印章檔案整理規(guī)則

　　任何單位公章的使用，必須嚴格遵守領(lǐng)導批準制度。即每次使用單位公章都必須由單位法定代表人批準同意，若單位法定代表人外出或因其他重要任務不能批準使用，也必須由單位法定代表人授權(quán)副職等合適人員批準使用。下面我給大家?guī)碛≌率褂霉芾硪?guī)定，希望大家喜歡！

　　印章使用管理規(guī)定1

　　一、公司公章由行政辦公室負責管理，實行專人負責制。公章由企業(yè)總經(jīng)理指定專人負責管理，并掌握使用。未經(jīng)總經(jīng)理批準不得隨意交由他人管理和使用。

　　二、所有蓋章文件必須由部門負責人簽字，合同(協(xié)議)法人授權(quán)書等重要文件必須由總經(jīng)理簽字方可蓋章。

　　三、使用公章一律登記，認真填寫《用章使用登記表》。

　　四、以公司名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料等，必須由總經(jīng)理審閱批準后方可蓋章并嚴格登記手續(xù)。

　　五、對加蓋公章的材料，落款單位必須與印章一致，用印位置恰當，要騎年蓋月，字組端正，圖形清晰。

　　六、嚴禁將公章帶到公司外使用，如因特殊需要，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。

　　七、任何人不得以任何借口要求在空白書面上加蓋公章。如遇特殊情況時，必須經(jīng)總經(jīng)理同意。

　　八、公章管理人員必須認真負責，嚴格遵章守紀，秉公辦事。沒有總經(jīng)理及相關(guān)負責人的簽字，不得隨意蓋章。

　　九、公章管理人員應妥善保管公章，不得隨意亂放。下班時間和節(jié)假日期間應采取防盜措施。

　　十、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責任人負責。

　　十一、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予嚴厲懲處，嚴重者立即辭退。

　　印章使用管理規(guī)定2

　　印章是企業(yè)經(jīng)營管理活動中行使職權(quán)的重要憑證和工具，印章的管理，關(guān)系到企業(yè)正常的經(jīng)營管理活動的開展，甚至影響到企業(yè)的生存和發(fā)展。所以，企業(yè)應當高度重視。

　　第一章總則

　　第一條為規(guī)范印章管理，明確管理責任，維護企業(yè)利益，確保企業(yè)各部門各項工作順利開展，制定本制度。

　　第二條印章包括企業(yè)公章、合同專用章、部門行政章和銀行預留印章。

　　銀行預留印章包括企業(yè)公章和法人私章。

　　第三章印章由部門申請，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部統(tǒng)一辦理刻制。

　　第四條印章遺失，應及時向上一級部門領(lǐng)導匯報，并向有關(guān)部門或個人通報，以不影響企業(yè)利益為前提。

　　第二章印章保管

　　第六條企業(yè)公章和合同專用章由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)秘書保管;部門行政章由各部門經(jīng)理負責保管。

　　總經(jīng)理有時間保管公章和合同章嗎?

　　總經(jīng)理一般會委托秘書保管印章，所以秘書的道德、為人就至關(guān)重要了?？偨?jīng)理應當經(jīng)常過目印章使用登記情況表，應當觀察秘書日常的工作態(tài)度和變化，應當高度重視印章的管理?？偨?jīng)理不在企業(yè)，應當通過電話請示，并待總經(jīng)理回廠后及時補簽審批手續(xù)。

　　公章和合同章的管理重點是要防范蓋空白合同和非法合同。

　　第六條銀行預留印章一般包括公章和法人私章：企業(yè)公章由總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)秘書保管;法人私章由財務經(jīng)理或授權(quán)主辦會計保管。

　　銀行預留印章管理是重中之重，重點應當防范出納員蓋空白支票，從而逃款。出納員杜絕保管印章。

　　出納員取款需要企業(yè)公章，由財務經(jīng)理審批，秘書就應給予蓋章。

　　為了避免公章攜帶到室外使用，而影響到企業(yè)日常的資金流，企業(yè)可以向銀行申請銀行預留印章將公章改為財務章。為此，可以考慮設置兩個有所區(qū)別的財務章，一個是財務部行政章，另一個是財務部銀行章。

　　第七條印章保管人必須妥善保管印章，不得隨意存放，不得私自委托他人保管;確需委托他人代管的，應當在印章使用單上登記。

　　第八條印章使用應當?shù)怯?，用印登記表由用印人親自填寫，不得由他人寫;用印審批單，由用印人填寫，由審批人簽字審批。

　　第九條印章應當存放在保險柜等安全的柜里，應當隨手存放并上鎖。

　　第三章印章用途

　　第十條企業(yè)公章適用企業(yè)對內(nèi)對外發(fā)布公文或重點事項。

　　第十一條合同專用章適用于企業(yè)與客戶或供應商簽訂合同。

　　第十二條部門行政印章一般適用以下內(nèi)容：

　　1、報告：向上級部門或政府相關(guān)部門的有關(guān)報告。

　　2、通知：向下級或相關(guān)部門通知或知會有關(guān)制度、協(xié)作工作等事宜。

　　3、證明：向有關(guān)部門或個人證明有關(guān)事情與本部門有直接關(guān)系。

　　4、往來：財務部門與客戶或供應商確認往來賬。

　　第十三條銀行預留印章適用于與銀行辦理取、存款往來關(guān)系，一般僅有出納員使用。

　　第四章印章使用

　　第十四條印章使用必須詳細登記用印日期、用印事由、印章類別、用印份數(shù)、審批人、經(jīng)辦人;確因業(yè)務需要需將印章帶離室外使用的，還必須載明歸還日期。

　　第十五條企業(yè)公章使用流程：由經(jīng)辦人填寫用印申請單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后，上報總經(jīng)理審批。

　　第十六條合同專用章使用流程：由經(jīng)辦人填寫用印申請單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后，上報總經(jīng)理審批。

　　第十七條部門行政印章使用流程：由經(jīng)辦人填寫用印申請單，上報本部門經(jīng)理審批;如果是跨部門使用印章的，還需要使用部門的經(jīng)理確認。

　　第十八條銀行預留印章使用流程：

　　1、原則上由出納提出申請;辦理非貨幣資金形式的款項(如信用證開證申請、信用證承兌等)可由當事人(非出納)提出申請。

　　2、由財務經(jīng)理負責審批。

　　第十九條印章確需帶離室外使用的審批流程：按照以上流程和要求辦理，但印章保管應當跟蹤印章管理，直至印章收回。

　　同時，企業(yè)公章和合同章帶離室外使用，應當有兩個經(jīng)辦人共同攜帶辦理。

　　印章檔案整理規(guī)則

　　第二十條各部門經(jīng)理自己使用印章的同樣要在印章登記表上登記印章使用情況。

　　第二十一條印章使用時，印章保管人應當認真督促和審閱，應當預防經(jīng)辦人弄虛作假，以確保印章使用申請內(nèi)容與實際相關(guān)資料相吻合。

　　第五章附則

　　第二十二條本辦法由行政部和財務部負責解釋、修改。

　　第二十三條本辦法自20__年__月__日起施行。

　　印章使用管理規(guī)定3

　　1、票據(jù)的開具

　　開具票據(jù)需要財務章、法人章以及票據(jù)。因此，財務章應交于管理法人章外另一關(guān)鍵管理人員持有，票據(jù)第三人管理。

　　2、合同效力

　　合同力需要合同章與法人章。因此合同章交于管理法人章外另一關(guān)鍵管理人員持有。

　　3、公章的效力

　　是否應該與法人章持有人分開管理?在公章代替合同章時，應該分開管理，合同法規(guī)定，公章與合同章有同等法律效力。如一個公司即有合同章又有公章時，蓋具了公章的合同是否生效?為防范法人濫用權(quán)利，應該分開管理，并且在合同條款中嚴格規(guī)定合同的效力在加蓋了合同章或公章及法人章后生效，這樣即有法人及合同章或公章持有者雙重確認后加蓋。因此，公章除外部事務處理外也具有合同效力行為，因此，應視同合同專用章管理。

　　4、失職責任

　　公司重要的事務無非是人，財，物。在印章的使用時，應慎重考慮是否加蓋印章，是否導致公司的人財物流失。其中更重要的環(huán)節(jié)是企業(yè)管理的流程，例如合同的審批流程，票據(jù)的使用流程等，嚴格公司的管理流程，加蓋印鑒的流程，減少公司的權(quán)益損失。

　　印章使用管理規(guī)定4

　　一、為保證印章(公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人名章等具有法律效力的印章)使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕不法行為的發(fā)生，加強公司印章的管理，特制定本辦法。

　　二、印章的使用：

　　公司印章的使用必須按業(yè)務分類不同，經(jīng)歸口管理部門主管(或指定人員)、分管經(jīng)理或副總以上人員審批辦理。

　　(1)公文用?。航?jīng)辦人擬稿—部門負責人、分管副總審核—總經(jīng)理(董事長)簽發(fā)—交印章管理員用印。

　　(2)以公司名義簽訂、簽署的給類經(jīng)濟、法律文書(包括合同、協(xié)議書、意向書、委托書、有關(guān)往來函等)及在經(jīng)濟上、公司經(jīng)營管理上有重大影響的業(yè)務往來公函。以公司名義上報、下發(fā)的'正式、非正式文件、函件(包括文件、請示、報告、總結(jié)、通知、申請、公函等)，經(jīng)辦人填寫《用印申請表》由主管部門負責人、分管副總審核—總經(jīng)理批準—交印章管理員用印。

　　(3)各部門日常辦公事務用?。焊鞑块T負責人或分管副總提出申請用印，批準人對用印產(chǎn)生的一切后果負責。

　　(4)各部門印章在其合理的范圍內(nèi)使用，不能超范圍使用，各部門負責人對印章的使用負責。財務章須經(jīng)財務部主管審核后用印;所有與銷售業(yè)務有關(guān)的合同、協(xié)議須經(jīng)市場部經(jīng)理或分管副總以上領(lǐng)導審批后加蓋合同章，特殊情況下需要公章代替的，須經(jīng)分管副總以上領(lǐng)導批準。

　　(5)公司公章原則上一律不得在公司以外使用，確因工作需要將印章帶出使用的，應事先填寫《用印審批表》，經(jīng)分管副總以上領(lǐng)導批準后方可使用。

　　(6)公司資質(zhì)文件用印、對外簽署的合同或協(xié)議、各類業(yè)務報表(財務報表、統(tǒng)計報表)及其他需用公司印章的文本等，須在合縫處加蓋印章。為避免復印的文件被再次篡改，在文件上加注“復印無效”字樣。

　　(7)公司一般不允許開具空白介紹信、證明，如因工作需要或其他特殊情況確需開局時，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字同意后方可辦理，持空白介紹信外出工作，歸來必須向公司匯報其用途，未使用者必須交回。

　　三、印章的管理

　　(1)公司公章由辦公室負責保管;公司合同專用章由市場部負責保管;財務印章及法人名章由公司財務科負責保管;各部門章由部門主管負責保管，并做好印章使用登記工作。

　　(2)各部門制定一名印章管理員，每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印章鎖好，妥善保管。

　　(3)印章管理員因事、病、休假等原因不在崗位時，應嚴格辦理交接手續(xù)，登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量，交接人員簽字確認。

　　(4)公司因機構(gòu)變動需刻制新印章時，辦公室負責到公安局辦理章刻事宜。新印章啟用應事先須發(fā)啟用通知，注明啟用日期。

　　(5)印章管理員不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)無論結(jié)果如何，嚴肅處理。

　　四、公司所有需要蓋印章的介紹信、說明以及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登記，以備查詢、存檔。

　　五、公司所用印的文件、資料、附件資料及用印審批表等，年終由辦公室整理后存檔備案。

　　六、印章管理員必須妥善保管印章，如有遺失，必須及時向公司領(lǐng)導報告，并依法公告作廢。

　　七、任何人員必須嚴格依照本辦法規(guī)定程序使用印章，未經(jīng)本辦法規(guī)定的程序，不得擅自使用，蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。

　　八、本制度由公司綜合辦制定并解釋。

　　九、本制度自發(fā)布之日起施行。

　　印章使用管理規(guī)定5

　　一、總則

　　公司印章是企業(yè)身份和權(quán)力的證明。蓋有公司印章的文件，是受法律保護的有效文件，同時意味著公司對文件的內(nèi)容承擔法律責任。為了保證公司印章的合法、有效、正確地使用，維護公司利益，杜絕違法違規(guī)以及損害公司利益的行為發(fā)生，特制定本印章管理制度。

　　二、公司印章使用范圍

　　公司的印章是指公司公章、發(fā)票章、財務章、法人個人名章。公司所有印章必須嚴格按本制度的.規(guī)定使用，不得違反本制度使用。

　　(一)公司公章的使用范圍主要為：

　　1、公司對內(nèi)簽發(fā)的文件。

　　2、公司對外與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。

　　3、由公司出具的證明及有關(guān)材料。

　　4、公司對外提供的財務報告。

　　5、公司章程、工商登記資料及股東出資證明。

　　6、員工崗位變更通知、解除勞動關(guān)系通知等。

　　7、員工的勞動合同、任免聘用。

　　8、對外經(jīng)濟合同、合作協(xié)議、承諾書、擔保函等。

　　(二)公司法人個人名章，主要用于需加蓋個人名章的合同、財務及報表、人事任免等各類文件。

　　印章檔案整理規(guī)則

　　(三)財務專用章，主要用于財務資料、貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務。

　　(四)發(fā)票專用章，主要用于公司出具的發(fā)票、收據(jù)等票據(jù)業(yè)務。

　　三、公司印章的管理職責

　　(一)公司總經(jīng)理：負責公司公章和法人個人名章的使用審批工作。

　　(二)財務部負責人：負責財務專用、發(fā)票專用的印章使用審批工作。

　　(三)印章管理員

　　1、負責印章的保管。

　　2、負責建立印章使用登記表。

　　3、負責印章使用的審核工作。

　　4、負責按照印章使用規(guī)則，監(jiān)督所保管印章的使用。

　　四、公司印章的管理、使用及保管

　　(一)印章的管理

　　1、公司公章由公司總經(jīng)理負責管理。印章管理員必須切實負責，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開崗位需移交他人的，可指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)。

　　2、為保證資金賬目的絕對安全。財務專用章、法人個人名章等銀行預留印章由兩人以上分開保管、監(jiān)督使用，做到一人無法簽發(fā)支票、匯票，一人無法提出現(xiàn)金。人員應由財務部和行政部各出一人。

　　(二)印章的使用

　　1、公章的使用必須嚴格遵循印章使用申請審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可用章。

　　2、公章的使用由印章管理員設立使用登記表格，嚴格審批和登記制度。

　　3、公司法人個人名章由總經(jīng)理簽字后方可使用。

　　4、財務專用章、發(fā)票專用章由財務部門負責人審批后方可使用。

　　5、嚴禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫攜帶印章外出申請表后，由分管領(lǐng)導及總經(jīng)理簽批后，派專人陪同方可帶出。印章外借期間，借用人與陪同人只可將印章用于申請事由，共同對印章的使用后果承擔一切責任。

　　6、以公司名義簽訂的合同、協(xié)議、訂單、介紹信、委托書、擔保函等，經(jīng)專門合同文書審批流程，通過部門負責人、法律顧問審核，公司總經(jīng)理批準后方可蓋章。(對加蓋印章的文書，應注意用印單位名稱必須與印章一致，用印位置恰當，蓋章印記圖形清晰。)

　　7、公司員工私人辦理各種收入證明、工作證明等，由總經(jīng)理審批，符合要求后在行政部辦理并執(zhí)行申請審批制度。

　　8、任何印章管理員不得在當事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章文書必須已經(jīng)填寫完畢，字跡須清晰、正確。

　　9、對已解除或終止勞動關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證明材料，按申請審批制度經(jīng)總經(jīng)理審批后，方可蓋章。

　　(三)印章的保管

　　1、印章保管各種事項必須有記錄，記錄事項包括印章名稱、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準人、圖樣等信息。

　　2、印章保管必須安全無誤，應當專項上鎖存放，印章不可私自委托他人代管。

　　3、印章管理員如因工作崗位變更，應及時向總經(jīng)理上交印章，或者按總經(jīng)理指定的新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。

　　4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔相應的責任。

　　5、印章應及時維護、確保印章完好，蓋出印記清晰。

　　6、印章保管有遺失、盜用、偷換的，應保護現(xiàn)場，管理員應及時向行政部和總經(jīng)理報告，并登記備案配合查處。涉及刑事犯罪的，因及時向公安機關(guān)報案處理。

　　五、公司印章的停用

　　(一)有下列情況，印章須停用：

　　1、公司名稱變動。

　　2、印章使用損壞。

　　3、印章遺失，聲明作廢。

　　(二)印章停用時須經(jīng)總經(jīng)理批準，及時將停用印章送行政部封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。

　　六、印章違規(guī)使用的處理辦法

　　1、公司員工違反印章刻制、保管、使用規(guī)定，依照員工手冊及公司管理制度，視情節(jié)和后果追究責任人的民事、行政、刑事責任。

　　2、印章管理員因使用公章不當而造成公司損失的，依照員工手冊及公司管理制度，視情節(jié)和后果追究其相應責任。非印章管理人員違反公司印章管理制度，不當使用印章，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)應與印章管理員承擔同等的責任。

　　七、附則

　　1、本制度作為公司管理規(guī)章制度，經(jīng)過公司民主程序?qū)徸h通過后由總經(jīng)理簽署，向全體員工公示之后開始實施。

　　2、本制度由公司行政部負責解釋。附《印章用印登記表》。

　　如何整理檔案

　　機關(guān)單位或者企業(yè)在長期的運轉(zhuǎn)中都會產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價值，有些卻意義不大，但都無一例外地耗費著我們的空間、時間和精力。對檔案文件的歸檔整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我為大家整理的如何整理檔案，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、檔案整理的基本要求：

　　遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

　　二、檔案整理的文件范圍是：

　　凡是本機關(guān)工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關(guān)文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。

　　全縣副科級以上各級黨的機關(guān)、行政機關(guān)、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的（現(xiàn)10年）文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構(gòu)文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA／T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒（卷）”整理，整理的依據(jù)是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　三、檔案的分類原則：

　　以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

　　實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，是一個單位檔案全宗的重要組成部分。各單位應將實物檔案分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入綜合檔案室集中管理。由于實物檔案具有分散性、多樣性，整理、分類的難度大。保管、開發(fā)的任務重，從而使實物檔案整理與其他門類檔案整理產(chǎn)生脫節(jié)。為此，加強單位實物檔案整理工作，鞏固和擴大檔案集中管理工作成果，是提高檔案工作管理水平的當務之急。

　　一、實物檔案的分類

　　分類是實物檔案整理的重要環(huán)節(jié)，將實物按其屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等劃分類別和層次，既利于排列、貼簽、編目以及組織室藏和排架管理，也便于系統(tǒng)地提供利用。按照實物檔案管理的基本規(guī)律和要求，實物檔案的分類可采取問題、年度、保管期限等分類方法，以實現(xiàn)對實物的有序管理和有效檢索。按問題分類就是將實物按其屬性內(nèi)容和形式特征進行分類。采用問題分類法，可以避免和減少同類實物分散的現(xiàn)象，便于按專題登找和利用。

　　實物檔案問題分類一般分為獎品類、贈品類、產(chǎn)品類四大類。每類的主要內(nèi)容如下：獎品類主要有以本單位或本單位內(nèi)部機構(gòu)名義在各項比賽、評比、檢查、考核等工作中獲得的獎狀、錦旗、獎章、獎牌、獎杯、榮譽證書等實物；信品類主要有有本單位的證件（法人證書、組織機構(gòu)編碼、營業(yè)執(zhí)照、國有土地位用權(quán)證、房屋所有權(quán)證等），本單位機構(gòu)變更、撤消或合并而失效的印章、證書等實物；贈品類主要有上級領(lǐng)導及社會知名人士為本單位的題字、作畫，本單位開展的活動中有紀念意義的物品，本單位對外交際交往戶收受的禮品等實物；產(chǎn)品類主要有本單位在行使職能活動時形成、制作或收存的模型樣品、戶試產(chǎn)品、終端成品等實物，如微標（章）、錢幣、票證、郵票、紀念幣、工裝、設備等。

　　二、實物檔案的排列

　　排列是指按照一定的原則和方法來定位實物先后次序的過程。通過排列，進一步增強實物檔案的系統(tǒng)化程度，以方便檢索利用。

　　實物的排列一般遵循“載體原則”，即同一載體的實物應當排列在一起?！拜d體原則”有利于目錄檢索和實物存取工作，同一載體的實物存放盒、柜，可以節(jié)省空間；同一載體的實物上架、陳列，顯得整齊美觀。實物的排列，在遵循載體原則下，一般按照實物的制發(fā)時間進行系統(tǒng)排列。同一類目內(nèi)，同一載體的實物，按照制發(fā)時間的先后順序排列，不同載體的實物可以按照制發(fā)時間的先后順序進行排列，也可以按照載體形式進行排列，比如獎品類可按照獎狀、錦旗、獎章、榮譽證書、獎牌、獎杯等載體形式依次排列，信品類可按照印章、證書、牌匣等載體形式依次排列，贈品類可按照題詞、繪畫、禮品等載體形式依次排列，產(chǎn)品類可按照模型樣品、中試產(chǎn)品、終端成品等載體形式依次排列。

　　三、實物檔案的貼簽

　　貼簽是指將實物在全宗中的位置進行標著，并以標簽的'形式在實物上進行粘貼。貼簽是實物編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)化工作的成果。通過貼簽使實物在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作及將來查找和利用時的實體存取提供了條件。

　　標簽如何編制。標簽是指在紙張上以表格形式來記錄和反映歸檔實物在全宗中的位置，表格的項目主要有名稱、制發(fā)單位、獲得時間、檔號、獲得單位、載體等，這是根據(jù)實物檔案管理工作的基本需要設置。

　　四、實物檔案的編目

　　編目是指編制實物檔案目錄。編制實物檔案目錄，可為實物檔案的保管、鑒定、檢索、統(tǒng)計和編研等工作的開展提供基本條件。

　　實物的編目以“件”為單位進行，每一件實物在實物檔案目錄中只體現(xiàn)為一個條目。實物按照分類、排列、貼簽的結(jié)果，逐類逐件編制目錄，以系統(tǒng)、全面地揭示實物的全貌。實物沒有明確標明主題名稱和制發(fā)時間的，編目時，要擬出名稱并考證制發(fā)時間。同時，要在備注欄中進行說明。

　　實物檔案目錄設置檔早、名稱、制發(fā)單位、獲得單位、獲得時間、載體、存放地點、參見號、備注等項目，概括了實物的屬性內(nèi)容、形式特征、制作材料、獲得時間、保存價值等方面的主要特征，是利用者檢索的主要渠道。

　　五、實物檔案的裝盒

　　裝盒（入柜、上架、陳列）是指將實物按件號順序裝入檔案盒，購置檔案柜、密集架、陳列櫥的過程，這是實物系統(tǒng)化整理的結(jié)果。裝入檔案盒的實物主要是可折疊的或形體能夠裝入的，比如：獎品類的獎狀（可卷成簡狀）、獎旗（可折疊平裝）、獎章、榮譽證書；信品類的

　　印章、證書等。檔案盒可使用6厘米厚的文書檔案盒。盒內(nèi)設置實物檔案目錄和備考表，以方便盒內(nèi)實物的保管、利用、進出核查和填寫盒內(nèi)實物的情況說明。對于獎品類的獎章，證品類的印章，產(chǎn)品類的徽標、錢幣、紀念幣等.可平放在檔案盒里用防酸紙板隔成的“井”字格內(nèi)，用紙團塞緊空隙以固定實物位置，檔案盒蓋內(nèi)側(cè)可貼一張擺放示意圖，注明檔號，以方便利用。

　　六、結(jié)論

　　實物檔案如何整理，檔案行政管理部門還沒有統(tǒng)一的標牌和要求，但是，各級檔案部門有關(guān)實物的收集、整理、利用等工作卻做得有聲有色、不亦樂乎，相關(guān)的報道頻頻見諸報刊。本文所述實物檔案的分類、排列、貼簽、編目、裝盒（入柜、上架、陳列）的整理流程是通常的整理方法，各單位可根據(jù)實際情況來確立合理的整理方法。比如：有些條件好的單位，除按照上述方法整理實物檔案外，還可以給每件歸檔實物拍照，既可以用來展覽展示，也可以做為聲像資料歸檔；制作標簽的紙張可以是白色的，也可以用彩色紙張，以增加美感。

　　送檢公安部的樣章有什么標準呢？

　?。?）GB／T28181－2011《安全防范視頻監(jiān)控聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)信息傳輸、交換、控制技術(shù)要求》是由公安部科技信息化局提出，由全國安全防范報警系統(tǒng)標準化技術(shù)委員會（SAC／TC100）歸口，公安部一所等多家單位共同起草的一部國家標準。

　　（2）該標準規(guī)定了城市監(jiān)控報警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中信息傳輸、交換、控制的互聯(lián)結(jié)構(gòu)、通信協(xié)議結(jié)構(gòu)，傳輸、交換、控制的基本要求和安全性要求，以及控制、傳輸流程和協(xié)議接口等技術(shù)要求。該標準適用于安全防范監(jiān)控報警聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的方案設計、系統(tǒng)檢測、驗收以及與之相關(guān)的設備研發(fā)、生產(chǎn)，其他信息系統(tǒng)可參考采用。

　　擴展資料：

　　強制性行業(yè)標準：

　?。ㄒ唬┧幤沸袠I(yè)標準、獸藥行業(yè)標準、農(nóng)藥行業(yè)標準、食品衛(wèi)生行業(yè)標準；

　?。ǘ┕まr(nóng)業(yè)產(chǎn)品及產(chǎn)品生產(chǎn)、儲運和使用中的安全、衛(wèi)生行業(yè)標準；

　　（三）工程建設的質(zhì)量、安全、衛(wèi)生行業(yè)標準；

　　（四）重要的涉及技術(shù)銜接的技術(shù)術(shù)語、符號、代號（含代碼）、文件格式和制圖方法行業(yè)標準；

　　（五）互換配合行業(yè)標準；

　　（六）行業(yè)范圍內(nèi)需要控制的產(chǎn)品通用試驗方法、檢驗方法和重要的工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品行業(yè)標準。

　　文秘檔案整理的程序主要包括哪四個環(huán)節(jié)

　　文秘是指經(jīng)過學習、掌握公關(guān)與文秘專業(yè)的基本理論與基本知識，熟悉現(xiàn)代文書學，秘書學的原理和方法，具有較強的寫作能力，能熟練的從事文書、秘書事務工作，能進行文章寫作，文學編輯和新聞寫作，有較強的公關(guān)能力，并從事信息宣傳、文秘服務、日常辦公管理及公共關(guān)系等工作。最終能勝任企事業(yè)單位的文員、秘書和行政助理等文職性工作。

　　大公的文件資料是怎么歸檔整理的

　　檔案分為文書檔案、科技檔案（基本建設、科學研究、設備儀器、產(chǎn)品）、會計檔案、干部職工檔案（人事檔案）、訴訟檔案、還有照片檔案、音像檔案、電子檔案等等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同。即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。

　　一、基本要求：

　　要整理好文書檔案就必須學習領(lǐng)會中華人民共和國檔案行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）和《海南省歸檔文件整理規(guī)則實施細則》。

　　二、基本概念：

　　（一）歸檔文件：立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢應作為文書檔案保存的紙質(zhì)文件材料。

　?。ǘw檔文件的整理，將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、加蓋歸檔章（編號）、編目（編制歸檔文件目錄）、裝盒，使之有序化的過程。

　　歸檔的意義：歸檔是文件向檔案轉(zhuǎn)化的標志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。

　　（三）全宗：指一個獨立的機關(guān)、團體或其它的組織、個人在社會活動中形成的檔案有機整體，設立全宗的主要資格是立檔單位具有獨立的法人資格，可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文。一般來說，一個立檔單位的全部檔案就是一全宗。

　?。ㄋ模┤谔枺菏菣n案館給立檔單位的代號。

　　三、整理方法：

　?。ㄒ唬┦占菏占菤w檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應措施：

　　1.立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

　　2.檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如①會議材料：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。②綜合材料：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務工作登記簿）；年報表（業(yè)務、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務等）、協(xié)議、合同。

　　以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應收集的文件材料。

　?。ǘw檔判斷：立檔單位將收集到的材料，依照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍和不歸檔范圍，剔除不歸檔的文件材料，剩下的就是立檔單位應歸檔的文件材料，必須進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：

　?、僦胤菸募?。指本單位的發(fā)文及部分收文的重份文件。

　　②普發(fā)性文件。主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。

　　③未生效文件。如本單位代上級機關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。

　　（三）裝訂：用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

　　1.整理單位：確定以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

　　2.文件的裝訂：歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復文在前，來復在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

　　3.裝訂的部位與對齊方式及注意事項：?文件裝訂時應以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用。?裝訂時，應將保管期限為永久的歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設備進行消毒，否則可能會引起火災）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

　　（四）分類：

　　歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

　　1.區(qū)分年度

　?、倌甓纫月淇钊掌跒闇?。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應歸入2009年。

　?、诳缒甓鹊奈募湃朕k結(jié)的年度。如2008年形成的《2009-2010年工作規(guī)劃》應歸入2008年度;

　　某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2008年。

　?、蹘追治募鳛橐患?，“件”的日期應以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復文為一件，以復文為準等。

　?、軙h記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準。

　?、菸募]有標注日期時，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。

　　2.區(qū)分保管期限

　　將每年的歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。

　　永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，哪些需要永久保存呢？《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面：

　?、俜从硻C關(guān)主要歷史面貌的文件材料。如：大事記、組織改革、機構(gòu)設置、人員編制等文件材料。

　　②反映機關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料。

　?、鄯从硻C關(guān)主要職能活動的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關(guān)、上級領(lǐng)導視察本機關(guān)工作文件材料；本機關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務文件、調(diào)研報告、請示、批復、外事活動文件等。

　?、芊从硻C關(guān)人事管理活動的文件材料。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關(guān)的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關(guān)形成文件的重點和核心。

　　準確理解保管期價值的鑒定是歸檔文件整理工作的難點。《規(guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時，實現(xiàn)對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制：

　　上級機關(guān)文件：針對本機關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C關(guān)主管業(yè)務的永久保存。如同級黨委、政府關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設置、領(lǐng)導人任免、人員編制等文件；上級機關(guān)對本機關(guān)或人員的表彰文件；上級機關(guān)對主管業(yè)務工作的規(guī)劃、意見、批復等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。

　　本機關(guān)文件：反映本機關(guān)主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具體清晰）

　　同級機關(guān)文件：非本機關(guān)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。

　　下級機關(guān)文件：報送的重要的總結(jié)、報告保存30年，一般的保存10年。

　?。ㄎ澹┡帕?/p>

　　1.把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

　　2.在同一保管期限內(nèi)，把同一機構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應當排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應保持相對固定。

　　3.最后在同一保管期限、同一機構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時間的生后順序排列。

　?。┚幪?/p>

　　歸檔文件編號是指將歸檔文件在全宗中的位置標識為符號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。編號是編目工作的起點和基礎，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。

　　歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。

　　1.全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。

　　2.年度：文件形成年度，以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如2008。

　　3.保管期限：歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。

　　4.件號：歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。

　　件號包括室編件號和館編件，分別在歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：1、2、3……82

　　30年件號：1、2、3……73

　　10年件號：1、2、3……243

　　館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。

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　　歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

　　歸檔文件應逐件編目。來文與復文為一件時，只對復文進行編目。通過檢查復文來實現(xiàn)對相應來文的查找。

　　歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。

　　1.件號：填寫室編件號。

　　2.責任者：指發(fā)文的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。①填寫責任者時一般應使用全稱或通用簡稱，如“海南省紀委“，不能使用“本廳”、“省教育廳”等含義不明，難判斷的簡稱。②聯(lián)合發(fā)文責任者過多時，可適應省略，但立檔單位是責任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。③未署責任者的歸檔文件，編目時應根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。

　　3.文號：文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成。如瓊府辦[2008]198號、瓊郵管[2008]68號，沒有發(fā)文字號的不填寫。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。

　　4.題名：即文件標題，一般應照實抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補充標題，外加“〔

　　〕”號附于原標題之后。如海南省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)檔發(fā)[2008]18號文件的通知，應重擬提題名并抄錄為海南聲省檔案局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)[國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全管理的幾點意見]的通知。

　　5.日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如2008 0708。

　　6.頁數(shù)：每一件歸檔文件的總頁數(shù)、文件中有圖文的頁面為一頁。

　　7.備注：用于填寫歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。

　?。ò耍┭b盒

　　裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。

　　1.裝盒要求：歸檔文件應嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應找到文件實體。檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。

　　2.檔案盒應采用無酸紙制作，各立檔單位應到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。

　　3.檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“/”號連接。

　　4.備考表放在盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進行必要的注釋說明。項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

　?、俸袃?nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況（如字跡模糊、缺損）等。整理工作完畢后歸檔文件如有修改、補充、移出、銷毀等情況，應在備考表中加以說明。進行歸檔文件整理時，如某件文件須說明的情況復雜，目錄備注欄填寫不下，也可在備考表中詳細說明，并在目錄相關(guān)條目的備注項中加“*”號標示。

　?、谡砣耍禾顚懾撠熣須w檔文件的人員姓名，以明確責任。

　?、蹤z查人：填寫負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，以示對整理質(zhì)量的監(jiān)督檢查。

　?、苋掌冢禾顚憵w檔文件整理完畢的日期。

　?。ň牛┚幹茩z索工具

　　1.歸檔說明（全宗說明）內(nèi)容包括本單位主要工作職能、本年度內(nèi)設機構(gòu)設置情況（領(lǐng)導班子、內(nèi)設機構(gòu)及領(lǐng)導任職情況）本年度主要工作概況、本年度文書檔案歸檔情況（含歸檔工作的組織情況、文件材料完整與否，檔案數(shù)量，有何缺陷）。

　　2.打印歸檔文件目錄（采用國際標準A4型紙，永久目錄打印一式三份，30年、10年期限的目錄打印一式一份）。編制封面，并根據(jù)需要分保管期限與歸檔說明（全宗說明）裝訂成冊：歸檔說明（全宗說明）、永久目錄裝訂一式兩本；歸檔說明（全宗說明）、永久、30年、10年目錄合訂一本。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。

　　全宗名稱：立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　年度：填寫本目錄所登錄文件的形成年度。如：2003年、2003-2008年

　　保管期限：根據(jù)目錄中所登文件的保管期限填寫。如：永久，永久、30年、10年

　　如何整理行政檔案

　　第一章總則

　　第一條為了實現(xiàn)干部檔案整理工作的規(guī)范化，搞好檔案建設，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，特制訂本細則。

　　第二條干部檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料，進行鑒別、分類、排序、編目、技術(shù)加工和裝訂成卷，并在此基礎上，不斷對檔案內(nèi)容進行補充的工作。

　　第三條各級干部檔案管理部門，均應按本細則和有關(guān)規(guī)定的要求，對所管理的干部檔案進行認真的整理。

　　第二章整理工作的基本要求

　　第四條整理干部檔案，須做到認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。通過整理使每卷檔案達到完整、真實、條理、精煉、實用的要求。

　　第五條整理干部檔案，事先要收集好干部檔案材料，并備齊卷皮、目錄紙、襯紙、切紙刀、打孔機、縫紉機等必需的物品和設備。

　　第六條整理干部檔案的人員，必須努力學習黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識，熟悉整理干部檔案的有關(guān)規(guī)定，掌握整理工作的基本方法和技能，認真負責做好整理工作。

　　第三章檔案材料的鑒別

　　第七條干部檔案材料的鑒別工作，是干部檔案管理部門對收集起來準備歸檔的材料進行審查，甄別材料的真?zhèn)危卸ú牧系谋４鎯r值，確定其是否歸人干部檔案的工作。

　　第八條鑒別歸檔材料，必須根據(jù)中央有關(guān)文件的精神，以《條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定為依據(jù)，嚴肅認真地進行。

　　第九條鑒別工作應堅持歷史唯物主義和辯證唯物主義的觀點，具體問題具體分析，根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值，確定材料是否歸入檔案。

　　第十條鑒別歸檔材料的具體做法：

　　(一)判定材料是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的，或不屬于干部檔案內(nèi)容和重復多余的材料，應清理出來。對其中有保存價值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。不屬于干部檔案內(nèi)容，比較重要的證件、文章等，組織不需要保存的，退給本人。無保存價值又不宜退回本人的，應登記報主管領(lǐng)導批準銷毀；

　　(二)審查材料是否齊全、完整。政審材料一般應具備審查結(jié)論、調(diào)查報告、上級批復、主要證明材料、本人的交待等。處分材料一般應具備處分決定(包括免予處分的決定)、調(diào)查報告、上級批復、個人檢討或?qū)μ幏值囊庖姷取Ｉ鲜霾牧?，屬于成套的，必須齊全；每份歸檔材料，必須完整。對頭尾不清、來源和時間不明的材料，要查清注明后再歸檔，凡是查不清楚或?qū)ο蟛幻鞔_的材料，不能歸檔；

　　(三)審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的，要有組織蓋章。審查結(jié)論、處分決定、組織鑒定、民主評議和組織考核中形成的綜合材料，應有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。任免呈報表須注明任免職務的批準機關(guān)、批注時間和文號。出國、出境審批表，須注明出去的任務、目的及出去與返回的時間。凡不符合歸檔要求，手續(xù)不完備的檔案材料，須補辦完手續(xù)后再歸檔；

　　(四)鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料及未辦理完畢的材料，不能歸人干部檔案，應交有關(guān)組織處理；

　　(五)鑒別時，發(fā)現(xiàn)檔案中缺少的有關(guān)材料，要及時進行登記并收集補充。

　　第四章檔案材料的分類

　　第十一條對歸檔的材料必須按照《干部檔案工作條例》中關(guān)于正、副本十類內(nèi)容的劃分進行分類。．

　　第十二條干部檔案正本，由歷史地、全面地反映干部情況的材料構(gòu)成。其內(nèi)容分類：

　　第一類履歷材料；干部履歷表(書)、簡歷表，干部、職工、教師、醫(yī)務人員、軍人、學生等各類人員登記表，個人簡歷材料，更改姓名的材料。

　　第二類自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料。

　　第三類鑒定(含自我鑒定)、考察、考核材料：以鑒定為主要內(nèi)容的各類人員登記表，組織正式出具的鑒定性的干部表現(xiàn)情況材料；作為干部任免、調(diào)動依據(jù)的正式考察綜合材料；考核登記表，干部考核和民主評議的綜合材料。

　　第四類學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術(shù)情況的材料：報考高等學校學生登記表、審查表，畢業(yè)登記表，學習(培訓結(jié)業(yè))成績表，學歷證明材料，選拔留學生審查登記表；專業(yè)技術(shù)職務任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務考績材料，聘任專業(yè)技術(shù)職務的審批表，套改和晉升專業(yè)技術(shù)職務(職稱)審批表；干部的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響的論文(如獲獎或在全國性報刊上發(fā)表的)等目錄。

　　第五類政審材料：審查干部政治歷史情況(包括黨籍問題)的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，主要證明材料；甄別、復查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團、參軍、出國等政審材料；更改干部的民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。

　　第六類加入黨團的材料：中國共產(chǎn)黨入黨志愿書，入黨申請書(l—2份全面系統(tǒng)的)和轉(zhuǎn)正申請書，中國共產(chǎn)黨黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書、申請書，團員登記表、退團材料；加人民主黨派的有關(guān)材料。

　　第七類獎勵(包括科技和業(yè)務獎勵)材料：各種先進人物登記表、先進模范事跡、嘉獎、通報表揚等材料。

　　第八類干部違犯黨紀；政紀、國法等材料：處分決定(免予處分的處理意見)，查證核實報告，上級批復，本人對處分的意見和檢查、交待材料；通報批評材料；甄別、復查報告、決定，上級批復及本人意見；法院審判工作形成的判決書等。

　　第九類干部工資級別登記表、職務工資變動登記表、干部調(diào)資審批表，定級和解決待遇的審批材料；干部任免呈報表(包括附件)，錄用和聘用審批表，聘用干部合同書，續(xù)聘審批表，解聘、辭退材料；退(離)休審批表；軍銜審批表、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表；出國、出境人員審批表；黨代會、人代會、政協(xié)會議、工青婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會代表登記表。

　　第十類其他可供組織參考有保存價值的材料：有殘疾的體檢表、殘疾等級材料；干部逝世后報紙報道的消息或訃告，悼詞(生平)，非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況的遺書等，

　　第十三條干部檔案副本內(nèi)容，是由正本中以下類別主要材料的重復件或復制件構(gòu)成：

　　第一類的近期履歷材料。

　　第三類的主要鑒定，干部考核材料。

　　第四類的學歷、學位，評聘專業(yè)技術(shù)職務的材料。

　　第五類的政治歷史情況的審查結(jié)論(包括甄別、復查結(jié)論)材料。

　　第七類的獎勵材料。

　　第八類的處分決定(包括甄別、復查結(jié)論)材料。

　　第九類的任免呈報表和工資、待遇的審批材料。

　　其它類別多余的重要材料，也可歸人副本。

　　第十四條內(nèi)容交叉的材料，可根據(jù)材料的主要內(nèi)容或用途確定類別。

　　(一)帶自傳的履歷或簡歷表，以自傳為主，歸第二類。

　　(二)履歷表和簡歷表有鑒定的，以履歷為主，歸第一類。

　　(三)有任免職務內(nèi)容的干部登記表、任免呈報表所附的考察材料或主要表現(xiàn)情況的綜合材料、提升工資級別的評級、評定軍銜的鑒定表等材料，以其主要用途為主，歸第九類。

　　(四)政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料，一律歸第八類；凡未給予處分，以政治歷史問題為主的，歸第五類，以違紀錯誤為主的歸第八類。

　　第五章檔案材料的排序與編目

　　第十五條每類干部檔案材料，都要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料的形成時間排列順序，并在每份材料的右上角編上類號和順序號，在其右下角編寫頁數(shù)。

　　第十六條檔案材料排序的基本方式：

　　(一)按檔案材料形成時間排序的：第一類、第二類、第三類、第四類、第七類、第十類材料；

　　(二)按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系進行排序的：第五類、第六類、第八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序為：上級批復，結(jié)論或處分決定，本人對結(jié)論或處分決定的意見，調(diào)查報告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料應根據(jù)每份材料所證明的主要問題相應集中排列。第六類材料，入團志愿書應排在入團的其他材料之前；入黨志愿書應書應排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時間先后依次排序；

　　(三)第九類材料可根據(jù)不同層次干部的檔案材料情況，采用按時間順序或按材料性質(zhì)相對集中排序。按材料性質(zhì)相對集中排序的方法是：1、工資情況的材料；2、任免材料；3、出國、出境材料；4、其它材料。每種材料再根據(jù)形成材料的時間順序排列。

　　第十七條每卷干部檔案必須有詳細的檔案材料目錄。目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引，要認真進行編寫。具體要求：

　　(一)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項地進行填寫；

　　(二)根據(jù)材料題目填寫“材料名稱”。無題目的材料，應擬定題目。材料的題目過長，可適當簡化。擬定或簡化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點。凡原材料題目不符合實際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

　　(三)“材料形成時間”，一般采用材料落款標明的最后時間。復制的檔案材料，采用原材料形成時間；

　　(四)填寫“材料份數(shù)”，以每份完整的材料為一份(包括附件)；材料頁數(shù)的計算，采用圖書編頁法，每面為一頁，印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫；

　　(五)書寫目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得使用圓珠筆、鉛筆，紅色及純藍墨水書寫目錄。填寫目錄后，要檢查核對，做到準確無誤；

　　(六)書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。

　　第六章復制與技術(shù)加工

　　第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時，須進行搶救。搶救材料，一般可采用修復、打印、抄寫、復印等方法。凡打印、秒寫的材料，必須認真細致、核對無誤，注明復制單位和日期。

　　第十九條建立檔案副本的材料不夠時，可選擇正本中的材料進行復制，將復制件存副本，其原件必須存入正本。

　　第二十條為便于裝訂、保管和利用，延長檔案材料的壽命，對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應進行技術(shù)加工。其主要方法：

　　(一)對超出16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進行剪執(zhí)不能購的材料，須進行折疊。折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要保持整個案卷的平整，文字、照片不得損壞；便于展開閱讀；

　　(二)對破損、卷角、折皺和小于16開規(guī)格的檔案材料，要進行裱糊。主要方法有：單面裱糊、夾面裱糊、開窗裱糊、魚鱗或梯形托裱、膠紙粘貼等。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊和膠水必須能防蟲蛀、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要涼干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤；

　　(三)對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須進行加邊。打眼裝訂，不得壓字和損傷材料內(nèi)容；

　　(四)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

　　第七章裝訂與驗收入庫

　　第二十一條每個干部的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符；卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實實用，具體做法：

　　(一)將目錄與材料核對無誤；

　　(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊;

　　(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一的裝訂孔?？拙嘁?guī)格應符合《條例》附件一的規(guī)定；

　　(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標準干部檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡化字。

　　第二十二條干部檔案整理裝訂成卷后，必須進行認真細致的檢查，經(jīng)驗收合格后，方能入庫。

　　第八章整理工作的注意事項

　　第二十三條干部檔案整理工作人員必須認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守國家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。

　　(一)在整理檔案時，嚴禁吸煙，以確保檔案的安全；

　　(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料；

　　(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導審查批準后分別情況予以處理。

　　(四)在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露干部檔案內(nèi)容。

　　第九章附則

　　第二十四條本細則由中央組織部干部檔案工作部門負責解釋。