文書檔案整理機(jī)構(gòu)

　　文書檔案的管理是對具有保存價(jià)值的文書檔案進(jìn)行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細(xì)則，歡迎閱讀!
      　　文書檔案管理細(xì)則一  
   　　第一條　為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。
 
   　　第二條　執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實(shí)記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。
 
   　　第三條　各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。
 
   　　第四條　水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。
 
   　　第五條　各級水行政主管部門的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。
 
   　　第六條　執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔
 
   　　(一)在每次執(zhí)法活動進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時(shí)將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;
 
   　　(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價(jià)值;
 
   　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;
 
   　　1. 水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報(bào)表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報(bào)告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書，結(jié)案報(bào)告等;
 
   　　2. 行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達(dá)回證等;
 
   　　3. 行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;
 
   　　4. 統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及其他各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
 
   　　5. 法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實(shí)施細(xì)則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;
 
   　　6. 其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價(jià)值的照片、音像資料等。
 
   　　(四) 檔案管理人員在接收文書檔案時(shí)，必須逐件查點(diǎn)清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。
 
   　　第七條　執(zhí)法文書檔案的整理與保管
 
   　　(一)按照類別和時(shí)間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;
 
   　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;
 
   　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交手續(xù)。
 
   　　第八條　執(zhí)法文書檔案的利用
 
   　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實(shí)際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;
 
   　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。
 
   　　第九條　各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報(bào)市水利局備案。
      　　文書檔案管理細(xì)則二  
   　　1、文書立卷
 
   　　每年年初機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時(shí)的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項(xiàng)分開。
 
   　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。
 
   　　②分級別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù)、下級的請示應(yīng)放在一起。
 
   　?、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。
 
   　　④分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
 
   　?、莘制谙?。根據(jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。
 
   　　在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實(shí)際情況，靈活運(yùn)用文件各特征(問題、作者、時(shí)間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機(jī)關(guān))，分別組合成若干個(gè)案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時(shí)間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。
 
   　　2、檔案管理
 
   　　將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
 
   　　3、檔案利用
 
   　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時(shí)間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時(shí)收回入庫。
 
   　　4、檔案統(tǒng)計(jì)
 
   　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門。
 
   　　5、檔案鑒定
 
   　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒有保存價(jià)值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
      　　文書檔案管理細(xì)則三  
   　　為了貫徹落實(shí)國家《檔案法》、中國科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項(xiàng)工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實(shí)際情況,制定如下實(shí)施細(xì)則.
 
   　　一、文書檔案管理體制
 
   　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實(shí)行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.
 
   　　2.由部門負(fù)責(zé)人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.
 
   　　二、文書檔案管理職責(zé)
 
   　　1.文書檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項(xiàng)檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.
 
   　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計(jì)本所文書檔案.
 
   　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.
 
   　　4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).
 
   　　5.負(fù)責(zé)本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價(jià)值的檔案.
 
   　　三、文書檔案兼職檔案員職責(zé)
 
   　　1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.
 
   　　2.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價(jià)值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.
 
   　　3.主動做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時(shí)"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.
 
   　　4.認(rèn)真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時(shí)移交檔案室.
 
   　　四、文件材料的收集和歸檔
 
   　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價(jià)值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.
 
   　　2.各職能部門平時(shí)建立預(yù)立卷,按年度歸檔.
 
   　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.
 
   　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限
 
   　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價(jià)值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.
 
   　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.
 
   　　3.確定檔案保管期限的原則:
 
   　　3.1 凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報(bào)告、總結(jié)、批復(fù),計(jì)劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機(jī)關(guān)針對本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實(shí)施的重要文件材料.
 
   　　3.2 凡是反映本所一般工作活動,在較長時(shí)間內(nèi)對本所工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.
 
   　　3.3 凡是在較短時(shí)間內(nèi)對本所有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報(bào)送的總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料.
 
   　　3.4 根據(jù)本所各職能部門管理工作實(shí)際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類, ⑵黨群工作類, ⑶人事教育類, ⑷科研管理類, ⑸基建資財(cái)類, ⑹后勤企業(yè)類.
 
   　　六、文書檔案整理要求
 
   　　1.整理原則
 
   　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用.
 
   　　2.質(zhì)量要求
 
   　　2.1 歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.
 
   　　2.2 歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.
 
   　　3.整理方法
 
   　　3.1 本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.
 
   　　3.2 歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報(bào)表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.
 
   　　3.3 歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時(shí),正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請示在后.
 
   　　3.4 歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.
 
   　　3.5 歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時(shí)間順序排列.
 
   　　3.6 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注.
 
   　　3.7 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.
 
   　　3.8 歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對同一問題的來文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.
 
   　　3.9 責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.
 
   　　3.10 文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄,不能省略.
 
   　　3.11 題名:填寫文件標(biāo)題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充,并外加" [ ] ".會議記錄須重?cái)M題名時(shí),應(yīng)寫明會議的時(shí)間和重要內(nèi)容.
 
   　　3.12 日期:填寫文件形的成時(shí)間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.
 
   　　3.13 頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計(jì)算頁數(shù)時(shí)以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計(jì).
 
   　　3.15 備注:注釋文件需要說明的情況.
 
   　　3.16 備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.
 
   　　3.17 不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.
 
   　　3.18 檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項(xiàng)目.
 
   　　3.19 歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".
 
   　　七、文書檔案的歸檔
 
   　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.
 
   　　2.歸檔時(shí)間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.
 
   　　3.歸檔時(shí),應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時(shí),雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點(diǎn)和驗(yàn)收.
 
   　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類與編目,使之便于查找和利用.
 
   　　八、文書檔案的保管和利用
 
   　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.
 
   　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實(shí)"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.
 
   　　3.定期檢查清點(diǎn)庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理解決.
 
   　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).
 
   　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).
 
   　　6.每一位工作人員都必須愛護(hù)檔案,自覺維護(hù)檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.
 
   　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時(shí),必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).
 
   　　九、文書檔案的鑒定和銷毀
 
   　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.
 
   　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報(bào)所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).
 
   　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時(shí),應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.
 
   　　十、獎勵和處罰
 
   　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評比.對能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時(shí)完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.
 
   　　2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個(gè)人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報(bào)人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.
 
   　　十一、本細(xì)則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.
 
   　　十二、本細(xì)則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時(shí),按上級規(guī)定執(zhí)行.

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文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

(1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時(shí)間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

(2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時(shí)間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

(3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

(4) 編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目 錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

文書檔案

文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

拓展延續(xù)

如何做好文書檔案管理工作

一、優(yōu)化文書檔案管理制度

傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時(shí)間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時(shí)間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒有對所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時(shí)，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

在新時(shí)代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個(gè)共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

分類方法：

1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。

2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個(gè)問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類。

5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個(gè)部門分類，最后按保管期限分類。

保管

我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

銷毀

1）制定保管期限表；

2）制定銷毀檔案的審批制度；

3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

編制

按照各個(gè)全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。