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檔案整理工作臺(tái)(檔案整理工作臺(tái)價(jià)格)

時(shí)間:2022-11-04 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

檔案整理工作臺(tái)

、庫房

序號(hào)  設(shè)備名稱  推薦使用  使用范圍  說    明

1  直列式檔案密集架  據(jù)實(shí)際選用  庫房  防火、防塵。

2  空調(diào)  據(jù)實(shí)際選用  庫房、辦公、閱覽  防潮、防高溫、防有害氣體。

3  抽濕機(jī)、排氣扇  據(jù)實(shí)際選用  庫房  防潮。

4  雙層

窗簾  內(nèi)層:普通窗簾布  據(jù)實(shí)際選用  庫房、辦公、閱覽  防光、防高溫。

外層:防紫外線窗簾布

5  鐵門、鐵窗  據(jù)實(shí)際選用  庫房、辦公、閱覽  防火、防盜、防有害生物(鼠等)。

6  七氟丙烷氣體滅火  兩種同時(shí)選用  庫房  防火,庫房?jī)?nèi)不能使用水劑滅火器。

干粉滅火器  辦公、閱覽、其它  防火,庫房?jī)?nèi)不能使用水劑滅火器,公共場(chǎng)所用消防栓水噴淋滅火系統(tǒng)。

7  溫濕

度計(jì)  雙金屬片式溫濕度計(jì)  兩種之一  庫房  最好不要使用毛發(fā)溫濕度計(jì),因?yàn)椴惶珳?zhǔn)確,且使用年限短。

干濕球溫濕度計(jì)

8

藥  天然芳香中草藥

防霉驅(qū)殺蟲藥  四種交替

輪流使用  庫房  多種交替輪流使用,防止長(zhǎng)期使用同一種藥物致害蟲產(chǎn)生抗藥性。

抗霉殺蟲片

天然防蛀劑

中藥防蛀防霉劑

9  計(jì)算機(jī)及適用的檔案管理軟件  據(jù)實(shí)際選用  辦公

10  移動(dòng)硬盤(80G以上)  據(jù)實(shí)際選用  辦公  用于備份檔案數(shù)據(jù)(目錄條目、電子文件)。

11  復(fù)印機(jī)     辦公  可與辦公室合用,不須單獨(dú)配置。

12  照相機(jī)  據(jù)實(shí)際選用  辦公  可與辦公室合用,不須單獨(dú)配置。

13  自動(dòng)號(hào)碼機(jī)  長(zhǎng)城42型  辦公  打頁碼、件號(hào)用

14  8 位號(hào)碼印  據(jù)實(shí)際選用  辦公  填蓋檔案盒背脊年度、備考表日期用

15  黑色印油、紅色印油及印臺(tái)  據(jù)實(shí)際選用  辦公

16

平邊切刀  據(jù)實(shí)際選用

辦公  用于裁切紙邊、取齊頁邊、裁剪標(biāo)簽等。

17  自動(dòng)

手鉆  電動(dòng)手鉆  據(jù)實(shí)際選用  辦公  用于裝訂過厚的檔案、檔案目錄、匯編等的打孔。日立牌比較靜音且質(zhì)量好。

鉆咀(3.5㎜、4㎜)

18  多用插座拖把(3M)  據(jù)實(shí)際選用  辦公  用于電鉆使用時(shí)電線不夠長(zhǎng)時(shí)使用。

19  大鐵夾  據(jù)實(shí)際選用  辦公  用于裝訂時(shí)夾牢固定紙張。

20  白色棉線(股扎或線球)

及穿針  據(jù)實(shí)際選用  辦公  用于裝訂過厚的檔案、檔案目錄、匯編等。用棉質(zhì),不用尼龍。

21  木砧板(直徑約30㎝)  據(jù)實(shí)際選用     用于電鉆鉆孔時(shí)作墊板。

22  裝訂機(jī)

訂書機(jī)  普通  據(jù)實(shí)際選用  辦公

厚層

23

不銹鋼

訂書釘  6 ㎜  云南樂春天牌或其它  辦公  用于裝訂的檔案、檔案目錄、匯編等。歸檔文件必須用不銹鋼訂書釘。

13 ㎜

17 ㎜

24  起釘機(jī)  據(jù)實(shí)際選用  辦公

25  美工刀(界紙刀)及刀片  據(jù)實(shí)際選用  辦公

26  直尺  據(jù)實(shí)際選用  辦公

27  剪刀  據(jù)實(shí)際選用  辦公

28  膠水  據(jù)實(shí)際選用  辦公

29  雙面膠(1-4㎝)  據(jù)實(shí)際選用  辦公  貼標(biāo)簽等用。

30  透明膠  據(jù)實(shí)際選用  辦公  貼標(biāo)簽等用。

31

檔案整理工作臺(tái)

檔號(hào)章(1套)

據(jù)實(shí)際選用

辦公  檔號(hào)章包括(文書檔號(hào)章、文書歸檔改革檔號(hào)章、科技檔號(hào)章、會(huì)計(jì)檔號(hào)章、保管期限章、英文字母粒、阿拉伯?dāng)?shù)字粒、漢字粒<○-九>)、碳素(或黑色)印臺(tái)、紅色朱砂印臺(tái)等。

32

檔案目錄柜(全玻璃移門柜850W×420D×1880H)㎜  據(jù)實(shí)際選用  辦公、閱覽  亞光靜電噴塑,乳白色,全玻璃搪門,內(nèi)分五層,每層放A4均可。用于存放檔案目錄、文件匯編、編研材料、全宗卷、圖書資料等。

33  辦公臺(tái)及椅子  據(jù)實(shí)際選用  辦公、閱覽  檔案員檔案辦公及借閱時(shí)閱覽用。

34  電腦臺(tái)及椅子  據(jù)實(shí)際選用  辦公  檔案員檔案辦公用。

35  打印機(jī)  HP 激光打印機(jī)A4  辦公  檔案員檔案辦公、打印檔案目錄等用。

36  檔案整理工作臺(tái)及椅子

(約2.4M×1.2M)  據(jù)實(shí)際選用  辦公、閱覽  檔案員整理檔案用。

37

儲(chǔ)物柜

據(jù)實(shí)際選用

辦公、閱覽  用于存放檔案室檔案借閱登記簿、溫濕度記錄簿、檔號(hào)章、棉線、裝訂機(jī)、訂書釘、印臺(tái)、自動(dòng)號(hào)碼機(jī)、印油、自動(dòng)手鉆、鉆咀、多用插座拖把、穿針、木砧板、起釘機(jī)、美工刀及刀片、直尺、剪刀、膠水、雙面膠、透明膠及其它小件檔案用品。

怎樣做好檔案管理工作

導(dǎo)語:檔案管理的對(duì)象是檔案,服務(wù)對(duì)象是檔案利用者,所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會(huì)利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少,并有一定程序。

分門別類

首先,把自己所有的文件資料全部放到一起,然后按照你們長(zhǎng)期使用的類別去分類,不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的,舉例說明:人事肯定是按照人力的六大模塊進(jìn)行分類,如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理、勞動(dòng)關(guān)系管理。這是公司級(jí)文件分類,人事內(nèi)部部門會(huì)在按照自己負(fù)責(zé)的模塊進(jìn)行分類,意思就是按照你經(jīng)常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的,因?yàn)闄n案袋上有明細(xì),有的資料不是一份,根據(jù)時(shí)間有很多,有的是同一個(gè)事件有不同的資料集合,但是他們都是屬于同類資料,難么檔案袋的作用就顯而易見了,檔案袋不僅可以收納資料,而且還能把里面涵蓋的份數(shù)及基本內(nèi)容寫出來,這樣你需要的時(shí)候直接看檔案袋就可以了,無需全都翻出來一個(gè)一個(gè)的找

常用資料的歸整

很多時(shí)候我們的資料是日常性的文件,經(jīng)常用到,甚至是每天都用到,那么我們肯定是放在辦公桌上,這時(shí)候就用到文件框了,文件框上每一看欄做好標(biāo)識(shí),每次使用時(shí)按照規(guī)定好的放好,假如有人要借閱你的資料,你又恰好不在,你就可以跟他說讓他按照標(biāo)識(shí)自己去找,總比他把所有資料都翻亂了要好,這樣節(jié)省雙方的時(shí)間

部門資料提報(bào)

有的時(shí)候我們每隔一段時(shí)間都要向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提報(bào)資料,這類資料每個(gè)月都要,甚至是每個(gè)星期,有時(shí)候我們可能會(huì)忙的忘記時(shí)間,為了防止工作沒做好,我們還可以按照處理資料的時(shí)間進(jìn)行排序,這樣就會(huì)記得什么資料緊急處理,什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現(xiàn)在不似以前,辦公基本人手一臺(tái)電腦,文檔除了要做好本身的整理,電腦里一定要有存檔,除了電腦存檔以外,還應(yīng)該有一份管理清單,這個(gè)清單要記錄的內(nèi)容有時(shí)間,用途,標(biāo)題,份數(shù),歸檔地以及需求人等相關(guān)信息

領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)資料的回拿

檔案除了保存,肯定還有在工作中,比如有的文檔需要領(lǐng)導(dǎo)簽字批復(fù)之類的,而領(lǐng)導(dǎo)不可能隨時(shí)隨地能幫你簽字,得等領(lǐng)導(dǎo)有時(shí)間才能集中處理,這就需要給領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備那種抽屜式的文件框,上面標(biāo)注,待處理,駁回,處理完畢,不論領(lǐng)導(dǎo)在不在,你自己去看一下,就知道那些文件已經(jīng)簽字可行,哪些被駁回了,還有哪些沒有處理,這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序,完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn),規(guī)范公文處理,把好公文形成關(guān),是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同,有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的,有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者,由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同,對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異,導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面:

1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分;一文請(qǐng)示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件,但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí),也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào),行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確,不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況,嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此,作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員,平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理,依照有關(guān)規(guī)定,全面審核,嚴(yán)格核稿,特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接,共同磋商,盡量將各種問題都解決在核稿階段,決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪,以確保公文的高質(zhì)量、高水平,以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作,從公文的評(píng)估分類做起

公文形成后,經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理,待文件涉及的事務(wù)處理完畢,文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估,根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理:去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀,而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來,以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力,能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔,供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作,可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:

1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí),要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化,就必須重視公文的規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融,加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制,這樣才能保證檔案的質(zhì)量,減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù),避免重復(fù)立卷,使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性,要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的`頭腦里,要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度,使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此,務(wù)必要按照《辦法》的要求,規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件,對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中,文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí),加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng),最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍,《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等,以便需要時(shí)查閱,真正做到邊工作,邊學(xué)習(xí),在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中,很多檔案工作人員都兼任秘書工作,因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。

三、完善公文材料,做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料,發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要,同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回,以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手:

1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文,做完收文登記后,首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值,如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成,便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件,退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后,卻具有儲(chǔ)存價(jià)值,能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用,因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求,用不銹鋼釘子重新裝訂,后進(jìn)行傳閱,閱辦完畢后,已初步進(jìn)入歸檔程序,進(jìn)一步歸整,以備平時(shí)查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后,應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全,按照從上到下,依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整,并統(tǒng)一裝訂成冊(cè),初步完成“件”,由零散“頁”到集中歸整為“件”,到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

四、善于交流,接受新信息,達(dá)到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門,不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值,一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色,創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),樹立精品意識(shí),培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息,擴(kuò)大知識(shí)視野,提高自己的鑒別能力,充分利用各種媒體和機(jī)會(huì),主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料,如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等,從而達(dá)到資源共享的目的。

一、政治素質(zhì)要合格

樹立堅(jiān)定的政治信念,用科學(xué)的理論武裝頭腦。要堅(jiān)定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策,堅(jiān)持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。要堅(jiān)持實(shí)事求是,尊重歷史,在工作中要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé),為現(xiàn)實(shí)服務(wù),替未來著想的原則,愛崗敬業(yè),認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的科學(xué)態(tài)度。教書育人是一種奉獻(xiàn),管理育人和服務(wù)育人同樣也是一種奉獻(xiàn)。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)∶?,默默無聞地為莘莘學(xué)子服務(wù)。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國(guó)家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策,又要熟悉和掌握與檔案工作相關(guān)的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)和方法。具有依法治檔的法制意識(shí)。用法律和紀(jì)律約束自己,牢固樹立以法治檔的思想觀念,與一切違反《檔案法》的行為進(jìn)行堅(jiān)決的斗爭(zhēng)。

二、知識(shí)素質(zhì)要全面

掌握檔案專業(yè)知識(shí)。檔案工作是專門業(yè)務(wù),從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到提供利用,有一整套的理論和工作方法,學(xué)生檔案工作人員只有學(xué)習(xí)掌握這些理論與方法,才能保證工作質(zhì)量,提高工作效能,逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案工作的科學(xué)管理。掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)。要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化,就必須掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理等方面的技能。掌握一定的外語知識(shí)。學(xué)生檔案工作者還需具備一定的英語應(yīng)用能力,這樣才能適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)對(duì)學(xué)生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務(wù)素質(zhì)要精湛

培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)、精益求精的工作作風(fēng)。學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱苦、細(xì)致的工作,從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉(zhuǎn)遞到檔案的保管、利用,每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開求真務(wù)實(shí),每一個(gè)過程都要求謹(jǐn)小慎微,任何一個(gè)細(xì)節(jié)的失誤都會(huì)給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質(zhì)要健康

學(xué)生檔案工作是一項(xiàng)艱苦而繁瑣的工作。由于長(zhǎng)期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因,導(dǎo)致在學(xué)生檔案工作者身上出現(xiàn)了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此,要想做好檔案工作,就必須加強(qiáng)體育鍛煉,增強(qiáng)身體素質(zhì)。

如何做好檔案管理工作?

如何做好檔案管理工作
一、提高綜合工作素質(zhì)
  要想將綜合檔案的管理工作更好的實(shí)施下去,那么首先需要引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視,這樣才可以促進(jìn)工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的認(rèn)同,才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應(yīng)該將自己的主觀能動(dòng)性充分的發(fā)揮出來,奧正檔案管理工作更加順利的進(jìn)行下去,讓領(lǐng)導(dǎo)明確這項(xiàng)工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面:
  1.管理人員應(yīng)該保持良好工作態(tài)度,將自己的本質(zhì)工作做好,要獲得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的 滿意,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè),給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。
  2.加強(qiáng)宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案工作,他們認(rèn)為檔案工作是可有可無的,這是因?yàn)樗麄儗?duì)于檔案管理工作缺乏基本的認(rèn)知度,以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應(yīng)比較重要的文件資料給領(lǐng)導(dǎo)看,使領(lǐng)導(dǎo)可以對(duì)于檔案工作留下深刻的印象,并且受到一定的啟發(fā),在實(shí)踐工作當(dāng)中得到有效的利用。工作人員也可以找機(jī)會(huì)交流檔案工作,發(fā)揮出管理工作的重要性,這樣可以使領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作產(chǎn)生極大的認(rèn)同感。
二、綜合利用各種資源,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理
  當(dāng)前各個(gè)領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展,檔案工作也由此發(fā)生很大的改變,出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大,因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復(fù)雜,對(duì)于管理者的要求也逐漸提高,需要利用各種現(xiàn)代管理手段,將檔案管理當(dāng)中存在的問題信息進(jìn)行解決。
  1.加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì):檔案管理工作對(duì)于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求,工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識(shí),并且具備職業(yè)責(zé)任感和職業(yè)道德,加強(qiáng)樂于奉獻(xiàn)的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料,使自身的知識(shí)領(lǐng)域得到拓展,從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高,使新時(shí)代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。
  2.提高綜合管理素質(zhì):針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作,通常都是利用手工抄寫的方式,雖然很容易操作,但是其工作效率卻比較低,很容易出錯(cuò)。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展,傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用,檔案管理工作需要利用科技手段,檔案管理人員需要熟練掌握這些先進(jìn)的科技手段,使自身的職業(yè)技能進(jìn)行提高個(gè),在崗位上一邊工作一邊學(xué)習(xí),對(duì)于最新的管理方法及時(shí)的掌握,并且對(duì)于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注,成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。
  3.充分利用現(xiàn)有的資源:檔案當(dāng)中涉及到豐富的信息,這也是重要的信息資源。但是這樣一來,檔案整理工作就會(huì)變得更加沉重,具有很多重復(fù)的工作,加大了勞動(dòng)強(qiáng)度?,F(xiàn)代的工作通常都是利用計(jì)算機(jī)完成,使工作變得更加簡(jiǎn)單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習(xí)慣,雖然工作標(biāo)準(zhǔn)都是統(tǒng)一的,但是由于個(gè)人的主觀因素是不同的,這會(huì)為立卷工作帶來很大的不便,這樣看來計(jì)算機(jī)管理具有不可代替的優(yōu)勢(shì),避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤,使工作效率得到極大的提高。
三、加強(qiáng)培訓(xùn)的工作力度
  檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平對(duì)于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應(yīng)該適應(yīng)工作的需要,將檔案管理者的主觀能動(dòng)性充分的發(fā)揮出來,使其知識(shí)水平和掛歷能力得到全面提高,要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應(yīng),將工作強(qiáng)度進(jìn)行簡(jiǎn)化,從而認(rèn)識(shí)工作觀念得到轉(zhuǎn)變,放棄傳統(tǒng)的工作方式,不斷學(xué)習(xí)新的管理方式和管理工具。
  1.加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度:不斷發(fā)展繼續(xù)教育,使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進(jìn)一步的適應(yīng),在檔案管理過程中,繼續(xù)教育的實(shí)際意義需要得到充分的認(rèn)識(shí),可以對(duì)于時(shí)代發(fā)展的要求更好的適應(yīng),從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。
  2.加強(qiáng)制度建設(shè):開展檔案工作的培訓(xùn)需要建立良好的運(yùn)行機(jī)制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度,并且嚴(yán)格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ),建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵(lì)機(jī)制,從而對(duì)于繼續(xù)教育運(yùn)行機(jī)制得到有效的監(jiān)督和保障。
  3.開展綜合培訓(xùn):以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ),在培訓(xùn)的過程中,需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進(jìn)行提高。對(duì)于相關(guān)的知識(shí)進(jìn)行普及,例如哲學(xué)、歷史學(xué)等等,與此同時(shí),需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)科學(xué)信息知識(shí),在檔案的管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù),從而將管理工作的效率得到提高。
四、 深入和完善現(xiàn)代的檔案資料
  檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中,需要明確的分類所有的文件,對(duì)其實(shí)現(xiàn)編號(hào)。與此同時(shí),需要科學(xué)的分類所有的文件資料,以不同部門為基礎(chǔ),對(duì)所有的資料進(jìn)行分類。以資料的屬性和作用進(jìn)行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費(fèi)的時(shí)間,同時(shí)也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況,使服務(wù)質(zhì)量得到提高,使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

兼職檔案管理員做好檔案整理的工作流程?

年中即將來到,不少企業(yè)或者機(jī)關(guān)單位要開展檔案的規(guī)整工作。兼職檔案管理員,在這段時(shí)間主要進(jìn)行檔案的規(guī)整以及錄入。所以要做好一個(gè)合格的兼職檔案管理員,首要要了解以下幾點(diǎn)兼職檔案管理員的工作職責(zé):1、負(fù)責(zé)管理公司各個(gè)部門產(chǎn)生的檔案材料,包括文件材料的接收、整理,檔案的提供利用等。2、責(zé)任心強(qiáng),維護(hù)公司檔案歷史真跡,確保檔案的真實(shí)性和安全性,據(jù)實(shí)用檔,切實(shí)履行保密義務(wù)。3、確保檔案收集工作的規(guī)范性,并督促各部門及時(shí)歸檔。4、完整接收各部門移交的檔案,對(duì)未及時(shí)移交的檔案資料主動(dòng)向使用或產(chǎn)生該檔案的部門催收。5、完成領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)。另外兼職檔案管理員也要對(duì)檔案整理工作流程及要求了解清楚一、收集了解部門職能職責(zé),將平時(shí)在工作活動(dòng)中形成的文字,圖表,聲像等材料完整地收集起來。二、鑒定對(duì)收集的材料逐份鑒定,看是否屬于部門文件材料的歸檔范圍,不屬歸檔范圍的,可作參考資料保存,屬于部門歸檔的文件材料,按照檔案整理流程及要求逐一整理。三、分類根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律,將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。四、組卷組卷的具體做法:項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷;管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)件、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。五、案卷及卷內(nèi)文件的排列1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列;2、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列;3、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。此外,卷內(nèi)文件頁號(hào)、加蓋檔號(hào)章與檔號(hào)、卷內(nèi)目錄、案卷封面和案卷脊背的編制,填寫案卷目錄以及檔案盒的規(guī)格各單位都有獨(dú)立具體的要求。在檔案整理完畢后,根據(jù)檔案盒的盒號(hào)順序依次放入檔案密集架,檔案整理工作也就結(jié)束了。

檔案整理工作臺(tái)

檔案修復(fù)基本技術(shù)方法

為了保證破損檔案能恢復(fù)原來的面目,在保存和利用中發(fā)揮作用,修復(fù)檔案時(shí)要一定要保持文件的面貌。那么,下面是我為大家整理的檔案修復(fù)基本技術(shù)方法,歡迎大家閱讀瀏覽。

一、檔案修復(fù)的原則

為了保證破損檔案能恢復(fù)原來的面目,在保存和利用中發(fā)揮作用,修復(fù)檔案時(shí)要一定要保持文件的面貌;修復(fù)工作不能弄臟檔案文件;修復(fù)檔案的各種材料不能對(duì)檔案制成材料產(chǎn)生任何副作用;修復(fù)檔案使用的各種加固材料要盡可能是可逆的。也就是說,修復(fù)好的檔案在使用中損壞了,仍可以再次修復(fù)。

二、檔案修復(fù)前的準(zhǔn)備工作

只有做好準(zhǔn)備工作,才能避免因?qū)ふ夜ぞ?、缺乏材料和尚未確定修復(fù)方法而使修復(fù)工作發(fā)生混亂,從而降低修復(fù)效率和使已損壞的文件遭到更大的損傷。修復(fù)前準(zhǔn)備工作包括如下內(nèi)容。

(一)做好文件的接收和登記工作

接收修復(fù)檔案進(jìn)行登記的目的是使工作不紊亂、責(zé)任分明和避免文件的丟失。也便于以后總結(jié)工作。所以,凡是需要進(jìn)行修復(fù)的檔案在送往裱糊室時(shí),必須要登記。登記時(shí)要寫清文件的名稱、數(shù)量、頁數(shù)、接收人姓名、接收日期等。還要說明文件損壞的程度,需要修復(fù)技術(shù)處理的性質(zhì)和要求,例如是加固紙張、還是鞏固字跡等。最后看有無附件和說明。要做到雙方當(dāng)面清點(diǎn)文件,交接手續(xù)清楚完備。

(二)去塵和消毒

需要修復(fù)的文書一定要去除灰塵,避免在修復(fù)過程中沾染文件而在修復(fù)后無法除去。去塵時(shí)應(yīng)根據(jù)修復(fù)檔案的數(shù)量和灰塵污染的程度來確定去塵方法。文件數(shù)量少肘,可以采用輕微抖動(dòng)的辦法,必要時(shí)應(yīng)一頁頁抖動(dòng)。也可把文件上的灰塵用毛刷輕輕刷掉。如果文件的數(shù)量大,可以用去塵器除塵。

(三)對(duì)檔案進(jìn)行檢查。

為了確定字跡的成分和紙張質(zhì)量以及損壞的性質(zhì)和程度,以便確定合理的修復(fù)方法和程序,在修復(fù)以前需要對(duì)檔案認(rèn)真檢查。例如,檢查檔案中的字跡是否耐水浸。當(dāng)字跡遇水滲化擴(kuò)散時(shí),則應(yīng)對(duì)字跡進(jìn)行鞏固后再做其它處理。再如托裱前要檢查紙張的酸度。如酸度過大,應(yīng)先采取措施對(duì)托裱的檔案先去酸再托裱。

(四)確定采用的修復(fù)方法

檔案文件損壞的情況是不同的,因此,要根據(jù)損壞的具體情況確定其修復(fù)的手段。例如,對(duì)檔案是用去污還是用去酸技術(shù),或是用修裱的方法。這要根據(jù)具體情況具體分析而定。

采用修祛技術(shù)修復(fù)檔案需要做如下準(zhǔn)備:

1.粘膠劑的配制

修裱檔案時(shí)一般要使用粘膠劑——漿糊。目前有的檔案館使用新的修裱漿糊,即羧甲基纖維素(簡(jiǎn)稱CMC),是纖維素經(jīng)堿化、醚化形成的白色、無味和無毒的粉末。其水溶液呈中性或微堿性。比小麥淀粉漿糊的抗霉能力強(qiáng),在溫度 28~30oC,相對(duì)濕度80%時(shí)也不生霉。粘著強(qiáng)度、機(jī)械強(qiáng)度和抗老化性較好,但溫度過高會(huì)影響效果。使用時(shí)加入l~2%甘油使其潤(rùn)滑。因其吸濕能力強(qiáng),用它裱糊的檔案要保管在相對(duì)濕度85%以下的環(huán)境中。

2.修被用紙的選擇

對(duì)修被用紙的要求:

含有害化學(xué)雜質(zhì)越少越好;含破布紙漿成分越多越好;紙張顏色不能太暗,白度好,要薄、柔軟,并有一定的強(qiáng)度;透明度好,雙面托裱用紙的透明度應(yīng)更高;要按照檔案文件損壞程度選擇用紙。根據(jù)以上要求,修裱檔案文件通常使用以下幾種紙。綿連紙:是一種薄型宣紙,適于作托裱手工紙。托裱手工紙還可用河南綿紙、廣西綿紙和紗紙等。此外,還可以用云母原紙這種透明度高、強(qiáng)度大的紙張作兩面有字檔案的保護(hù)層及珍貴檔案或地圖的托接用紙。卷煙紙的纖維均勻緊密,紙面光滑,抗張力較強(qiáng),也可用于修補(bǔ)或托裱損壞的檔案。

三、檔案的去污技術(shù)

由于紙質(zhì)檔案損壞的狀況種類多,所以對(duì)其所用的修復(fù)技術(shù)也不同。下面主要介紹紙質(zhì)檔案的去污和去酸技術(shù)、字跡的鞏固和紙張加固技術(shù)、字跡的恢復(fù)和檔案修裱技術(shù)等。

1.檔案被污染的途徑

(1)灰塵、煤煙、霉菌及害蟲對(duì)檔案的污染;(2)各種汗斑、汗垢、墨點(diǎn)及食物斑點(diǎn)、臘斑和鉛筆道等對(duì)檔案的污染;(3)工作人員在制作、處理加固文件過程中沾染的各種污點(diǎn),如膠水、漿糊、漬印等;(4)水浸泡后的檔案形成的水漬等。

2.污斑對(duì)檔案的影響

斑點(diǎn)不多只影響字跡的清晰度,斑點(diǎn)多時(shí)會(huì)遮蓋字跡而影響使用。各種斑點(diǎn)和污垢如長(zhǎng)期存在,其內(nèi)部成分就要對(duì)紙張和字跡直接損壞,造成紙張纖維不耐久,字跡發(fā)生褪變。

3.去污方法

包括機(jī)械法去污,水洗去污,有機(jī)溶劑去污,化學(xué)藥劑去污幾種方法,實(shí)踐中可根據(jù)需要進(jìn)行選擇應(yīng)用。

四、檔案修裱技術(shù)

對(duì)強(qiáng)度較差的、已損壞或正在損壞的檔案紙張,在不能用加固的方法恢復(fù)和提高強(qiáng)度時(shí),就要采用修裱技術(shù),以延長(zhǎng)檔案的保管和使用壽命。

檔案修裱技術(shù)是利用漿糊作粘著劑,運(yùn)用修補(bǔ)和托裱的方法把選定的紙張補(bǔ)或托在檔案文件頁上使其強(qiáng)度增加的方法。修裱檔案是修復(fù)工作中的重要內(nèi)容之一,當(dāng)前主要使用以下兩種方法。

(一)檔案文件的托裱

在檔案文件頁的一面或兩面托上一層選用的紙,用以加固檔案紙張強(qiáng)度。隨了對(duì)工作室、設(shè)備及工具材料的要求外,掌握正確的托裱方法與技能也十分重要。托裱檔案的方法有兩種。

(1)單面托裱

適合加固面有字的文件.即把托紙托在無字的一面上。根據(jù)文件字跡溶水的情況分為濕托和干托。

濕托的操作如下:

第一,在修復(fù)工作臺(tái)上先鋪上比檔案文件大的油紙,用噴水壺噴濕展平。

第二,把文件字面向下在油紙上展平,然后用排筆蘸漿糊由左向右薄薄刷上一層。如發(fā)現(xiàn)文件上有裂紋要對(duì)齊,有洞要補(bǔ)好,并檢查有無排筆毛,如有可用鑷子拿掉。

第三,用左手拿著比文件四周大1.5寸的托紙,右手握一住棕刷,從右向左進(jìn)行排刷。托紙上完后,再用棕刷刷一遍,使文件和托紙緊貼在一起。

第四,把文件和油紙一起反扣過來,揭去油紙,在托裱紙的四周除右下角處留有一空隙不刷漿糊外,其它邊緣處都刷漿糊,貼在大墻或繃子上。

第五,文件在繃子或大墻上自然涼干,經(jīng)過兩天即可干燥。要求有適宜的相對(duì)濕度,否則被托裱的檔案文件易破裂。然后用竹簽從留有的空隙內(nèi)插入,緊貼繃子向下移動(dòng),然后向上。再用兩手拿住文件,兩端與繃子呈45度角時(shí)輕輕揭下。

第六,揭下的文件放在裁紙板上,用裁紙刀技文件規(guī)定大小的要求裁齊即可。如文件字跡遇水涸化,不能使用濕托方法時(shí)可以使用干托。根據(jù)上托紙的方法把干托分為飛托和腹托。

由以上內(nèi)容可以看出,干托和濕托的區(qū)別是刷漿糊的位置不同,濕托是把漿糊刷在文件上,干托是把漿糊刷在托紙上。

(2)雙面托裱

適用于雙面有字的檔案文件。它和單面托裱的方法基本一樣,只是對(duì)托紙有特殊的要求。要求紙張含纖維素多、紙薄、透明度高。一般使用云母原紙、鏡頭紙和打字紙等。

托裱時(shí)應(yīng)注意的問題:

第一,托裱檔案文件需加邊時(shí),要加邊后再托裱。

第二,托裱前要檢查字跡的耐水性,根據(jù)字跡的耐水情況確定使用干托還是濕托。

第三,嚴(yán)格選擇使用的漿糊和托紙,這是保證托裱文件質(zhì)量的關(guān)鍵。

第四,托裱時(shí)托紙要上正,托紙纖維方向和檔案紙張纖維方向、光滑面要求一致。

檔案管理工作情況總結(jié)

總結(jié)是事后對(duì)某一階段的學(xué)習(xí)、工作或其完成情況加以回顧和分析的一種書面材料,它可以明確下一步的工作方向,少走彎路,少犯錯(cuò)誤,提高工作效益,因此十分有必須要寫一份總結(jié)哦??偨Y(jié)一般是怎么寫的呢?以下是我?guī)痛蠹艺淼臋n案管理工作情況總結(jié),歡迎大家分享。

一年來,我室在檔案管理處的領(lǐng)導(dǎo)和兄弟科室的支持和幫助下,認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的各項(xiàng)方針、政策,進(jìn)一步強(qiáng)化職工思想教育,為了全面完成與檔案管理處簽訂的各項(xiàng)工作目標(biāo),我們主要做了以下幾個(gè)方面的工作:

一、檔案收集整理工作。

一年來,為了更好的服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn),我室共收集各門類文件材料12175份,整理各門類檔案1230卷、540件,輸入和完善了xx年的數(shù)據(jù)庫。整理資料959卷,累計(jì)800多件、底圖1850張。各門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率均達(dá)98%以上。提供利用服務(wù)700人次,12804卷次,復(fù)印3690份。查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%,由于我們高質(zhì)量的服務(wù),在年度服務(wù)質(zhì)量考核過程中優(yōu)秀率達(dá)100%。創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益14萬元,并得到了各基層單位及廣大用戶的一致好評(píng)。

二、積極與轄區(qū)單位協(xié)調(diào),贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

1、為了搞好檔案工作,贏得轄區(qū)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持,我們多次到地調(diào)處、十二礦區(qū)等單位向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)我室檔案工作狀況,讓領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義,以及我室取得的成績(jī)和工作中存在的實(shí)際困難,得到了轄區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重視,去年為我室撥款2。9萬元,由于資金一直沒有到位,在處辦公室的大力支持和幫助下,多次與物資購(gòu)物中心協(xié)調(diào),到今天七月份為我室購(gòu)買了空調(diào)、微機(jī)(柜式空調(diào)一臺(tái),窗式空調(diào)七臺(tái),微機(jī)一臺(tái))等設(shè)備,并投入試用。

2、積極與地質(zhì)調(diào)查處協(xié)調(diào)為我室解決網(wǎng)絡(luò)問題,得到了該單位領(lǐng)導(dǎo)的支持,在該單位進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)改造時(shí),也為我室安裝了網(wǎng)線,此項(xiàng)工作正在運(yùn)行中。

3、隨著現(xiàn)代化的不斷進(jìn)展,我室原始檔案的測(cè)量數(shù)據(jù)軟盤有大部分?jǐn)?shù)據(jù)已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的微機(jī)讀取,給服務(wù)單位帶來很多不便,為了更好的服務(wù)于生產(chǎn)單位建設(shè),我室多次與勘探事業(yè)部的領(lǐng)導(dǎo)反映此情況,得到了該單位的大力支持,此項(xiàng)工作已立項(xiàng)讓計(jì)算中心的工作人員為我室解決原始測(cè)量數(shù)據(jù)的光盤轉(zhuǎn)錄工作。此項(xiàng)工作正在進(jìn)行中。

4、由于受現(xiàn)有環(huán)境及客觀條件的限制,物探檔案樓的供電狀況與檔案管理現(xiàn)狀相差甚遠(yuǎn)。而線路也隨著時(shí)間的推移逐漸老化,現(xiàn)有的電力需要和線路嚴(yán)重超載的現(xiàn)狀使得整棟?rùn)n案樓供電狀況日趨惡化,為此,我多次向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電力供應(yīng)狀況與檔案保管現(xiàn)狀的矛盾,引起了處領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,他們多次向上級(jí)主管部門反映,經(jīng)過多方努力,xxx年x月x日,xx檔案樓的線路改造工作終于動(dòng)工了,通過近一個(gè)月的施工,順利完成了物探檔案樓的線路改造工作。

5、對(duì)現(xiàn)存監(jiān)視記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和鑒定工作。現(xiàn)在我室存有大量的監(jiān)視記錄,有的'已經(jīng)超期保存多年,為此,我組織員工對(duì)現(xiàn)存監(jiān)視記錄進(jìn)行了全面的核查,并與xx處的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行和協(xié)商,按照監(jiān)視記錄的保管期限對(duì)現(xiàn)存監(jiān)視記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀工作,目前此工作正在進(jìn)行中,預(yù)計(jì)到明年年初這項(xiàng)工作會(huì)順利完成。

三、為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù),做好檔案編研工作。

為了更好的服務(wù)于企業(yè)的科研與生產(chǎn),我室積極做好檔案的編研工作,根據(jù)企業(yè)科研、生產(chǎn)的需要編寫了xx處xxx年度的《大事記》、《組織沿革》、《鉆井新到資料目錄》、《檔案利用效益匯編》等編研資料,為生產(chǎn)和科研單位提供了服務(wù)。并還積極向《xx檔案》、《xx政工》投稿14篇,其中有5篇分別被采納。局級(jí)科研項(xiàng)目《運(yùn)用qc提高xxx檔案利用質(zhì)量》獲得xxx年局級(jí)三等獎(jiǎng)。

四、圍繞檔案管理規(guī)范,加強(qiáng)安全防范意識(shí)。

加強(qiáng)庫房管理,認(rèn)真做好庫房的安全防范工作,上下班按時(shí)做好溫濕度記錄,熟練掌握各類設(shè)備性能的操作方法,嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備操作規(guī)程,按時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修保養(yǎng),庫房?jī)?nèi)實(shí)行了專人管理,經(jīng)常檢查所管設(shè)備是否完好,離開庫房及時(shí)關(guān)門落鎖,關(guān)閉電源,做到24小時(shí)有人值班,并專門做了一塊安全標(biāo)語牌掛在辦公室門口時(shí)刻提醒全室員工注意安全防范工作。(其內(nèi)容是:見到事故隱患向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映一聲;見到危險(xiǎn)作業(yè)互相提醒一聲;見到不符合安全規(guī)定行為勸阻一聲。)

五、積極參加處里開展的各項(xiàng)活動(dòng),按時(shí)完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)指標(biāo)任務(wù),并做到各項(xiàng)費(fèi)用不超標(biāo),取得了較好的成績(jī)。

六、存在的問題:

1、加強(qiáng)微機(jī)理論學(xué)習(xí),進(jìn)一步提高微機(jī)操作水平。

2、大事記、組織沿革還需加強(qiáng)。

3、樓房屋頂漏雨,需要維修。

4、庫內(nèi)急需增加檔案裝具(密集架),膠片檔案已無法存放。

七、下步打算:

1、積極深入到基層科室,做好兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作,做到腿勤、嘴勤,使文件材料歸檔率、完整率、齊全率都達(dá)到要求。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)改制企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)與指導(dǎo),完善特種載體檔案的管理,加強(qiáng)電子、照片、錄音錄像等特種載體檔案和榮譽(yù)檔案的收集及規(guī)范化整理工作。

2、協(xié)助計(jì)算中心做好原始檔案數(shù)據(jù)的光盤轉(zhuǎn)錄工作。

3、做好微機(jī)聯(lián)網(wǎng)前的準(zhǔn)備工作,全室人員要通過自學(xué)和培訓(xùn),熟練操作微機(jī),盡快達(dá)標(biāo),不斷推進(jìn)我室的現(xiàn)代化管理檔案的進(jìn)程,加強(qiáng)所屬單位兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)建設(shè),確保兼職檔案員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定,加大各門類文件材料形成、積累、歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)力度,為微機(jī)聯(lián)網(wǎng)工作打下基礎(chǔ)。

4、繼續(xù)開展巾幗文明示范崗活動(dòng),堅(jiān)持周三、周五政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度,積極參加管理處及黨、工、團(tuán)組織的各項(xiàng)活動(dòng),完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

5、繼續(xù)做好檔案的編研工作,努力向《xx》、《xx》投稿,積極撰寫論文,抓好編研成果和調(diào)研課題的研究。

6、繼續(xù)做好檔案的保管工作,加強(qiáng)檔案庫房管理制度的落實(shí),嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度,做到無失泄密及損害企業(yè)利益事件發(fā)生,提供利用要及時(shí),查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%。用戶對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀率要達(dá)到100%。建立健全適合本室的各項(xiàng)管理、服務(wù)制度,使每個(gè)同志都樹立愛崗敬業(yè)的職業(yè)道德,切實(shí)提高全室職工的素質(zhì),樹立檔案系統(tǒng)的良好形象,積極開展檔案的預(yù)測(cè)服務(wù)、咨詢服務(wù)、電話查檔、上門服務(wù)等多種形式的服務(wù),方便用戶查詢。

一年來,我室在各項(xiàng)工作中雖然取得了一點(diǎn)成績(jī),但工作中還有許多不足,在今后的工作當(dāng)中,努力把各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作做得更好。

銀行檔案整理工作總結(jié)

一段時(shí)間的工作在不經(jīng)意間已經(jīng)告一段落了,回顧這段時(shí)間的工作,相信你有很多感想吧,不妨坐下來好好寫寫工作總結(jié)吧!你所見過的工作總結(jié)應(yīng)該是什么樣的?以下是我為大家整理的銀行檔案整理工作總結(jié),希望對(duì)大家有所幫助。

長(zhǎng)期以來,我行緊緊環(huán)繞上級(jí)行檔案工作的安排安排,在市分行的高度珍視下,嚴(yán)厲根據(jù)國(guó)度有關(guān)檔案工作的法律、標(biāo)準(zhǔn)和總行的檔案工作規(guī)章軌制,堅(jiān)定檔案集結(jié)聯(lián)合辦理原則,連續(xù)加大我行的檔案工作力度,竭力進(jìn)步等案工作辦理程度,科學(xué)保管各種檔案,做到檔案辦理與交易成長(zhǎng)有效聯(lián)合,以富裕闡揚(yáng)和利用檔案資本的利用代價(jià)。本年,我們聯(lián)合我行檔案工作近況,特別是“5.12”汶川大地震對(duì)我行檔案工作造成緊張感化的實(shí)際環(huán)境,建立了“一年一進(jìn)步,三年一大步”,力圖2010年我行檔案工作目標(biāo)辦理考核到達(dá)一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。

我們緊張做了以下幾方面工作:

(一)加強(qiáng)帶領(lǐng),落實(shí)責(zé)任,強(qiáng)化檔案工作構(gòu)造構(gòu)筑。

一是明了部分,落實(shí)責(zé)任。由綜合辦理部分當(dāng)真全行檔案平常工作辦理及年度目標(biāo)考核工作,探討辦理檔案工作中存在的題目,并及時(shí)向行帶領(lǐng)報(bào)告請(qǐng)教。二是配備干練高效,布局公道,數(shù)量富裕的專職檔案人員,確保了檔案工作的平常,連續(xù)展開。三是梳理檔案辦理軌制,訂定檔案工作成長(zhǎng)籌劃。近幾年檔案辦理的方法軌制跟著交易的成長(zhǎng)都在連續(xù)點(diǎn)竄美滿,為包管檔案工作跟上交易成長(zhǎng)的必要,我們及時(shí)對(duì)相干的辦理軌制、方法、操縱流程進(jìn)行了梳理,確保檔案辦理與交易成長(zhǎng)的有效聯(lián)合。上半年,根據(jù)上級(jí)行的整體安排安排,并聯(lián)合我行實(shí)際,我們訂定了檔案辦理三年目標(biāo)籌劃,建立了“一年一進(jìn)步,三年一大步,力圖2010年我行檔案工作目標(biāo)辦理考核到達(dá)一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。四是查抄監(jiān)督平?;?。我們按期對(duì)全行的檔案工作及檔案辦理環(huán)境進(jìn)行查抄監(jiān)督,及時(shí)發(fā)覺題目,及時(shí)整改。五是竭力加強(qiáng)檔案宣揚(yáng)工作。我們經(jīng)過議定各行處,部室構(gòu)造員工明白,進(jìn)修,熟悉檔案辦理的相干法則,進(jìn)步了員工的檔案法制意識(shí),在全行上下構(gòu)成精良的檔案工作環(huán)境。

(二)強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化辦理,竭力進(jìn)步等案辦理質(zhì)量。

一是初步建立了綜合檔案辦理系統(tǒng)。根據(jù)集結(jié)聯(lián)合辦理原則,我們對(duì)全轄交易檔案履行了集結(jié)聯(lián)合辦理。全行的法人客戶信貸檔案,個(gè)人客戶信貸檔案,文書、財(cái)務(wù)管帳、科技、特別載體檔案等都根本上兌現(xiàn)了集結(jié)辦理; 二是典范操縱流程,強(qiáng)化辦理軌制。我們?cè)诟鞣N檔案的匯集、料理、保管、借閱利用、鑒定燒毀方面,都嚴(yán)厲服從檔案辦理軌制,確保檔案匯集富裕、檔案交代手續(xù)齊備、檔案料理典范、檔案內(nèi)容完好、檔案辦理期限別離精確,做到交代有手續(xù)、借閱有審批、送另有記錄、鑒定燒毀有根據(jù)。三是珍視全卷宗的構(gòu)筑。我們正在漸漸建立內(nèi)容富裕,典范的全宗卷。四是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和精確完好。

(三)堅(jiān)定“防治聯(lián)合,以防為主”的目標(biāo),加強(qiáng)檔案安定工作

我們自始自終把檔案安定工作放在緊張位置,堅(jiān)定“防治聯(lián)合,以防為主”的目標(biāo)。一是珍視對(duì)檔案實(shí)體的安定辦理查抄。檔案辦理人員經(jīng)過議定按期或不按期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行安定查抄,查抄檔案實(shí)體是不是存在水浸、霉變、粘連、筆跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象,并做好查抄記錄,及時(shí)發(fā)覺題目,及時(shí)報(bào)告請(qǐng)教處理,包管了檔案實(shí)體的安定。二是珍視檔案庫房辦法的硬件構(gòu)筑。本年根據(jù)檔案工作必要,增配了一臺(tái)微機(jī),并籌辦按檔案辦理標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)筑檔案庫房以及帶監(jiān)控錄相配置的借閱室,但因?yàn)榈貏?dòng)因?yàn)?,這些工作未能按籌劃進(jìn)行。三是珍視平常安定查抄。檔案辦理人員經(jīng)過議定按期或不按期對(duì)庫房防護(hù)辦法的運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行查抄,確保了所配備辦法的平常運(yùn)行;經(jīng)過議定按期或不按期查抄庫房環(huán)境,按期測(cè)記溫濕度變化,按期投放防蟲藥物,按期查抄照明環(huán)境,按期查抄防火防盜,確保了庫房溫濕度適合,庫房干凈衛(wèi)生,檔案無蟲霉滋生現(xiàn)象。

(四)加強(qiáng)對(duì)檔案辦理系統(tǒng)的應(yīng)用,竭力進(jìn)步我行的檔案信息化辦理程度

一是珍視檔案系統(tǒng)錄入工作。根據(jù)上級(jí)行的工作安排安排,我們按時(shí)結(jié)束了對(duì)文書檔案的`錄入工作,法人信貸檔案、個(gè)人信貸檔案的錄入工作也正在有序進(jìn)行。二是珍視檔案辦理系統(tǒng)構(gòu)筑。根據(jù)總行的聯(lián)合安排,我們自動(dòng)做好各種檔案辦理系統(tǒng)的推行工作。三是珍視檔案辦理系統(tǒng)的`利用。除了檔案工作人員做到諳練把握和利用檔案系統(tǒng)的各項(xiàng)效用,能富裕利用系統(tǒng)結(jié)束監(jiān)測(cè)分析、鞭策歸檔、保管利用等各項(xiàng)工作外。還按法則及時(shí)向全行開放了各系統(tǒng)的客戶端,精確、合規(guī)地建立用戶,配置權(quán)限,以滿足長(zhǎng)途網(wǎng)上調(diào)閱的必要。

長(zhǎng)期以來,我行緊緊圍繞上級(jí)行檔案工作的安排部署,在市分行的高度重視下,嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和總行的檔案工作規(guī)章制度,堅(jiān)持檔案集中統(tǒng)一管理原則,不斷加大我行的檔案工作力度,努力提高檔案工作管理水平,科學(xué)保管各類檔案,做到檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展有效結(jié)合,以充分發(fā)揮和利用檔案資源的使用價(jià)值。今年,我們結(jié)合我行檔案工作現(xiàn)狀,特別是“5.12”汶川大地震對(duì)我行檔案工作造成嚴(yán)重影響的實(shí)際情況,確立了“一年一進(jìn)步,三年一大步”,力爭(zhēng)20xx年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。

我們主要做了以下幾方面工作:

(一)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),落實(shí)責(zé)任,強(qiáng)化檔案工作組織建設(shè)。

一是明確部門,落實(shí)責(zé)任。由綜合管理部門負(fù)責(zé)全行檔案日常工作管理及年度目標(biāo)考核工作,研究解決檔案工作中存在的問題,并及時(shí)向行領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

二是配備精干高效,結(jié)構(gòu)合理,數(shù)量充足的專職檔案人員,確保了檔案工作的正常,持續(xù)開展。

三是梳理檔案管理制度,制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展都在不斷修改完善,為保證檔案工作跟上業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,我們及時(shí)對(duì)相關(guān)的管理制度、辦法、操作流程進(jìn)行了梳理,確保檔案管理與業(yè)務(wù)發(fā)展的有效結(jié)合。上半年,按照上級(jí)行的總體安排部署,并結(jié)合我行實(shí)際,我們制定了檔案管理三年目標(biāo)規(guī)劃,確立了“一年一進(jìn)步,三年一大步,力爭(zhēng)20xx年我行檔案工作目標(biāo)管理考核達(dá)到一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”的工作目標(biāo)。

四是檢查監(jiān)督日?;N覀儼雌趯?duì)全行的檔案工作及檔案管理情況進(jìn)行檢查監(jiān)督,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)整改。五是努力加強(qiáng)檔案宣傳工作。我們通過各行處,部室組織員工了解,學(xué)習(xí),熟悉檔案管理的相關(guān)規(guī)定,提高了員工的檔案法制意識(shí),在全行上下形成良好的檔案工作環(huán)境。

(二)強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理,努力提高檔案管理質(zhì)量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統(tǒng)一管理原則,我們對(duì)全轄業(yè)務(wù)檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。全行的法人客戶信貸檔案,個(gè)人客戶信貸檔案,文書、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、科技、特殊載體檔案等都基本上實(shí)現(xiàn)了集中管理;

二是規(guī)范操作流程,強(qiáng)化管理制度。我們?cè)诟黝悪n案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面,都嚴(yán)格遵守檔案管理制度,確保檔案收集充分、檔案交接手續(xù)齊全、檔案整理規(guī)范、檔案內(nèi)容完整、檔案管理期限劃分準(zhǔn)確,做到交接有手續(xù)、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據(jù)。

三是重視全卷宗的建設(shè)。我們正在逐步建立內(nèi)容充實(shí),規(guī)范的全宗卷。四是做好檔案統(tǒng)計(jì)工作,確保檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表上報(bào)的及時(shí)和準(zhǔn)確完整。

(三)堅(jiān)持“防治結(jié)合,以防為主”的方針,加強(qiáng)檔案安全工作

我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置,堅(jiān)持“防治結(jié)合,以防為主”的方針。

一是重視對(duì)檔案實(shí)體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行安全檢查,檢查檔案實(shí)體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現(xiàn)象,并做好檢查記錄,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)匯報(bào)處理,保證了檔案實(shí)體的安全。

二是重視檔案庫房設(shè)施的硬件建設(shè)。今年根據(jù)檔案工作需要,增配了一臺(tái)微機(jī),并準(zhǔn)備按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案庫房以及帶監(jiān)控錄像設(shè)備的借閱室,但由于地震原因,這些工作未能按計(jì)劃進(jìn)行。

三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對(duì)庫房防護(hù)設(shè)施的運(yùn)行情況進(jìn)行檢查,確保了所配備設(shè)施的正常運(yùn)行;通過定期或不定期檢查庫房環(huán)境,定期測(cè)記溫濕度變化,定期投放防蟲藥物,定期檢查照明情況,定期檢查防火防盜,確保了庫房溫濕度適宜,庫房清潔衛(wèi)生,檔案無蟲霉滋生現(xiàn)象。

(四)加強(qiáng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用,努力提高我行的檔案信息化管理水平

一是重視檔案系統(tǒng)錄入工作。按照上級(jí)行的工作安排部署,我們按時(shí)完成了對(duì)文書檔案的錄入工作,法人信貸檔案、個(gè)人信貸檔案的錄入工作也正在有序進(jìn)行。

二是重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)。按照總行的統(tǒng)一部署,我們積極做好各種檔案管理系統(tǒng)的推廣工作。

三是重視檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用。除了檔案工作人員做到熟練掌握和應(yīng)用檔案系統(tǒng)的各項(xiàng)功能,能充分利用系統(tǒng)完成監(jiān)測(cè)分析、督促歸檔、保管利用等各項(xiàng)工作外。還按規(guī)定及時(shí)向全行開放了各系統(tǒng)的客戶端,準(zhǔn)確、合規(guī)地建立用戶,設(shè)置權(quán)限,以滿足遠(yuǎn)程網(wǎng)上調(diào)閱的需要。

如何做好檔案的管理工作要求

如何做好檔案的管理工作要求
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

企業(yè)檔案該如何整理?

每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法,供大家參考。
   第一步 清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國(guó)家檔案局8號(hào)令)制定好本單位的檔案保管期限表,對(duì)照條款,逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說,即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
   永久(Y):
   1.收文中針對(duì)性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
   2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
   3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料;本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。
   4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào),重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等)。
   定期30年(D30):
   1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
   2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎(jiǎng)勵(lì)制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
   定期10年(D10):
   1.收文:上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
   2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
   簡(jiǎn)單扼要地講,區(qū)(縣)級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進(jìn)館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料,其保管期限可從長(zhǎng)。
   第二步 按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機(jī)軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號(hào)章”。
   第三步 排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會(huì),③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì),在①下按時(shí)間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
   行政管理類下設(shè)二級(jí)類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財(cái)產(chǎn)管理,①下按時(shí)間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
   業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
   第四步 編號(hào):永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào),一年一編(即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息)。
   第五步 編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
   第六步 填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。

淺談如何做好檔案管理工作

  一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),提高服務(wù)水平,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視
  無論任何單位的任何一項(xiàng)工作,都必須得到領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能使這項(xiàng)工作順利開展,檔案工作也如此。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度,決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程,是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性,以實(shí)際行動(dòng)去影響并爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展,領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須同時(shí)重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個(gè)根本工作是內(nèi)因,領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因,外因必須通過內(nèi)因起作用。然而如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性,爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做到如下幾點(diǎn):
  1、加大檔案宣傳力度,使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。
  有的單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠,很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí),認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無,因此,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的,要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看,在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下印象,尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料,很可能會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā),并在實(shí)踐中加以應(yīng)用。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處,使領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作。
  2、愛崗敬業(yè),使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。
  領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作,很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作,忠于職守,在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個(gè)好的印象。
  二、拓寬視野,加強(qiáng)現(xiàn)有資源的綜合利用,實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理
  隨著改革的深入發(fā)展,檔案管理面臨著許多亟待解決的問題,諸如檔案數(shù)量越來越多,給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量,只有實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理,才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的問題。
  1、增強(qiáng)責(zé)任感,提高管理意識(shí)。
  檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作,管理人員既要有高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,細(xì)心辦事的工作態(tài)度,樂于奉獻(xiàn)的工作精神,又要有扎實(shí)的管理檔案的基本技能。因此,檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí),不斷開拓視野,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高綜合素質(zhì),才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。
  2、不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí),掌握管理技能。
  目前,電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的廣泛運(yùn)用,可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作,這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù),都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求,也是檔案工作者的必然方向。所以,檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作,邊學(xué)習(xí)邊操作,在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí),特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握,努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。
  3、利用現(xiàn)有資源,整理檔案。
  檔案記載著豐富的信息,成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣,重復(fù)勞動(dòng)多,勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案,則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時(shí),立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類,盡管都依照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),但因每個(gè)人的理解能力不同,對(duì)同一個(gè)文件有不同的分類,因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象,影響案卷的質(zhì)量,給利用工作帶來不便。因此,要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì),減少手工操作,提高工作效率。
  三、加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn),提高管理人員綜合素質(zhì)
  檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量,為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要,首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的主觀能動(dòng)性、創(chuàng)造性,努力提高檔案人員的知識(shí)水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化,檔案種類和載體的多樣化,管理方法要不斷改革,因此,對(duì)檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
  1、提高認(rèn)識(shí)水平,強(qiáng)化繼續(xù)教育。
  發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多,首先,要解決思想認(rèn)識(shí)問題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義,認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案事業(yè)的發(fā)展,檔案服務(wù)質(zhì)量的提高,其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次,必須真正培養(yǎng)檔案管理人才,將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。
  2、加強(qiáng)制度建設(shè),建立健全運(yùn)行機(jī)制。
  加強(qiáng)制度建設(shè),建立良性運(yùn)行機(jī)制是開展檔案工作者教育培訓(xùn)的關(guān)鍵和保證。首先,要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度,如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次,要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感,主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育,更新知識(shí),提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如,檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn),檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動(dòng)態(tài)管理。這樣,便可以激發(fā)檔案工作者增強(qiáng)參加教育培訓(xùn)的主動(dòng)性和積極性。
  3、加強(qiáng)綜合培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)水平。
  從實(shí)際出發(fā),按崗位、分層次、多渠道、多形式的開展教育培訓(xùn)。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合,按需施教,重視實(shí)效”的方針,切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。一是要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì),盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會(huì),彌補(bǔ)一次性教育的不足。二是要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí),如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等,檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充和更新。三是要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)?,F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一,也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一,檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí),并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。
  4、建立獎(jiǎng)懲機(jī)制,細(xì)化考核監(jiān)管。
    進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí),要通過各種形式對(duì)他們進(jìn)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育,使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù),增強(qiáng)自覺性,為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制,加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核,做到獎(jiǎng)罰分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系,加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)、檢查和考核,不斷提高檔案管理工作水平。

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