檔案數據處理

如何做好大數據時代的檔案管理工作
在大數據迅速發(fā)展的背景下，檔案管理對各行各業(yè)的數據提出了新的有效管理要求，各行各業(yè)的人士越來越意識到利用大數據進行有效管理的重要性。檔案管理的發(fā)展是整個我國現代化建設的基礎，其主要任務是保存社會檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對原始的資料進行整理、歸納和保管。在大數據的時代背景下，每天都會產生大量的數據信息，給檔案管理和檔案工作者帶來極大的挑戰(zhàn)，因此，探討大數據時代背景下的檔案管理已成為一項刻不容緩的工作。
一、大數據時代背景下的檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)
1、大數據給檔案管理帶來的機遇
提高檔案管理效率，降低管理成本。大數據能夠快速地處理大量的數據，在處理檔案信息時具有很大的優(yōu)勢，不僅能提高檔案處理的效率，而且能夠在極短的時間內處理大量的信息，降低了整個檔案管理和檔案處理的成本。此外，傳統的檔案保存所采用的紙質材料成本較高，而大數據檔案的保存方式運用的是信息數據庫，從而降低了檔案保存的成本材料。
提高檔案數據利用率。在大數據時代，檔案管理系統采用的是數據庫形式，建立了海量的機構化數據，使得數據的利用效率大大超越了傳統的檔案管理的利用率。大數據檔案系統建立以后，簡單的操作就可以對海量的數據進行調查分析，建立數據與數據之間的關系模式，提高整個數據的價值，將原來“死檔”變?yōu)椤盎顧n”。
2、大數據給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)
隱私與安全。大數據時代背景下的檔案管理的首要挑戰(zhàn)為隱私與安全，它不僅是技術層面的問題，而且也是法律問題。大數據檔案系統在方便人們獲取信息的同時，因為大數據本身的特性使得檔案信息有可能被人獲取。從國家角度而言，一些國家機密檔案的泄露，將會造成國家財產、軍事、政治等各方面的安全問題。從個人角度而言，一些個人隱私的泄露，使得人與人之間缺乏應有的信息尊重，將會給失去隱私的人群帶來個人與家庭的災難性后果。
技術與人才。大數據背景下的檔案系統多是采用云計算，把各種不同的工作負載聚集起來。這就要求更高層次的資源共享，必然導致系統成本增加，而且在大數據模式下系統出現故障的頻率也會更加頻繁。此外，人才也是大數據技術能夠發(fā)揮的重要因素，大數據專業(yè)人才不僅需要專業(yè)知識的積累，同時還需要強大的綜合能力，因為大數據下檔案工作涉及多個學科、多個領域和多種技術，因此人才也是整個大數據時代背景下檔案管理面臨的一項巨大挑戰(zhàn)。
二、大數據時代背景下檔案管理的應對策略
1、 檔案管理監(jiān)管系統的建立與健全。因為大數據時代的檔案系統面臨著檔案信息的安全隱患，為了保障整個檔案管理和檔案信息的安全，就必須建立檔案管理的監(jiān)管制度，實現檔案信息準確、完全、合理入庫，從而加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息的泄露風險。
2、 高素質管理人才培養(yǎng)與管理人才的結構優(yōu)化。因為大數據檔案管理面臨著人才挑戰(zhàn)，因此為了實現檔案的有效管理，就必須加大力度培養(yǎng)檔案管理人才，提高整個檔案管理人才的綜合素質。此外，在我國的檔案管理工作中，檔案管理者多以中老年人為主，新鮮的血液無法及時地供給，在大數據檔案管理的時代，必須對工作人員進行結構上的優(yōu)化，改變現狀，吸引更多的高素質年輕人參與其中。

檔案數字化流程大概是怎樣的？

一、術語和定義1、數字化用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。2、紙質檔案數字化采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。3、數字圖像表示實物圖像的整數陣列。一個二維或更高維的采樣并量化的函數，由相同維數的連續(xù)圖像產生。在矩陣（或其他）網絡上采樣——連續(xù)函數，并在采樣點上將值最小化后的陣列。4、黑白二值圖像只有黑白兩級灰度的數字圖像。它對應于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。5、連續(xù)色調靜態(tài)圖像以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字圖像。在紙質檔案數字化過程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。6、分辨率單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英時點數（dpi)表示。7、失真度對檔案進行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩、幾何等方面的偏離程度。8、可懂度數字圖像向人或機器提供信息的能力。9、圖像壓縮清除圖像冗余或圖像近似的任一種過程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。二、紙質檔案數字化基本要求1、基本原則紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。2、數字化對像的確定原則應當對所要進行數字化的對象按照一定的原則和方法進行確認，只有符合一定要求的紙質檔案文獻才能進行數字化。1）符合國家法律法規(guī)的原則紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關規(guī)定。2）價值性原則屬于歸檔范圍且應永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。3、基本環(huán)節(jié)紙質檔案數字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。4、 過程管理1）應加強紙質檔案數字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全.2 ）紙質檔案數字化的各個環(huán)節(jié)均應進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。三、檔案整理在掃描之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數字化質量。1 目錄數據準備2 拆除裝訂3 區(qū)分掃描件和非掃描件4 頁面修整5 檔案整理登記6 裝訂四、檔案掃描1、掃描方式1)根據檔案幅面的大小(A4、A3、A0等)選擇相應規(guī)格的掃描儀或專業(yè)掃描儀(如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀)進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。2）紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。2、掃描色彩模式1）掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。2）頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描。3）頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。4）頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進行掃描。3 、掃描分辨率1)掃描分辨率參數大小的選擇,原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。2）采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均建議選擇≥100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。3）需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇≥200dpi。4、掃描登登記認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，登記掃描的頁數，核對每份文件的實際掃描頁數與檔案整理量填寫的文件頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。五、圖像處理1 、圖像數據質量檢查1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度進行檢查。發(fā)現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。2）由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應重新掃描。3）發(fā)現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。4）發(fā)現掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應及時進行調整。5）認真填寫相關表單，記錄質檢結果和處理意見。2、糾偏對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。3、去污對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。4、圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。5、裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。六、圖像存儲1、存儲格式1)采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲容量為準則。2）提供網絡查詢的掃描圖像，也可存儲為CEB、PDF或其他格式。2、圖像文件的命名1）紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。2）多頁文件可采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。七、目錄建庫1、數據格式選擇目錄建庫應選擇通用的數據格式。所選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。2、檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫。3、目錄數據質量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數據庫的建庫質量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內容是否規(guī)范、準確，發(fā)現不合格的數據應要求進行修改或重錄。八、數據掛接1、匯總掛接檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過質檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過編制程序或借助相應軟件，可實現目錄數據對相關聯的數字圖象的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。2、數據關聯以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，要認真核查每一份圖象文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。3、認真填寫紙質檔案數字化轉換過程交接登記表單，記錄數據關聯后的頁數，核對每一份文件關聯后的頁數與檔案整理、掃描時填寫的頁數是否一致，不一致時應注明具體原因和處理辦法。九、數據驗收1、數據抽檢1）以抽檢的方式檢查已完成數字化轉換的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件及數據掛接的總體質量。2）一個全宗的檔案，數據驗收時抽檢的比率不得低于5%。2、驗收指標1）目錄數據庫與圖像文件掛接錯誤碼，或目錄數據庫、圖像文件之一出現不完整、不清晰、有錯誤等質量問題時，抽檢標記為“不合格”。2）一個全宗的檔案，數字化轉換質量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率：抽檢合格的文件數/抽檢文件總數×100%3、驗收審核驗收“通過”的結論，必須經分管領導審核、簽字后方有效。4、驗收登記認真填寫紙質檔案數字化驗收登記表單。十、數據備份1、備份范圍經驗收合格的完整數據應及時進行備份。2、備份方式為保證數據安全，備份載體的選擇應多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。3、數據檢驗備份數據也應進行檢驗。備份數據的檢驗的內容主要包括備份數據能否打開、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。4、備份標簽數據備份后應相應的備份介質上做好標簽，以便查找和管理。5、備份登記填寫紙質檔案數字化備份管理登記表單。十一、數字化成果管理1、應加強對紙質檔案數字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。2、紙質檔案數字化成果提供網上檢索利用時，應有制作單位的電子標識，并根據具體情況分別采用可下載或不可下載的數據格式。

檔案行業(yè)海量數據如何智能備份和管理？

漢龍實業(yè)針對我國目前的電子檔案存儲現狀開發(fā)了檔案行業(yè)離線光盤硬盤智能備份管理解決方案，該方案完美解決了電子檔案的數據處理、檔案級光盤刻錄、數據遷移有效性驗證等問題，并實現了歸檔光盤規(guī)范保存、光盤管理與光盤借閱利用等功能。

檔案數字化前處理都包括哪些內容

檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心數據庫建設、各種數字化檔案全文及專門數據庫建設。
3、應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關系到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標準規(guī)范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標準、規(guī)范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規(guī)范相當于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對于確保計算機管理的檔案信息和網絡運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計算機專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才。

怎樣做好檔案管理工作

導語：檔案管理的對象是檔案,服務對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統、優(yōu)質、專指、廣泛之間的矛盾。檔案管理系統的結構即根據這一目的而設置。其中每項工作都必不可少，并有一定程序。

分門別類

首先，把自己所有的文件資料全部放到一起，然后按照你們長期使用的類別去分類，不同的公司不同的崗位分類也是不一樣的，舉例說明：人事肯定是按照人力的六大模塊進行分類，如人力資源規(guī)劃;、招聘與配置、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理、勞動關系管理。這是公司級文件分類，人事內部部門會在按照自己負責的模塊進行分類，意思就是按照你經常的需求分類。

巧用檔案袋

檔案袋肯定是必不可少的，因為檔案袋上有明細，有的資料不是一份，根據時間有很多，有的是同一個事件有不同的資料集合，但是他們都是屬于同類資料，難么檔案袋的作用就顯而易見了，檔案袋不僅可以收納資料，而且還能把里面涵蓋的份數及基本內容寫出來，這樣你需要的時候直接看檔案袋就可以了，無需全都翻出來一個一個的找

常用資料的歸整

很多時候我們的資料是日常性的文件，經常用到，甚至是每天都用到，那么我們肯定是放在辦公桌上，這時候就用到文件框了，文件框上每一看欄做好標識，每次使用時按照規(guī)定好的放好，假如有人要借閱你的資料，你又恰好不在，你就可以跟他說讓他按照標識自己去找，總比他把所有資料都翻亂了要好，這樣節(jié)省雙方的時間

部門資料提報

有的時候我們每隔一段時間都要向上級領導提報資料，這類資料每個月都要，甚至是每個星期，有時候我們可能會忙的忘記時間，為了防止工作沒做好，我們還可以按照處理資料的時間進行排序，這樣就會記得什么資料緊急處理，什么資料可以暫且擱置

電腦資料的存檔

現在不似以前，辦公基本人手一臺電腦，文檔除了要做好本身的整理，電腦里一定要有存檔，除了電腦存檔以外，還應該有一份管理清單，這個清單要記錄的內容有時間，用途，標題，份數，歸檔地以及需求人等相關信息

領導批復資料的回拿

檔案除了保存，肯定還有在工作中，比如有的文檔需要領導簽字批復之類的，而領導不可能隨時隨地能幫你簽字，得等領導有時間才能集中處理，這就需要給領導準備那種抽屜式的文件框，上面標注，待處理，駁回，處理完畢，不論領導在不在，你自己去看一下，就知道那些文件已經簽字可行，哪些被駁回了，還有哪些沒有處理，這樣非常能提高工作效率

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬制則是公文形成的關鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的文件的質量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當。主要有請示、報告不分;一文請示多件事情;生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標注不準確，不利于檢索查找。

4、數字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬制人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發(fā)現問題應盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處);將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的`頭腦里，要有對歷史負責的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；?。因此，務必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學地評估歸類。。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰;而另一部分文件，退出現行領域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領導簽發(fā)后，應將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

一、政治素質要合格

樹立堅定的政治信念，用科學的理論武裝頭腦。要堅定不移地執(zhí)行黨的路線、方針、政策，堅持正確的政治方向。要有良好的職業(yè)道德和嚴謹的工作作風。要堅持實事求是，尊重歷史，在工作中要本著對歷史負責，為現實服務，替未來著想的原則，愛崗敬業(yè)，認真負責地做好本職工作。要具有愛崗敬業(yè)、認真負責的科學態(tài)度。教書育人是一種奉獻，管理育人和服務育人同樣也是一種奉獻。學生檔案管理人員應當淡薄名利，默默無聞地為莘莘學子服務。具有必要的政策水平。既要熟悉和掌握國家有關檔案工作的法規(guī)、政策，又要熟悉和掌握與檔案工作相關的方針、政策、標準和方法。具有依法治檔的法制意識。用法律和紀律約束自己，牢固樹立以法治檔的思想觀念，與一切違反《檔案法》的行為進行堅決的斗爭。

二、知識素質要全面

掌握檔案專業(yè)知識。檔案工作是專門業(yè)務，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到提供利用，有一整套的理論和工作方法，學生檔案工作人員只有學習掌握這些理論與方法，才能保證工作質量，提高工作效能，逐步實現學生檔案工作的科學管理。掌握計算機知識。要適應檔案管理現代化，就必須掌握計算機數據錄入、數據庫管理、多媒體和網絡管理等方面的技能。掌握一定的外語知識。學生檔案工作者還需具備一定的英語應用能力，這樣才能適應新時期、新形勢對學生檔案工作者的要求。

三、業(yè)務素質要精湛

培養(yǎng)求真務實、精益求精的工作作風。學生檔案工作是一項長期、艱苦、細致的工作，從材料的形成、收集、整理、歸檔、轉遞到檔案的保管、利用，每一個環(huán)節(jié)都離不開求真務實，每一個過程都要求謹小慎微，任何一個細節(jié)的失誤都會給后面的工作帶來麻煩。

四、身體素質要健康

學生檔案工作是一項艱苦而繁瑣的工作。由于長期伏案工作、庫房空氣不流通以及整理檔案過程中吸入有害菌等原因，導致在學生檔案工作者身上出現了皮膚過敏、頸椎病、呼吸道疾病等各種難以根治的疾病。因此，要想做好檔案工作，就必須加強體育鍛煉，增強身體素質。

檔案數據化處理的工作總結怎么寫

MEI自己根據實際情況來寫吧，主要寫一下主要的工作內容，如何努力工作，取得的成績，最后提出一些合理化的建議或者新的努力方向。。。。。。。
工作總結就是讓上級知道你有什么貢獻，體現你的工作價值所在。
所以應該寫好幾點：
1、你對崗位和工作上的認識2、具體你做了什么事
3、你如何用心工作，哪些事情是你動腦子去解決的。就算沒什么，也要寫一些有難度的問題，你如何通過努力解決了
4、以后工作中你還需提高哪些能力或充實哪些知識
5、上級喜歡主動工作的人。你分內的事情都要有所準備，即事前準備工作以下供你參考：
總結，就是把一個時間段的情況進行一次全面系統的總評價、總分析，分析成績、不足、經驗等?？偨Y是應用寫作的一種，是對已經做過的工作進行理性的思考。
總結的基本要求
1．總結必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。
2．成績和缺點。這是總結的主要內容?？偨Y的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現在哪些方面，是怎樣產生的，都應寫清楚。
3．經驗和教訓。為了便于今后工作，必須對以前的工作經驗和教訓進行分析、研究、概括，并形成理論知識。
總結的注意事項： 　　
1．一定要實事求是，成績基本不夸大，缺點基本不縮小。這是分析、得出教訓的基礎。 　 　
2．條理要清楚。語句通順，容易理解。
3．要詳略適宜。有重要的，有次要的，寫作時要突出重點?？偨Y中的問題要有主次、詳略之分。
總結的基本格式：　
1、標題 　　
2、正文 　 　
開頭：概述情況，總體評價；提綱挈領，總括全文。 　　
主體：分析成績缺憾，總結經驗教訓。 　　
結尾：分析問題，明確方向。 　 　
3、落款 　　
署名與日期

新時期如何做好檔案管理

導語：新時期;檔案管理;創(chuàng)新與發(fā)展 隨著科學技術的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也顯得十分重要。辦公領域現代化技術設備的應用和信息管理系統的建設，給檔案工作帶來了新的變化和要求。

1、新時期檔案管理現代化主要內容

1.1檔案資源信息化

檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸，實現檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現檔案信息資源的社會共享。

信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現代化的主要內容，其主要包括：—是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數據庫和內容數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

1.2檔案保護現代化

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，出現許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都布不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現代化將成為今后研究的重點內容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、力琺，還要深入研究如何保護檔案信息內容的安全性、真實性與完整性。

1.3管理手段現代化

管理手段現代化是檔案管理現代化水平的具體體現，是檔案管理現代化理論的基礎之—。首先是檔案現代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結和發(fā)展，最終形成檔案管理現代化的.理論體系。

其次是先進的技術手段應用。要不斷地將當代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現檔案管理的專業(yè)化、自動化。

1.4檔案管理標準化

檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術應用和分工協作有了統—的科學準則和依據，保證了檔案各項工作能夠有機地聯系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網絡的溝通更依賴于統—的標準與規(guī)范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

2、正確認識檔案在我國經濟建設中的作用

檔案是歷史的真實寫照，人類的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料，是當今進行重大決策的重要依據。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認識世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經濟建設進行決策和制定政策，提供強有力的依據。

檔案資料包含著人類智慧的結晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經驗，是廣大專業(yè)技術人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學習的寶庫，人們從中吸收養(yǎng)分，為祖國的經濟建設服務。

3、開發(fā)和利用檔案信息資源，為經濟建設服努

3.1要加強做好檔案資料的基礎工作

對于檔案事業(yè)的領導和負責人，要依法加強對檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督，特別是對經濟、科技檔案的業(yè)務指導和監(jiān)督。要完善檔案管理辦法，建立標準體系，使檔案的管理、歸檔和利用做到有序化。

特別是在當前，電子技術、網絡技術等高新技術在檔案事業(yè)中逐漸得到應用時，更要加強管理、指導和監(jiān)督。對于從事檔案工作的工作者來說，首先要熱愛檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。

其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來很平凡，實質上是很強的專業(yè)技術工作。由于檔案工作是一種案頭工作，默守陳規(guī)，就會沒有生氣，檔案工作要做得有生氣，就是要檔案工作者不僅會管理好檔案，更重要的是首先要收集、整理好檔案，檔案是人化的自然客體，是歷史的記錄、要使歷史記錄變成有保存價值的歷史記錄就需要我們去挑選、整理、立卷。這要求我們檔案工作者要有正確的觀念和正確的方法論，有敏銳的眼光，有精湛的檔案工作技術。

檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序，要防止為了“達標”和“過關”去搞檔案突擊整理。要做好檔案管理的保密工作。在檔案利用過程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會主義經濟建設服務。

3.2加強檔案教育，提高檔案工作者的素質

首先，培養(yǎng)檔案人員為社會主義經濟建設服務的觀念。要加強社會主義市場經濟理論的教育。檔案工作必須貼近社會主義市場經濟，檔案工作者必須了解經濟工作，黨的政策方針和經濟管理知識，這樣才能有效地為社會主義經濟服務。

其次，要增強檔案人員的工作能力以適應新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術方法等都發(fā)生變化，這些變化對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據檔案工作所發(fā)生的變化，必須對檔案人員進行業(yè)務培訓，以增強他們的工作能力。

再次，要優(yōu)化檔案人員知識結構，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。創(chuàng)新能力的強弱與知識結構有很大關系，掌握的知識新、現代技術多、知識結構合理的人，他的創(chuàng)新能力的培養(yǎng)就快。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務好經濟建設，就必須要博學多才，特別是要注重對現代科學技術和檔案邊緣科學知識的掌握。

3.3跟上形式、更新觀念、搞好服務

檔案工作具有案頭工作性質，而按頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當前，檔案工作要樹立“檔案工作要服務于經濟建設，注重經濟效益和社會效益”的觀念。主動向有關單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經濟效益和社會效益。

4.擴大社會宣傳，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面

檔案事業(yè)是社會事業(yè)的一個組成部分。提高檔案工作的社會地位，進而發(fā)展檔案事業(yè)就必須擴大檔案工作的影響;創(chuàng)新檔案宣傳領域。繼《中國檔案)、《檔案學研究)、(檔案學通訊)等國家級檔案刊物出版發(fā)行后，又創(chuàng)辦了(中國檔案報)，成為世界范圍內唯一一份檔案工作報紙。

同時，各省、市、自治區(qū)也都創(chuàng)辦檔案刊物，宣傳檔案工作，交流工作經驗，開展學術研討，報道好人好事，擴大了檔案工作的社會影響，促進了檔案工作的發(fā)展。隨著社會主義市場經濟體制的建立和完善，新的經濟組織不斷出現，要求檔案工作與時俱進，跟蹤指導，服務到位，及時建立新經濟組織的檔案工作。

為適應社會發(fā)展的需要，推進了社保檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案等的建立，擴大了檔案工作的社會影響，強化了檔案工作的服務措施，拓寬了檔案工作的領域，使檔案工作更好地服務于經濟建設，服務于政治文明、精神文明建設，開創(chuàng)了檔案工作的新局面。

檔案管理系統解決方案

檔案管理系統可以為企事業(yè)單位提供完整的現代化檔案管理解決方案，解決傳統檔案管理耗時長、工作量大、易出錯等痛點、難點，是一個功能強大、平臺一體化的信息管理系統，具有以下亮點：
1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價值
通過數字化智能抓取與實時歸檔，對繁瑣的檔案信息進行收集與整合，實現檔案信息資源的集中管控，促進檔案的增值利用。
2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本
自動化、標準化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統管理方式導致的耗時長、工作量大、易出錯等問題，提升檔案管理效率。
3、信息安全管控，規(guī)避檔案風險
多重檔案信息安全管控機制，嚴格文檔使用權限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風險。
4、數據互聯互通，構建資源平臺
基于統一的數據標準，打破信息壁壘，將分散的檔案數據統一匯總、集中處理，構建完整的檔案資源信息共享服務平臺。

電子檔案管理系統應包括哪些功能？

1、檔案管理系統門戶
檔案管理系統會根據不同的角色崗位，提供個性化的崗位工作門戶，將崗位所需要的相關的信息、從各個功能模塊的數據抽取出來，集中匯總，再根據角色進行推送展示。
2、檔案接收：
檔案接收支持在線接收和離線接收的方式，能夠保存處理過程信息。支持多種方式錄入檔案數據，保存接收的處理記錄。
3、檔案管理庫
檔案管理庫中數據是來自接收庫中著錄信息完整的檔案文件，支持檔案數據瀏覽、打印、退回接收庫的操作。
4、檔案分類
可以按照不同維度下面不同分類樹結構查看檔案數據。比如、全宗維度、檔案分類維度、檔案保管期限維度、檔案開放情況等維度。支持批量將需要重新整理的檔案文件退回接收庫，重新進行整理。
5、檔案密級鑒定
檔案密級鑒定是對系統內檔案整理好的檔案進行密級重新分配的過程，支持通過審核流程對檔案對密級重新調整。
6、檔案利用
針對系統海量數據系統提供多種檢索方式，比如全文檢索、條件檢索、元數據檢索等功能來定位目標檔案。提供在線電子借閱，紙質檔案借用申請，利用登記、檔案編研等功能。
7、檔案統計
檔案統計是檔案管理情況的和檔案利用情況的直觀體現，能夠統計檔案接收情況、檔案管理情況、檔案利用情況、檔案保存情況。便于檔案管理員實時的、全面掌握檔案系統當前的使用狀況。
電子檔案管理系統功能眾多，文書定專注于檔案管理系統，幫助實現實現電子檔案自動歸檔、檔案全生命周期數字化管理、3秒可檢索、文件防篡改、可第三方存證、快速集成各類系統，滿足各類組織檔案管理需求，全面優(yōu)化檔案管理成本，保證組織檔案安全可信。