印章檔案整理

　　第一章總則

　　第一條目的

　　規(guī)范用印管理流程，加強(qiáng)對(duì)公司印章的刻制、改正與廢止、使用及管理，明確相關(guān)用印手續(xù)及責(zé)任，保證用印工作順利進(jìn)行，特制定本規(guī)定。

　　第二條適用范圍

　　本辦法適用于公司各種印章的刻制、使用和銷毀的管理。

　　第三條印章分類

　　(一)印鑒：公司向主管部門登記的或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。如:法人單位公章、財(cái)務(wù)/發(fā)票專用章、公司合同專用章等；

　　(二)職章：刻有公司總經(jīng)理職銜的印章；

　　(三)部門章：刻有公司部門名稱的印章。不對(duì)外使用的部門章需加注“對(duì)內(nèi)專用”；

　　(四)職銜簽字章：刻有經(jīng)理及總經(jīng)理職銜及簽名的印章。

　　第二章刻制與領(lǐng)用

　　第四條行政部負(fù)責(zé)印章的刻制、使用過程控制及銷毀工作，印章保管人員的檔案建立。

　　第五條申請(qǐng)刻章部門為具體印章保管、使用部門，公司公章、合同章由行政部指定人員保管，其他印章由相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)指定人員保管。

　　第六條刻制：需求部門填寫《刻章申請(qǐng)單》，將印章樣式標(biāo)明在表單中，經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理簽字后，交行政部制刻。任何人不得私自刻制印章。

　　第七條制刻到位后，行政部將印章留下印模，建立《印章保管人員檔案表》；印刻部門印章保管人員在《印章保管人員檔案表》上簽字確認(rèn)后，印章由申請(qǐng)部門管理使用。

　　第八條行政部保留《刻章申請(qǐng)單》及《印章保管人員檔案表》。

　　第三章使用管理

　　第九條每類印章必須確定唯一的印章保管人員，未銷毀的停業(yè)、注銷等停止經(jīng)營單位的印章也必須確定唯一印章保管人員。

　　第十條需要使用公司公章，用印人員應(yīng)先填寫《用印申請(qǐng)單》，連同需蓋章的文件、文稿等交部門經(jīng)理和總經(jīng)理簽批后，即可用印。

　　第十一條公司合同專用章用于公司的采購、銷售合同

　　按公司簽訂采購、銷售合同的審批權(quán)限，憑審批結(jié)果用印，不用再單獨(dú)填寫《用印申請(qǐng)單》；合同專用章管理員要對(duì)有簽字權(quán)限人員的簽名留底，對(duì)簽批的合同簽字進(jìn)行核對(duì)，無誤后用印并填寫用印審批臺(tái)帳，并將《用印審批登記臺(tái)帳》定期歸檔保管。同時(shí)，一旦發(fā)生崗位變動(dòng)，需要將以上表格與新人進(jìn)行書面交接。

　　第十二條需要使用部門印章，用印人員需填寫用印審批登記臺(tái)帳，連同需蓋章的文件、文稿等交部門經(jīng)理簽批后，即可用印。

　　第十三條非本部門主管業(yè)務(wù)的用印，必須通過主管業(yè)務(wù)部門會(huì)簽后才可用印

　　如，涉及招聘、招工資料（含簽訂、續(xù)簽勞動(dòng)合同）；調(diào)入、調(diào)出、聘任、解聘、開除、辭退人員等材料，必須通過企管部會(huì)簽后才可用??；涉及公司設(shè)立、變更、注銷等工商事務(wù)的用印，必須通過行政部會(huì)簽后才可用印。

　　第十四條公章保管人員在用印后，對(duì)《用印申請(qǐng)單》編號(hào)、留存，并填寫《用印審批登記臺(tái)帳》，并將《用印審批登記臺(tái)帳》定期歸檔保管。同時(shí)，一旦發(fā)生崗位變動(dòng)，需要將以上表格與新人進(jìn)行書面交接。

　　第十五條印章保管人員因請(qǐng)假、出差等情況出現(xiàn)離崗4小時(shí)以上（重要印章的印章保管人員離崗2小時(shí)以上）的，需將印章交主管部門領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)指定人員，并填寫《印章交接單》，有交接記錄，各種用印程序、規(guī)定必須交代清楚，方可離開。

　　第十六條印章保管人員請(qǐng)假、出差等返回后，接替人員應(yīng)將接替期間的用印單據(jù)等一并交還印章保管人員。

　　第十七條一般情況下，不允許在空白信箋或空白文書上加蓋印鑒，特殊情況需經(jīng)行政部審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。對(duì)空白文書要編號(hào)，注明用途、附情況說明，并復(fù)印存檔以及跟蹤其使用情況，對(duì)未用完的空白文書應(yīng)及時(shí)收回注銷。

　　第十八條原則上公章、合同專用章不得帶出外用。特殊情況下需帶出外用的，需由經(jīng)辦人做出書面報(bào)告，注明用途、借用時(shí)間，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可帶出外用。

　　第十九條上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)無權(quán)強(qiáng)迫印章保管人員用印，對(duì)于該種情況，印章保管人員應(yīng)立即拒絕，否則一切責(zé)任由印章保管人員承擔(dān)。

　　第二十條印章保管人員對(duì)遇有自己不能掌握的新型或復(fù)雜用印申請(qǐng)要在用印前請(qǐng)示總經(jīng)理，確認(rèn)后方能用印。

　　第二十一條公司印章在遇到散失、損毀、被盜的情況，各印章保管人員應(yīng)迅速向部門經(jīng)理及行政部報(bào)告，并遞交說明原因的報(bào)告書，行政部根據(jù)情況依照本規(guī)定的手續(xù)辦理。

　　第四章銷毀

　　第二十二條印章銷毀由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，由行政部填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，總經(jīng)理同意后，統(tǒng)一銷毀，同時(shí)備案。

　　第二十三條印章保管人員保管使用的印章若損壞，按刻章申請(qǐng)程序辦理。新章刻好后，原損壞印章應(yīng)同時(shí)交還行政部，由行政部存檔或統(tǒng)一銷毀。

　　第二十四條對(duì)于停業(yè)、注銷等停止經(jīng)營單位的印章，要銷毀的嚴(yán)格按要求銷毀，需保留的要妥善保管，對(duì)保管期間的用印仍按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。

　　第五章違規(guī)用印的處罰

　　第二十五條未將印鑒或加蓋印鑒的空白文書（如合同等）進(jìn)行妥善保管，導(dǎo)致印鑒或加蓋有效印鑒的空白文書遺失或被盜用的，對(duì)文書保管人處以500元的罰款，由此造成的損失由空白文書保管人負(fù)責(zé)賠償，構(gòu)成犯罪的要依法追究刑事責(zé)任。

　　第二十六條對(duì)于其他不按要求用印的，每查出一次，全公司內(nèi)通報(bào)印章管理員并處以50元的罰款，同時(shí)印章保管人必須立即整改到位，否則加倍處罰。

　　第二十七條對(duì)于多次查出問題，多次都無法整改到位的印章保管人，免去其印章保管人資格，同時(shí)作為工作業(yè)績的一部分在人力備案，作為不再續(xù)聘該人的內(nèi)容之一。

　　第二十八條部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本部門使用印章出現(xiàn)的用印問題負(fù)連帶責(zé)任，處以100-1000元的罰款并全公司內(nèi)通報(bào)；情節(jié)嚴(yán)重者，將按瀆職予以免職。

　　第六章附則

　　第二十九條本制度解釋權(quán)和修改權(quán)在公司行政部。

　　第三十條本制度自發(fā)布之日起生效。

　　作廢印章如何歸檔

　　處理方法如下：

　　1先到工商局掛失。辦理相關(guān)文件的變更。

　　2通知所有往來客戶，特別是合同執(zhí)行中的客戶，公司公章已更換，請(qǐng)客戶注意來函的真實(shí)性。

　　3將公章樣式通知所有相關(guān)單位。

　　4將更改后的公章樣式拿到相關(guān)稅務(wù)、商務(wù)部門等更改留樣。

　　5原來的公章可以交由檔案部門保存或毀掉。

　　《印章治安管理辦法》

　　第八條企業(yè)事業(yè)單位、民政部門登記的民間組織、村（居）民委員會(huì)和各協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)及非常設(shè)機(jī)構(gòu)需要刻制印章的，應(yīng)當(dāng)憑上級(jí)主管部門出具的刻制證明和單位成立的批準(zhǔn)文本到所在地縣級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。

　　無上級(jí)主管部門的，應(yīng)當(dāng)憑登記管理部門核發(fā)的營業(yè)執(zhí)照、登記證書或者所在地公安派出所出具的證明，到所在地縣級(jí)以上公安機(jī)關(guān)申請(qǐng)辦理準(zhǔn)刻手續(xù)。

　　辦理準(zhǔn)刻手續(xù)的經(jīng)辦人員，需持刻制單位的委托證明和本人身份證明；辦理人名章準(zhǔn)刻手續(xù)的，同時(shí)提供名章所刻人名的身份證明。

　　縣級(jí)以上人民政府公安機(jī)關(guān)自接到申請(qǐng)之日起三個(gè)工作日內(nèi)作出是否核發(fā)準(zhǔn)刻手續(xù)的決定。對(duì)符合條件的，出具準(zhǔn)刻證明；不符合條件的，書面通知申請(qǐng)單位并說明理由。

　　第十五條印章停止使用后，使用單位應(yīng)當(dāng)在十日內(nèi)將印章全部交回上級(jí)主管部門或登記管理機(jī)關(guān)封存；逾期不交的，由上級(jí)主管部門或登記管理機(jī)關(guān)予以收繳。上級(jí)主管部門或登記管理機(jī)關(guān)對(duì)交回和收繳的印章要登記造冊(cè)，并于十日內(nèi)送備案或批準(zhǔn)刻制的公安機(jī)關(guān)。

　　公安機(jī)關(guān)對(duì)交回和收繳的印章，需預(yù)存兩年，無特殊情況的，預(yù)存期滿后予以銷毀。

　　印章檔案整理

　　單位印鑒信息留存日期一般多長時(shí)間

　　一般15年。

　　印章檔案的保管期限分為永久和定期兩種。印章檔案在整理過程中，一般可根據(jù)印章檔案的歷史時(shí)期（建國前、建國后）、印章屬性（機(jī)構(gòu)、個(gè)人）、機(jī)構(gòu)類型（黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位等）或人物類別等特征組織分類。一般單位為定期的15年。

　　送檢公安部的樣章有什么標(biāo)準(zhǔn)呢？

　?。?）GB／T28181－2011《安全防范視頻監(jiān)控聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)信息傳輸、交換、控制技術(shù)要求》是由公安部科技信息化局提出，由全國安全防范報(bào)警系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)（SAC／TC100）歸口，公安部一所等多家單位共同起草的一部國家標(biāo)準(zhǔn)。

　　印章檔案整理

　?。?）該標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了城市監(jiān)控報(bào)警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中信息傳輸、交換、控制的互聯(lián)結(jié)構(gòu)、通信協(xié)議結(jié)構(gòu)，傳輸、交換、控制的基本要求和安全性要求，以及控制、傳輸流程和協(xié)議接口等技術(shù)要求。該標(biāo)準(zhǔn)適用于安全防范監(jiān)控報(bào)警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)檢測、驗(yàn)收以及與之相關(guān)的設(shè)備研發(fā)、生產(chǎn)，其他信息系統(tǒng)可參考采用。

　　擴(kuò)展資料：

　　強(qiáng)制性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：

　　（一）藥品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、獸藥行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、農(nóng)藥行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、食品衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　?。ǘ┕まr(nóng)業(yè)產(chǎn)品及產(chǎn)品生產(chǎn)、儲(chǔ)運(yùn)和使用中的安全、衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　　（三）工程建設(shè)的質(zhì)量、安全、衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　?。ㄋ模┲匾纳婕凹夹g(shù)銜接的技術(shù)術(shù)語、符號(hào)、代號(hào)（含代碼）、文件格式和制圖方法行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　?。ㄎ澹┗Q配合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；

　?。┬袠I(yè)范圍內(nèi)需要控制的產(chǎn)品通用試驗(yàn)方法、檢驗(yàn)方法和重要的工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。