檔案保管狀況分析

　　總結(jié)是事后對(duì)某一階段的學(xué)習(xí)、工作或其完成情況加以回顧和分析的一種書(shū)面材料，它可以明確下一步的工作方向，少走彎路，少犯錯(cuò)誤，提高工作效益，因此十分有必須要寫一份總結(jié)哦。總結(jié)一般是怎么寫的呢？以下是我?guī)痛蠹艺淼?a href="http://www.tpiin.com/tags/56.html" target="_self">檔案管理工作情況總結(jié)，歡迎大家分享。

　　一年來(lái)，我室在檔案管理處的領(lǐng)導(dǎo)和兄弟科室的支持和幫助下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的各項(xiàng)方針、政策，進(jìn)一步強(qiáng)化職工思想教育，為了全面完成與檔案管理處簽訂的各項(xiàng)工作目標(biāo)，我們主要做了以下幾個(gè)方面的工作：

　　一、檔案收集整理工作。

　　一年來(lái)，為了更好的服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)，我室共收集各門類文件材料12175份，整理各門類檔案1230卷、540件，輸入和完善了xx年的數(shù)據(jù)庫(kù)。整理資料959卷，累計(jì)800多件、底圖1850張。各門類檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率均達(dá)98%以上。提供利用服務(wù)700人次，12804卷次，復(fù)印3690份。查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100%，由于我們高質(zhì)量的服務(wù)，在年度服務(wù)質(zhì)量考核過(guò)程中優(yōu)秀率達(dá)100%。創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益14萬(wàn)元，并得到了各基層單位及廣大用戶的一致好評(píng)。

　　二、積極與轄區(qū)單位協(xié)調(diào)，贏得領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持。

　　1、為了搞好檔案工作，贏得轄區(qū)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的支持，我們多次到地調(diào)處、十二礦區(qū)等單位向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)我室檔案工作狀況，讓領(lǐng)導(dǎo)了解企業(yè)檔案工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的意義，以及我室取得的成績(jī)和工作中存在的實(shí)際困難，得到了轄區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重視，去年為我室撥款2。9萬(wàn)元，由于資金一直沒(méi)有到位，在處辦公室的大力支持和幫助下，多次與物資購(gòu)物中心協(xié)調(diào)，到今天七月份為我室購(gòu)買了空調(diào)、微機(jī)（柜式空調(diào)一臺(tái)，窗式空調(diào)七臺(tái)，微機(jī)一臺(tái)）等設(shè)備，并投入試用。

　　2、積極與地質(zhì)調(diào)查處協(xié)調(diào)為我室解決網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題，得到了該單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，在該單位進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)改造時(shí)，也為我室安裝了網(wǎng)線，此項(xiàng)工作正在運(yùn)行中。

　　3、隨著現(xiàn)代化的不斷進(jìn)展，我室原始檔案的測(cè)量數(shù)據(jù)軟盤有大部分?jǐn)?shù)據(jù)已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的微機(jī)讀取，給服務(wù)單位帶來(lái)很多不便，為了更好的服務(wù)于生產(chǎn)單位建設(shè)，我室多次與勘探事業(yè)部的領(lǐng)導(dǎo)反映此情況，得到了該單位的大力支持，此項(xiàng)工作已立項(xiàng)讓計(jì)算中心的工作人員為我室解決原始測(cè)量數(shù)據(jù)的光盤轉(zhuǎn)錄工作。此項(xiàng)工作正在進(jìn)行中。

　　4、由于受現(xiàn)有環(huán)境及客觀條件的限制，物探檔案樓的供電狀況與檔案管理現(xiàn)狀相差甚遠(yuǎn)。而線路也隨著時(shí)間的推移逐漸老化，現(xiàn)有的電力需要和線路嚴(yán)重超載的現(xiàn)狀使得整棟?rùn)n案樓供電狀況日趨惡化，為此，我多次向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)電力供應(yīng)狀況與檔案保管現(xiàn)狀的矛盾，引起了處領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，他們多次向上級(jí)主管部門反映，經(jīng)過(guò)多方努力，xxx年x月x日，xx檔案樓的線路改造工作終于動(dòng)工了，通過(guò)近一個(gè)月的施工，順利完成了物探檔案樓的線路改造工作。

　　5、對(duì)現(xiàn)存監(jiān)視記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和鑒定工作。現(xiàn)在我室存有大量的監(jiān)視記錄，有的'已經(jīng)超期保存多年，為此，我組織員工對(duì)現(xiàn)存監(jiān)視記錄進(jìn)行了全面的核查，并與xx處的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行和協(xié)商，按照監(jiān)視記錄的保管期限對(duì)現(xiàn)存監(jiān)視記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀工作，目前此工作正在進(jìn)行中，預(yù)計(jì)到明年年初這項(xiàng)工作會(huì)順利完成。

　　三、為生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，做好檔案編研工作。

　　為了更好的服務(wù)于企業(yè)的科研與生產(chǎn)，我室積極做好檔案的編研工作，根據(jù)企業(yè)科研、生產(chǎn)的需要編寫了xx處xxx年度的《大事記》、《組織沿革》、《鉆井新到資料目錄》、《檔案利用效益匯編》等編研資料，為生產(chǎn)和科研單位提供了服務(wù)。并還積極向《xx檔案》、《xx政工》投稿14篇，其中有5篇分別被采納。局級(jí)科研項(xiàng)目《運(yùn)用qc提高xxx檔案利用質(zhì)量》獲得xxx年局級(jí)三等獎(jiǎng)。

　　四、圍繞檔案管理規(guī)范，加強(qiáng)安全防范意識(shí)。

　　加強(qiáng)庫(kù)房管理，認(rèn)真做好庫(kù)房的安全防范工作，上下班按時(shí)做好溫濕度記錄，熟練掌握各類設(shè)備性能的操作方法，嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備操作規(guī)程，按時(shí)進(jìn)行設(shè)備維修保養(yǎng)，庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)行了專人管理，經(jīng)常檢查所管設(shè)備是否完好，離開(kāi)庫(kù)房及時(shí)關(guān)門落鎖，關(guān)閉電源，做到24小時(shí)有人值班，并專門做了一塊安全標(biāo)語(yǔ)牌掛在辦公室門口時(shí)刻提醒全室員工注意安全防范工作。（其內(nèi)容是：見(jiàn)到事故隱患向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映一聲；見(jiàn)到危險(xiǎn)作業(yè)互相提醒一聲；見(jiàn)到不符合安全規(guī)定行為勸阻一聲。）

　　五、積極參加處里開(kāi)展的各項(xiàng)活動(dòng)，按時(shí)完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)，并做到各項(xiàng)費(fèi)用不超標(biāo)，取得了較好的成績(jī)。

　　六、存在的問(wèn)題：

　　1、加強(qiáng)微機(jī)理論學(xué)習(xí)，進(jìn)一步提高微機(jī)操作水平。

　　2、大事記、組織沿革還需加強(qiáng)。

　　3、樓房屋頂漏雨，需要維修。

　　4、庫(kù)內(nèi)急需增加檔案裝具（密集架），膠片檔案已無(wú)法存放。

　　七、下步打算：

　　1、積極深入到基層科室，做好兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料歸檔率、完整率、齊全率都達(dá)到要求。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)改制企業(yè)檔案工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)，完善特種載體檔案的管理，加強(qiáng)電子、照片、錄音錄像等特種載體檔案和榮譽(yù)檔案的收集及規(guī)范化整理工作。

　　2、協(xié)助計(jì)算中心做好原始檔案數(shù)據(jù)的光盤轉(zhuǎn)錄工作。

　　3、做好微機(jī)聯(lián)網(wǎng)前的準(zhǔn)備工作，全室人員要通過(guò)自學(xué)和培訓(xùn)，熟練操作微機(jī)，盡快達(dá)標(biāo)，不斷推進(jìn)我室的現(xiàn)代化管理檔案的進(jìn)程，加強(qiáng)所屬單位兼職檔案員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保兼職檔案員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，加大各門類文件材料形成、積累、歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)力度，為微機(jī)聯(lián)網(wǎng)工作打下基礎(chǔ)。

　　4、繼續(xù)開(kāi)展巾幗文明示范崗活動(dòng)，堅(jiān)持周三、周五政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)制度，積極參加管理處及黨、工、團(tuán)組織的各項(xiàng)活動(dòng)，完成上級(jí)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。

　　5、繼續(xù)做好檔案的編研工作，努力向《xx》、《xx》投稿，積極撰寫論文，抓好編研成果和調(diào)研課題的研究。

　　6、繼續(xù)做好檔案的保管工作，加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理制度的落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做到無(wú)失泄密及損害企業(yè)利益事件發(fā)生，提供利用要及時(shí)，查全率、查準(zhǔn)率均達(dá)到100％。用戶對(duì)檔案服務(wù)質(zhì)量?jī)?yōu)秀率要達(dá)到100％。建立健全適合本室的各項(xiàng)管理、服務(wù)制度，使每個(gè)同志都樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的職業(yè)道德，切實(shí)提高全室職工的素質(zhì)，樹(shù)立檔案系統(tǒng)的良好形象，積極開(kāi)展檔案的預(yù)測(cè)服務(wù)、咨詢服務(wù)、電話查檔、上門服務(wù)等多種形式的服務(wù)，方便用戶查詢。

　　一年來(lái)，我室在各項(xiàng)工作中雖然取得了一點(diǎn)成績(jī)，但工作中還有許多不足，在今后的工作當(dāng)中，努力把各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作做得更好。

　　檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

　　管理檔案的有關(guān)問(wèn)題你解了嗎?下面是挑選較好的有關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策范文，供大家參考閱讀。

　　檔案保管狀況分析

　　一、當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題

　　目前我國(guó)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問(wèn)題如下：

　　(一)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊(duì)伍，但這個(gè)隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

　　(二)檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號(hào)不規(guī)范。第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

　　(三)檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的`工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

　　(四)在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

　　二、提高檔案管理效率的對(duì)策

　　改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長(zhǎng)的路要走，首先我們要注意的問(wèn)題解決的問(wèn)題主要有：

　　(一)提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先要把住人才入口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。

　　當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)生活處于快速發(fā)展時(shí)期，新的行業(yè)和領(lǐng)域不斷形成，這些對(duì)檔案業(yè)務(wù)的管理、服務(wù)等各項(xiàng)工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來(lái)指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)單一型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。扎實(shí)有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

　　(二)調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性檔案界長(zhǎng)期單調(diào)而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，而服務(wù)的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。因此，應(yīng)努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案工作理念。

　　1.增強(qiáng)激勵(lì)機(jī)制。檔案工作應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。

　　2.更新觀念，實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有時(shí)搞檔案工作的人未必都能明白檔案工作的重要性，這是因?yàn)樗麄円郧凹兇鉃榱斯ぷ鞫ぷ?，忽視了總結(jié)自己對(duì)社會(huì)的影響。這要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員做好檔案管理工作的宣傳和教育工作，使人們特別是檔案人員對(duì)工作有積極的認(rèn)識(shí)。使檔案人員積極進(jìn)取，對(duì)自己的各方面都做出相應(yīng)的調(diào)整和重新定位，一改過(guò)去收攤看點(diǎn)，倉(cāng)庫(kù)保管員的現(xiàn)象，在埋頭苦干的同時(shí)，多一些敏感和睿智，有為才能有位，使檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

　　(三)檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來(lái)。信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對(duì)檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)前，在企業(yè)信息化建設(shè)過(guò)程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個(gè)重要組成部分。檔案人員要邊干邊學(xué)，在管理的過(guò)程中學(xué)習(xí)和掌握信息化的有關(guān)知識(shí)，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機(jī)結(jié)合，同步發(fā)展。

　　企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當(dāng)中將檔案工作納入進(jìn)去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當(dāng)中去。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對(duì)稱問(wèn)題;其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問(wèn)題，電子文件看不見(jiàn)，就一張光盤，對(duì)于它的完整性、版本等從外觀上看不出來(lái)，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負(fù)責(zé)檢驗(yàn)電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來(lái)在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。

　　檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來(lái)可以很瀟灑，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，財(cái)務(wù)、科研、外事等許多部門都進(jìn)行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒(méi)留下。檔案部門搞信息化要解決的一個(gè)觀念問(wèn)題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡(jiǎn)單地用計(jì)算機(jī)代替手工勞動(dòng)，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，對(duì)檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進(jìn)行改革。這是一種高層次的認(rèn)識(shí)，要求我們不斷學(xué)習(xí)，吸納新知識(shí)，努力使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

　　企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及思考

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。

　　這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。

　　檔案管理存在的問(wèn)題和方法

　　導(dǎo)語(yǔ)：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在隨之一同發(fā)展，在不斷更新著管理概念及管理方法，能夠全面、真實(shí)地反映各單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和工作成果。做好檔案管理工作，不僅可以為單位管理人員提供及時(shí)了解內(nèi)部情況的整體資料，適時(shí)調(diào)整策略及決策;而且，還可以為社會(huì)和有關(guān)各方對(duì)其準(zhǔn)確認(rèn)定提供有效依。

　　1檔案工作創(chuàng)新，需解決好四個(gè)關(guān)系

　　1.1創(chuàng)新與基礎(chǔ)的關(guān)系

　　工作創(chuàng)新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創(chuàng)新必須在原有基礎(chǔ)之上進(jìn)行。建國(guó)以來(lái)，我國(guó)檔案工作歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，形成了一整套理論、方法和工作經(jīng)驗(yàn)，檔案事業(yè)得到了較快發(fā)展，形成了獨(dú)具特色的工作體系，這些基礎(chǔ)對(duì)我們今后的工作仍具有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義，是創(chuàng)新的根基，因此，創(chuàng)新絕不能拋棄這個(gè)基礎(chǔ)，要在認(rèn)真研究、總結(jié)過(guò)去的基礎(chǔ)上，分析現(xiàn)在和將來(lái)的形勢(shì)，在發(fā)展中尋求新的突破。

　　1.2創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)的關(guān)系

　　工作創(chuàng)新不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，檔案工作仍處于初級(jí)發(fā)展階段，在由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)模式的轉(zhuǎn)變過(guò)程中，許多問(wèn)題沒(méi)有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發(fā)展較慢、社會(huì)檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案部門工作不到位、檔案事業(yè)發(fā)展后勁不足狀態(tài)。創(chuàng)新就要重視現(xiàn)實(shí)，面向未來(lái)，從實(shí)際出發(fā)，圍繞如何解決現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，在打好基礎(chǔ)、快速發(fā)展上求突破。

　　1.3創(chuàng)新與學(xué)習(xí)、借鑒的關(guān)系

　　學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的階梯，創(chuàng)新是學(xué)習(xí)的動(dòng)力，也是學(xué)習(xí)的目的。檔案工作創(chuàng)新既要學(xué)習(xí)本行業(yè)專業(yè)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的'經(jīng)驗(yàn)和方法，又要學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)、其他行業(yè)知識(shí)，借鑒其他行業(yè)和專業(yè)創(chuàng)新方法和成功經(jīng)驗(yàn)。創(chuàng)新要堅(jiān)持“推陳出新”原則，運(yùn)用否定之否定認(rèn)識(shí)規(guī)律和批判、繼承觀念，在學(xué)習(xí)、借鑒中創(chuàng)新。

　　(四)創(chuàng)新與實(shí)踐的關(guān)系。創(chuàng)新是事業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，但創(chuàng)新絕不能是虛無(wú)飄渺的創(chuàng)新，理論創(chuàng)新、方法創(chuàng)新都要經(jīng)過(guò)實(shí)踐檢驗(yàn)，凡是對(duì)事業(yè)的發(fā)展有促進(jìn)作用的創(chuàng)新，都要大力推廣，在實(shí)踐中不斷完善。

　　2當(dāng)前檔案工作存在的問(wèn)題

　　2.1對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠

　　檔案工作相對(duì)于機(jī)關(guān)前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。對(duì)檔案工作重視不夠的主要表現(xiàn)是：檔案工作在個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)心目中地位不高;對(duì)檔案工作人、財(cái)、物投入不夠;檔案工作人員的經(jīng)濟(jì)、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。

　　2.2基礎(chǔ)設(shè)施差

　　一是館庫(kù)條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的收集不夠完整。三是文件材料把關(guān)力度不夠，損毀嚴(yán)重。

　　2.3檔案人員不穩(wěn)定，素質(zhì)有待提高

　　檔案保管狀況分析

　　主要表現(xiàn)是：個(gè)別單位檔案人員經(jīng)常變化，特別是一些單位二級(jí)機(jī)構(gòu)檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長(zhǎng)的熟悉和適應(yīng)過(guò)程，不利于檔案工作的深入開(kāi)展;個(gè)別單位人員變換中，工作交接不規(guī)范，在一定程度上影響了檔案的完整性;檔案人員忙于日常工作較多，在深入調(diào)查、工作創(chuàng)新上不夠。

　　2.4檔案管理質(zhì)量和利用效率有待提高

　　檔案管理的高質(zhì)量是為檔案利用的高效率，但通過(guò)近年來(lái)互查發(fā)現(xiàn)，在檔案管理質(zhì)量和利用效率上還有差距。表現(xiàn)為歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準(zhǔn)確;有的注重文件的歸檔，對(duì)重要(相關(guān))材料的歸檔重視不夠。

　　3對(duì)策建議

　　3.1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全組織

　　工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提。首先應(yīng)健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負(fù)責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo);其次要建立檔案管理機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以檔案室為中心，各部門共同參與的管理網(wǎng)絡(luò);第三要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類建檔，逐級(jí)負(fù)責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制。

　　3.2創(chuàng)新方式，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高質(zhì)量

　　1、創(chuàng)新檔案工作思路

　　檔案工作要?jiǎng)?chuàng)新就要改變既無(wú)動(dòng)力又無(wú)目標(biāo)的狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得市場(chǎng)、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會(huì)上“熱”起來(lái)。

　　2、創(chuàng)新方式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量

　　一是走“特色”之路。其一是地方特色。即館藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個(gè)地方都會(huì)有其獨(dú)特之處：如在工業(yè)生產(chǎn)、農(nóng)副產(chǎn)品、文化教育、科學(xué)研究、自然資源、名勝古跡、人文景觀、風(fēng)俗習(xí)慣等，將這些“獨(dú)特之處”的各種資料收集起來(lái)就是這個(gè)檔案館與其他館的不同之處。

　　一個(gè)地區(qū)的“獨(dú)特之處”不是一成不變的，它會(huì)隨著社會(huì)的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時(shí)了解動(dòng)向，調(diào)整收集對(duì)象。其二是館藏特色。館藏特色是指館藏中某種門類或某種載體的檔案較多從而形成本館的特色。

　　如有的檔案館收集了大量的照片檔案，有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機(jī)關(guān)及所屬單位在發(fā)展過(guò)程中多次變更了的印模檔案，還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會(huì)活動(dòng)中形成的各類資料收集在一起并為人物檔案全宗開(kāi)辟了一個(gè)專用庫(kù)房。在實(shí)踐中地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托又互相補(bǔ)充。二是走“精品”之路。

　　精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應(yīng)從以下三方面入手：第一，對(duì)現(xiàn)有館藏進(jìn)行鑒定剔除無(wú)保存價(jià)值的案卷;第二，嚴(yán)把進(jìn)館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷保管期限劃定不準(zhǔn)確以及重復(fù)進(jìn)館等問(wèn)題杜絕在進(jìn)館前;第三，加強(qiáng)館藏信息資源的開(kāi)發(fā)，做好檔案開(kāi)放工作、編研工作和建立好科學(xué)檢索體系。

　　第四，貼近社會(huì)創(chuàng)新服務(wù)力，求檔案事業(yè)跨越發(fā)展。檔案工作的宗旨是利用，其生命力在于服務(wù)。要圍繞服務(wù)做文章不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，增強(qiáng)服務(wù)效果，擴(kuò)大社會(huì)影響，使檔案工作服務(wù)貼近“中心”，貼近社會(huì)，貼近群眾，貼近現(xiàn)實(shí)。

　　3.3加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，保持檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定

　　各級(jí)檔案部門要按照提高整體素質(zhì)、增強(qiáng)創(chuàng)新能力的要求，著力建設(shè)一支政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、充滿活力和創(chuàng)造力的高素質(zhì)檔案干部隊(duì)伍。一是要進(jìn)一步加大各級(jí)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部的培訓(xùn)力度。

　　組織參加有關(guān)檔案培訓(xùn)班或?qū)ｎ}研討班，努力提升檔案干部的領(lǐng)導(dǎo)水平和理論水平。二是要高度重視專業(yè)人才和業(yè)務(wù)骨干的培養(yǎng)。積極營(yíng)造有利于人才成長(zhǎng)的良好環(huán)境，努力培養(yǎng)和造就一批熱愛(ài)檔案事業(yè)、掌握現(xiàn)代檔案知識(shí)和先進(jìn)管理理念的復(fù)合型檔案管理人才。

　　三是加強(qiáng)對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育。要采取多種形式加強(qiáng)檔案人員的繼續(xù)教育，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，檔案專業(yè)人員也可到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，也可到好的單位實(shí)地參觀學(xué)習(xí)。

　　3.4完善設(shè)施，加大軟硬件建設(shè)

　　硬件上，要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購(gòu)買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計(jì)等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對(duì)文件材料實(shí)行電子存檔，對(duì)歷年文件材料掃描錄入，以備將來(lái)檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國(guó)家檔案局或自治區(qū)檔案局開(kāi)發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學(xué)化、簡(jiǎn)便化，檔案的利用更加高效化。

　　檔案工作的問(wèn)題與不足

　　檔案管理工作是十分重要的，但是，目前很多基層單位由于管理分散、人員不穩(wěn)定、保管條件欠缺等因素的存在，嚴(yán)重影響并阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。結(jié)合基層檔案工作中存在的問(wèn)題，進(jìn)行有效的分析，制定合理的對(duì)策，有利于促進(jìn)基層檔案管理工作的順利開(kāi)展。

　　基層檔案工作中的問(wèn)題，由于檔案工作內(nèi)外因素的影響，工作中可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題。

　　檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

　　檔案學(xué)是一門綜合性學(xué)科，這就要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無(wú)論是業(yè)務(wù)熟練程度，還是工作方法和態(tài)度都有待提高。很多基層單位沒(méi)有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對(duì)檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒(méi)有足夠的時(shí)間去管理或整理大量的檔案資料，更加缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

　　檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱?；鶎訂挝活I(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在抓經(jīng)濟(jì)上，對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，一些領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地曲解為把文件材料收集一下、裝訂一下，許多基層干部檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問(wèn)，自已不想管也不愿管。有些部門對(duì)檔案工作重視不夠，沒(méi)有把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，檔案工作不研究不安排，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員更是沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

　　檔案工作缺乏制度化的管理程序。在實(shí)際工作中，一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒(méi)有認(rèn)真落實(shí)，管理松懈，檔案工作沒(méi)有形成制度化。

　　主要有以下四點(diǎn)問(wèn)題：一是檔案收集不規(guī)范，在收集過(guò)程中，制度不健全；二是檔案整理不規(guī)范，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍，不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠；四是檔案利用不規(guī)范，檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還，等等因素。

　　企業(yè)檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策

　　一、檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用

　　檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用?？茖W(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好檔案的開(kāi)發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

　　檔案管理工作做好了，一方面可以為企業(yè)高層管理人員及時(shí)了解企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)狀況，適時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)策略提供準(zhǔn)確依據(jù);

　　另一方面有利于社會(huì)各方面了解和準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行合作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。企業(yè)要在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，除做好人才的培養(yǎng)引進(jìn)、注重發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性外，還要不斷提高管理水平、整合資源、發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，提升企業(yè)的軟實(shí)力。

　　而做好檔案管理工作，是提升企業(yè)管理水平，服務(wù)企業(yè)發(fā)展的有效手段。只有不斷更新檔案管理觀念，積極探索和嘗試新的檔案管理手段，全面、真實(shí)地反映企業(yè)整體發(fā)展現(xiàn)狀和經(jīng)營(yíng)成果，才能更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有機(jī)結(jié)合決定了企業(yè)資源配置的取向和模式，決定著企業(yè)的發(fā)展和未來(lái)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。

　　二、目前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

　　一是重視程度不夠。

　　一些企業(yè)的管理者對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，部分檔案管理人缺乏高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神和系統(tǒng)扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，還沒(méi)有形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。

　　二是管理手段落后。

　　目前，一般檔案管理都采用一臺(tái)微機(jī)、一套軟件的管理辦法，檔案管理手段落后，檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案管理技術(shù)落后的主要原因有以下幾點(diǎn)：一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，投入不足;二是一些單位雖然購(gòu)買了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的作用;三是管理不規(guī)范，有的雖有微機(jī)和檔案管理軟件，但檔案并沒(méi)有錄入電腦，還主要按手工方式管理利用，檔案工作缺乏制度化的管理程序。

　　三是管理不規(guī)范

　　企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，各部門檔案想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。有的企業(yè)發(fā)展較快，檔案管理人員調(diào)整頻繁，檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

　　在立卷時(shí)間上，有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷，間隔時(shí)間太長(zhǎng)，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。一般企業(yè)單位，檔案室作為一獨(dú)立科室，在行政上無(wú)法對(duì)其他科室、部門進(jìn)行管理，涉及檔案管理、移交時(shí)，須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難，現(xiàn)在有些部門自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還，有遺失現(xiàn)象。

　　四是缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的督促下開(kāi)展的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作，在短時(shí)間促進(jìn)了檔案管理水平的提升，取得明顯效果。但達(dá)標(biāo)過(guò)后，就出現(xiàn)后勁不足，沒(méi)有建立長(zhǎng)效機(jī)制。再由于部分干部對(duì)檔案管理的重視程度不夠，對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用認(rèn)識(shí)不足，甚至有的認(rèn)為檔案室就是資料存放的地方，在某些人眼中甚至成了廢紙倉(cāng)庫(kù)，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

　　三、以規(guī)范化為抓手提升企業(yè)檔案管理水平

　　檔案工作規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)。要不斷創(chuàng)新理念，完善制度，在抓好硬件建設(shè)的同時(shí)，做實(shí)做好基礎(chǔ)性工作，不斷提高檔案管理規(guī)范化水平。

　　(一)公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)性前提。公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來(lái)。可以說(shuō)公文制發(fā)的'怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化，因此，我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化管理打下牢固的基礎(chǔ)。

　　首先公文用紙質(zhì)量要好，紙張尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式盡量統(tǒng)一，便于立卷裝訂。

　　二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。

　　三是字跡要清晰。不論是草擬公文，工程圖紙、合同，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。

　　四是格式要規(guī)范，行文不要濫用簡(jiǎn)稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

　　(二)實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。相近公文的重復(fù)與立卷組合的無(wú)序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問(wèn)題。檔案工作規(guī)范化的根本目的就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問(wèn)題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。

　　“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，這不僅是我們?cè)诠ぷ鲗?shí)踐中形成并堅(jiān)持下來(lái)的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的一個(gè)重要原則。

　　它要求我們?cè)趯?shí)際工作中，要注意解決好三個(gè)問(wèn)題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒(méi)有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂，

　　二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問(wèn)題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度，提高檔案利用的效率。

　　三是在堅(jiān)持“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問(wèn)題的完整性，反映同一問(wèn)題的全部處理過(guò)程及來(lái)龍去脈，從而在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　(三)提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的可靠保證。實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整決定和影響著檔案的價(jià)值，而立卷的方法與案卷裝訂質(zhì)量則可能決定和影響著檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面注意解決好立卷方法問(wèn)題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

　　(四)創(chuàng)新檔案管理模式是檔案工作規(guī)范化的發(fā)展趨勢(shì)。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案本身也不斷發(fā)生變化，依賴電腦識(shí)別的電子檔案越來(lái)越多。傳統(tǒng)的管理模式已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，存在著檔案管理模式落后、管理科學(xué)化水平低下、檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)不強(qiáng)，硬件設(shè)備和技術(shù)落后、基礎(chǔ)工作差等問(wèn)題，各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，造成了檔案材料更新速度慢、整理歸納所需周期較長(zhǎng)、編制檢索工具中出現(xiàn)求“多”不求“精”等現(xiàn)象。

　　為此新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新日顯緊迫，信息化、人性化、服務(wù)化的發(fā)展趨勢(shì)對(duì)當(dāng)前的檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，要在管理手段，管理方式上區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，突破人工整理檔案的局限，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　檔案工作情況匯報(bào)材料

　　我公司檔案室成立于20**年3月，20**年成功創(chuàng)建省一級(jí)檔案室。一直以來(lái)，公司始終以《中華人民共和國(guó)檔案法》和湖南省企事業(yè)單位檔案工作管理評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)為核心，提出了全面提高檔案工作管理水平的工作要求。20**年年初，我們便確立了爭(zhēng)創(chuàng)檔案工作規(guī)范化管理省特級(jí)的工作目標(biāo)。目前，我們已進(jìn)行了自查摸底，針對(duì)公司檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，邀請(qǐng)縣檔案局專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，積極整改，取得了良好的效果。現(xiàn)將相關(guān)工作情況匯報(bào)如下：

　　一、強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)工作常態(tài)化。

　　公司每年定期召開(kāi)檔案管理工作專題會(huì)議，安排部署全年檔案管理工作;成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，公司辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，辦公室主任任副組長(zhǎng)，明確專職檔案員1名，兼職檔案員10人，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和日常管理;同時(shí)，將公司其他科室、子公司聯(lián)絡(luò)員納入檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，組織學(xué)習(xí)培訓(xùn)，熟悉檔案管理知識(shí)，定期將各科室、子公司檔案移交檔案室，使檔案歸集更加常態(tài)化，檔案管理更加系統(tǒng)化。

　　二、嚴(yán)格管理，促進(jìn)工作規(guī)范化。

　　按照《檔案法》的要求，制定了檔案歸集、整理、管理、借閱等工作制度，積極推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)工作。今年，完成了公司20**年以前的文書(shū)、城建、拆遷、聲像、會(huì)計(jì)、實(shí)物六類檔案文件材料的立卷歸檔工作，對(duì)無(wú)積存文件材料，全部檔案、資料及檢索工具，實(shí)行了集中統(tǒng)一綜合管理，確保各類檔案案卷質(zhì)量符合國(guó)家、省級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、式樣要求;制定了《公司全宗內(nèi)檔案分類編號(hào)方案》，全部檔案按照《分類編號(hào)方案》，進(jìn)行了分類編號(hào)，案卷的排列編號(hào)符合要求;完善了檔案室防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲(chóng)鼠、防強(qiáng)光等設(shè)施，檔案室?guī)煺麧崳F(xiàn)存檔案無(wú)霉變、退色、破損等現(xiàn)象;建立了檔案管理臺(tái)帳，做到了檔案資料收入、移出、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)有記錄，有臺(tái)帳，并按上級(jí)要求，及時(shí)報(bào)送有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　三、完善設(shè)施，促進(jìn)工作科學(xué)化。

　　目前，公司檔案室有密集架50立方。檔案分為六大類，共1796卷，其中：文書(shū)檔案305卷、城建工程檔案413卷、征地拆遷檔案94卷、會(huì)計(jì)檔案832卷、聲像檔案2卷、榮譽(yù)檔案150件(實(shí)物)，按保管期限劃分永久1738卷、定期58卷。今年，公司投入10多萬(wàn)元添置了檔案管理設(shè)備，購(gòu)置了符合統(tǒng)一規(guī)范要求的檔案密集架，庫(kù)房安裝使用了空調(diào)、去濕機(jī)和符合統(tǒng)一規(guī)范要求的溫濕度自控系統(tǒng)，檔案室配備了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、掃描儀等設(shè)備，檔案庫(kù)房、辦公、閱覽三室分開(kāi)，充分滿足了檔案工作的需要。

　　四、加強(qiáng)利用，促進(jìn)工作實(shí)效化。

　　根據(jù)檔案資料利用需要，建立、健全了檢索工具體系：編寫了文書(shū)、城建工程、會(huì)計(jì)、聲像、拆遷、實(shí)物等檔案的《檔案目錄》，組織沿革等資料的《資料目錄》，檔案資料存放地點(diǎn)索引表、箱柜指引卡。收集、編輯、編寫了《大事記(20**-20**)》、《組織沿革(20**一20**)》、《全宗介紹》、《檔案分類大綱》、《基礎(chǔ)數(shù)字匯編(20**一20**年)》、《公司內(nèi)部管理》等參考資料，為利用者系統(tǒng)、高效地利用檔案資料，提供方便，今年上半年，檔案室共提供利用檔案135次，為公司各項(xiàng)工作需要提供了有力憑證，充分發(fā)揮了檔案的實(shí)效作用，帶來(lái)了較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

　　過(guò)去幾年，在上級(jí)主管部門的關(guān)心支持下，在公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，我公司檔案工作取得了一定成績(jī)，但也存在一些不足。今后，我們將進(jìn)一步加大檔案管理工作力度，推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，提高檔案信息資源利用率，使檔案管理工作更好的服務(wù)公司發(fā)展。

　　近年來(lái)，在民政部檔案館、總會(huì)領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持和指導(dǎo)下，我會(huì)的檔案工作有了較大的進(jìn)步，特別是20**年以來(lái)總會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下決心花大力氣把總會(huì)檔案管理工作搞上去。我們的主要做法是：

　　一、領(lǐng)導(dǎo)重視加強(qiáng)管理，抓好培訓(xùn)做好檔案整理工作

　　總會(huì)高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作納入工作日程，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，真正做到了認(rèn)識(shí)到位，組織到位，措施到位。成立了由秘書(shū)長(zhǎng)掛帥，辦公室主任主抓，專職檔案員親自抓以高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)、嚴(yán)要求、嚴(yán)管理，在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)上嚴(yán)抓不懈，配齊配強(qiáng)，形成了各部門兼職檔案員配合抓的檔案管理工作格局。

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理，總會(huì)舍得在檔案設(shè)施上投入，專門擠出辦公房設(shè)立了檔案室;配置檔案柜，專門定制了檔案盒，為檔案室配置了計(jì)算機(jī)、掃描儀等專用設(shè)備，適應(yīng)了現(xiàn)代化管理的需要。同時(shí)還派專職檔案員積極參加部檔案館組織的檔案培訓(xùn)，以盡快提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平。

　　二、確定目標(biāo)抓好升級(jí)，依據(jù)目標(biāo)強(qiáng)化管理

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)我會(huì)的.檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理，提高檔案管理質(zhì)量，20**年，我會(huì)按部檔案館要求，專門下發(fā)中慈文制定了檔案管理辦法和歸檔范圍，對(duì)所有須歸檔的文書(shū)檔案文件、項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行了整理，共整理文書(shū)檔案120多卷，財(cái)務(wù)檔案從20**年至20**年全部歸檔完成共25節(jié)檔案柜并將目錄全部輸入計(jì)算機(jī)管理，極大地提高了檢索速度。在歸檔過(guò)程中，檔案所有文件歸檔目錄全部使用計(jì)算機(jī)打印。在20**年初基金會(huì)評(píng)比考核中被評(píng)為5A級(jí)，檔案發(fā)揮了重要的作用并受到檢查團(tuán)一致好評(píng)。

　　總之經(jīng)過(guò)全體人員的努力，在20**年民政部的目標(biāo)評(píng)比檢查中獲得了一級(jí)單位稱號(hào)。

　　三、存在的問(wèn)題及建議

　　1、加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，進(jìn)一步提高微機(jī)操作水平。

　　2、大事記、組織沿革還需加強(qiáng)。

　　3、積極深入到各部門，做好兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，做到腿勤、嘴勤，使文件材料歸檔率、完整率、齊全率都達(dá)到要求。進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督、協(xié)調(diào)與指導(dǎo)，完善特種載體檔案的管理，加強(qiáng)電子、照片、錄音錄像等特種載體檔案和榮譽(yù)檔案的收集及規(guī)范化整理工作。

　　人民街道辦事處綜合檔案室建立于1995年，現(xiàn)隸屬于街道黨政辦。主要職責(zé)是對(duì)本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案室總面積60平方米，庫(kù)房60平方米，配有檔案柜4套、裝訂縫紉機(jī)1臺(tái)。檔案室現(xiàn)庫(kù)存有文書(shū)、會(huì)計(jì)、實(shí)物、人事等4個(gè)門類和載體的檔案，其中文書(shū)檔案415卷，會(huì)計(jì)檔案1020卷，實(shí)物檔案2件，人事檔案32卷。同時(shí)檔案室還安裝了避光窗簾，配備了滅火器、防蟲(chóng)藥等，具備了防光、防火、防蟲(chóng)、防塵等條件。由于硬件設(shè)施完善，檔案內(nèi)容豐富，檢索方便，人民街道綜合管理檔案工作自建立之初即被評(píng)定為“市三級(jí)”標(biāo)準(zhǔn)，并保持至今。

　　近年來(lái)，在街道黨工委領(lǐng)導(dǎo)和各部門的支持和指導(dǎo)下，檔案室按照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《檔案實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，在檔案資料的整理、收集和保管方面逐步向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化邁進(jìn)，使辦事處檔案工作上了一個(gè)新臺(tái)階，現(xiàn)將檔案工作匯報(bào)如下：

　　一、提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

　　領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的前提，為加強(qiáng)辦事處檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)人事變動(dòng)，辦事處及時(shí)調(diào)整了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成立了黨工委書(shū)記王志勇?lián)谓M長(zhǎng)，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長(zhǎng)、分管主任及兼職保密干部(檔案管理員)、各社區(qū)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，做到了主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓，經(jīng)辦人員具體落實(shí)，并將檔案工作列入年度計(jì)劃和長(zhǎng)期規(guī)劃中，與街道中心工作同部署、同落實(shí)，形成了工作有要求、有布置、有檢查的齊抓共管的良好局面。

　　二、加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

　　為不斷促進(jìn)辦事處檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)，提高文書(shū)檔案管理水平，近年來(lái)，辦事處先后制定了檔案工作崗位責(zé)任制度、檔案的收集、整理、歸檔、保管等等各項(xiàng)制度。明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)、歸檔范圍及整理要求，使辦事處文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依。同時(shí)，辦事處按照檔案管理要求，制定了單位檔案分類方案、保管期限，編寫了全宗介紹，大事記、編輯了單位發(fā)文匯編，建立了檔案借閱登記薄，并對(duì)歷年歸檔的文件材料編制了檢索目錄，對(duì)各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、電子化管理。

　　嚴(yán)格按照各類檔案整理符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求規(guī)定，分門別類對(duì)各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥、不同年代的檔案不同卷。努力加快機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化進(jìn)程，實(shí)行歸檔紙質(zhì)文件和電子文件同步整理，實(shí)現(xiàn)了檔案管理數(shù)字化，既保護(hù)了紙質(zhì)檔案，又提高了工作效率。按規(guī)定向區(qū)檔案館移交檔案，報(bào)送現(xiàn)行文件、電子文件、資料數(shù)據(jù)。保證了檔案查閱工作的方便快捷，一直以來(lái)也無(wú)檔案丟失、毀損等情況的發(fā)生。

　　三、加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，提高檔案管理整體意識(shí)

　　認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹落實(shí)《中華人民共和國(guó)檔案法》，做到依法治檔，單位結(jié)合政治理論學(xué)習(xí)時(shí)間，組織單位干部職工認(rèn)真學(xué)習(xí)了相關(guān)檔案法律法規(guī)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性及檔案管理工作并非可有可無(wú)，而是記錄歷史的重要載體。每年4月都定期對(duì)前一年的檔案立卷歸檔，從20**年至20**年，辦事處共整理文書(shū)檔案永久7卷56件，長(zhǎng)期62卷569件，短期35卷262件，財(cái)務(wù)檔案永久402卷。

　　四、強(qiáng)化檔案安全工作，做好事前防范

　　定期進(jìn)行安全自查，在自查的基礎(chǔ)上，對(duì)重點(diǎn)部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和隱患，采取了有力措施，及時(shí)整改，防止發(fā)生各種危害檔案的安全事故。建立健全了檔案保管、利用、保護(hù)、保密等規(guī)章制度;同時(shí)，做好室內(nèi)通風(fēng)、防蟲(chóng)工作。從自查情況來(lái)看，我辦事處檔案無(wú)霉變、褪色、破損、蟲(chóng)蛀、鼠咬、丟失等現(xiàn)象，切實(shí)做到了安全保管。

　　五、存在的問(wèn)題

　　一是因辦公樓面積不足，在檔案保管設(shè)施方面與檢查標(biāo)準(zhǔn)有一定差距。

　　二是因經(jīng)費(fèi)有限，檔案室硬件建設(shè)，特別是信息化建設(shè)還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。

　　總之，辦事處在檔案管理工作中，雖取得了一定成績(jī)，但離區(qū)檔案局的要求還有相當(dāng)差距，我們會(huì)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，力爭(zhēng)將工作差距縮小，以便將單位檔案管理工作做的更好。

　　如何做好檔案保管工作

　　檔案保管工作是維護(hù)檔案的完整和安全的具體性工作,是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。其中心任務(wù)在于采取有效措施延長(zhǎng)檔案壽命,保證檔案的安全。

　　一、熟悉館藏,練好基本功,是做好檔案保管工作的立足點(diǎn)一般來(lái)說(shuō),熟悉館藏從內(nèi)容上包括:館藏檔案基本內(nèi)容、種類、檔案所屬歷史時(shí)間、起止年代、全宗數(shù)、檔案及資料卷(冊(cè))數(shù)、檔案保管期限、開(kāi)放檔案數(shù);館藏檔案存放狀況、檔案占地面積、延長(zhǎng)米數(shù);現(xiàn)有檢索工具種類、數(shù)量、覆蓋面、使用方法和利用效果等,了解這些是對(duì)保管工作人員的起碼要求。而館藏檔案包羅萬(wàn)象,內(nèi)容浩瀚而豐富,所以要想做一名合格的保管工作者,最大限度地挖掘館藏信息,只知曉上述幾方面是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還須進(jìn)一步深入了解以下館藏內(nèi)容:

　　1.館藏檔案的整理狀況。即案卷、全宗的排列是否系統(tǒng),保管期限劃分、價(jià)值鑒定是否得當(dāng);

　　2.館藏檔案制成材料狀況,即檔案的損毀和修復(fù)情況;

　　3.主要檔案全宗構(gòu)成者情況,即立檔單位的職能、任務(wù)、歷史沿革、組織機(jī)構(gòu)變遷、主要領(lǐng)導(dǎo)人等;

　　4.館藏重要全宗及特色全宗檔案的主要內(nèi)容、珍貴價(jià)值、反映的重大社會(huì)活動(dòng)、重要?dú)v史事件等。保管工作人員掌握了上述館藏內(nèi)容,不但工作起來(lái)輕車熟路,手到卷來(lái),還能為其

　　如何規(guī)范檔案日常管理？

　　一、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書(shū)。

　　2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

　　3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過(guò)程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。

　　4、切實(shí)做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭(zhēng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

　　5、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，造具銷毀清冊(cè)，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀。

　　6、保持庫(kù)房的整潔衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄，及時(shí)處理檔案保管、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案壽命。

　　7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動(dòng)地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息。

　　8、積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

　　9、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì)、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì)、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng)，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔。

　　10、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

　　11、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí)，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進(jìn)、移出檔案和資料，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù)。

　　2、保管檔案和資料，必須使用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序，便于查找。

　　3、檔案資料庫(kù)房必須堅(jiān)固，必須裝備鐵門、鐵窗和其他防盜、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防塵、防鼠、防太陽(yáng)光直射、防有害氣體等“十防”設(shè)施。

　　4、隨著氣候變化，做好庫(kù)房密閉、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié)，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作，以防檔案霉變。

　　5、檔案資料庫(kù)房必須與檔案工作人員的辦公室、閱覽室分開(kāi)，但要相對(duì)集中，便于管理。

　　6、庫(kù)房專管人員進(jìn)出庫(kù)房，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。

　　7、必須定期檢查、清點(diǎn)庫(kù)藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€、褪變、破損或帳物不符時(shí)，必須及時(shí)追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案資料者，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理。

　　8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

　　三、檔案復(fù)制制度

　　1、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制。

　　2、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。

　　3、破損的檔案，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制。

　　4、對(duì)利用較多的檔案，可復(fù)制數(shù)份，以利用使用，并保護(hù)原檔案，減少檔案的磨損。

　　四、檔案查借閱制度

　　1、本著方便工作、滿足利用的原則，檔案資料一般不予借出，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱。

　　2、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實(shí)要借出的檔案,必須經(jīng)分管處長(zhǎng)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過(guò)一周。

　　3、外單位來(lái)查找利用檔案者，一律憑單位介紹信，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱。

　　4、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠、打圈、勾畫，不準(zhǔn)涂改撕毀，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　5、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙、喝水、防止燒毀、水漬檔案。

　　6、借閱者歸還檔案時(shí)，應(yīng)填寫利用效果信息反饋，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀、涂改和損壞現(xiàn)象，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

　　五、檔案庫(kù)房管理制度

　　為了加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。

　　1、保持庫(kù)房?jī)?nèi)清潔衛(wèi)生，整齊美觀，堅(jiān)持不定期查庫(kù)，并認(rèn)真做好記載。

　　2、注意庫(kù)房安全。庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品及雜物。進(jìn)出庫(kù)房隨時(shí)關(guān)門上鎖，不允許非庫(kù)房管理人員進(jìn)入庫(kù)內(nèi)。

　　3、定時(shí)測(cè)量記錄庫(kù)內(nèi)溫度。要求庫(kù)內(nèi)溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在45-60%范圍內(nèi)，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開(kāi)關(guān)工作。

　　4、搞好庫(kù)內(nèi)防盜、防火、防塵、防潮、防磁、防高溫、防蟲(chóng)、防鼠、防有害氣體等“十防”工作。

　　5、遇有特殊情況，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)不受破壞。

　　六、檔案立卷歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類、各種載體的文件材料、圖表、帳薄、聲像、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長(zhǎng)期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定、制度等均屬歸檔范圍。

　　2、歸檔時(shí)間

　?。?）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交。

　?。?）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

　　（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè)，保管一年后移交給綜合檔案室。

　　3、歸檔要求

　?。?）歸檔的文件材料一般一式一份，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù)。

　　（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書(shū)寫，禁止圓珠筆、復(fù)寫紙書(shū)寫，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求。

　　（3）歸檔的文件材料必須整齊、清潔、字跡清楚，便于利用。

　?。?）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律。

　?。?）歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過(guò)程。

　　4、歸檔手續(xù)

　　移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表，一式兩份，經(jīng)清點(diǎn)無(wú)誤，雙方簽字后，各自保管一份，以備查找、負(fù)責(zé)。

　　七、“三納入”、“四參加”制度

　　1、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中。

　　2、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

　　3、工程項(xiàng)目建設(shè)、科研、設(shè)備安裝、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）職檔案人員參加。

　　4、科技項(xiàng)目的鑒定，有檔案專職人員參加。

　　5、基建、設(shè)備、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加。

　　檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理，分類立卷歸檔，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，從嚴(yán)處罰。

　　八、檔案史料編研制度

　　1、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集、管理、開(kāi)發(fā)、利用的職能部門，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修、防汛、堤防管理過(guò)程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開(kāi)發(fā)，以滿足各方面利用檔案史料的需要。

　　2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料。

　　3、深層次的編研工作，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn)，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

　　4、編研的檔案史料，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布。如確因工作需要，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。

　　九、文書(shū)材料歸檔制度

　　1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容、各種載體（紙張、膠卷、磁帶）、各種形式（如文件、文字材料、圖紙、圖表、聲像——即照片、錄像、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

　?。?）文書(shū)檔案，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢。

　?。?）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位，于決算批準(zhǔn)后，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交。

　?。?）科技檔案，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔。

　?。?）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律，遵守上級(jí)檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔。

　　2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào)、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊(cè)（即各種登記簿、帳簿、名冊(cè)）和錄音、錄像、照片等均須向綜合檔案室歸檔。

　　3、歸檔工作，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類、稿本、份數(shù)以及每件文件的頁(yè)數(shù)均須齊全完整。

　　4、凡歸檔的文件材料，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長(zhǎng)期、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔。

　　5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷。正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批示、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文、多種文字形成的同一文件不得分開(kāi)立卷。

　　6、按年度歸檔的檔案（如文書(shū)、會(huì)議……檔案等），跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件，沒(méi)有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年；跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開(kāi)幕年；非訴訟案材料，歸入結(jié)案年。

　　7、卷內(nèi)文件必須排列有序。一般按責(zé)任者——問(wèn)題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后，印件在前定稿在后，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷，結(jié)論、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后。

　　8、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁(yè)編所在頁(yè)號(hào)或件號(hào)。即：

　　裝訂的卷，在有文字的每頁(yè)文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào)；

　　不裝訂的卷，應(yīng)在每份文件首頁(yè)右上角加蓋檔號(hào)章，在章內(nèi)填上順序件號(hào)；

　　圖表和聲像材料，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào)。

　　9、凡歸檔案卷,不論永久、長(zhǎng)期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表。

　?。?）填寫目錄時(shí)，不得隨便改變和簡(jiǎn)化文件題名（即標(biāo)題）；

　?。?）對(duì)沒(méi)有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制；

　?。?）對(duì)沒(méi)有責(zé)任者（即作者），年、月、日的文件，要考證清楚，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；

　?。?）會(huì)議記錄、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

　?。?）填寫卷內(nèi)文件的情況說(shuō)明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。無(wú)需說(shuō)明的卷，亦應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上；

　?。?）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾。

　　10、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書(shū)針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴(kuò)散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、凡歸檔的文件、材料，均須裝訂。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首、備考表在其尾，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右、下側(cè)齊整；采直徑1-1.5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂；凡不裝訂的案卷，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

　　13、歸檔文件材料的卷皮、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷目錄……等，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚。

　　14、歸檔案卷的標(biāo)題要簡(jiǎn)明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）、內(nèi)容和名稱等部門組成，對(duì)責(zé)任者簡(jiǎn)稱的使用，要通俗易懂，保持一致。

　　十、檔案移交制度

　　1、國(guó)家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長(zhǎng)期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對(duì)檔案收進(jìn)、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備。

　　4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則，既要有綜合性的報(bào)表，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符、賬表相符。

　　十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。

　　1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后，編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。

　　2、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆裝、整理的，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé)。

　　3、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀，不得失密和泄密。

　　4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，須由財(cái)務(wù)科長(zhǎng)陪同借閱。

　　5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案，由綜合檔案室提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后，方可銷毀，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

　　十二、聲像檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)聲像（照片、錄相帶）檔案管理，更好地開(kāi)發(fā)和利用聲像檔案信息資料，特制定本制度。

　　1、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、系統(tǒng)、安全，以備管理使用。

　　2、聲像檔案的收集工作、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

　　3、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶。

　　4、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查、驗(yàn)收。

　　5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查。

　　6、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密工作。

　　十三、實(shí)物檔案管理制度

　　為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案，按照《中華人民共和國(guó)檔案法》，特制定本制度。

　　1、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，以備開(kāi)發(fā)和利用。

　　2、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌、字畫、印章、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯。

　　3、實(shí)物檔案的歸檔，要求保證實(shí)物的完整、整潔、干凈，注意防火、防潮、防塵。

　　4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔。

　　5、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù)，如果展出，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

　　6、實(shí)物檔案如有破損，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長(zhǎng)實(shí)物檔案壽命。

　　7、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)解決。

　　十四、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律，明確保密職責(zé)，維護(hù)檔案的安全的完整。

　　2、保密文件材料、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥善保管，絕密檔案要單獨(dú)保管。

　　3、檔案庫(kù)房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫(kù)房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。

　　4、不該說(shuō)的國(guó)家秘密不說(shuō)，不該知道的國(guó)家秘密不問(wèn)，不該看的國(guó)家秘密不看，不該記錄的國(guó)家秘密不記錄。

　　5、不準(zhǔn)私自或在無(wú)保密保障的情況下復(fù)制、使用、存放、銷毀于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。

　　6、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù)，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。

　　7、不準(zhǔn)攜帶屬于國(guó)家秘密的文件、檔案、資料的物品外出開(kāi)會(huì)、參觀、學(xué)習(xí)、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管。

　　8、不準(zhǔn)向家屬、子女、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰?guó)家秘密。

　　9、定期進(jìn)行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)報(bào)告。

　　10、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

　　十五、檔案鑒定銷毀制度

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期，對(duì)無(wú)保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案，然后方可銷毀。

　　4、對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價(jià)值需要延長(zhǎng)保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過(guò)鑒定，對(duì)延長(zhǎng)保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。

　　6、銷毀檔案時(shí)，監(jiān)銷人員不得少于2人，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　7、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開(kāi)現(xiàn)場(chǎng)。

　　8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　十六、檔案利用制度

　　1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用。凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋，任何人不得例外。

　　2、外單位來(lái)查閱檔案資料的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

　　3、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜、衛(wèi)生，不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。

　　4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

　　5、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天，延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù)，最多不得超過(guò)7天，借用份數(shù)每人每次不得超過(guò)3份。

　　6、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印、復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。

　　7、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查，并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員若要長(zhǎng)期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。

　　8、凡遇節(jié)假日特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案、材料，以利安全保密等工作。

　　9、凡在借閱檔案過(guò)程中，造成案卷散失，污損或不歸還者，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

　　10、復(fù)制、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無(wú)誤，加蓋公章，方可有效。

　　11、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu)，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料，以提高檔案的查全率。

　　十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

　　1、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國(guó)統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī)、規(guī)章要求。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn)、移出、整理、鑒定、銷毀、搶救、清理、保管的數(shù)量、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì)。

　　3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性、穩(wěn)定性和連續(xù)性,不得隨意更改。

　　4、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無(wú)誤，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書(shū)寫，字跡工整、清楚、不得潦草和模糊。

　　5、及時(shí)、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

　　6、堅(jiān)持做好溫濕度記錄、掌握庫(kù)房溫度變化情況，定期分析研究，采取科學(xué)的降溫去濕措施，使庫(kù)內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國(guó)家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

　　7、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，糾正錯(cuò)誤，更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律，分析發(fā)展趨勢(shì)，提高管理水平。

　　檔案有何作用，應(yīng)怎樣保管

　　從表面上看，它僅僅是一個(gè)一尺見(jiàn)方的牛皮紙袋，加上袋子里的材料，才不過(guò)一斤來(lái)重。盡管隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案在一些人眼中作用弱化了，但弱化并不意味著它是可以隨便丟棄的‘身外之物’，人事檔案的作用仍不可取代，如果沒(méi)有檔案，一些權(quán)益就無(wú)從得到保障！因此從某種意義上說(shuō)，它甚至可以決定一個(gè)人的命運(yùn)。

　　檔案對(duì)個(gè)人的作用：

　　現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實(shí)性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效益。它不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為您的切身利益服務(wù)，幫您解決沒(méi)有檔案就無(wú)法解決的問(wèn)題。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是工作調(diào)動(dòng)、出國(guó)政審、職稱評(píng)審、工資調(diào)整、勞動(dòng)保險(xiǎn)，還是入黨團(tuán)以及離退休手續(xù)的辦理、各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

　　按照有關(guān)規(guī)定，在各級(jí)政府人事部門人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)保存人事關(guān)系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治待遇，如保留原有身份、工齡連續(xù)計(jì)算、國(guó)家規(guī)定的檔案工資調(diào)升、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、出國(guó)（境）政審、黨團(tuán)關(guān)系管理、婚姻生育管理、代辦社會(huì)保險(xiǎn)、證件年審、出具以檔案為依據(jù)的各種法律證明等等。

　　如果流動(dòng)人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機(jī)構(gòu)，各級(jí)人事部門將不承認(rèn)其原有身份，必然損害其自身利益，使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。譬如在失業(yè)后將無(wú)法領(lǐng)取失業(yè)救濟(jì)金；譬如，沒(méi)有檔案辦理社會(huì)保險(xiǎn)也成問(wèn)題；譬如單位派你出國(guó)公干，沒(méi)有人事檔案，就無(wú)法進(jìn)行出國(guó)政審；譬如結(jié)婚、生孩子時(shí)，沒(méi)有檔案開(kāi)不成相關(guān)證明。

　　例如學(xué)籍檔案可以為各類在校生、畢業(yè)生的就業(yè)、留學(xué)或畢業(yè)證書(shū)丟失的同學(xué)出示成績(jī)證明、學(xué)歷證明、姓名更正、參加工作時(shí)間等有關(guān)證明。在職人員在早報(bào)技術(shù)職稱時(shí)，檔案可以提供所需材料，如申報(bào)人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優(yōu)秀教學(xué)成果獎(jiǎng)、科技進(jìn)步獎(jiǎng)、主持參加的科研課題、您在本項(xiàng)目中所起的作用、各種獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)人所起草的文件及完成某項(xiàng)重大任務(wù)的任務(wù)書(shū)等材料。

　　可以說(shuō)每個(gè)人都在以自己的的實(shí)踐活動(dòng)譜寫著自己的歷史，同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說(shuō)人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

　　向女士是某事業(yè)單位的人事部主任，她認(rèn)為，人事檔案在我國(guó)當(dāng)今社會(huì)還是有其存在的理由的?！皩?duì)于一些私企員工來(lái)講，檔案變得可有可無(wú)，但另外一些行業(yè)的從業(yè)人員還需要檔案的管理和約束，比如律師、醫(yī)生等，他們很看重檔案，因?yàn)檫@些行業(yè)沒(méi)有檔案不準(zhǔn)進(jìn)入。

　　既然有此規(guī)定，說(shuō)明這些行業(yè)有其特殊性，人事檔案制度也是規(guī)范這些從業(yè)人員相對(duì)有效的措施之一。”同時(shí)，向女士還提醒大家：“‘人檔分離’體現(xiàn)著社會(huì)在進(jìn)步，但并不代表著檔案能夠隨意丟棄，一些人才可以將檔案交由社會(huì)公共人事部門代管。”

　　檔案對(duì)用人單位的作用：

　　對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。

　　現(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能的全面、準(zhǔn)確的了解員工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。尤其會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。

　　因此用人單位在人事任免、考核時(shí)，都經(jīng)常要用到員工人事檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和使用起到了重要參考作用。