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檔案整理的意義
檔案是人們社會實踐的真實記錄,也是黨和國家進行經(jīng)濟建設(shè),開展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設(shè),發(fā)展科學(xué)文化技術(shù)的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文,供大家參考閱讀。
歷史記錄功能
檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物,是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄,在人類歷史文化的載錄、積累、保護和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例,中華民族是由56個民族構(gòu)成的,各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富,在物質(zhì)文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟、生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的物質(zhì)文明的總和,包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領(lǐng)域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等,包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻世代相傳,在歷史的積累、保護和傳承過程中,匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在,才能使中華民族歷史進程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?,F(xiàn)今,檔案文獻在承載保護科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用,是載錄人類發(fā)展歷史,保護、繼承與弘揚優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。
科學(xué)管理功能
管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等方式和手段,充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財力,使之發(fā)揮最大效率,以達到既定目標(biāo)的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的重要因素,而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現(xiàn)實的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。如在國家機構(gòu)的行政管理活動中,檔案文件記錄了各級機關(guān)、單位行使行政職權(quán)的法律依據(jù),處理行政事務(wù)的過程、結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗,是任何國家機構(gòu)、機關(guān)單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。因此,各級國家機構(gòu)都建立有健全的檔案部門,以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況,有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務(wù)。
生產(chǎn)建設(shè)功能
一切生產(chǎn)建設(shè)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點,前一階段形成的科技生產(chǎn)活動的記錄與實踐經(jīng)驗,往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的參考和憑據(jù),而且生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜,現(xiàn)代化程度越高,其生產(chǎn)、建設(shè)活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設(shè)計、水利水電工程設(shè)計、交通運輸工程設(shè)計,還是民用建筑設(shè)計,豐富翔實的基建檔案都是完成新:工程項目設(shè)計,進行設(shè)計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。
文化建設(shè)功能
檔案的.文化建設(shè)功能是指在社會物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中,以檔案信息服務(wù)的方式,參與經(jīng)濟和文化建設(shè)活動,從而推動經(jīng)濟發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。以精神文化建設(shè)為例,檔案的精神文化建設(shè)功能就是以豐富翔實的檔案資源為依據(jù),發(fā)展科學(xué)教育、文學(xué)藝術(shù)、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項事業(yè),開展宣傳教育活動,提高國民科學(xué)素質(zhì)以及人們的思想、政治、道德水平。
科學(xué)研究功能
為適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)研究的需要,國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作,據(jù)統(tǒng)計,在提供檔案查找服務(wù)方面,全國各級各類檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬人次,提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務(wù)工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源,促進了國家科學(xué)研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。
1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?,殊不知,企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié),企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
1
檔案是人類歷史的記憶中樞。
檔案是是歷史記憶的傳承,人類社會實踐活動的原始記錄,也是人類對記憶的依賴,具有極高的權(quán)威性。作為人類活動的原始記錄,檔案“不加修飾”地記載了發(fā)生過的各種事件,反映了各種歷史經(jīng)驗與現(xiàn)象。當(dāng)人們?yōu)橐粋€歷史事件爭論不休的時候,最有說服力的就是檔案,能夠幫助我們找到真實的記憶,辨別演繹的真?zhèn)?,判斷“?dāng)時”的文明的程度。人類自從懂得做標(biāo)記(文字圖案的最早出現(xiàn))以來,就想著要為后來者留下點什么,試圖讓后來者明白他們在做什么、要做什么,有什么經(jīng)驗可承,有什么教訓(xùn)當(dāng)鑒,為我們留下了向上可追溯的記憶。
2
檔案是人類智慧的源泉。
檔案是前人或今人勞動成果和智慧結(jié)晶的體現(xiàn),是人們通過檔案的點滴演繹故事的依據(jù),是點燃靈感的星星之火,是照亮人類文明的熠熠之燈,更為我們點亮來時的路、提供前行的動力。研究事物發(fā)展的客觀規(guī)律,總結(jié)正反兩個方面的經(jīng)驗教訓(xùn),借鑒前人的智慧成果,修史、著書、立傳、考古等都離不開檔案的支撐。沒有檔案我們無法找到來時的路,就像一個失憶的人,證明不了自己從哪里來,又何以指引我們到哪里去?好比一個家族的家譜,檔案一旦消失,其子孫后代就尋不了根。而今,檔案已發(fā)展成一門學(xué)科——檔案學(xué),并在高校中開設(shè)。
是的,
檔案工作是一項非常重要的工作,因為檔案工作是一項基礎(chǔ)性工作,經(jīng)驗得以總結(jié),規(guī)律得以認(rèn)識,歷史得以延續(xù),各項事業(yè)得以發(fā)展,都離不開檔案,在全面建設(shè)小康社會進程中,檔案工作顯得越來越重要。
而且現(xiàn)在國家提倡檔案信息化建設(shè),以后會越來越重視的。
關(guān)于檔案信息管理,“規(guī)檔云”這個把人工智能運用到檔案管理中的信息化管理系統(tǒng)可以推薦給想要解決檔案信息化問題的企業(yè)。
檔案整理的意義:
1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔Γ獠恢?,企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié),企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
檔案工作的重要性和意義
企業(yè)檔案管理的重要性
企業(yè)檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業(yè)應(yīng)注意日常工作中,各種文件材料的形成、積累,并按一定要求進行科學(xué)分類整理,統(tǒng)一管理本企業(yè)各門類、各種載體的檔案,實現(xiàn)檔案的有效利用。
(1)企業(yè)的檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑。
(2)企業(yè)的科技檔案是知識形態(tài)的生產(chǎn)力。
(3)企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益的表現(xiàn)形式。
(4)企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分,是企業(yè)成功的金橋。
2 企業(yè)檔案管理原則
(1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級管理。企業(yè)內(nèi)部的檔案機構(gòu)要對本企業(yè)的檔案工作實行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理制度,對企業(yè)的全部檔案實施綜合管理。
(2)維護企業(yè)檔案的完整與安全。維護檔案的完整,從數(shù)量上說,要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說,要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系,在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書,嚴(yán)防對檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護企業(yè)檔案的安全,對企業(yè)檔案進行很好的管理和保護,要加強保密工作,嚴(yán)防企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)守企業(yè)檔案中所含的涉密事項,保護知識產(chǎn)權(quán),維護企業(yè)的合法權(quán)益。
(3)便于企業(yè)和社會對企業(yè)檔案的有效利用。企業(yè)檔案的利用,既是企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點,又是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展,就是因為它對社會有一定的利用價值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和始終,并且是檢驗檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。
3 加強企業(yè)檔案管理建議
3.1 統(tǒng)一規(guī)范,建立檔案管理現(xiàn)代技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),加快相關(guān)法規(guī)的完善,保護知識產(chǎn)權(quán)、提高信息的可獲取性
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。因為現(xiàn)代檔案信息已不再屬于一個部門,而是作為一個地區(qū)、一個系統(tǒng)、一國或多國乃至國際檔案信息交流的一個組成部分。因此檔案工作部門必須要遵循標(biāo)準(zhǔn)化的原則,對收集、整理、編目、檢索、溫濕度控制、防霉防蟲以及安全保管等基礎(chǔ)性工作,都要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行規(guī)范整理。國家相繼出臺了一系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),除了信息管理共用的標(biāo)準(zhǔn)和目前暫時與紙質(zhì)文件、檔案管理共用的標(biāo)準(zhǔn)外,還有電子文件管理專用的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
檔案管理的重要性如下:
1、檔案管理是行政管理工作的一部分,它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù),況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考,因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。
2、檔案詳細(xì)真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來,它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù),各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用,也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。
3、檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的,它是企業(yè)文化的重要組成部分,它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展做好記錄;同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn),記錄著企業(yè)的各種文化氛圍,一張張真實的照片,一段段真實的影像,都是企業(yè)真實的回憶,也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷,它凝聚著企業(yè)的向心力,因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。
4、檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù),它真實地記錄著當(dāng)事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務(wù)活動,是最真實的反映者,它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害,在法律上得到保證,也使得各方面的責(zé)任更加明確,減少不必要的糾紛。
5、檔案其實是一種教育資源,它在企業(yè)對員工進行培訓(xùn)時可以用作教材與參考資料,只因它是真實的記錄和反映,它對比其他的資料來說更加具有說服力,也更能讓人信服,尤其是其中記錄的真實案例。
擴展資料:
一、檔案管理的性質(zhì)
檔案管理是一項管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富,檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。
但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù),是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動,但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要,仍具有服務(wù)性。
在社會歷史的各個階段,檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù),否則就不會存在,也難以發(fā)展。在階級社會中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益,為一定的統(tǒng)治階級所掌握,為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù),這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。
由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益,所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求,一部分檔案不對外開放,而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
進行檔案管理工作,要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。
1、維護完整有兩方面的含義:
一是從數(shù)量上要保證檔案齊全,不致殘缺短少;二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。
2、維護安全也有兩方面的含義:
一是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;二是保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的,也是檢驗檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)。
檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
二、檔案管理的作用
檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。
參考資料:檔案管理-百度百科
檔案管理的作用和意義是什么?
檔案管理的作用和意義
1、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長歷程
檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。
2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄
企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識。
3、決策制訂的參謀和幫手
企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。
4、企業(yè)文化的活標(biāo)本
很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔?,殊不知,企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認(rèn)可的價值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié),企業(yè)文化就豐富起來了。
5、企業(yè)宣傳的資料庫
檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準(zhǔn)備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。
6、員工成長的斷代史
很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的`員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準(zhǔn)確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。
綜上所述,實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,可以提高檔案業(yè)務(wù)工作的效率、降低檔案管理者的勞動強度,降低管理成本。而實現(xiàn)檔案管理的電子化,更是可以將檔案管理達到事半功倍的效果,使用電子軟件管理檔案通過網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地的進行檔案檢索、借閱,亦可進行檔案業(yè)務(wù)管理工作。不僅可以提高效率,還能減少檔案丟失、泄密的危險。也能為企業(yè)變革管理,配合組織、流程、信息一體化的整合,集團檔案知識管理將從傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以價值為導(dǎo)向的檔案知識管理模式,以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標(biāo)的價值管理模式,達到集團檔案知識管理模式的進一步創(chuàng)新。
致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)基于6E的設(shè)計思想,以"協(xié)同辦公、文檔管理"為核心,將文檔管理、紙質(zhì)文檔管理、多媒體管理、圖文檔管理、安全加密、協(xié)同辦公等各種應(yīng)用與管理全面整合,各功能間相互關(guān)聯(lián),全程無縫管理,實現(xiàn)高效協(xié)同辦公、輕松企業(yè)運營。
做好檔案管理工作的重要意義
檔案管理工作是企業(yè)機關(guān)工作的一個重要組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。在企業(yè)中,如何做好檔案管理工作,如何不斷地更新檔案管理觀念,是企業(yè)經(jīng)營管理中必須要思索的問題。作為檔案管理人員要在檔案管理工作中不僅全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果,更要勇于嘗試新的檔案管理手段。檔案管理的成果,對于企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)營戰(zhàn)略、提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。
公司檔案管理有哪些重要的作用
一、行政管理方面的作用,檔案是企業(yè)行政工作的工具之一,企業(yè)任何規(guī)章制度的出臺,都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學(xué)化,有利于提高工作效率和管理水平。
二、項目運營方面的作用,檔案是企業(yè)業(yè)務(wù)活動的記錄,具有憑證和參考作用。項目管理的各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生相應(yīng)記錄,公司品質(zhì)管理,項目的達標(biāo)創(chuàng)優(yōu)工作,都是建立在項目檔案整理和分析的基礎(chǔ)上,檔案整理與運營工作相互促進,才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。圖紙、表單、設(shè)備等
三、企業(yè)文化方面作用,檔案與企業(yè)文化緊密相連,檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄和見證,檔案是企業(yè)文化的重要組成部分。通過企業(yè)的檔案我們能夠了解到企業(yè)的成長歷程,企業(yè)的核心價值觀,文化氛圍等。那一張張照片,一段影像,一份份文件,一件件實物,讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力;讓客戶更感性地了解我們。
四、法律方面作用,檔案是當(dāng)時、當(dāng)?shù)睾彤?dāng)事人在業(yè)務(wù)活動中形成的原始記錄,真實可靠,是令人信服的真憑實據(jù)。能夠保護企業(yè)、員工、業(yè)主合法權(quán)益不受侵害,明確各方面的責(zé)任,減少不必要的糾紛。
五、培訓(xùn)方面的作用,檔案是一種重要的教育資源,其真實性和原始記錄性,具有不可抗拒的說服力和感染力,一個個真實的案例可以提高的培訓(xùn)的效率和效果。制度、流程
檔案管理工作對現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。要做好檔案管理工作,就必須立足于企業(yè)管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,立足于服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)項目、服務(wù)業(yè)主,使檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱,也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。
包括:檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻編纂)、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的,也有分為 6個環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的作用:1、保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。
2、為了更好地適應(yīng)社會的利用需要,服務(wù)于社會。
3、檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,維護檔案的真實性。
4、不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,
5、檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。