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檔案室檔案管理

時間:2022-10-14 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案整理與檔案工作的各個環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系,是檔案利用、開發(fā)、發(fā)揮檔案作用的一個前提條件,是檔案室和檔案館重要的基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè),它為檔案的鑒定、保管、統(tǒng)計、編目提供基本保管單位和完整的體系。檔案室檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化水平的提高,對于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接、廣泛的影響。

檔案室檔案管理

  對檔案管理進行規(guī)范化、科學(xué)化管理,對公司各部門生產(chǎn)、經(jīng)營建設(shè)、管理等過程中產(chǎn)生的各類文書檔案、批文、規(guī)章制度、圖紙、技術(shù)資料、竣工資料進行統(tǒng)一收集保管借閱,確保了檔案資料全面、完整、真實地反映本單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營管理成果,并為生產(chǎn)一線提供了有效的技術(shù)支持。

  檔案管理,就是按照一定的原則和方法,對零散和需要進一步條理化的檔案進行分類、組合、排列、編目,使檔案系統(tǒng)化的工作。檔案整理解決的是檔案由零亂到系統(tǒng)、由無序到有序的問題。

  檔案整理的基本要求:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價值,確定檔案的保管期限;便于保管和利用。檔案整理是發(fā)揮檔案作用的重要條件。

  檔案數(shù)量龐大,成分復(fù)雜,如不經(jīng)過系統(tǒng)整理,處于零亂狀態(tài)的檔案,查找起來如同“大海撈針”。只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能使保存的檔案條理化、系統(tǒng)化,為檔案的管理和提供利用創(chuàng)造良好條件。

  檔案整理是整個檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。通過整理,可以全面了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量,促進其改善和提高,并為全面確定檔案的價值和建立檢索體系奠定基礎(chǔ);同時又為檔案的保管、統(tǒng)計和查找提供了單位和完整體系,有利于保護檔案的完整與安全。

  檔案管理方案

  一、歸檔準(zhǔn)備

 ?。ㄒ唬┕靖鞑块T在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦部門主辦人負(fù)責(zé)將其中已辦完的文件、資料及時歸檔。

  (二)公司歸檔工作由行政辦公室負(fù)責(zé),辦公室負(fù)責(zé)公司的文書、科技(部分)檔案,其任務(wù)是:

  1、收集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案;

  2、積極開展檔案的提供利用工作;

  3、進行檔案鑒定;

  4、進行檔案統(tǒng)計;

  5、保管部分科技檔案;

  6、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識,掌握歸檔的基本方法,保證檔案管理的質(zhì)量。

 ?。ㄈw檔內(nèi)容

  1、公司與有關(guān)組織的來往信件、各種協(xié)議書、合同等;

  2、公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定(包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲等);

  3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié);

  4、公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議紀(jì)要;

  5、國際交流和與合資企業(yè)來往文件、協(xié)議、報告和會談紀(jì)要等文件材料;

  6、公司各部門的發(fā)文;

  7、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料;

  8、企業(yè)外部各組織直接發(fā)送給公司各部門的抄送信件

  (四)歸檔要求

  1、歸檔的文件材料,按照自然形成、保持歷史聯(lián)系和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔;

  2、在一個卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間,系統(tǒng)地排列;

  3、案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定案卷的保管期限,分為永久、長期(十五年以上)、短期(十五年以下)三種;

  4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄備考表;

  5、全部案卷組成后,對案卷做統(tǒng)一排列并編寫檔號,然后逐卷登記,填寫案卷目錄。

  二、歸檔

  (一)文件點收

  1、檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,立即追查歸入;

  2、文件如經(jīng)過抽查,應(yīng)有主管部門負(fù)責(zé)人的簽認(rèn);

  3、文件的處理手續(xù)必須完備,如有遺漏,立即退回經(jīng)辦部門補全;

  4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,立即退回經(jīng)辦部門;

  5、有價證券或其他貴重物品,退回經(jīng)辦部門,由經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后,將文件歸檔處理。

  眾所周知,機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的綜合檔案室是統(tǒng)一管理本單位檔案的內(nèi)部組織機構(gòu),檔案室保存的檔案,不僅對本單位的工作有現(xiàn)實查考價值,而且其中具有永久保存價值的部分,是國家的檔案財富,因此,檔案室有為國家檔案館積累和輸送檔案文化財富的職責(zé),它是國家檔案工作的基礎(chǔ)。

  檔案收集工作是貯存檔案信息資源的重要途徑,是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段,是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ),是決定檔案工作存在和發(fā)展的前提條件,對促進檔案學(xué)理論發(fā)展、推動檔案工作現(xiàn)代化的實現(xiàn)有重要作用。

  收集工作在檔案管理中處于特殊地位。收集是檔案業(yè)務(wù)首要環(huán)節(jié),是檔案室工作的起點。檔案收集工作,就是把分散在各部門和個人手中的文件材料,按照規(guī)定集中保存起來。

  收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾,它是檔案工作的起點,是檔案工作的第一個環(huán)節(jié),也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內(nèi)容。

  其內(nèi)容主要是檔案室管理對本單位需要歸檔的檔案的接收;其指導(dǎo)思想是:歸檔檔案應(yīng)齊全完整;加強室外調(diào)查和指導(dǎo);推行入室檔案的材料化;保持全宗和全宗群的不可分散性;把一個機關(guān)、單位的檔案全部收集完整。

  要深入廣泛地宣傳《檔案法》使大家知道對檔案的接收、收集、整理、保管和提供利用是檔案室的職責(zé)是依法進行的,使他們認(rèn)識到檔案收集工作是檔案工作中一個重要環(huán)節(jié)。

  讓他們了解相關(guān)知識,從而提高檔案歸檔的質(zhì)量,增強各有關(guān)部門對文件、材料收集、移交的自覺性。尤其是要爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持,領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識提高了,檔案工作得到重視和支持,那么檔案收集工作中所遇到一切問題就好解決。

  為了搞好檔案的管理工作提高檔案的收集質(zhì)量,各室、科可明確一人負(fù)責(zé)本部門、科室的文件材料的平時歸檔工作,到來年歸檔時,由各部門的檔案負(fù)責(zé)人統(tǒng)一交檔案室歸檔保管,從而確保檔案收集的完整。

  檔案作為一種信息資源,作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn),真實地記錄著企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營等活動,在企業(yè)生產(chǎn)、管理等各方面積極地發(fā)揮著其應(yīng)有的重要作用。

  多年的發(fā)展中,檔案管理越來越規(guī)范化,收集、查閱手續(xù)越來越健全,配套設(shè)施越來越全面。工程復(fù)印機的配備既避免了外出復(fù)印圖紙造成的人力物力浪費,又節(jié)約了成本,提高了工作效率,滿足了各部門日常用圖需求。

  檔案管理人員日常工作包括:

  一、認(rèn)真做好檔案的接收、保管、統(tǒng)計、發(fā)放、借閱工作,對各部門提供的資料編制檔案檢索目錄,并做好檔案提供與使用。

  二、檔案設(shè)施的維護和管理工作,做好檔案的防水、防火、防蟲、防曬、防濕工作,對破損檔案及時修補、復(fù)制。

  為加強檔案庫房安全管理,確保檔案安全,依據(jù)檔案法律法規(guī)及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,制定本規(guī)程。

  一、總則

  1.檔案庫房安全管理應(yīng)堅持“以防為主、防治結(jié)合”的方針和“堅固實用、安全防范、科學(xué)管理、方便利用”的原則。

  2.檔案館庫房建筑應(yīng)符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》。

  3.檔案庫房應(yīng)保持相對獨立,與工作用房、閱覽室應(yīng)進行隔離。

  4.檔案館應(yīng)明確檔案庫房安全管理分管領(lǐng)導(dǎo),落實專人負(fù)責(zé)庫房安全管理。

  二、制度建設(shè)

  5.檔案館應(yīng)建立檔案安全管理機構(gòu),明確庫房安全責(zé)任人,制定庫房安全管理制度,制定檔案入庫、庫內(nèi)檔案整理和保管、各類設(shè)施設(shè)備配置與使用、庫房環(huán)境保護、檔案出庫、消防安全、特藏室管理、檔案利用、溫濕度監(jiān)測、應(yīng)急預(yù)案等制度,明確工作內(nèi)容、流程和要求。

  6.建立檔案庫房安全工作責(zé)任制,明確主體責(zé)任、主要責(zé)任和相關(guān)責(zé)任,將安全管理制度的執(zhí)行納入崗位職責(zé),實行崗位考核,開展安全培訓(xùn)。建立應(yīng)急隊伍并每年開展應(yīng)急演練。

  7.違反檔案庫房安全管理制度的,應(yīng)嚴(yán)肅問責(zé)。

  三、設(shè)施配置與使用

  8.檔案庫房應(yīng)設(shè)立門禁系統(tǒng)。檔案庫房出入口等重要區(qū)域應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)。門禁系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備目標(biāo)識別和授權(quán)、出入記錄保存等功能,可設(shè)定出入等級,限制非授權(quán)人員出入。

  9.檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報警和消防滅火系統(tǒng)?;馂?zāi)報警系統(tǒng)應(yīng)具備火災(zāi)報警功能,具備自動和手動兩種方式啟動消防功能。消防滅火系統(tǒng)裝置應(yīng)符合消防有關(guān)規(guī)定。消防設(shè)施配置的規(guī)格、數(shù)量、類型、位置、維修保養(yǎng)符合要求。

  10.檔案庫房應(yīng)安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)。檔案庫房四周、大門、庫房內(nèi)、過道等關(guān)鍵部位應(yīng)安裝監(jiān)控探頭,避免出現(xiàn)監(jiān)控盲區(qū)和死角。重要區(qū)域或面積較大的區(qū)域使用多個探頭或使用帶有云臺的探頭。在夜間不具備燈光照明的區(qū)域,應(yīng)使用帶紅外的探頭。有異常情況,探頭能夠自動校對、自動捕捉,具備發(fā)現(xiàn)非法侵入即刻報警功能。已錄制的監(jiān)控視頻應(yīng)具備查詢復(fù)核回放功能。視頻圖像畫面清晰,視頻圖像資料保存期不少于3個月。

  11.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備,并建立溫濕度自動檢測控制系統(tǒng),定時測量。要求庫內(nèi)溫度控制在14℃-24℃、相對濕度控制在45%-60%范圍內(nèi),溫度每晝夜波動幅度不超過±2℃,濕度每晝夜波動幅度不超過±5%,特殊載體庫房應(yīng)按有關(guān)規(guī)定控制溫濕度。溫濕度調(diào)控設(shè)備應(yīng)具備實時記錄以及統(tǒng)計等功能。溫濕度信息資料保存不少于3年,每年要對獲得的數(shù)據(jù)進行匯總分析。

  12.檔案庫房變配電設(shè)施、供電線路符合規(guī)范要求,庫房照明燈具符合要求,電器設(shè)備操作安全規(guī)范。庫區(qū)內(nèi)電梯運行安全,按規(guī)定定期做好安檢維保,并做好記錄。

  13.庫房給排水管網(wǎng)設(shè)計施工符合規(guī)范,管道暢通,無銹蝕、滲漏現(xiàn)象。每月檢修1次并做好檢修記錄。

  14.密閉的檔案庫房應(yīng)安裝有通風(fēng)設(shè)施。通風(fēng)設(shè)施應(yīng)根據(jù)檔案庫房內(nèi)外溫濕度情況適時開啟,并做好通風(fēng)設(shè)施使用記錄。

  15.檔案庫房內(nèi)檔案柜、架排列整齊有序,應(yīng)避免陽光直射,便于通風(fēng),便于檔案的搬運和取放。

  16.每月1次對庫房的防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光等設(shè)施進行檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

  四、實體管理

  17.嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度,建立健全登記手續(xù)和登記臺賬。接收入庫檔案須按檔案移交批次填寫《檔案交接文據(jù)》,并附檔案移交目錄。履行檔案接收入庫手續(xù)過程中形成的材料,入全宗卷歸檔。

  18.對首次入庫檔案應(yīng)采用真空充氮,低溫冷凍,臭氧消毒等措施進行除塵、消毒、殺蟲、滅菌等處理。

  19.檔案出入庫必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案清點制度,確保檔案實體數(shù)量、內(nèi)容與記錄相符。紙質(zhì)檔案以案卷或單份文件為清點單位,照片檔案以冊或張為清點單位,特種載體檔案以件、塊、盤、張為清點單位。錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤在清點數(shù)量的同時,必須通過相關(guān)設(shè)備的檢測,確保文件的可讀性。在檔案利用、檔案修裱、檔案數(shù)字化等工作中,檔案每一次出庫入庫,都應(yīng)嚴(yán)格清點、檢查,辦理登記手續(xù)。檔案利用完畢歸還時,檔案利用接待人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案。每次檢查情況在利用登記上要有記錄。對于次日須重復(fù)利用的檔案,可暫存保密柜,次日提取。

  20.庫內(nèi)檔案應(yīng)納入全宗管理,檔案管理、分類、變動、利用、病檔檢查和修復(fù)等臺賬齊全。庫房內(nèi)檔案要整理規(guī)范,依照檔號分類有序排列存放。檔案庫房設(shè)置檔案存放位置索引,檔案密集架、柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)識標(biāo)牌,且指向明確。

  21.對館藏檔案每五年進行一次安全狀況普查,每年進行一次抽查,每三年對館藏所有全宗完成一輪檢查。安全狀況普查內(nèi)容包括:庫房安全設(shè)施情況、檔案數(shù)量、檔案缺失情況、檔案變動情況、案卷質(zhì)量、檔案病變及修復(fù)情況、檔案進出登記、監(jiān)控記錄、溫濕度記錄、常規(guī)檢查記錄等。檢查記錄完整齊備。

  22.特種載體檔案實行專庫管理,并配有防磁柜、底圖柜等專用檔案裝具。對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗,抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。對磁性載體上的歸檔電子文件,應(yīng)每4年轉(zhuǎn)存一次。

  原載體同時保留時間不少于4年。錄音帶、錄像帶每3-5年進行一次倒帶,并完成數(shù)字化復(fù)制。每隔兩年對底片、照片進行一次抽樣檢查,不超過五年進行一次全面檢查,若溫、濕度出現(xiàn)嚴(yán)重波動,應(yīng)縮短檢查的間隔期。

  23.符合條件的已經(jīng)完成數(shù)字化加工的檔案,原件原則上不對外提供利用。

  五、庫房管理

  24.庫房管理人員要有嚴(yán)格的安全、保密意識,離開庫房要及時關(guān)門上鎖,每日下班前要進行安全檢查、切斷照明電源、關(guān)好門窗。不得讓未經(jīng)允許的其他人員進入庫房。

  庫房管理人員工作崗位調(diào)整時,須做好分管范圍內(nèi)檔案管理情況的介紹和相關(guān)檔案目錄的移交,以及對重點檔案的清點,嚴(yán)格辦理交接手續(xù)。特藏室鑰匙由庫房管理人員負(fù)責(zé)保管,做到專人管理、雙人雙鎖。

  25.保持庫房、檔案裝具的清潔衛(wèi)生,整齊美觀。庫內(nèi)不得存放同檔案及其保護設(shè)備無關(guān)的物品。嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易霉變的物品。

  26.建立檔案安全檢查制度,定期進行庫房常規(guī)巡檢,檢查檔案保管狀況、檔案保護設(shè)施設(shè)備的完好狀況。在節(jié)假日和臺風(fēng)、暴雨、冰凍等災(zāi)害性天氣前,應(yīng)對庫房進行專項安全檢查,做好防范工作。發(fā)現(xiàn)檔案安全隱患,須及時整改。做好檔案安全檢查記錄和整改工作記錄,相關(guān)材料歸檔。

  27.建立檔案安全管理臺賬,內(nèi)容包括:1.《檔案目錄》;2.《檔案出入庫登記》;3.《設(shè)施設(shè)備目錄》;4.《設(shè)施設(shè)備使用情況記錄》;5.《庫房溫度濕度記錄》;6.《檔案安全檢查記錄》;7.《風(fēng)險點消除情況記錄》;8.其它。

  28.本規(guī)程適用于浙江各級各類檔案館庫房安全管理。檔案室?guī)旆堪踩芾韰⒄毡疽?guī)程執(zhí)行。檔案信息安全的有關(guān)規(guī)定另行制定。

  檔案管理正朝著進一步制度化、規(guī)范化的方向邁進,檔案資料真實地記錄和見證著企業(yè)發(fā)展壯大的不平凡歷程。在以后的工作中,認(rèn)真做好基礎(chǔ)工作的同時,檔案室會更加注重檔案管理的制度化、借閱手續(xù)的規(guī)范化,不斷發(fā)掘檔案管理的價值,探索檔案管理的新思維,確保檔案完整、安全、有效地利用,推動檔案管理更好地服務(wù)于公司的發(fā)展壯大。

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