檔案數(shù)字化作用和意義：一是查詢方便，二是保存數(shù)據(jù)大，三是節(jié)約庫房和成本，四是傳輸檔案數(shù)據(jù)資料便捷快速，從而提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理無紙化，網(wǎng)絡(luò)化。

　　檔案數(shù)字化信息一般用紙質(zhì)文檔存儲在檔案室里面，查找檢索起來非常費時，存儲檔案空間又大，維護起來也不方便。備份檔案需要大量的人力物力，人工處理更不可靠。

　　檔案信息數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入信息到計算機數(shù)據(jù)庫中，以計算機存儲檔案信息。數(shù)字化的好處是：檢索快捷方便、容易實時同步備份、存儲空間小，維護方便、安全。

　　一、數(shù)字化檔案定義

　　數(shù)字化檔案，是指將紙質(zhì)檔案通過掃描儀或者數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在數(shù)字載體上并能被計算機處理的圖像或文本，以實現(xiàn)檢索準(zhǔn)確快捷方便、存儲空間小、維護方便安全等功效。

　　二、實施數(shù)字化檔案管理的作用

　　1.是順應(yīng)信息化社會發(fā)展的需要

　　隨著信息化社會的飛速發(fā)展，現(xiàn)代電子計算機技術(shù)及通訊技術(shù)應(yīng)用與發(fā)展越來越普及，由計算機網(wǎng)絡(luò)構(gòu)筑而成的數(shù)字化環(huán)境對我們影響越來越大。社會公眾對檔案信息的需求量不斷增加，如學(xué)生檔案、醫(yī)院檔案等等，人們對信息共享的迫切性也越來越明顯。

　　數(shù)字化檔案管理體系可以讓每一位利用者在任何時間，任何地點進入檔案管理系統(tǒng)，查詢自己需要的檔案信息，不受時間和空間的限制。在這種形勢下，數(shù)字化檔案管理應(yīng)運而生，逐步成為加快國家信息化步伐和發(fā)展檔案事業(yè)的需要。

　　2.能夠進一步提高辦公效率

　　傳統(tǒng)的檔案材料都是以紙張為主要載體，占空間，查找不便。而數(shù)字化檔案管理可以使檔案管理業(yè)務(wù)更加方便高效快捷，檔案能夠及時歸檔，迅速得到整理，更快提供運用，還能夠準(zhǔn)確反應(yīng)檔案當(dāng)前的情況。

　　通過數(shù)字化檔案進行查找不僅能準(zhǔn)確反映情況，而且可保證查詢檔案的準(zhǔn)確方便快捷，而且用戶不用受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

　　它可以有效地實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。簡而言之，數(shù)字化檔案管理就是將原來紙質(zhì)材料保存的檔案資料變成了提供信息的數(shù)字化控制中心。

　　3.能夠使檔案工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

　　檔案是社會信息資源的重要組成部分，已逐步成為國家進行經(jīng)濟建設(shè)、發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)的重要資源。檔案信息數(shù)字化的內(nèi)涵涉及到了檔案工作的各個方面。

　　在積極開發(fā)檔案信息資源時，檔案工作者應(yīng)以檔案業(yè)務(wù)方面規(guī)范化為重點為之提供有價值的檔案信息，真正實現(xiàn)檔案作為信息資源為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展提供更好的服務(wù)目標(biāo)。

　　對檔案進行數(shù)字化管理，便于制定統(tǒng)一且易操作的檔案標(biāo)準(zhǔn)，從而抓好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。

　　數(shù)字化檔案的意義

　　數(shù)字化檔案的意義：檔案信息數(shù)字化能夠提供檔案信息方便快捷的服務(wù)方式，數(shù)字化的檔案信息可以通過網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)實現(xiàn)異地的遠程利用，為需求者提供方便快捷的檔案信息服務(wù)方式和途徑。

　　1.檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化的重要內(nèi)容

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，使其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的數(shù)字圖像，并按照紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)關(guān)系。

　　隨著計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，我國檔案事業(yè)從傳統(tǒng)管理逐步邁向檔案信息化階段。

　　作為信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵支撐，紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案館和智慧檔案館的核心內(nèi)容之一，是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代檔案工作的必然選擇，館藏資源數(shù)字化也是實現(xiàn)檔案信息組織與服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案實體虛擬化、信息資源共享化、檔案利用知識化的基礎(chǔ)，是信息化社會給予檔案事業(yè)的新挑戰(zhàn)和新契機。

　　2.檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案管理、利用模式轉(zhuǎn)變的重要手段

　　檔案數(shù)字化工作以檔案存儲數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)大眾化為目標(biāo)，改變過去檔案工作單一、局限的管理模式，建立網(wǎng)絡(luò)化的檔案利用服務(wù)體系，不斷增強檔案信息社會共享和遠程服務(wù)功能。

　　統(tǒng)籌安排檔案利用服務(wù)、政府公開信息服務(wù)和其他公共服務(wù)，開展檔案信息在線檢索、調(diào)取、瀏覽、傳輸?shù)热袒献?，提供查檔一站式服務(wù)和遠程服務(wù)，由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉(zhuǎn)變，形成面向公眾、便捷高效的檔案信息服務(wù)利用體系。

　　3.檔案數(shù)字化是充分體現(xiàn)檔案價值的重要支撐

　　檔案信息化水平的提升，有利于進一步提高檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，突破檔案屬地利用限制，打破檔案“信息孤島”，實現(xiàn)館際檔案資源的共建共享。

　　隨著國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的深入推進，檔案工作發(fā)揮作用的空間越來越大，與老百姓的關(guān)系也越來越密切，依法樹立以開放為原則的服務(wù)理念，推動數(shù)字檔案資源的共建共享，可以全方位、多層次、多角度地為經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)。