人事檔案怎么整理

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

　　一、人事檔案怎么整理

　　一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。

　　二、步驟

　　1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。

　　2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料

　　3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。

　　4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。

　　5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。

　　6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。

　　7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　三、資料整理

　　1、第一步，確定文件檔案的分類

　　大面上劃分為兩塊，也就是我上面說的日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。

　　日常文件根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開保存。

　　分開的原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細(xì)分到人。

　　如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。

　　2、第二步，定出文件存放規(guī)格

　　（1）本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；

　?。?）往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；

　　（3）文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；

　?。?）因無保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。

　　第三步，臺帳

　　我相信絕大多數(shù)檔案保管人員都是想好好保存的，但隨著檔案越來越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂。那么臺帳就應(yīng)運(yùn)而出了。

　　公司人事檔案如何整理

　　建立健全保管制度是對人事檔案進(jìn)行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉(zhuǎn)遞制度；保衛(wèi)保密制度；統(tǒng)計制度。

　　（1）材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

　?。?）檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后：對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。

　?。?）轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。

　　檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；

　　按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。

　?。?）保衛(wèi)保密制度。具體要求如下：對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

　　庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。

　　任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進(jìn)入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

　　（5）統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量。人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設(shè)備情況。人事檔案工作人員情況。

　　擴(kuò)展資料：

　　1、員工基本信息登記。

　　這樣的表格基本上會在員工剛進(jìn)入一家企業(yè)的時候進(jìn)行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進(jìn)行填補(bǔ)并一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。

　　2、員工入職相關(guān)審批文件。

　　3、員工各類證件。

　　這一類檔案很多傳統(tǒng)企業(yè)會用復(fù)印件，不建議僅保留復(fù)印件，因為防止有修改爭議，當(dāng)然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

　　包括但不限于：入職體檢合格表、上家企業(yè)離職證明、擔(dān)保人相關(guān)資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習(xí)）工作總結(jié)、試用期業(yè)績完成情況、引導(dǎo)人及部門的轉(zhuǎn)正評估意見、轉(zhuǎn)正后薪酬福利確認(rèn)函（開始入職沒有簽署）、轉(zhuǎn)正申請、每年度工作總結(jié)等。

　　5、員工參加重要會議、培訓(xùn)的各類統(tǒng)計與履歷表。

　　6、員工在企業(yè)里的崗位異動記錄。

　　7、員工調(diào)薪、獎懲記錄。

　　8、勞動合同及保密協(xié)議等相關(guān)文件。

　　人事檔案整理步驟

　　人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　第一步：分類

　　按照《干部檔案工作條例》規(guī)定，干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。

　　第一類：履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意，中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸入第一類。

　　第二類：自傳材料；報告?zhèn)€人有關(guān)事項的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。

　　自傳是個人撰寫自己家世、身世和主要社會關(guān)系的自述。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類，如以自傳為主的履歷或簡歷表也應(yīng)該歸在第二類。

　　第三類：考察、考核、鑒定材料；審計材料。這一類主要包括干部人事管理工作中，組織、人事部門通過各種途徑，對干部德能勤績廉進(jìn)行考察和評價的材料。

　　歸入本類的材料，必須是經(jīng)過組織研究認(rèn)可正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映干部實際情況，具有查考價值的鑒定、考察、考核材料。注意，根據(jù)利用工作實際需要，“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。

　　第四類：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。

　　這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意，過去學(xué)生登記表歸第一類，學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第三類，此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。

　　第五類：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國籍、出生日期、入黨入團(tuán)時間、參加工作時間等材料。

　　這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意，過去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的，此次調(diào)整到了第五類；“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。

　　第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。

　　注意，此類包括民主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎勵材料。這一類主要包括對干部給予獎勵或表彰的材料。注意，享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類，此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。

　　第八類：涉法違紀(jì)材料。問責(zé)材料、處分材料、上級決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書、法院裁定書以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。

　　第九類：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國（境）材料；黨代會、人代會、政協(xié)會議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會議；民主黨派代表會議形成的材料。

　　注意，《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)（單位）工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。

　　第十類：健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；干部人事檔案報送、審核工作材料；其他材料。第十類包括錄用體檢表，反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關(guān)材料；生平、非正常死亡調(diào)查報告等。干部檔案報送單，干部檔案有關(guān)情況說明等材料也入此類。

　　檔案材料的分類有兩點說明：

　?。ㄒ唬┑谒念?、第九類材料的二級分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，都處于動態(tài)變化中，由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找，還需要采用二級分類法，即對這兩類中的材料，按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類，具體來說：

　　第四類材料二級分類分為：

　　1、學(xué)歷學(xué)位材料；

　　2、職業(yè)（任職）資格和評（聘）專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料；

　　3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；

　　4、培訓(xùn)材料等。

　　第九類材料二級分類分為：

　　1、工資材料；

　　2、任免材料；

　　3、出國（境）材料；

　　4、參加會議的代表登記表等其它材料。

　　今后，報送的新任市管干部檔案，第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級分類。

　?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類

　　1、以自傳為主的履歷或簡歷表歸第二類。

　　2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸第四類。

　　3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。

　　4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。

　　5、中央和地方各級黨委委員（候補(bǔ)委員）簡歷，人大常委會委員、政協(xié)委員簡歷歸第一類。

　　第二步，排序

　　排序是指將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過編寫類號、順序號和頁碼固定下來。

　　具體方法有：按材料形成的時間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。

　　第四類、第九類材料排序時，在采用二級分類后的各小類中分別按時間排序。

　　2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。

　　其中，第五類和第八類材料的排列順序一般為：上級批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等。

　　第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序。

　　每個類別中的檔案材料排序后，要用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角逐頁編寫頁碼。

　　頁碼的編寫方法為，凡有圖文的頁面，每面作為一頁，有封面的材料從封面開始編寫。空白紙和托裱用的襯紙不計頁數(shù)；復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁數(shù)。

　　第三步，編目

　　修訂后的目錄與舊目錄的不同：

　　一是“類號”改為“序號”；

　　二是“材料制成時間”改為“材料形成時間”；

　　三是刪除“份數(shù)”欄。

　　編目的具體要求是：

　　1、檔案材料應(yīng)按照排列順序，逐份逐項進(jìn)行編目，做到目錄清楚，填寫準(zhǔn)確。

　　書寫目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀，使用規(guī)范的書寫材料，不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。檔案目錄不能粘貼涂改。

　　2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號和類別名稱。

　　3、“序號”填寫材料類號和排列順序號。序號欄的規(guī)范填寫方法是：材料類號用漢字的“一”至‘十’，二級分類的類號用（一）至（四），序號用阿拉伯?dāng)?shù)字。

　　4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)另擬標(biāo)題。

　　材料的題目過長，可適當(dāng)簡化。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目。

　　擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。

　　5、“材料形成時間”填寫材料落款時間。

　　有多個時間的材料，一般以最后的時間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料，采用原件的形成時間。

　　時間填寫要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫齊全。

　　6、“頁數(shù)”填寫材料的頁數(shù)。按編好的頁數(shù)如實填寫。

　　7、“備注”填寫需要說明的情況。歸檔材料因為內(nèi)容相關(guān)合并為一份材料的，要在備注欄中進(jìn)行簡要說明，如附有考察材料的干部任免審批表，復(fù)制件等。

　　8、每類目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時使用。

　　特別是第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。不要求大類空四行，小類空三行。

　　第四步：技術(shù)加工

　　技術(shù)加工對紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。

　　1、對紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料，應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件。

　　2、幅面過大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。剪裁時不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意，從保護(hù)檔案原貌，簡化整理的目的出發(fā)，不要對檔案材料進(jìn)行過度裁剪。

　　3、幅面過小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。

　　檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊，不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小，無法裝訂，應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。

　　4、檔案材料上的訂書釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。

　　5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　第五步：裝訂

　　檔案目錄置于卷首，干部職務(wù)變動登記表排列其后，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。

　　檔案材料應(yīng)左邊、下邊對齊，在左側(cè)打孔裝訂，做到結(jié)實、齊整、美觀，不掉頁、不倒頁、不壓字、不損壞文件，方便閱讀。反對刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚，應(yīng)該分成兩卷裝訂。

　　分卷裝訂時，必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，報送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽，用于書寫干部的姓名、籍貫、檔案編號等；書寫姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡化字。

　　檔案管理的方法和技巧

　　(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識和檔案業(yè)務(wù)知識，堅持依法治檔，確?！凹薪y(tǒng)一管理”。

　　“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)，為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平，今年六月下旬，我們特邀專業(yè)老師前來舉辦檔案管理培訓(xùn)，對部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。這次培訓(xùn)的特點是理論結(jié)合實際操作，培訓(xùn)內(nèi)容針對各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解，授課內(nèi)容分別為：文書、科技、會計檔案等基本知識，培訓(xùn)時要求每個兼職檔案員帶未整理裝訂的資料，面對面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn)，效果顯著，也為單位檔案管理達(dá)國家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。

　　(二)要求無紙化辦公，每個崗位都形成電子文檔。

　　單位人事檔案整理

　　這就要求每個員工懂得文書處理和歸檔的一整套程序，了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系，明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。

　　檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后，企業(yè)各部門對檔案信息資源實現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用，對信息的利用和保密等問題，通過新的管理制度和管理方法來解決。

　　(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一，也是國家檔案的重要組成部分。

　　為了規(guī)范檔案工作，必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)，大力開發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平，以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)。

　　總之，企業(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識，敢于創(chuàng)新、敢于開拓，與企業(yè)發(fā)展同步。

　　(四)服務(wù)創(chuàng)新

　　在信息化環(huán)境下，檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面，都要對傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。

　　首先，要對信息服務(wù)理念進(jìn)行樹立，在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過程中，大量優(yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成，越來越多的信息系統(tǒng)用戶，使信息服務(wù)工作面臨著越來越廣、越來越多的服務(wù)要求。因此，有關(guān)人員要對信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹立。

　　其次，還要強(qiáng)調(diào)主動服務(wù)，在對用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上，對不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對性的開發(fā)、利用和提供。

　　再次，還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。

　　檔案管理的方法和技巧

　　一、觀念創(chuàng)新，使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益

　　(一)要管好檔案、用好檔案，首先要熟悉檔案。

　　隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化，整體的技術(shù)含量也在不斷提高，單位也由計劃經(jīng)濟(jì)下按計劃完成工作任務(wù)，逐步走出去開辟市場，完成億元以上的貨幣工程量，逐步由承建二級路面建設(shè)，轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場競爭，承建一級路面的建設(shè)任務(wù)，因此，檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念，不要在辦公室坐等，要主動請教有關(guān)技術(shù)人員，深入施工一線，熟悉了解施工工藝流程，弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義，使檔案人員對各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。

　　(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。

　　在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、會計檔案，都是全體員工從事生產(chǎn)實踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累，是企業(yè)發(fā)展歷程的真實記錄和客觀評價。

　　以產(chǎn)品為例，從設(shè)計、預(yù)算到整個工程竣工，無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水，無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。

　　檔案是一種非常重要的資產(chǎn)，它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外，還具有專有性、地域性等公共屬性。

　　企業(yè)法人認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后，就會千方百計去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn)，就會下決心做好檔案工作。

　　(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識觀念。

　　在當(dāng)今瞬息萬變的知識經(jīng)濟(jì)大潮中，企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄，如各種設(shè)計資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識。

　　如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好，在市場競爭和信息流通的今天，很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

　　只有管理好、利用好檔案資料，關(guān)鍵時刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

　　二、體制創(chuàng)新，使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展

　　現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰，權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。

　　企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，就必須對企業(yè)檔案工作實行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。

　　(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡。

　　無論哪個企業(yè)，精干是一個必然趨勢，企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要，檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新，其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延，深化檔案工作的內(nèi)涵，把過去只是單一的管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。

　　這個中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作，例如，公路段可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實施聯(lián)網(wǎng)，從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開發(fā)和資源共享，真正形成一個集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。

　　這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則，有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。

　　(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。

　　企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)體制的需要，轉(zhuǎn)換機(jī)制，高效運(yùn)行，創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

　　企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新，要激活機(jī)體，堅持沒有創(chuàng)新就沒有發(fā)展的最基本管理理念，敢于否定自己，善于完善自己。

　　從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率，充分發(fā)揮人的聰明才智，讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動力源之一。

　　(三)制度創(chuàng)新的實質(zhì)是要從企業(yè)的實際出發(fā)，回顧多年來的檔案工作實踐，領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要，但具體活動的開展卻要靠各項制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。

　　目前看來，適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全，一些重要的檔案分散在各部門、各分公司，不夠規(guī)范，降低了利用率，制度創(chuàng)新已迫在眉睫，我們必須制定較為詳盡的制度，不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度，明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo)，以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任，評價檔案活動效果的方式、方法，制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評。職責(zé)明確，獎罰分明，從而調(diào)動檔案人員的工作積極性。用制度來規(guī)范檔案管理工作。

　　人事檔案整理實施方案

　　第一章總則

　　第一條為了進(jìn)一步加強(qiáng)我縣人事檔案管理，維護(hù)人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性，完善人力資源社會化服務(wù)體系，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合我縣實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所管人事檔案范圍是：

　　(一)按照干部管理權(quán)限,政府系統(tǒng)機(jī)關(guān)及所屬的事業(yè)單位、直屬事業(yè)單位(教育、衛(wèi)生系統(tǒng)除外)的正式干部職工;

　　(二)各類縣屬國有、集體企業(yè)和民營企業(yè)、私營企業(yè)、民營非企業(yè)等非國有單位干部職工;

　　(三)辭職或被辭退、解除勞動合同(聘用合同)以及以其他方式與原單位脫離了工作關(guān)系的國家公務(wù)員，企業(yè)、事業(yè)單位干部職工;

　　(四)未落實工作單位的各類畢業(yè)生;

　　(五)實行人事代理的單位干部職工、各類畢業(yè)生;

　　(六)自費(fèi)出國、出境的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員;

　　(七)合資、三資企業(yè)的中方雇員;

　　(八)其他社會人才。

　　第三條人事檔案管理遵循"集中統(tǒng)一，歸口管理"的原則，接受同級黨委組織部門和政府人事行政部門的監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　第二章人事檔案管理機(jī)構(gòu)

　　第四條縣人力資源和社會保障部門檔案管理科室是縣政府系統(tǒng)人事檔案管理機(jī)構(gòu)，按管理權(quán)限負(fù)責(zé)縣政府系統(tǒng)人事檔案管理工作。

　　(一)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位負(fù)責(zé)本單位的干部職工和離退休人員的人事檔案資料的收集、整理，人事檔案由政府人事檔案管理部門管理;

　　(二)人事檔案管理部門受用人單位和個人委托，可以管理全縣范圍內(nèi)干部職工人事檔案;

　　(三)嚴(yán)禁其他未經(jīng)授權(quán)的任何單位(包括其他行業(yè)主管部門、企事業(yè)單位內(nèi)設(shè)的人才交流中心、人事檔案室)管理人事檔案，嚴(yán)禁個人保管他人和本人人事檔案;

　　(四)凡不具備人事檔案管理權(quán)限，擅自管理社會人才人事檔案的單位或個人，必須在本辦法施行后三個月之內(nèi)向人事檔案管理部門移交人事檔案。

　　第五條人事檔案管理部門按照《中華人民共和國檔案法》和《干部檔案工作條例》之規(guī)定，認(rèn)真做好人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與人事檔案管理有關(guān)的各項人事代理等社會化服務(wù)工作。人事代理社會化服務(wù)內(nèi)容有：

　　(一)按國家規(guī)定核定存檔人員的連續(xù)工齡，調(diào)整記載檔案工資;

　　(二)負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)人員職稱資格認(rèn)定，辦理職稱考評的有關(guān)手續(xù);

　　(三)辦理因公或因私出國、出境政審及相關(guān)手續(xù);

　　(四)負(fù)責(zé)為辦理人及代理人員出具有關(guān)婚育證明;

　　(五)按黨章、團(tuán)章有關(guān)規(guī)定接轉(zhuǎn)黨、團(tuán)組織關(guān)系;

　　(六)負(fù)責(zé)人才引進(jìn)工作，辦理人才集體戶口掛靠手續(xù);

　　(七)辦理實行人事代理的各類應(yīng)往屆畢業(yè)生的聘用合同備案管理手續(xù);

　　(八)為參加工作滿一年的各類大中專畢業(yè)生辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù);

　　(九)辦理與聘用單位的聘用合同鑒證手續(xù);

　　(十)辦理確因人才流動等原因失去原有身份的身份認(rèn)定手續(xù);

　　(十一)代辦社會養(yǎng)老保險及其他保險;

　　(十二)協(xié)助辦理與人事檔案管理相關(guān)的其它服務(wù)事宜。

　　第三章人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第六條人事檔案管理部門在收到檔案后應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，若發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)來的檔案材料不整齊或不完整、不清楚，應(yīng)要求原管理單位補(bǔ)齊或查清。人事檔案管理部門收到檔案后應(yīng)在回執(zhí)單上簽名蓋章并立即退回。逾期一個月未退回者轉(zhuǎn)出單位應(yīng)去函催問，以防丟失。

　　第七條人事檔案轉(zhuǎn)遞，應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。轉(zhuǎn)遞檔案必須按統(tǒng)一規(guī)定的"檔案轉(zhuǎn)遞通知單"的項目詳細(xì)登記，嚴(yán)密包封。

　　第四章人事檔案的收集、整理和利用

　　第八條人事檔案材料包括如下內(nèi)容：

　　(一)履歷材料;

　　(二)自傳材料;

　　(三)鑒定、考核、考察材料;

　　(四)學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職稱材料(包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)成績表和評審表、考績、審批材料);

　　(五)政治、歷史情況的審查材料(包括甄別、復(fù)查材料和依據(jù)材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料);

　　(六)參加中國共-產(chǎn)-黨、共青團(tuán)及民-主黨派的材料;

　　(七)獎勵材料(包括科技和業(yè)務(wù)獎勵，英雄模范先進(jìn)事跡);

　　(八)處分材料(包括復(fù)查材料，免于處分的處理意見);

　　(九)錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;

　　(十)其他可供參考的材料。

　　第九條人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)按照檔案管理工作的有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)與各單位的聯(lián)系，認(rèn)真做好人事檔案材料的收集、鑒別和歸檔工作。

　　(一)要經(jīng)常收集各單位在職務(wù)晉升、流動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映職工德、能、勤、績的材料，充實檔案內(nèi)容;

　　(二)可根據(jù)工作需要及檔案中缺少材料的情況，有計劃地布置填寫干部職工履歷表，作鑒定、寫自傳等，并及時將這些材料補(bǔ)充進(jìn)人事檔案;

　　(三)有關(guān)用人單位和部門要建立主動向人事檔案管理部門送交人事檔案歸檔的工作制度，確定專人報送，及時將新形成的檔案材料送交人事檔案管理部門;

　　(四)收集的材料必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實、完整，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸入人事檔案;

　　(五)復(fù)印件不能作為歸檔材料。不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，并報請主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn);

　　(六)屬于應(yīng)歸入人事檔案的材料，均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷;

　　(七)人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格(19cm×26cm)的辦公用紙，使用藍(lán)黑或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫;

　　(八)在整理人事檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷毀或偽造社會人才人事檔案材料。

　　如何做好事業(yè)單位人事檔案管理

　　目前，人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱評審無紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問題。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問題，從而提高人事檔案的利用水平。

　　一、關(guān)于材料的收集與歸檔

　　人事檔案管理而言，材料的收集是關(guān)鍵，也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否，其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況，將直接影響檔案的提供利用。

　　因此，人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫，尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績方面的材料。

　　主要應(yīng)做好以下工作：

　　1、及時收集歸檔。檔案人員對所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級、考核、獎懲等材料)或有關(guān)部門轉(zhuǎn)遞來的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱等材料)，要及時登記，歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類別。

　　2、加強(qiáng)與有關(guān)部門的聯(lián)系。組織人事部門要與形成人事檔案材料的部門建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度，檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息，定期向有關(guān)部門(各級組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門)收集或催收新形成的人事檔案材料。

　　3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”，做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全，但并非所收集的材料都?xì)w檔。

　　因此，對收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定，嚴(yán)格審查。對那些不符合歸檔要求的材料，應(yīng)及時通知形成材料的部門補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。

　　二、關(guān)于檔案種類和卷內(nèi)類別的判斷。

　　1、檔案種類的判斷。在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進(jìn)行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案(如干部任免通知、請示報告、來往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過程中的請示報告、調(diào)查報告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類型檔案的材料歸入人事檔案。

　　2、卷內(nèi)類別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號入座”，歸入相應(yīng)類別即可。但也有例外。有些材料的名稱與內(nèi)容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。因此，在分類時必須做到既要看名稱，也要看內(nèi)容；對包括多方面內(nèi)容的，還要看以哪一方面的內(nèi)容為主，力求分類準(zhǔn)確。

　　三、關(guān)于檔案的保管方式

　　人事檔案管理方式較常見的有兩種，即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。

　　袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋，所以抽取、填入材料方便，但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。

　　裝訂法是將材料分類后按序裝訂在一起，裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點是裝訂整齊、外表美觀，但存取材料不便，且由于反復(fù)拆訂易對紙張造成損壞。

　　人事檔案是人才信息的重要載體，它能充分反映出個人經(jīng)歷、德才能績工作表現(xiàn)，獎懲情況、行為軌跡，歷史背景及其經(jīng)歷，是知人善任，選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對人才資源開發(fā)起著重要作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。

　　一、人事檔案資料收集要健全

　　人事檔案管理系統(tǒng)，對人事資料的收集和整理要健全，基礎(chǔ)資料收集是很基礎(chǔ)但又不能輕視的工作，它是員工在企業(yè)中能否獲得發(fā)展的重要依據(jù)。能否做好員工檔案的管理，也是檢驗一名HR的基本功是否扎實的重要指標(biāo)。一般情況下，這些資料應(yīng)該包括：

　　基本個人信息：姓名、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、籍貫、過往工作經(jīng)歷等信息；

　　入職后工號、稱職、入職日期、勞動合同、五險一金及薪酬狀況等信息；

　　入職后的培訓(xùn)資料、培訓(xùn)合同等信息；

　　工作中的獎懲記錄、晉升、調(diào)職、績效考核情況等信息。

　　要確?？梢哉莆諉T工從進(jìn)入公司到現(xiàn)在的整個發(fā)展過程，如有沒有晉升、獎罰、績效考核的業(yè)績、受過什么培訓(xùn)等。

　　二、簡單易操作的人事檔案管理系統(tǒng)

　　想要將紙質(zhì)資料完全轉(zhuǎn)化為電子資料，僅靠手工錄入的方式，不光工作量極大，效率低且容易出錯。此時，挑選一款靠譜好用的檔案系統(tǒng)，才是企業(yè)邁進(jìn)數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。

　　首先，安全性是第一要點。人事檔案既是員工個人的私密信息，同時也是企業(yè)的機(jī)密資源，一旦泄露會使員工個人和企業(yè)的利益受到侵害。

　　其次，為了減輕工作量，電子檔案的建立要更加高效快捷。所以，檔案系統(tǒng)的功能是否足夠強(qiáng)大，能否幫助我們快速建立電子檔案，也將成為我們關(guān)注的要點，這就是“好用”的重要性。

　　一款好用的電子檔案系統(tǒng)，應(yīng)該具備智能化和延展性兩個特點。

　　智能化是為了解決我們低效的手工錄用，能夠通過掃描和解析功能，高效地將大量的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子版檔案。再者，也能夠通過檢索功能，快速和精準(zhǔn)地查找、調(diào)用員工檔案。而延展性指的是，系統(tǒng)的功能具備延展性，不僅是當(dāng)下能夠滿足紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的需求，往后也能夠建立在線填寫資料的表單，為企業(yè)全面推行數(shù)字化提供足夠的技術(shù)支持。

　　三、紙質(zhì)、電子檔案集中統(tǒng)一管理

　　一般而言，當(dāng)原始的紙質(zhì)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子檔案庫進(jìn)行儲存，那么這些紙質(zhì)檔案在往后的任何時間進(jìn)行處理都可以，但正如前面討論到的安全性問題，如果這些紙質(zhì)資料需要丟棄，那就要進(jìn)行妥善的銷毀和粉碎，確保信息不會對外泄露。當(dāng)然，如果這些原始的紙質(zhì)檔案，與企業(yè)現(xiàn)有的電子檔案不構(gòu)成重復(fù)或者替代的記錄，那我們?nèi)孕枰咨频貎Υ婧眠@些紙質(zhì)資料。

　　單位人事檔案管理辦法

　　(二)查閱公司中層管理人員人事檔案，須經(jīng)人力資源部領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可查閱。

　　(三)人事檔案只限在檔案庫房查閱，一般不得借出。特殊情況需要借出，須按人事管理權(quán)限征得有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　(四)查閱檔案人員要愛護(hù)檔案，切實維護(hù)檔案的完整與安全，不得私自將檔案卷折疊、拆卸調(diào)換、涂改、劃道、復(fù)制、更不得遺失。

　　(五)查閱檔案人員要遵守有關(guān)保密工作規(guī)定，不得隨意將檔案內(nèi)容向無關(guān)人員泄露。如違反規(guī)定造成不良影響應(yīng)承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

　　(六)因工作需要從人事檔案中取證的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后，才能復(fù)制有關(guān)檔案材料。

　　(七)對利用信函了解檔案有關(guān)內(nèi)容的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，只能提供與信函有關(guān)的項目。

　　(八)任何個人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

　　第六條人事檔案的轉(zhuǎn)遞

　　(一)因工作調(diào)動、職務(wù)變化、退休等需將人事檔案轉(zhuǎn)給新的主管單位時，應(yīng)及時辦理檔案移交手續(xù)。嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞手續(xù)，以保證人事檔案的絕對安全。

　　(二)轉(zhuǎn)出人事檔案，要認(rèn)真對其清理并整理，填寫轉(zhuǎn)遞通知單，注明轉(zhuǎn)出時間和原因，在名冊上注銷。

　　(三)轉(zhuǎn)出的人事檔案均應(yīng)包裝密封，貼好封條并按管理權(quán)限加蓋部門印章。

　　(四)轉(zhuǎn)遞人事檔案，不得以平信、掛號、包裹等公開郵寄，必須通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或由組織指定專人遞送，不準(zhǔn)本人自帶。

　　(五)對轉(zhuǎn)出的人事檔案不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。對轉(zhuǎn)出的人事檔案，超過一個月未收到回執(zhí)，應(yīng)及時催問。

　　(六)接收轉(zhuǎn)入的檔案要核對是否是本單位所屬人員檔案，認(rèn)真核對檔案材料數(shù)量，確認(rèn)無誤后，將轉(zhuǎn)入的檔案詳細(xì)登記，在轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)上蓋章，將回執(zhí)及時退回寄出單位。

　　第七條人事檔案的統(tǒng)計

　　人事檔案要定期進(jìn)行統(tǒng)計，確保所管理的檔案與所管人數(shù)相符。人員調(diào)動、離退休、死亡后，應(yīng)及時進(jìn)行分類保管，隨時做好接收、轉(zhuǎn)出變動情況的登記以及檔案數(shù)字統(tǒng)計。

　　第八條檔案材料的銷毀

　　(一)經(jīng)鑒別屬于重復(fù)或不應(yīng)歸檔的材料，要進(jìn)行清退或銷毀。銷毀材料要進(jìn)行登記，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后進(jìn)行。

　　(二)銷毀檔案材料必須到保密部門指定的場所進(jìn)行，其中要有兩名正式黨員負(fù)責(zé)監(jiān)銷。

　　第九條本辦法的解釋權(quán)屬公司人力資源部。