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檔案整理外包服務(wù)(檔案整理外包服務(wù)規(guī)范)

時(shí)間:2022-11-16 作者:中博奧 來(lái)源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個(gè)好處:


  1、降低企業(yè)檔案管理成本,提高檔案利用效率


  企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu),決定是否外包的一個(gè)重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?;?,決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)的成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于企業(yè)單獨(dú)進(jìn)行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時(shí),由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段,外包后的企業(yè)檔案利用效率也會(huì)大幅提高。

檔案整理外包服務(wù)(檔案整理外包服務(wù)規(guī)范)

  2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象,降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)


  隨著辦公自動(dòng)化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高,電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生,這些數(shù)字化的文獻(xiàn)對(duì)管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻(xiàn)的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性,必須不斷地對(duì)文件進(jìn)行實(shí)時(shí)遷移,以適應(yīng)新的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù),這些都需要大量的投入。


  3、有利于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)


  實(shí)行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包,可借助于檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢(shì),加快企業(yè)檔案信息化建設(shè),促進(jìn)企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。


  4、有助于提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力


  業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法,它的一個(gè)重要目標(biāo)就是集中企業(yè)內(nèi)部資源,著力提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來(lái),能夠更有效地運(yùn)用其核心競(jìng)爭(zhēng)力,把時(shí)間、精力和資源集中起來(lái),致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。


  廣州銀安金融企業(yè)服務(wù)有限公司成立于2013年1月,背靠中國(guó)人民銀行廣州分行,是廣州銀行電子結(jié)算中心的直屬子公司,專門(mén)為銀行、證券、保險(xiǎn)、機(jī)關(guān)單位等機(jī)構(gòu)提供會(huì)計(jì)、信貸、文書(shū)等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務(wù)的專業(yè)服務(wù)公司。


  2020專門(mén)設(shè)立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務(wù)。


  檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括:檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見(jiàn)檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用。


  這8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的,也有分為6個(gè)環(huán)節(jié)的,也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng),故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開(kāi)發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng),各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。


  檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開(kāi)發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分,信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫(xiě)參考資料構(gòu)成,信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。


  請(qǐng)問(wèn)公司檔案外包怎么弄?


  公司檔案外包管理


  在企業(yè)檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)中,因?yàn)樯婕案鞣N為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素,企業(yè)對(duì)進(jìn)行外包的檔案業(yè)務(wù)有時(shí)也有所側(cè)重。企業(yè)一般會(huì)將不涉及企業(yè)機(jī)密、專利等內(nèi)容的非核心的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)或與企業(yè)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行外包。具體外包的檔案業(yè)務(wù)大致可以分為以下幾類:


  (1)檔案保護(hù)的外包。這項(xiàng)業(yè)務(wù)包括企業(yè)檔案文獻(xiàn)以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復(fù)、保管與維護(hù)。檔案在長(zhǎng)時(shí)間的日常管理和使用中會(huì)有一定的破損,特別是特殊載體的檔案,破損程度更為嚴(yán)重,需要經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行修裱、修復(fù)。在企業(yè)檔案工作人員結(jié)構(gòu)中,掌握這項(xiàng)技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。


  即使存在會(huì)技術(shù)保護(hù)的檔案人員,也因?yàn)槠餍翟O(shè)備不足而無(wú)法進(jìn)行修裱或修復(fù),因此企業(yè)需要將這些業(yè)務(wù)進(jìn)行外包,獲取更專業(yè)的保護(hù)。對(duì)于某些小企業(yè)而言,因資源的有限,檔案文獻(xiàn)的編目、考訂也是需要通過(guò)外包來(lái)完成的。


  (2)檔案的數(shù)字化。大量公司、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問(wèn)題。這個(gè)過(guò)程對(duì)于許多企業(yè)來(lái)說(shuō)需要大量人員及必需的設(shè)備,而這些人員和設(shè)備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問(wèn)題。因此,許多企業(yè)將這項(xiàng)工作交由專業(yè)機(jī)構(gòu)或單位完成,通過(guò)外包的形式解決數(shù)字化過(guò)程中所遇到的各種問(wèn)題。


  例如太平洋保險(xiǎn)(集團(tuán))股份有限公司從2007年8月起,進(jìn)行長(zhǎng)期的檔案業(yè)務(wù)掃描外包工作,從而達(dá)到將檔案數(shù)字化,提高業(yè)務(wù)檔案利用率,更好的保護(hù)原始的紙質(zhì)檔案,為檔案利用提供安全便捷的服務(wù)等目的。國(guó)泰君安公司為減輕各營(yíng)業(yè)部的檔案電子化處理壓力,降低檔案在分散情況下因調(diào)閱、存管情況下造成的損毀、遺失風(fēng)險(xiǎn),特別將檔案電子化業(yè)務(wù)外包。


 ?。?)檔案的日常使用業(yè)務(wù)。檔案的日常使用業(yè)務(wù)也可以進(jìn)行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢公司就開(kāi)展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務(wù),除此外還包括對(duì)備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務(wù),許多企業(yè)為了方便,更為了銷毀檔案的專業(yè)性,將此項(xiàng)業(yè)務(wù)交由其他專業(yè)機(jī)構(gòu)或有專業(yè)設(shè)備的企業(yè)完成。


 ?。?)檔案館后勤業(yè)務(wù)外包。后勤業(yè)務(wù)包括:物業(yè)管理、運(yùn)輸業(yè)務(wù)和其它后勤服務(wù)等。包括企業(yè)檔案館內(nèi)及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫(kù)房溫濕度調(diào)節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關(guān)但與企業(yè)業(yè)務(wù)無(wú)關(guān),為了避免其影響企業(yè)的工作,往往采用外包來(lái)完成這項(xiàng)工作,充分利用外部資源,利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢(shì),將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成,提高檔案的整體業(yè)務(wù)水平。


 ?。?)人員的培訓(xùn)和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進(jìn)發(fā)展,檔案業(yè)務(wù)因此也不斷豐富,檔案工作人員特別是企業(yè)內(nèi)檔案工作人員因?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展也面臨著對(duì)檔案更高的工作要求,因此,需要對(duì)企業(yè)內(nèi)檔案工作人員不斷培訓(xùn),崗前培訓(xùn)是為了使員工更好的適應(yīng)企業(yè)的工作環(huán)境,繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務(wù)。


  檔案管理外包有哪些規(guī)范?


  檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務(wù)外包和專業(yè)外包;


  勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問(wèn)題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過(guò)程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級(jí)檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。


  在實(shí)際過(guò)程的檔案外包合作過(guò)程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館(室)機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務(wù)是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。


  企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)的模塊,往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足,對(duì)專業(yè)要求比較高,所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。


  哪位大俠給分析一下請(qǐng)檔案管理外包公司整理檔案可行嗎?文件的安全性可以得到保障嗎?我們是電力發(fā)電企業(yè)


  檔案管理外包公司的選擇和安全問(wèn)題


  一、檔案外包需求的分類


  筆者認(rèn)為檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類,勞務(wù)外包和專業(yè)外包;勞務(wù)外包主要解決的是勞動(dòng)力不足的問(wèn)題,而專業(yè)外包則是解決檔案管理過(guò)程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級(jí)檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識(shí)管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。在實(shí)際過(guò)程的檔案外包合作過(guò)程中,可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。


  從外包主體上可以分為檔案館(室)機(jī)關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個(gè)主體類別,由于檔案館(室)主要業(yè)務(wù)是檔案管理,并配備了專業(yè)人員,所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營(yíng)業(yè)務(wù)的模塊,往往在知識(shí)儲(chǔ)備和人力配備上不足,對(duì)專業(yè)要求比較高,所以往往需要進(jìn)行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。


  二、檔案服務(wù)公司服務(wù)類別


  目前國(guó)內(nèi)檔案公司提供的基本服務(wù)大致分為檔案軟件開(kāi)發(fā)、檔案整理數(shù)字化加工、檔案裝具用具生產(chǎn)及銷售、紙質(zhì)檔案托管、檔案信息化硬件供應(yīng)等幾大類。不同的公司服務(wù)的目標(biāo)客戶群體不同,有的直接面對(duì)終端客戶,有的做檔案渠道。


  三、如何根據(jù)需求甄選檔案公司


  筆者認(rèn)為,在選擇目標(biāo)檔案服務(wù)商的決策上,應(yīng)該根據(jù)自身的需求和內(nèi)部檔案管理成熟度來(lái)考量。比如傳統(tǒng)的檔案館(室),本身對(duì)勞務(wù)外包需求比較大,可以選擇專業(yè)做檔案整理掃描的公司。比如企事業(yè)單位,在檔案專業(yè)上不足,可以選擇具備檔案管理咨詢和檔案全流程服務(wù)業(yè)績(jī)的公司,這樣確保檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。


  檔案軟件的選擇和選型,都是建立在客戶檔案管理成熟度比較高的階段,所以檔案管理軟件的作為工具型的產(chǎn)品,一定是要結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀來(lái)選型的。鴻博檔案認(rèn)為,選擇何種檔案類型的服務(wù)公司,不僅需要評(píng)估專業(yè)能力,也要考量服務(wù)的可持續(xù)性和長(zhǎng)久性,考量檔案服務(wù)公司的服務(wù)價(jià)值觀。對(duì)于國(guó)內(nèi)起步較晚的檔案外包行業(yè)來(lái)說(shuō),檔案服務(wù)產(chǎn)品化和品牌化,是外包企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的必然選擇。

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