辦公室檔案整理

　　一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件，另一種為電子文檔，兩者文件分別有不同的整理方式。

　　1.紙質(zhì)文件資料。盡量別留，或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦，確保留下重要的文件。

　　其次建議購(gòu)4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)看看，是晨光旗下專門的辦公用品采購(gòu)平臺(tái)，品類很多，需要可以私聊)和打孔機(jī)。能打孔的文件，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件，裝入透明活頁文件袋，放入文件夾；

　　資料卡片、票據(jù)、照片、信函、明信片、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用，沒有的可以在科力普省心購(gòu)平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼，分門別類放好，會(huì)非常整齊。

　　2.電子文檔。首先，名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名。其次，每一層次的文件夾一般不超過3個(gè)。并且定期做好備份和清理，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤，也建立對(duì)應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份，極好。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí)，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù)。

　　辦公室文件資料的整理分類技巧有哪些？

　　1.存放有序，固定位置

　　在辦公室內(nèi)，各種文件檔案、公文包、名片盒等物件按自己的方式擺置在文件筐內(nèi)，貼上標(biāo)簽；或按使用頻率、重要程度固定保存在抽屜內(nèi)的相應(yīng)位置。

　　2.要?jiǎng)h的文件暫時(shí)先留著

　　在桌面建一個(gè)“臨時(shí)文件夾”，暫時(shí)沒用的都扔進(jìn)去，一段時(shí)間(一個(gè)月)后集中處理；

　　若非永久性刪除可在回收站找到，回收站可定期清空，清空前查看是否有意外刪除的文件。

　　3.隨時(shí)做好PlanB

　　列出已有物品的清單，存于某個(gè)地方(如備忘錄)。

　　4.將經(jīng)常使用的文件夾放到桌面

　　在桌面創(chuàng)建快捷方式。

　　5.電子文件建檔

　　選擇一個(gè)常用的電腦盤（如D盤、E盤等），建立文件夾，對(duì)每一電子文件進(jìn)行詳細(xì)命名，之后按照自己的分類習(xí)慣（如時(shí)間、用途、部門等）歸檔同一類型文件。

　　6.定期備份資料

　　每周或每月及時(shí)備份，備份途徑為云備份或移動(dòng)硬盤備份。

　　7.在名片上寫清詳細(xì)信息

　　在名片背后(微信的備注描述頁)寫清楚對(duì)方的詳細(xì)信息，如認(rèn)識(shí)日期、接觸場(chǎng)所、對(duì)方特征、介紹人等。

　　8.手機(jī)號(hào)碼備注要詳細(xì)

　　以公司名稱/職位+姓名的方式作為備注名稱。

　　9.活用手賬的兩個(gè)重點(diǎn):及時(shí)寫，多次看

　　一有約定就立刻寫上，每天多次查看任務(wù)完成情況。

　　10.客戶的名稱要加上職稱、稱謂

　　在名稱后注明“XX總”，表示尊重。寫郵件也一樣。

　　辦公室檔案整理

　　11.手賬上方注明日期和主題

　　給每個(gè)記錄注明時(shí)間和主題，查找時(shí)就多了兩個(gè)關(guān)鍵變量。

　　12.所有的信息注明來源

　　為每條從外部獲取的信息注明來源。

　　13.勤于找出問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

　　提前15分鐘到約定的地點(diǎn)，聯(lián)系好招商，提前熟悉目標(biāo)樓盤，準(zhǔn)備好自己稍后要陳述的資料，然后等待客戶的到來。

　　14.記下經(jīng)常去的餐館

　　用你熟悉的APP記下附近適合還不錯(cuò)的餐館。

　　15.組織商談的注意事項(xiàng)

　　打電話時(shí)一定要確認(rèn)好：對(duì)方負(fù)責(zé)人的姓名/商談的內(nèi)容時(shí)間地點(diǎn)/出席的人員名單/商談需要準(zhǔn)備的資料，對(duì)方的聯(lián)系方式。

　　特別重要的會(huì)議一定要之后發(fā)一封郵件再次確認(rèn)。

　　16.準(zhǔn)備2個(gè)筆記本

　　只要兩個(gè)筆記本，一本做重要任務(wù)制定，一本做各種記錄。

　　17.給用過的筆記本制作索引

　　在筆記本第二頁記下寫筆記的時(shí)間，重要主題。

　　18.給筆記本足夠的留白

　　開始就在筆記本上劃出一條直線，右邊的空白不能現(xiàn)在寫，隨時(shí)空出一行。

　　19.以金字塔原理記筆記

　　做完筆記后，在筆記頂部寫下結(jié)論。

　　20.利用“5W2H”整理重點(diǎn)內(nèi)容

　　做筆記要有框架：誰(WHO)-因?yàn)樯?WHY)做了什么事(WHAT)?他是如何(HOW)做的?時(shí)間(WHEN)-地點(diǎn)(WHERE)?用了多少錢(HOW MUCH)?

　　21.將工作的“PDCA”記下來

　　按照Plan(計(jì)劃)→Do(執(zhí)行)→Check(回顧)→Action(改善)去記下來，用心去總結(jié)，找提升方法。

　　如何建立辦公室檔案管理

　　要建立起辦公室檔案管理工作，一般從人、財(cái)、物三方面入手。人：即檔案管理員，你需設(shè)置一位專職或者兼職的檔案干部具體指導(dǎo)和執(zhí)行該工作，設(shè)一辦公室主任分管該工作。這位檔案管理員總體負(fù)責(zé)全公司的檔案工作，在此基礎(chǔ)上，每個(gè)部門要設(shè)一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)將本部門的應(yīng)歸檔的材料整理后交辦公室檔案管理員，部分材料如有必要要說明重要性以便設(shè)定保管期限。財(cái)：即檔案工作經(jīng)費(fèi)，每年檔案裝訂消耗材料，檔案裝訂工具和檔案專業(yè)繼續(xù)教育培訓(xùn)等經(jīng)費(fèi)保障。物：檔案室是基本必備的，要符合檔案“八防”要求；有條件差的也必須有檔案專用的鐵皮柜，不能和其它資料混放。這樣基本上檔案工作的框架算搭起來了，檔案工作的制度可以參考樓上團(tuán)隊(duì)的，都是文字化的東西。另有一點(diǎn)日常檔案工作必須要有的兩個(gè)東西：第一個(gè)是歸檔期限及保管期限表，企業(yè)使用的是十大類分類法，但國(guó)家檔案局關(guān)于文書立卷改革以件為單位保管單位的也可以參考，畢竟你是企業(yè)的話，檔案如何保管更方便還是自己企業(yè)說了算，要注意設(shè)定保管期限的時(shí)候充分征求各部門意見，因?yàn)橹挥薪?jīng)辦的部門才更深刻理解該份材料到底該長(zhǎng)期保存還是短期保存。第二個(gè)是借閱利用制度，不知你們企業(yè)是否會(huì)將董事會(huì)材料單獨(dú)設(shè)一位董秘保管，如果全部公司的材料都在檔案室的話，作為企業(yè)要嚴(yán)格規(guī)定檔案查閱的人員，哪些可以公司里人隨便查，哪些只有部門經(jīng)理查，哪些要辦公室主任同意才可以查，哪些要總經(jīng)理同意才可以查，以保護(hù)企業(yè)商業(yè)秘密。

　　辦公室檔案管理制度

　　一、嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。

　　二、檔案按檔號(hào)排放，檔案柜編順序號(hào)，庫(kù)房?jī)?nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。

　　三、借出的檔案須按時(shí)歸還，利用后的檔案應(yīng)隨即放回原處。

　　四、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責(zé)任。

　　五、切實(shí)做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。

　　六、做好庫(kù)房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。

　　七、每季度對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

　　如何建立辦公室檔案管理？

　　建立辦公室檔案管理的方法：

　　(一)建立檔案管理制度：

　　1、各種檔案按組卷要求，由立卷人整理，按有關(guān)規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。

　　2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

　　3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室借閱。

　　(二)建立檔案庫(kù)房管理制度：

　　1、檔案庫(kù)房是保存檔案的重要基地，非本室工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)。

　　2、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙、喧嘩、動(dòng)用火種，嚴(yán)禁攜帶危險(xiǎn)品進(jìn)入。

　　3、庫(kù)房門窗要牢固，隨走隨關(guān)，班前班后要經(jīng)常檢查，嚴(yán)防檔案丟失和意外事故發(fā)生。

　　4、庫(kù)房?jī)?nèi)保持清潔衛(wèi)生，有防火、防盜、防光、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防污染等措施。

　　5、檔案裝具要堅(jiān)實(shí)、耐用、整潔大方。

　　如何進(jìn)行辦公室檔案管理

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　　如何做好辦公室的檔案管理工作？

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我局就屬于后者，由于各職能科隊(duì)寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我局在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面：1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。3、公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。4、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。5、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的科隊(duì)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。

　　在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。我局在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度---組織機(jī)構(gòu)--內(nèi)容，但在實(shí)際工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織沿革、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

　　辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作

　　檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？一起看看吧！

　　一規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

　　1.文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

　　2.附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

　　3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來的檔案裝訂和管理帶來很大不便。

　　4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

　　5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專門負(fù)責(zé)公文擬制的你人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書人員是個(gè)嚴(yán)峻的'挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1.對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)

　　要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。

　　檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；?。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

　　3.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

　　文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。由于我區(qū)成立較早，在整理檔案過程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度——組織機(jī)構(gòu)——內(nèi)容，但在工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

　　三完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書部門在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起。

　　對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。

　　對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　四善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。

　　不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

　　如何整理辦公室檔案

　　最好建立電子檔案進(jìn)行管控。這樣CTRL+F輸入文件名就能夠快速的找到文件所在的文件夾，當(dāng)然如果有掃描儀就更好了，直接做成PDF文檔鏈接在EXCEL表里，連翻閱文件夾的時(shí)候都可以省了。

　　紙質(zhì)文件分類可以在地區(qū)的基礎(chǔ)上以發(fā)文時(shí)間或者文件類型做劃分

　　但主要是看你個(gè)人的查閱習(xí)慣

　　如何做好好辦公室檔案管理工作

　　1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求，完成有關(guān)報(bào)告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作，及時(shí)送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。

　　2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會(huì)議的書面記錄、整理。

　　3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。

　　4、根據(jù)要求采購(gòu)日常辦公用品，并及時(shí)登帳。管理本部的財(cái)產(chǎn)帳目（低值易耗品、固定資產(chǎn)）。做好辦公室設(shè)備管理及維修。

　　5、做好年度報(bào)刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報(bào)刊雜志及郵件交換。

　　6、做好辦公室每月考勤。

　　做好物品保管工作。

　　1、負(fù)責(zé)組織部召開的各種會(huì)議的會(huì)務(wù)工作，做好會(huì)議記錄，起草會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)，協(xié)助督促各單位貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作任務(wù)的情況。

　　2、做好各類文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費(fèi)本。

　　3、草擬年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、清算、批復(fù)等文檔。

　　4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書檔案管理，做好上級(jí)及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購(gòu)和發(fā)放各種學(xué)習(xí)材料。

　　5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時(shí)做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時(shí)向部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個(gè)崗位的工作關(guān)系。

　　7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

　　8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。

　　9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項(xiàng)工作。

　　技能要求：

　　1、大學(xué)本科，經(jīng)濟(jì)或中文專業(yè)，2年以上秘書工作經(jīng)驗(yàn)；

　　2、良好的組織、溝通能力；

　　3、流利的英語聽說讀寫能力；

　　4、熟練的計(jì)算機(jī)操作技巧。