檔案整理工作內(nèi)容

　　區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類、案卷封面編目、案卷目錄編制。檔案整理工作，就是按照各單位檔案形成的規(guī)律以及特點(diǎn)，根據(jù)科學(xué)的理論和方法，將各種檔案整理成方便管理人員管理和利用的有序整體的一項(xiàng)工作。

　　對于檔案整理工作而言，它的主要內(nèi)容分為：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、檔案立卷、檔案排列以及編制檔案目錄等等。這些內(nèi)容后續(xù)我都會詳細(xì)講解，感興趣可以在評論區(qū)告訴我，會及時更新的。

　　對于現(xiàn)在的社會單位，行業(yè)是五花八門的，那么單位形成的檔案一樣也是各種各樣的，不僅類別不同，有時載體也會不一樣，所以根據(jù)檔案的狀況不同，整理工作的內(nèi)容也會出現(xiàn)差異。

　　整理過程

　　整理：

　　按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　來源原則：

　　把同一機(jī)構(gòu)、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。

　　檔案實(shí)體分類：

　　根據(jù)檔案的來源、形成時間、內(nèi)容、形式等特征對檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

　　立檔單位：

　　構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人。

　　檔案管理工作內(nèi)容是什么

　　1、收集檔案：檔案的前身是文件，而文件是隨著工作活動分散而形成的，為便于將來使用，需要挑選散亂的文件，選擇其中重要部分集中保存，以便將來利用，從而形成檔案收集工作。歸檔工作是指檔案從分散到集中的過程，是檔案工作的起點(diǎn)。

　　2、檔案整理：檔案工作人員拿到檔案后，首先要把檔案歸類，包括歸檔編號，歸檔頁碼，撕開粘貼頁，頁號寫錯，重新編號，對可拆訂的文件做拆訂處理，以便在掃描時進(jìn)行分批處理。

　　如發(fā)現(xiàn)折皺不平影響后期掃描質(zhì)量的文件，應(yīng)作相應(yīng)的處理；如果文件有破損，應(yīng)首先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，并做好標(biāo)注；對破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)掃描的文件，要做好區(qū)分標(biāo)注。

　　3、檔案鑒定：隨著檔案數(shù)量的不斷增加，一些檔案失去了保存價值，為了防止龐雜，需要剔除那些失去保存價值的檔案，同時也要區(qū)分檔案不同的保存價值，以實(shí)現(xiàn)檔案的分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，從而形成檔案鑒定工作。

　　4、影像檢查與處理：

　　掃描儀完成后，采用自動處理和人工逐幅檢查圖像質(zhì)量，包括圖像順序與原始檔案記錄是否一致，有無漏掃、重張等現(xiàn)象，圖像有無黑邊、折角及圖像偏斜度、清晰度、失真度等圖像質(zhì)量，并及時進(jìn)行調(diào)整，保證圖像順序正確。

　　5、完整的OCR識別：

　　若項(xiàng)目需要實(shí)現(xiàn)全文檢索，則掃描圖像處理完畢后需要使用專業(yè)的識別軟件對數(shù)字圖像進(jìn)行全文OCR。若使用者對識別成功率有嚴(yán)格要求，還需另加手工校對，校對結(jié)束后將版式還原轉(zhuǎn)換為雙層PDF文件格式，可實(shí)現(xiàn)無障礙的全文檢索。

　　6、提供利用：保存檔案的目的是為各項(xiàng)工作提供服務(wù)，充分發(fā)揮檔案功能。為使檔案的作用能及時、充分地發(fā)揮，需要開辟各種途徑，采取各種形式、方式，將檔案的利用方法介紹給利用者，從而形成對檔案的利用。

　　檔案整理工作的主要內(nèi)容是什么？

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。

　　檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

　?。ㄒ唬n案整理的類型

　　檔案整理可以分為以下三種類型：

　　1、系統(tǒng)排列和編目；2、局部調(diào)整；3、全過程整理

　?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目兩部分。檔案的系統(tǒng)化，就是對檔案的內(nèi)容和成分進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使這構(gòu)成一個有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式揭示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

　?。ㄈn案整理的原則

　　檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1、保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等方面。

　　2、充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國檔案蜀慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

　　3、便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

　　檔案整理工作內(nèi)容

　　文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

　　檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容，希望大家喜歡！

　　文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

　　(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的時間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

　　(2)立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

　　(4)編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限來編制。

　　文書檔案

　　文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。

　　由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　拓展延續(xù)

　　如何做好文書檔案管理工作

　　一、優(yōu)化文書檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多，這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內(nèi)容與注意事項(xiàng)，沒有對所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配，導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費(fèi)。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員，使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

　　在新時代的引領(lǐng)下，對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展，就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí)，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視，所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù)，這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

　　三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

　　所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù)，它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化，減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

　　分類方法：

　　1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

　　2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

　　3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

　　5）年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

　　保管

　　我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

　　檔案管理主要內(nèi)容包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。這8項(xiàng)工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。

　　檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，檔案管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。

　　擴(kuò)展資料：

　　檔案的分類管理：

　　1、根據(jù)國家和有關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制企業(yè)檔案分類編號方法。

　　2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和提供利用。

　　3、企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設(shè)備等類中統(tǒng)一編號。

　　4、常用的分類方法有：按產(chǎn)品型號分類；按設(shè)備型號分類；按科研課題分類；按工程項(xiàng)目分類；按專業(yè)性質(zhì)分類；按組織機(jī)構(gòu)分類；按時間分類。

　　檔案工作的內(nèi)容

　　檔案工作的基本內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索、開發(fā)利用等過程，通常稱為檔案工作的七項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。

　　第一步：收集

　　檔案的前身是文件，文件是在社會活動中分散形成的，文件辦理完畢后，便于查考，對分散的文件進(jìn)行挑選，選擇有繼續(xù)保存價值的文件，經(jīng)歸檔整理后，集中保存在單位的檔案管理機(jī)構(gòu)。

　　若干年后具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定移交有關(guān)檔案館保存，這就是檔案的收集工作。

　　檔案收集工作是分散到集中的過程，它是檔案工作的起點(diǎn)，也是檔案工作的首要環(huán)節(jié)。

　　第二步：整理

　　收集的檔案是相對零亂的，因?yàn)闄n案數(shù)量較多，內(nèi)容復(fù)雜，為了便于管理和利用，需要對零亂的檔案進(jìn)行分門別類，使之規(guī)范有序，這就是檔案的整理工作。

　　檔案整理工作是由零亂到系統(tǒng)，從無序到有序，它是檔案工作的基礎(chǔ)。

　　第三步：保管

　　隨著時間推移，由于自然的和人為的各種因素影響，檔案總是處于漸變性的自毀過程，甚至造到突變性的破壞，比如：紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色、火燒、水淹、蟲蛀、霉變等。

　　為了解決檔案的不斷損毀和長遠(yuǎn)利用問題，就需要對檔案進(jìn)行妥善保管，采用各種有效的保護(hù)措施，保證檔案的完整與齊全，延長其壽命，這就是檔案的保管工作。

　　第四步：鑒定

　　檔案數(shù)量日益增多，有些檔案失去了保存價值，為了防止檔案的龐雜，就需要剔除失去保存價值的檔案并進(jìn)行銷毀，還要區(qū)分不同檔案的保存價值，以便分級保管，發(fā)揮重要檔案的作用，這就是檔案的鑒定工作。

　　第五步：統(tǒng)計

　　對檔案進(jìn)行科學(xué)管理，需要對檔案和檔案工作的情況進(jìn)行全面了解、做到“心中有數(shù)”、“摸清家底”。

　　因此，對檔案和檔案工作狀況進(jìn)行數(shù)量的統(tǒng)計、分析和研究，這就是檔案的統(tǒng)計工作。

　　第六步：檢索

　　檔案數(shù)量很多，基本上是按照自身形成的規(guī)律整理和存放的，但利用檔案的要求則是特定的、多方面的。

　　利用者面對浩如煙海的檔案，要查找自已所需要的檔案，猶如“大海撈針“，這就需要編制成套的檢索工具，從各種途徑揭示檔案的內(nèi)容，供檔案人員和利用者使用，解決數(shù)量龐大的檔案資源與利用者的特定需求，這就是檔案的檢索工作。

　　第七步：開發(fā)利用

　　保存檔案的目的是向社會提供利用服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　為了能使檔案的作用及時、充分的發(fā)揮出來，需要檔案人員開辟各種途徑，采取各種方式方法，對檔案進(jìn)行研究挖掘，向利用者介紹檔案館（室）藏，提供檔案信息服務(wù)，這就是檔案的開發(fā)利用工作。

　　檔案工作七大業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系

　?。?）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都是檔案工作的重要組成部分，必不可少、相對獨(dú)立。

　?。?）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是相對獨(dú)立，但不是絕對獨(dú)立。不能機(jī)械的劃分先后順序，注意業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的銜接、相互交叉、滲透和影響，做到全面、統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、共同發(fā)展。

　?。?）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)是彼此依存相互制約的一個整體，不能把各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行割裂。

　　比如：收集工作必須與整理、鑒定工作相結(jié)合，整理工作與檢索工作相結(jié)合。

　?。?）各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間是一種基本關(guān)系，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、檢索都是為檔案開發(fā)利用環(huán)節(jié)創(chuàng)造條件的，它們屬于檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，所以檔案工作又可以劃分為基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和開發(fā)利用工作。

　　關(guān)系：沒有基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，但無法開展開發(fā)利用工作，沒有開發(fā)利用工作，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作則失去了存在的意義和工作的目標(biāo)。

　　需要妥善處理兩者關(guān)系，不能忽略和輕視任何一項(xiàng)工作，兩者不可偏廢。

　　檔案保管工作的內(nèi)容：

　　（一）檔案的庫房管理，即庫房內(nèi)檔案科學(xué)管理的日常工作。

　　（二）檔案流動中的保護(hù)，即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的―般的安全防護(hù)。

　?。ㄈn案保護(hù)的專門措施，即為延長檔案的壽命而采取的諸如復(fù)制和修補(bǔ)等各種專門的技術(shù)處理。

　　保管檔案的基本要求

　　第一，以防為主，防治結(jié)合。保護(hù)檔案的方法很多，概括起來主要有兩個方面：一方面是“防”；二是“治”。“防”即如何預(yù)防檔案文件的損毀。“治”即檔案損毀之后，要進(jìn)行相應(yīng)的處治。

　　第二，相互協(xié)調(diào)，密切配合。檔案保管工作是整個檔案工作的有機(jī)組成部分，它與檔案工作其他工作環(huán)節(jié)有著密切聯(lián)系。檔案在收集、整理、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等過程中，也可能遭到某些不利因素的損害。

　　法律分析：

　　1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，工具如圖，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料。具體材料，各個公司要求不同，這里就不再贅述。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為他粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的績效考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨(dú)立且安全性好的房間，并委派專人管理。

　　法律依據(jù)：

　　《中華人民共和國會計檔案管理辦法》第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

　　衍生問題：

　　出納檔案整理的方法有哪些？

　　(1)分類。出納檔案應(yīng)按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進(jìn)行分類，一般應(yīng)與本單位的會計分類相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進(jìn)行分類時，應(yīng)當(dāng)對一些無效或不需用的單據(jù)進(jìn)行刪除。

　　(2)裝訂。由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類后應(yīng)加以裝訂，以保證會計資料不易散落遺失。在裝訂時，應(yīng)當(dāng)注意檔案厚度以便于使用;使用活頁賬或卡片賬的，在歸檔時應(yīng)加以裝訂并編齊頁碼，對不宜裝訂的應(yīng)當(dāng)連號存裝，防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。

　　(3)成冊。時于裝訂完畢的出納資料，應(yīng)當(dāng)立卷成冊，啟用封面或庫頁，甩以記錄每冊的編號、所屬單位、所屬時期及頁教、經(jīng)辦人員等詳細(xì)內(nèi)容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強(qiáng)調(diào)的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應(yīng)將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應(yīng)對舊賬進(jìn)行整理，對編號、扉頁內(nèi)容、目錄等項(xiàng)目填寫不全的，應(yīng)按照有關(guān)要求填寫齊全;使用活頁式(如用計算機(jī)記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類似活頁賬)或卡片式輔助賬的單位，對于活頁式或卡片式賬，在歸檔時必須縮齊頁碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁，注明單位名稱、所屬時期、共計頁數(shù)和記賬人員簽單等，并加蓋公章。

　　單位檔案怎么整理

　　檔案的整理工作就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。

　　檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個相對獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)(要素)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位(一般是立卷)、案卷的排列和案卷目錄的編制。

　　一、區(qū)分全宗

　　企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營及其他各項(xiàng)活動的歷史過程中形成、積累下來的，是由各種原始記錄所構(gòu)成的、不可分割的有機(jī)體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個企業(yè)的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財務(wù)上和組織人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。即要具備以下條件：

　　(1)該組織可以獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對外行文。

　　(2)該組織是一個預(yù)算會議機(jī)構(gòu)或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算機(jī)構(gòu)，自己可以編制預(yù)算或財務(wù)計劃。

　　(3)該組織設(shè)有管理人力資源的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人力資源任免權(quán)。

　　有的立檔機(jī)構(gòu)并不完全具備這三個條件，其中最基本的是第一個條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核心，從實(shí)際出發(fā)，具體問題具體分析，靈活地、辯證地運(yùn)用其構(gòu)成條件。

　　判定檔案具體屬于哪個全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)，即形成檔案全宗的企業(yè)或個人。需明確的概念是，一個全宗的成分，包括該立檔機(jī)構(gòu)的各種形式和各種來源的檔案。對檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構(gòu)成中的文件的基本類型。

　　全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文(存本、原稿)和收文三種類型的文件，應(yīng)主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機(jī)構(gòu)的收文，其實(shí)際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實(shí)際接受者，也就確定了其所屬全宗。

　　二、全宗內(nèi)檔案的分類

　　對一個企業(yè)來說，企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個條理化的、具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫藏系統(tǒng)。分類是企業(yè)檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類(文件的歸類)和案卷排列等具體內(nèi)容。

　　具體來說，企業(yè)檔案的分類方法主要包括分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇、分類標(biāo)準(zhǔn)的組合與分類層次的確定等內(nèi)容。

　　1.企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇

　　分類標(biāo)準(zhǔn)有時被直接稱為“分類方法”。由于企業(yè)檔案類型復(fù)雜，所以其分類標(biāo)準(zhǔn)也有很多。

　　(1)職能分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。它是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中，均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級類目的設(shè)置。

　　(2)問題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。

　　(3)組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)，即企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。它可以客觀地反映企業(yè)內(nèi)部各個機(jī)構(gòu)的工作活動的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。

　　(4)年度分類標(biāo)準(zhǔn)，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業(yè)檔案的類目。它能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。

　　(5)型號分類標(biāo)準(zhǔn)，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。它可以將同一型號的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個型號的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號成套地利用有關(guān)檔案。

　　(6)課題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的研究課題來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。它可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。

　　(7)工程項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。它可以反映一個工程項(xiàng)目的全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)檔案。

　　(8)專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。它便于企業(yè)從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。

　　(9)檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。

　　2.企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合

　　當(dāng)企業(yè)檔案的分類有兩個或兩個以上的層次時，就要采用分類標(biāo)準(zhǔn)組合的方法進(jìn)行檔案分類，但這些分類標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用是有先后次序的。當(dāng)一個分類標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時，那么企業(yè)的檔案材料必然會優(yōu)先按照這個標(biāo)準(zhǔn)加以集中。所以，企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，實(shí)際上是要解決按什么分類標(biāo)準(zhǔn)集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問題。

　　企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)組合的具體方法如下：

　　(1)企業(yè)檔案一級類目設(shè)置方法。一級類目是企業(yè)檔案分類的第一個層次?！豆I(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類，設(shè)置九個一級類目：行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、領(lǐng)導(dǎo)員工檔案類。

　　但這不是絕對的，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一些調(diào)整。如一些特大型企業(yè)或是生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構(gòu)成的特殊性，適當(dāng)增設(shè)有關(guān)的一級類目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關(guān)的一級類目；對于一些非生產(chǎn)性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設(shè)有關(guān)的一級類目。

　　(2)企業(yè)檔案二級及二級以下類目設(shè)置方法。企業(yè)檔案二級及二級以下類目的設(shè)置，同一級類目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。

　　3.企業(yè)檔案分類層次的確定

　　企業(yè)檔案分類層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定，沒有一個絕對模式。

　　(1)不同性質(zhì)企業(yè)的檔案分類層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內(nèi)容不復(fù)雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類時，可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，適當(dāng)簡化分類層次，必要時可以只設(shè)置一級。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類層次一般為三級甚至四級。

　　(2)同一企業(yè)的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營管理檔案體現(xiàn)著這類企業(yè)的基本職能，其工作復(fù)雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要劃分三級或三級以上，而它的設(shè)備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級就夠用了。

　　三、編立保管單位(立卷)

　　案卷是按照一定的主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位?，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，但檔案部門應(yīng)該對立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。

　　四、案卷排列

　　指根據(jù)一定的方法，確定每類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：

　　(1)按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。

　　(2)按照案卷內(nèi)容所反映的一定問題排列。

　　(3)按照案卷所屬起止日期(時間)來排列。

　　(4)按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

　　(5)人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。

　　前兩種方法是最常用的，也是比較好的方法。上述方法，可以單獨(dú)使用，但實(shí)際上往往是幾種方法結(jié)合使用。其中，第一、二、四種，往往又都結(jié)合重要程度使用。一個全宗內(nèi)各類案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一個類內(nèi)的案卷的排列，在一個層次上只能用一種方法，以下再依次結(jié)合其他方法排列，而不能同時平列運(yùn)用幾種方法排列案卷。對于具有不同類型和保管期限的檔案的全宗，在案卷排列中應(yīng)予以區(qū)分。

　　五、編制案卷目錄

　　案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。

　　設(shè)置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制，一個全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編制的綜合目錄；以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊目錄。

　　分冊目錄按其門類的特征，其編制方法又可分為以下幾種：

　　(1)以全宗檔案分類的類別為單位編制。

　　(2)按保管期限編制。

　　(3)按保管期限結(jié)合分類方案編制。這種方法又可分為兩種形式：按全宗內(nèi)案卷的不同保管期限，各編制一本或幾本案卷目錄；按全宗內(nèi)擋案分類的類別，各編制一本或幾本案卷目錄。

　　(4)按檔案的機(jī)密程度分別編制。

　　一般，案卷目錄的冊數(shù)和案卷號碼的位數(shù)不宜過多，以將案卷數(shù)控制在千位以內(nèi)為宜。+