文書檔案整理機(jī)構(gòu)

　　建國后，1954年11月，中央批準(zhǔn)在國務(wù)院設(shè)立國家檔案局，作為國務(wù)院直屬機(jī)構(gòu)，1959年中央檔案館成立，同年，很多各省市地方檔案館也陸續(xù)成立。

　　我也是想找民國時期的檔案保管機(jī)構(gòu)，確實沒有像建國以后的檔案館這樣單獨的機(jī)構(gòu)，甚至不像古代也有專門機(jī)構(gòu)。

　　退休后檔案在哪里保管

　　一、退休后檔案在哪里保管

　　1、退休后檔案保管的地點如下：

　?。?）如果是企業(yè)的退休員工，辦理退休手續(xù)由原來的企業(yè)進(jìn)行辦理。在社保局幫忙辦理完退休手續(xù)的時候，檔案就會回到原來的地方保管；

　?。?）如果是個人繳費社保辦理退休，在最初繳費的時候，個人檔案就存入了人社局了，在到達(dá)法定的年齡辦理退休手續(xù)后，檔案自然還是人社局繼續(xù)保管。

　　2、法律依據(jù)：《中華人民共和國檔案法》第十條

　　中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管和提供利用各自分管范圍內(nèi)的檔案。

　　二、永久保管的文書檔案有哪些

　　1、本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

　　2、本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

　　3、本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

　　4、本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

　　5、本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

　　6、本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

　　7、上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

　　8、同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

　　檔案整理究竟是誰的職責(zé)”那么整理檔案的工作究竟由文書處理部門來做還是由機(jī)關(guān)檔案室來做呢？

　　而1987年出臺1996年修訂的《中華人民共和國檔案法》第八條又規(guī)定各級各類檔案館“負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案?！币簿褪钦f，整理檔案是各級各類檔案館職責(zé)之一呢？

　　文書處理部門、機(jī)關(guān)檔案室還是各級各類檔案館？淺草：檔案整理是檔案館(室)對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項基礎(chǔ)工作。在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工。

　　對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整。y3h3h31358：這個問題，在理論上說的與在實際中做的，都不太一樣。王旭：《檔案法》中的規(guī)定不是理論問題，法律規(guī)定是須貫徹執(zhí)行的。

　　舉個例子，規(guī)劃局檔案中心有著這樣幾個職責(zé)：

　?。?）定期接收房地產(chǎn)開發(fā)商的項目歸檔文件；

　?。?）監(jiān)督指導(dǎo)下級規(guī)劃部門的檔案工作；

　?。?）保管本部門的相關(guān)檔案。對于房地產(chǎn)開發(fā)商上交的項目文檔，開發(fā)商負(fù)責(zé)整理，檔案中心負(fù)責(zé)審查是否齊全，是否規(guī)范，若不規(guī)范，則可以打回去讓開發(fā)商重新整理；對于下級規(guī)劃部門檔案工作，檔案中心負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查其檔案的收集、整理和保管等工作的進(jìn)行情況；對于規(guī)劃局的檔案工作，檔案中心負(fù)責(zé)收集、整理和保管規(guī)劃局在日?；顒又挟a(chǎn)生的各種文檔材料。因此，文檔中心是有整理檔案的職責(zé)的，同時開發(fā)商和下級檔案部門也是有整理檔案的職責(zé)的，只是整理的檔案是不同的。

　　伍振華：檔案館（室）的“檔案整理”與非檔案機(jī)構(gòu)（如文秘或業(yè)務(wù)部門或工作人員）的“檔案整理”是完全相同的一回事嗎（如實際整理內(nèi)容、范圍、要求等）？

　　換言之，是否存在著這樣一種事實或可能：檔案機(jī)構(gòu)與非檔案機(jī)構(gòu)在不盡相同層面或意義都存在“檔案整理”的問題。

　　王旭：讓各業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)整理檔案在現(xiàn)實中就有現(xiàn)成版的，比如會計檔案，檔案館整理會計憑證嗎？隨著各業(yè)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)化程度的提高，緊隨其后的檔案業(yè)務(wù)有了明顯改觀，而檔案館并不參與整理這個業(yè)務(wù)之中，檔案館應(yīng)該把精力集中在“需求”主導(dǎo)下的利用研究上來，人家怎么整理不關(guān)你的事，你只要懂得利用這種整理狀況中的檔案就行了。

　　maoyue：文書部門的整理只能是初步整理，檔案部門的整理應(yīng)是系統(tǒng)整理。檔案整理就是使是檔案有序化的過程，也是檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，其重要性不言而喻。檔案部門不整理檔案，而將檔案質(zhì)量寄托在其他部門身上，能有很好的效果嗎？上世紀(jì)50年代，我國學(xué)蘇聯(lián)改行文書處理部門立卷，當(dāng)時反對的有一句名言：“檔案室立卷是天經(jīng)地義的”。

　　王旭：我認(rèn)為檔案部門對文書部門進(jìn)行的指導(dǎo)工作，就是指導(dǎo)文書部門整理檔案，這種指導(dǎo)當(dāng)然是檔案業(yè)務(wù)工作，但這個不是說檔案部門要承擔(dān)整理檔案的任務(wù)啊。

　　王旭：從目前《檔案法》的意思來看，檔案部門就得整理檔案，文書部門沒必要做整理檔案這項工作，因此檔案部門無“法”指導(dǎo)文書部門整理檔案。

　　maoyue：檔案部門整理檔案，主要是針對機(jī)關(guān)單位檔案部門而言的。檔案館的檔案主要是正常接收來的，是整理好了的。

　　劉子芳：“檔案整理究竟是誰的責(zé)任”這個問題，我是這么理解的：按照《檔案法》的規(guī)定，檔案的整理應(yīng)該是機(jī)關(guān)檔案室、各級檔案館的責(zé)任，這是法定的任務(wù)和職責(zé)。但是，這里的“檔案整理”，并不是指文件的歸檔整理。是指接收、征集檔案全宗的區(qū)分、案卷的排列、編號、上架、編目、裝盒等工作。而文件的歸檔整理，應(yīng)當(dāng)是機(jī)關(guān)文書部門的事情，關(guān)于這一點，《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》第十章、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第七章已有明確的規(guī)定。

　　《檔案法》中規(guī)定機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)，其中就包括對文件歸檔整理的監(jiān)督和指導(dǎo)，依據(jù)是《檔案法實施辦法》第九條第二款的規(guī)定。由此來看，《檔案法》的有關(guān)規(guī)定并沒有錯，也不存在相互矛盾。

　　周小麗：同意劉子芳的觀點，具體的整理工作還得由各單位檔案室負(fù)責(zé)，至于檔案館的“整理”除了接收以后的后期排號上架等工作外，還包括對一些不規(guī)范的案卷進(jìn)行整理。但整理工作的主要責(zé)任人是各有關(guān)單位，而不是檔案館，要不還設(shè)檔案室何用？檔案館的工作重心不應(yīng)該在整理檔案上

　　秋葦：檔案室和檔案館整理工作的內(nèi)容不一樣，但也有一樣的地方，比如對征集來的檔案，要從頭到尾一個程序不少去整理，最后入庫上架。

　　王旭：由整理職責(zé)的討論衍生出整理工作的內(nèi)容，那也就是說檔案室在整理檔案、檔案館同樣在整理檔案，有的時候一步到位了，有的時候還要繼續(xù)，沒一步到位的也不是沒履行職責(zé)，只是能力有限而已，

　　秋葦：市級館是每隔20年移交一次檔案，縣級館是每隔10年移交一次檔案；在移交檔案之前，檔案館都要制定移交接收計劃，制定嚴(yán)格的移交接收檔案標(biāo)準(zhǔn)，并在接收檔案時嚴(yán)格檢查，不符合要求的會要求拿回去繼續(xù)完善。因而沒整理好的檔案不可能移交進(jìn)館，也不便于機(jī)關(guān)檔案室提供利用。再者，即使整理好的檔案進(jìn)館之后也不可能原封不動搬進(jìn)檔案館，在機(jī)關(guān)檔案室排列有序的檔案進(jìn)館入庫以后，不進(jìn)行必要的整理，將會如泥牛入海了無蹤影。檔案館對接收進(jìn)館的檔案的整理是必須的，是建立有序的檢索查詢系統(tǒng)的需要，是日后提供利用和管理館藏檔案的需要。因此，給這些新進(jìn)館的檔案按單位設(shè)立一個全宗號，在案卷目錄上加館編號（2000年前按卷整理，案卷目錄格式上設(shè)置有“館編號、室編號”，2000年后立卷改革后的檔案還沒到進(jìn)館期限）），裝訂好案卷目錄，入庫上架，使其有一個固定的庫藏位置，并建立好全宗卷，完成整理工作。

　　王旭：由此看出，整理工作的重心是檔案室，檔案館加編館號，建立索引系統(tǒng)也進(jìn)行了一定的整理，檔案室、檔案館都有整理檔案的職責(zé)，只是操作方式的差異。

　　huangking：這個整理猶如加工一樣，對不同層次分為初次加工，再加工，深加工等。企業(yè)文書部門按照檔案室給的要求予以整理，檔案室再可以綜合整理，如跨部門材料的整合之類的，檔案館再整合檔案室移交的檔案。整合之外，當(dāng)然還有鑒定，修整等后續(xù)工作。

　　王旭：文書部門整理檔案、檔案室在整理檔案、檔案館在整理檔案，“初次加工，再加工，深加工”這個比喻形象的很，意思就是說整理檔案的職責(zé)最起碼涉及到了三個部門，大家都在做，大家都可以踢皮球。

　　ｍａｏｙｕｅ:我國檔案界似乎不承認(rèn)文書部門整理的對象是檔案，認(rèn)為文書部門整理屬于文書工作的內(nèi)容。

　　秋葦：檔案整理既是文書處理部門的責(zé)任、也是檔案室的責(zé)任、還是檔案館的責(zé)任。為了達(dá)到利用和科學(xué)管理的目的，為了豐富館藏，使檔案規(guī)范有序，就必需進(jìn)一步對檔案進(jìn)行整理加工。王旭：maoyue老師這句話說明檔案部門一定要整理檔案，不然文書部門會質(zhì)疑你的職責(zé)未履行。1983年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作條例》第十四條規(guī)定：“一個機(jī)關(guān)在工作活動中形成的全部檔案，應(yīng)在文書或業(yè)務(wù)部門立卷的基礎(chǔ)上，按照一定的要求進(jìn)行分類、加工整理和保管。”

　　guodongsheng：？是檔案形成者的責(zé)任，是檔案室的責(zé)任，是檔案館的責(zé)任。檔案是檔案形成者工作、學(xué)習(xí)、生活的附屬，也是其第一利用者，及時的整理便于其自身利用，其熟悉文件形成情況整理起來更順手。因此，我國檔案法律規(guī)范明確機(jī)關(guān)單位文書處理部門、業(yè)務(wù)處理部門負(fù)責(zé)其形成檔案的整理。檔案室負(fù)責(zé)檔案的接受與進(jìn)一步整理。進(jìn)一步整理，如檔案室編檔案號。同時檔案室也是要承擔(dān)接受未立卷、未整理文件材料的工作責(zé)任的。盡管文書處理部門、業(yè)務(wù)處理部門負(fù)責(zé)其形成檔案的整理，但除其范圍以外還是會有零散文件可能產(chǎn)生的。它們的整理都是檔案室的責(zé)任。國家綜合檔案館存在零散文件材料更是非常普遍的事。各國家綜合檔案館是不可能不接收零散文件的，特別是現(xiàn)在，機(jī)關(guān)單位撤銷，企業(yè)破產(chǎn)，在已經(jīng)找不到整理責(zé)任單位、責(zé)任人的情況下，檔案館就應(yīng)無條件的對其進(jìn)行接收整理。

　　zhz：？我的回答很簡單，那就是檔案管理人員的職責(zé)。我認(rèn)為，凡肩負(fù)檔案管理任務(wù)的人員都有整理檔案的職責(zé)，因為這是科學(xué)管理檔案、發(fā)揮檔案作用不可或缺的環(huán)節(jié)或曰內(nèi)容。負(fù)有檔案管理任務(wù)的人員可分為兩大群體，一是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位的檔案管理人員，可統(tǒng)稱為基層檔案室人員。二是各級檔案館的工作人員。這兩大群體對檔案整理都有不可推卸的責(zé)任。從檔案整理的內(nèi)涵與外延上看，檔案室人員與檔案館人員在整理檔案這個問題上既有同一又有區(qū)別，所謂同一，即遵循的基本原則、要求、方法是一致的（檔案整理的原則、要求、方法略），所謂區(qū)別，即整理檔案的范圍、內(nèi)容等有所不同。以2000年前手工立卷方式的文書檔案為例：從整理范圍看，機(jī)關(guān)檔案室人員只負(fù)責(zé)整理本單位應(yīng)歸檔的文件。從整理內(nèi)容（程序）看，機(jī)關(guān)檔案室人員對各部門交來或平時歸檔的文件，一般是按照分級別、劃分保管期限、分類（按問題或按機(jī)構(gòu)）、按六個特征組卷、擬寫案卷標(biāo)題、案卷排序（編卷號）、卷內(nèi)文件排序與編頁號、去金屬物、編卷內(nèi)目錄、填寫案卷封面與備考表、裝訂案卷、編案卷目錄、上賬入庫等程序進(jìn)行的。檔案館對檔案的整理，從整理范圍看，是對轄區(qū)內(nèi)各單位應(yīng)進(jìn)館檔案的整理。從整理內(nèi)容（程序）看，主要是進(jìn)行系統(tǒng)化編排，就河南市縣檔案館而言，一般是按照《河南省各級綜合檔案館業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的要求進(jìn)行的（恕不贅言），當(dāng)然對于個別單位隨后補(bǔ)交的零散文件或征集來的零散文件也要視具體情況予以插卷或重新組卷。

　　guodongsheng：非常贊成zhz的見解。無論檔案館室，都不得以現(xiàn)有檔案規(guī)范為借口推脫自己與生俱來的檔案整理責(zé)任。檔案整理是檔案人的天職。

　　追夢人：檔案整理是我們檔案工作者本質(zhì)工作，是我們的職責(zé)所在。同時這也需要人與人之間、各個部門與部門之間的相互配合，互相的溝通與學(xué)習(xí)，才能更好的做好檔案整理工作。

　　文書檔案管理細(xì)則

　　文書檔案管理細(xì)則一

　　第一條為加強(qiáng)水行政執(zhí)法文書檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結(jié)晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。

　　第三條各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理。

　　第四條水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條各級水行政主管部門的執(zhí)法機(jī)構(gòu)應(yīng)配備一名專職或兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動進(jìn)行完畢后，具體承辦人員應(yīng)及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應(yīng)完整、齊全，具有保存價值;

　　(三)應(yīng)歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1.水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現(xiàn)場勘察筆錄，調(diào)查筆錄，音像材料，證言證詞，責(zé)令停止水事違法行為通知書，調(diào)查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達(dá)回執(zhí)，行政處罰強(qiáng)制執(zhí)行申請書，結(jié)案報告等;

　　2.行政復(fù)議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復(fù)議申請書，行政復(fù)議受理、不予受理、限期補(bǔ)正通知書，行政復(fù)議申請人、被申請人提供的有關(guān)材料、證據(jù)、答辯書等，申請人撤回復(fù)議申請書，行政復(fù)議裁定書、決定書，送達(dá)回證等;

　　3.行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關(guān)的材料、證據(jù)、委托代理書，判決書以及與案件有關(guān)的司法文書等;

　　4.統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

　　5.法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關(guān)水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復(fù)、通知等以及相應(yīng)的解釋、說明、實施細(xì)則等，本部門制定發(fā)布的有關(guān)水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6.其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

　　(四)檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應(yīng)根據(jù)類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準(zhǔn)確，字體要工整。

　　第七條執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時間的順序?qū)n案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據(jù)檔案的數(shù)量和類別，配置相應(yīng)的保管設(shè)備;

　　(三)檔案管理人員工作調(diào)動前應(yīng)辦好移交手續(xù)。

　　第八條執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)編制檔案總目錄，并根據(jù)實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調(diào)借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調(diào)借檔案，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調(diào)借期限。

　　第九條各區(qū)縣水行政主管部門，可根據(jù)本管理制度的要求，結(jié)合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。

　　文書檔案管理細(xì)則二

　　1、文書立卷

　　每年年初機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門首先要制訂出當(dāng)年可能形成文件的案卷類目，根據(jù)案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，將文件按以下特征逐項分開。

　?、俜帜甓?。將文件按其形成的年度分開。

　　②分級別。將文件按其作者之間的關(guān)系分成上級、同級、下級。對互相聯(lián)系緊密的文件，如上級的批復(fù)、下級的請示應(yīng)放在一起。

　?、鄯謾C(jī)構(gòu)。將文件按其產(chǎn)生或承辦部門分開。

　?、芊謫栴}。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

　?、莘制谙蕖８鶕?jù)《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機(jī)關(guān))，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標(biāo)題，簡明、確切地反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷正式確定下來后，根據(jù)卷內(nèi)文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機(jī)關(guān)等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內(nèi)文件的頁號;填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件的起止年月、頁數(shù)、件數(shù)、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學(xué)排列編號。保持庫房內(nèi)外清潔衛(wèi)生。學(xué)習(xí)和掌握檔案保護(hù)技術(shù)。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準(zhǔn)備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關(guān)文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關(guān)文件，需經(jīng)秘書長批準(zhǔn);對摘抄、復(fù)制的檔案資料進(jìn)行審核、登記，然后在摘抄、復(fù)印件上注明出外、時間。借閱檔案，應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　建立檔案收進(jìn)、移出登記簿。準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關(guān)部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進(jìn)行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經(jīng)滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協(xié)大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

　　文書檔案管理細(xì)則三

　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學(xué)院《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》及文書檔案建檔規(guī)范的有關(guān)規(guī)定,提高歸檔質(zhì)量和檔案管理水平,促進(jìn)歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務(wù),為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),為國家積累檔案史料.現(xiàn)結(jié)合我所實際情況,制定如下實施細(xì)則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎(chǔ)的檔案管理體系,并根據(jù)上級有關(guān)規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負(fù)責(zé)人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責(zé)

　　1.文書檔案管理人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護(hù)黨和國家的機(jī)密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

　　3.指導(dǎo)、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務(wù),提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領(lǐng)導(dǎo)服務(wù).

　　5.負(fù)責(zé)本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責(zé)

　　1.了解本部門工作業(yè)務(wù),掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動做好預(yù)立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認(rèn)真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應(yīng)作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預(yù)立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應(yīng)歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案,列為永久保存；它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結(jié)、批復(fù),計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機(jī)構(gòu)設(shè)置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機(jī)關(guān)針對本所主管業(yè)務(wù)并要貫徹實施的重要文件材料.

　　3.2凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內(nèi)對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機(jī)構(gòu)頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.3凡是在較短時間內(nèi)對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務(wù)性的文件材料,上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本所主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結(jié)、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.4根據(jù)本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類,⑵黨群工作類,⑶人事教育類,⑷科研管理類,⑸基建資財類,⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

　　2.質(zhì)量要求

　　2.1歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確.已破損的文件應(yīng)予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制.

　　2.2歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求.

　　3.整理方法

　　3.1本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2歸檔文件以"件"為單位進(jìn)行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復(fù)制件為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復(fù)文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;批復(fù)在前,請示在后.

　　3.4歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準(zhǔn).跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結(jié)案年整理歸檔.

　　3.5歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合文件形成時間順序排列.

　　3.6歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據(jù)分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注.

　　3.7歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8歸檔文件應(yīng)逐件編目.針對同一問題的來文與復(fù)文,應(yīng)在備注欄內(nèi),互作備注.

　　3.9責(zé)任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者.

　　3.10文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應(yīng)照實抄錄,不能省略.

　　3.11題名:填寫文件標(biāo)題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充,并外加"[]".會議記錄須重擬題名時,應(yīng)寫明會議的時間和重要內(nèi)容.

　　3.12日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13頁數(shù):填寫每一件歸檔文件的總頁數(shù).計算頁數(shù)時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16備考表:備考表置于盒內(nèi)文件之后.填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應(yīng)放入同一檔案盒.

　　3.18檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

　　3.19歸檔文件整理完畢,應(yīng)按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應(yīng)在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應(yīng)編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應(yīng)認(rèn)真辦理交接手續(xù),仔細(xì)查點和驗收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進(jìn)行再整理,按有關(guān)工作程序進(jìn)行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現(xiàn)問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務(wù).

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴(yán)格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護(hù)檔案,自覺維護(hù)檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關(guān)責(zé)任.

　　7.檔案管理人員調(diào)動工作或退休時,必須認(rèn)真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據(jù)文書檔案保管期限,定期進(jìn)行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經(jīng)文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方能銷毀,并辦理相關(guān)備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應(yīng)指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預(yù)立卷情況,每二年進(jìn)行一次檢查評比.對能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務(wù)或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負(fù)責(zé)把關(guān)執(zhí)行.

　　十一、本細(xì)則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細(xì)則與上級檔案管理有關(guān)規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

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　　文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　文書檔案整理機(jī)構(gòu)

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

　　文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

　　(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

　　(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

　　(4)編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限來編制。

　　文書檔案

　　文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

　　由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　文書檔案整理機(jī)構(gòu)

　　也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　拓展延續(xù)

　　如何做好文書檔案管理工作

　　一、優(yōu)化文書檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項，沒有對所有的工作項目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

　　在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私?，這種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

　　三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

　　所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。

　　將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。

　　網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

　　分類方法：

　　1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

　　2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

　　3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

　　5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

　　保管

　　我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。