈活地選取辦公軟件。
2、聯(lián)通政務(wù)服務(wù)網(wǎng),異地秒級查檔
過去,我們查閱檔案需要遞交申請、通過層層審批,流程長,效率非常低。檔案管理系統(tǒng),依托于強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫技術(shù)和搜索引擎,為檔案管理提供秒速檢索功能,在800多萬條目和6000多萬頁的數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案全文檢索只需3秒左右。系統(tǒng)支持PC端,安卓、IOS移動端快速接入,檔案檢索、調(diào)閱不受時(shí)間、地域限制。
政務(wù)即民生,異地查檔是關(guān)乎民生的重要問題。政務(wù)檔案管理軟件,支持電子檔案交換功能,可與政務(wù)服務(wù)網(wǎng)自建業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接,進(jìn)一步聯(lián)通大數(shù)據(jù)中心,實(shí)現(xiàn)異地查檔、跨區(qū)域檔案調(diào)用等公共服務(wù),給政務(wù)辦理帶來極大便利。
3、開會更高效,溝通更及時(shí)
開會,可以說是政務(wù)部門工作的常態(tài),政務(wù)部門對于會議制度,有很明確的規(guī)定。就人大常委會而言,《中華人民共和國全國人民代表大會常務(wù)委員會議事規(guī)則》第六條規(guī)定:常務(wù)委員會舉行會議,應(yīng)當(dāng)在會議舉行七日以前,將開會日期、建議會議討論的主要事項(xiàng),通知常務(wù)委員會組成人員和列席會議的人員;臨時(shí)召集的會議,可以臨時(shí)通知。
數(shù)字政務(wù)檔案管理軟件,通過會議文件的“云存儲”,利用云端傳輸,提高會議文件管理與使用的便捷性——用電子文件取代紙質(zhì)文件,節(jié)省紙質(zhì)文件籌備的時(shí)間,會前工作更簡單;文件傳遞網(wǎng)絡(luò)化,不需要處理和分發(fā)一大堆紙質(zhì)文件,籌備會議更高效;采用移動設(shè)備,便可對會議文件進(jìn)行同步閱讀,開會模式更輕便。
也許你會猶疑:電子文件是不是沒有紙質(zhì)文件方便?完全不用擔(dān)心,使用會博通數(shù)字政務(wù)檔案管理軟件,你可以非常方便地進(jìn)行手寫、文字批注等操作,體驗(yàn)感類似紙質(zhì)文件。此外,為確保文件下發(fā),收集反饋,我們還同步提供通知推送、自動記錄簽收、回執(zhí)等功能,真正做到了會議的全流程管理。
不止于會議,檔案管理系統(tǒng),還為檔案管理人員提供豐富的在線互動場景。比如可以隨時(shí)、隨地發(fā)起在線交流;可以通過內(nèi)部微博,發(fā)表個(gè)人看法或履職風(fēng)采;可以通過咨詢臺功能,利用碎片化時(shí)間進(jìn)行知識交流等。
在使用檔案信息化管理軟件之前,如果你想借閱一份檔案,需要經(jīng)過怎么的步驟?提出借閱檔案申請,緊接著是報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)、主管副總、總經(jīng)理審批,然后才是辦理借閱手續(xù)進(jìn)行檔案的借閱,一套手續(xù)跑下來,最快也要三天。
冗長的流程、繁瑣的審批與當(dāng)下高效工作的模式十分不匹配,因此,各個(gè)企業(yè)也都相繼引入了檔案信息化管理軟件。那么什么是檔案信息化?如何挑選一款好用的檔案信息化管理軟件?使用檔案信息化管理軟件是一種怎樣的體驗(yàn)?
線下協(xié)作流程,全部都被搬到了線上
檔案信息軟件為用戶提供了豐富的流程管理功能,以往線下的檔案存儲、借閱等需要多個(gè)部門共同協(xié)作才能完成的工作,全部被搬到了線上。你只需要編輯好文件、檔案,通過會博通的流程郵件功能,就可以將它流轉(zhuǎn)到其它用戶賬號中,省去了跑腿的時(shí)間,工作協(xié)同更高效。
并不只限于文件的流轉(zhuǎn),檔案信息化管理同時(shí)還是專屬于企業(yè)的自動化辦公利器,包括采購、請假、指派任務(wù)等所有的流程化工作,都可以借助系統(tǒng)執(zhí)行。工作流程的設(shè)計(jì)與運(yùn)作,可套用系統(tǒng)專門設(shè)計(jì)的表達(dá)和模板,也可以自行添加。
依據(jù)流程,消息文件會自動流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié)執(zhí)行人處。支持第三方軟件同步提醒、短信提醒功能,不論該執(zhí)行人在何處、是否登錄,幾乎都可以收到待處理消息。
此外,你還可以根據(jù)事項(xiàng)的緊急、重要程度,設(shè)置花樣的提醒服務(wù)。每一條信息都可按日、月、季或年為周期設(shè)置提醒,非常方便。
面向?qū)ο蟮墓芾硭季S,讓信息流轉(zhuǎn)更順暢
每一個(gè)框架節(jié)點(diǎn),都是一個(gè)管理對象。這些節(jié)點(diǎn),或者由節(jié)點(diǎn)組成的架構(gòu),可以是文件、合同、規(guī)章制度、網(wǎng)站內(nèi)容、客戶資料、證照、專利、資產(chǎn)、物品、機(jī)構(gòu)、人員等信息。
能靈活的根據(jù)客戶的需求,將不同格式和不同種類的文檔信息進(jìn)行分門別類,有機(jī)地結(jié)合到一起,以實(shí)現(xiàn)授權(quán)、共享、流轉(zhuǎn)和統(tǒng)一管理,并提供了多種實(shí)現(xiàn)閱讀的方式。
至于對這些文檔信息的編輯,則可采用市面上通用的、流行的第三方軟件,如Office、AutoCAD、PhotoShop等;一些專業(yè)性很強(qiáng)的工具軟件,如估價(jià)、專業(yè)制圖軟件等,只要其對應(yīng)的數(shù)據(jù)文件是一個(gè)單獨(dú)的文件,都可實(shí)現(xiàn)存儲、管理與利用。
以信息化的前沿技術(shù)為依托,不斷提升著企業(yè)的檔案管理效能、辦公管理效能,這是很多企業(yè)引進(jìn)檔案信息化管理軟件的初衷,也是他們不斷奮斗前進(jìn)的方向。
現(xiàn)在以及更遠(yuǎn)的未來,都會一直在檔案信息化的道路上不斷拓展、深耕,讓信息化的檔案管理工具,高效賦能企業(yè)管理。