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企業(yè)人事檔案整理
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:
首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;
其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;
再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的,轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則,一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章,及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:對于較大的企業(yè),一般要設(shè)專人負責(zé)檔案的保管,應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗,鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。
擴展資料:
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業(yè)的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關(guān)審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件,不建議僅保留復(fù)印件,因為防止有修改爭議,當(dāng)然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習(xí))工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。
5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。
6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。
7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。
人事檔案怎么整理
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據(jù)。以下是我為大家整理人事檔案怎么整理相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
一、人事檔案怎么整理
一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案,那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案,下面我們做簡單介紹。
二、步驟
1、首先,準備整理檔案的工具和材料,工具如圖,材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料,各個公司要求不同,這里就不再贅述。
2、審核要入檔的材料,并按如下流程整理材料
3、第三步,將要入檔的材料規(guī)整好,編上頁碼,然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊,再打孔。
4、第四步,裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類,并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。
5、第五步,為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類,并寫好每份材料的頁碼。
6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。
7、檔案要存入獨立且安全性好的房間,并委派專人管理。
三、資料整理
1、第一步,確定文件檔案的分類
大面上劃分為兩塊,也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類,員工檔案一類。日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分,分為兩級,在實際操作中,要第二級文件要按照后勤和車間進行分開保存。
分開的.原因在于:車間人員流動大,離職人員資料更新較快;同樣的,面試時以群面居多,面試資料無法細分到人。如果之后有新的類型文件,則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。
2、第二步,定出文件存放規(guī)格
?。?)本年度文件,以藍色文件盒進行保存;
?。?)往年文件,以牛皮紙袋進行保存;
?。?)文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的,則以透明文件袋進行裝側(cè)區(qū)分;
(4)因無保密制度,文件不進行加密管理,之后以實際保密制度進行細分、標注。
第三步,臺帳
我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的,但隨著檔案越來越多,導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好,那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運而出了。
人事檔案為企業(yè)的一些重大決策提供了必要的依據(jù)。像人力資源規(guī)劃,也叫人力資源計劃,是組織擁有一定質(zhì)量和必要數(shù)量的人力,求得人員需求量和人員擁有量之間的相互匹配,那么,企業(yè)人事檔案如何管理呢?
第一條管理部門
1、公司客戶服務(wù)中心為檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由一人全權(quán)負責(zé)。
2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專管人員歸檔,經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)客戶服務(wù)中心部門主管同意后妥為保存,客戶服務(wù)中心以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送客戶服務(wù)中心歸檔并換回影本。
第二條文件點收
文件結(jié)案移送歸檔時,依如下原則點收:
企業(yè)人事檔案整理
1、檢查文件的本文及附件是否完整,如有短少,應(yīng)即追查歸入。
2、文件如經(jīng)抽存者,應(yīng)有客戶服務(wù)中心部門主管及檔案專管的'簽認。
3、文件的處理手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。
4、與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。
第三條文件整理
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形,應(yīng)先整補,裁切折疊,使其整齊劃一。
一、公司檔案管理
1、各部門將本部門資料每周五到公司文秘處登記、存檔。
2、文秘收到資料記入電子目錄保存,分類裝訂成冊歸檔。
3、公司人員查閱、借出資料由部門經(jīng)理簽字確認,但查閱、借出合同類檔案由本部門經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認。
4、使用公章,由本部門經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認;借出公章,由本部門經(jīng)理簽字,中心經(jīng)理審批確認,本部門經(jīng)理攜章隨同。
5、薪資福利類保密文件由招聘社保專員建檔保存。
二、人事檔案管理
1、綜合人事部在員工試用期滿,向其人事檔案關(guān)系所在單位開出"調(diào)函",交員工或其委托人,在規(guī)定時間內(nèi)將檔案轉(zhuǎn)入公司。
2、持已解除的勞動合同書、解除勞動合同協(xié)議書和調(diào)入單位的調(diào)函后,綜合人事部辦理調(diào)出手續(xù)。
三、員工檔案管理
1、招聘專員將入職后辦理的所有資料進行整理,交由綜合人事部經(jīng)理,建立員工檔案。
2、將《新員工考核表》、《月度考核表》、《轉(zhuǎn)正申請表》等有關(guān)個人的資料一并放入公司員工檔案。
3、所有的培訓(xùn)評估、獎懲記錄、異動記錄將存入員工檔案。
4、離職員工檔案,公司保留一年。
人事檔案整理步驟
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
第一步:分類
按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類:履歷材料。
這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。
第二類:自傳材料;報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。
第三類:考察、考核、鑒定材料;審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過各種途徑,對干部德能勤績廉進行考察和評價的材料。
歸入本類的材料,必須是經(jīng)過組織研究認可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實際情況,具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。
第四類:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過去學(xué)生登記表歸第一類,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。
第五類:政審材料;更改或認定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團時間、參加工作時間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過去更改或認定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。
第六類:黨、團組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。
第七類:表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。
第八類:涉法違紀材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。
第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(境)材料;黨代會、人代會、政協(xié)會議,人民團體和群眾團體代表會議;民主黨派代表會議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。
第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘診斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單,干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。
檔案材料的分類有兩點說明:(一)第四類、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級分類法,即對這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來說:
第四類材料二級分類分為:
1、學(xué)歷學(xué)位材料;
2、職業(yè)(任職)資格和評(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;
3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;
4、培訓(xùn)材料等。
第九類材料二級分類分為:
1、工資材料;
2、任免材料;
3、出國(境)材料;
4、參加會議的代表登記表等其它材料。
今后,報送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進行二級分類。
(二)內(nèi)容交叉材料的分類
1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。
2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類。
3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。
企業(yè)人事檔案整理
4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。
5、中央和地方各級黨委委員(候補委員)簡歷,人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。
第二步,排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。
具體方法有:按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。
第四類、第九類材料排序時,在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。
2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。
其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對結(jié)論或處分決定的意見,調(diào)查報告,證明材料,本人檢討或交待材料等。
第六類材料,入團志愿書應(yīng)排在入團的其他材料之前;入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時間先后依次排序。
每個類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號,并在其右下角逐頁編寫頁碼。頁碼的編寫方法為,凡有圖文的頁面,每面作為一頁,有封面的材料從封面開始編寫。
空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫頁數(shù)。
第三步,編目
修訂后的目錄與舊目錄的不同:
一是“類號”改為“序號”;
二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”;
三是刪除“份數(shù)”欄。
編目的具體要求是:
1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項進行編目,做到目錄清楚,填寫準確。書寫目錄要工整、準確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書寫材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。
2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。
3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是:材料類號用漢字的“一”至‘十’,二級分類的類號用(一)至(四),序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標題或標題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標題。材料的題目過長,可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。
5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。有多個時間的材料,一般以最后的時間為準。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時間。時間填寫要盡量詳細、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫齊全。
6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。
7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進行簡要說明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。
8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補充檔案材料時使用。
特別是第三、四、九類等,不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。
第四步:技術(shù)加工
技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進行技術(shù)加工。
1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。
2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護檔案原貌,簡化整理的目的出發(fā),不要對檔案材料進行過度裁剪。
3、幅面過小的材料應(yīng)進行托裱,裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。
5、檔案材料應(yīng)各自獨立,嚴禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
第五步:裝訂
檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實、齊整、美觀,不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。
干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。分卷裝訂時,必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護要求,報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等;書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。
檔案管理的方法和技巧
(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識,堅持依法治檔,確?!凹薪y(tǒng)一管理”。
“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn),對部門及公司十名兼職檔案員進行為期七天的培訓(xùn)。
這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進行詳細講解,授課內(nèi)容分別為:文書、科技、會計檔案等基本知識,培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達國家2A標準奠定了良好的基礎(chǔ)。
(二)要求無紙化辦公,每個崗位都形成電子文檔。
這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。
檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對信息的利用和保密等問題,通過新的管理制度和管理方法來解決。
(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國家檔案的重要組成部分。
為了規(guī)范檔案工作,必須加強自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊?,企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識,敢于創(chuàng)新、敢于開拓,與企業(yè)發(fā)展同步。
(四)服務(wù)創(chuàng)新
在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進行改變。首先,要對信息服務(wù)理念進行樹立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中,大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。
因此,有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進行樹立。其次,還要強調(diào)主動服務(wù),在對用戶潛在需求進行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進行有針對性的開發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進行創(chuàng)新。
檔案管理的方法和技巧
一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟效益
(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。
隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計劃經(jīng)濟下按計劃完成工作任務(wù),逐步走出去開辟市場,完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強烈的市場競爭,承建一級路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。
(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。
在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。
以產(chǎn)品為例,從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。
檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計去管理、保護、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨有的信息和知識觀念。
在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨有的原始記錄,如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。
占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨有知識。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場競爭和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟效益和社會效益。
二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開,管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對企業(yè)檔案工作實行機構(gòu)創(chuàng)新、機制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。
無論哪個企業(yè),精干是一個必然趨勢,企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過去只是單一的.管理檔案的檔案室擴大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。
這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過計算機網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng),從而達到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享,真正形成一個集團化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。
企業(yè)進行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的需要,轉(zhuǎn)換機制,高效運行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟效益和社會效益。企業(yè)的檔案工作管理機制也要隨著企業(yè)管理機制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機體,堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。
從單純的檔案資料管理機制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā),回顧多年來的檔案工作實踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。
目前看來,適合各類性質(zhì)、各類機制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標,以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評價檔案活動效果的方式、方法,制定考核辦法進行總結(jié)考評。
職責(zé)明確,獎罰分明,從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。
在企業(yè)里人事檔案如何管理呢具體的操作是怎么樣的?請高手指教!
一、人事檔案資料收集要健全
人事檔案管理系統(tǒng),對人事資料的收集和整理要健全,基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作,它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理,也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標。一般情況下,這些資料應(yīng)該包括:
基本個人信息:姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息;
入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息;
入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息;
工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。
要確保可以掌握員工從進入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程,如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。
二、簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)
想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料,僅靠手工錄入的方式,不光工作量極大,效率低且容易出錯。此時,挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng),才是企業(yè)邁進數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。
首先,安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息,同時也是企業(yè)的機密資源,一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。
其次,為了減輕工作量,電子檔案的建立要更加高效快捷。所以,檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強大,能否幫助我們快速建立電子檔案,也將成為我們關(guān)注的要點,這就是“好用”的重要性。
一款好用的電子檔案系統(tǒng),應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點。
智能化是為了解決我們低效的手工錄用,能夠通過掃描和解析功能,高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。
再者,也能夠通過檢索功能,快速和精準地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是,系統(tǒng)的功能具備延展性,不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求,往后也能夠建立在線填寫資料的表單,為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。
三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理
一般而言,當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進行儲存,那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進行處理都可以,但正如前面討論到的安全性問題,如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄,那就要進行妥善的銷毀和粉碎,確保信息不會對外泄露。
當(dāng)然,如果這些原始的紙質(zhì)檔案,與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄,那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。
企業(yè)人事檔案如何建立
企業(yè)人事檔案
建立人事檔案是企業(yè)人事管理活動中形成的,以個人
為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業(yè)員工信息的重要載體,歷史、全面、真實地記載和反映著員工個人經(jīng)歷、能力和德才的綜合表現(xiàn)。
人事檔案包括員工的經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系、成長歷史,員工在工作調(diào)動、職務(wù)提升、思想品德、業(yè)務(wù)才能所作的鑒定和評價材料;學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團及民-主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、仸免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料(包括工人的招用、勞動合同、調(diào)動、復(fù)員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內(nèi)容。
就企業(yè)而言,準確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施,特別是對專業(yè)技術(shù)人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。
就人力資源部門而言,認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業(yè)決策者提供準確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據(jù)。就企業(yè)員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據(jù)。
它真實記錄著每個人在學(xué)習(xí)、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權(quán)威的證明材料,,具有法律效用,實行養(yǎng)老保險社會統(tǒng)籌之后,參加養(yǎng)老保險統(tǒng)籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認,因此,人事檔案管理在現(xiàn)階段和今后一個相當(dāng)長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。
目前企業(yè)人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在:隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展,工作中心的轉(zhuǎn)移,組織人事政審工作相對減少,原來計劃經(jīng)濟用人單位招人時遵循的是“先審閱人事檔案管理后決定是否接收”的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,特別是私營民營企業(yè)等沒有人事主管權(quán)的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態(tài)度,根本就沒有設(shè)立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。
有些企業(yè)盡管有人事檔案管理部門,但由于負責(zé)管理負責(zé)的是企業(yè)的組織或人事部門,這些部門不能為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟效益,所以企業(yè)決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理制度
企業(yè)檔案該如何整理?
每年的歸檔文件整理,各單位都很重視,但整理與編目不規(guī)范的還不少,原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此,筆者對如何規(guī)范歸檔文件(即文書檔案)的整理與編目提出了簡明扼要的方法,供大家參考。
第一步清理文件,即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為:不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》(即國家檔案局8號令)制定好本單位的檔案保管期限表,對照條款,逐份文件進行鑒定。
概要地說,即便于實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下:
永久(Y):
1.收文中針對性文件:A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件;B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事,如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件,如決定、規(guī)定、辦法、意見等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料;本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔(即本單位計劃與總結(jié)、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報,重要創(chuàng)建活動文件材料等)。
定期30年(D30):
1.收文:上級主管機關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件(如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等;非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī);
2.發(fā)文:本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料(大致包括:內(nèi)部管理制度,獎勵制度,業(yè)務(wù)操作規(guī)程等)。
定期10年(D10):
1.收文:上級主管機關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件;
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講,區(qū)(縣)級機關(guān)、文件數(shù)量比較大,特別是要進館的單位,區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規(guī)定來;文件數(shù)量不多或比較基層的單位,可以往“自己”靠,即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料,其保管期限可從長。
第二步按件裝訂:界定何為一“件”,具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?!凹庇袃煞N,①為自然件,這很好界定;②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的,可采用縫紉機軋邊(固定);后期要掃描加工的,推薦用不銹鋼推訂來裝訂,以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料,每件敲上“檔號章”。
第三步排列文件:區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級類目,一般設(shè):①黨務(wù)、②工會,③共青團、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會,在①下按時間排列文件,②③④⑤同上,文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設(shè)二級類目,一般有:①組織人事;②政(事)務(wù);③財產(chǎn)管理,①下按時間先后排列,②③同理。(政務(wù):文字秘書工作;事務(wù):后勤保障一類;財產(chǎn)管理即審計、會計、經(jīng)費、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類:本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料,要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況,區(qū)分屬類、排列文件。
第四步編號:永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號,一年一編(即填寫檔號章上的歸檔信息)。
第五步編目:按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步填寫備考表,裝盒、填寫脊背(可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上,以保持整潔與美觀。
企業(yè)人事檔案管理
1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料),要及時登記,歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。
2、加強與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度,檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息,定期向有關(guān)部門(各級組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴把材料“入口關(guān)”,做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全,但并非所收集的材料都歸檔。因此,對收集的材料要進行認真鑒定,嚴格審查。對那些不符合歸檔要求的材料,應(yīng)及時通知形成材料的部門補送或補辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。
人事檔案怎么管理啊
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后,將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:
1、突發(fā)事件之后,如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
2、對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。
3、發(fā)現(xiàn)某些損害之后,如發(fā)現(xiàn)材料變霉,發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的。
擴展資料:
檔案八大功能。
其一、取消暫緩就業(yè)后,保留干部身份,大學(xué)畢業(yè)后由學(xué)生身份轉(zhuǎn)為干部身份;
其二、不需要辦理暫住證,并可以申請入住公租房和申購經(jīng)濟適用房;
其三、參加公務(wù)員或事業(yè)單位考試,可以提供身份證明;
其四、南方人才市場檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱評審及考證;
其五、辦理社會養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療保險、住房公積金;
其六、連續(xù)計算工齡,對需要廣州戶口的崗位將不再失去競爭機會;
其七、辦理工作調(diào)動時需要個人檔案;
其八、身份證、港澳通行證和出國護照等可即時在廣州辦理。
檔案的作用
真正能證明你學(xué)習(xí)經(jīng)歷的就是你的檔案。檔案里面有你各個時期的學(xué)籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料,不可復(fù)制。檔案雖然“光輝不再”,但并不等于是隨處可丟棄的“雞肋”,專家建議:應(yīng)屆生應(yīng)關(guān)心自己的檔案,免得未來不必要的麻煩。
檔案與工齡:很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后,沒有及時辦理參加工作手續(xù),工作幾年后仍然是學(xué)生身份,從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級,也影響到工齡和退休金的計算。
檔案與福利:畢業(yè)生在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個人切身利益的問題時,都要用到檔案。
檔案與因公出國政審:因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進行政治審查,如果檔案材料不全,政審機構(gòu)就會拒絕審查。
補辦檔案與原始材料:雖然現(xiàn)在有的單位可以補辦新檔案,但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在,勢必造成一定損失。