江蘇省房屋建筑和市政基礎設施工程項目

　　招標投標檔案管理辦法

　　(討論稿)

　　第一條為規(guī)范全省房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標檔案管理，統(tǒng)一招標投標過程中檔案資料的收集、整理和歸檔標準，依據(jù)有關法律、法規(guī)，結合我省實際，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的招標投標檔案是指房屋建筑和市政基礎設施工程項目招標投標活動過程中形成的，并能真實反映招標投標活動內(nèi)容，具有保存價值的文字、數(shù)字、圖表、聲像等各種載體的文件資料。

　　第三條各級建設行政主管部門負責招標投標檔案管理和監(jiān)督檢查工作，具體工作由其所屬的建設工程招標投標監(jiān)督管理機構（以下簡稱“監(jiān)管機構”）負責，各級監(jiān)管機構應當按照本辦法的規(guī)定建立招標投標檔案，業(yè)務上接受各級城建檔案部門的指導。

　　第四條各級城建檔案部門應對同級監(jiān)管機構移交的招標投標檔案材料免費接受并保存。

　　第五條歸檔的招投標文件資料，其內(nèi)容必須準確、齊全完整、真實反映招標投標活動的過程。

　　第六條監(jiān)管機構的項目經(jīng)辦人應在監(jiān)督過程中及時收集、整理、保存招標投標過程中產(chǎn)生的各種文件資料，并應當在接受施工合同備案之日起五日內(nèi)，將有關收集齊全的歸檔招投標文件材料交檔案管理人員。經(jīng)辦人發(fā)生變化時，應當做好交接工作。

　　第七條招標投標檔案應當專人管理。檔案管理人員應遵守檔案管理的有關法律、法規(guī)和規(guī)章制度。

　　檔案管理人員在收到歸檔的招標投標文件材料后，應及時登記，并認真做好檔案資料的立卷、裝訂、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應符合建設部頒布的《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。

　　第八條招標投標監(jiān)管機構應當收集、整理、歸檔的文件資料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO項目發(fā)包初步方案，及其附件；

　　附件包括：1、工程建設項目審批或者備案文件的復印件；

　　2、邀請招標或直接發(fā)包的有關審批文件和證明材料。

　?。ǘ┱袠巳俗孕修k理招標事宜備案表及附件資料；

　?。ㄈ┪姓袠舜淼墓こ陶袠舜砦泻贤?、授權委托書及工程招標代理項目組組成人員情況表；

　　（四）單獨委托編制施工標底的標底編制委托合同；

　?。ㄎ澹┱袠斯婊蛘咄稑搜垥?/p>

　?。┩稑藞竺矮@取資格預審文件或獲取招標文件一覽表；

　?。ㄆ撸┵Y格預審文件，中標人資格預審申請書復印件,資格審查情況報告；

　　（八）招標文件以及對招標文件的澄清或者修改文件；

　　（九）清標情況報告;

　?。ㄊ┰u委抽取、通知記錄表；

　?。ㄊ唬说椎姆饷妗⒕幹普f明及報價匯總表；

　?。ㄊ┰u標報告；

　　（十三）招標投標的情況書面報告（其中在前面程序中已提交過的內(nèi)容，可以不重復提交。）；

　?。ㄊ模┲袠私Y果公示表；

　?。ㄊ澹┲袠送ㄖ獣?/p>

　?。ㄊ┲袠巳送稑宋募械氖跈辔袝?、投標函、報價匯總表、項目班子配備情況以及有關聯(lián)合體、分包等重要資料的復印件；

　　（十七）合同副本；

　　（十八）對委托招標代理的工程招標代理機構的評價意見；

　　（十九）備案流程表和合同備案表

　?。ㄊ┱袠送稑吮O(jiān)督情況記錄表；

　?。ǘ唬┬姓O(jiān)督意見書；

　?。ǘ┬枰鏅n的其他材料。

　　中標人的投標文件副本，應當自施工合同接受備案之日起，保存六個月。

　　第九條建設單位（委托工程招標代理的招標代理機構）應當收集、整理、歸檔的招投標文件材料包括以下內(nèi)容,并按下列順序裝訂成冊：

　?。ㄒ唬┕こ探ㄔO項目發(fā)包初步方案，并附項目立項審批文件或備案文件復印件;

　　（二）邀請招標或直接發(fā)包的項目，應附可邀請或直接發(fā)包的有關審批文件和說明材料;

　?。ㄈ┪姓袠舜淼墓こ陶袠舜砦泻贤⑹跈辔袝凸こ陶袠舜眄椖拷M組成人員情況表;

　?。ㄋ模﹩为毼芯幹剖┕说椎臉说拙幹莆泻贤?

　　（五）招標公告或投標邀請書;

　　（六）資格預審的獲取資格預審文件或招標文件一覽表;

　?。ㄆ撸┵Y格后審的獲取招標文件的潛在投標人名單;

　?。ò耍┵Y格預審的資格預審文件及中標單位的資格預審申請書;

　　（九）資格預審合格通知書與資格預審結果通知書及其發(fā)放、確認的記錄;

　?。ㄊ┵Y格預審報告;

　?。ㄊ唬┱袠宋募约罢袠宋募吻寤蛘咝薷牡膬?nèi)容（含招標答疑或投標預備會紀要）;

　?。ㄊ┱袠宋募按鹨杉o要等發(fā)放、簽收的記錄;

　?。ㄊ┰O有標底的工程施工招標標底;

　　（十四）開標過程中投標文件簽收、評委簽到等記錄;

　　（十五）清標情況報告;

　?。ㄊ┰u標委員會的評標報告（含評委評分、評議等過程資料）;

　?。ㄊ撸┱袠巳颂峤坏恼袠送稑饲闆r的書面報告（包括招標范圍、招標方式、資格審查、開評標過程和確定中標人的方式以及理由等。已提交過的內(nèi)容，可引用，不必重復提交。）;

　　（十八）中標結果公示表;

　?。ㄊ牛┲袠送ㄖ獣?

　?。ǘ┲袠巳说耐稑宋募?

　?。ǘ唬┖贤北?

　?。ǘ┪姓袠舜淼墓こ陶袠舜碓u價意見表;

　?。ǘ﹤浒噶鞒瘫?

　?。ǘ模┬姓O(jiān)督意見書;

　?。ǘ澹┪粗袠巳说馁Y格預審申請書、投標文件正本;

　?。ǘ┬枰鏅n的其他材料;

　　以上歸檔材料中，除（二十）、（二十五）項材料外，其他材料均應裝訂成冊。第（二十）項（中標單位的投標文件正本）可以單獨立卷裝訂；第（二十五）項（未中標單位的資格預審申請書、投標文件正本）應暫時保存，待合同簽定六個月后銷毀。

　　第十條歸檔的招投標文件材料應字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應完備，并應采用碳素墨水、藍黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫。

　　所有存檔的文件材料應統(tǒng)一使用A4或A3紙（圖紙除外）。

　　第十一條招標投標文件材料的立卷與歸檔，應遵循文件材料的形成規(guī)律。同一項目分階段招標的，每一階段應分別組卷，內(nèi)容相同的材料，可不必重復存檔，但應在檔案備考表中注明相關材料的存檔信息；卷與卷之間應保持系統(tǒng)聯(lián)系，便于檔案的利用、查詢和保管。

　　第十二條歸檔裝訂的文件材料應有案卷封面和卷內(nèi)目錄；并附卷內(nèi)備考表列在歸檔文件材料尾頁之后。案卷封面、卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（格式）見附件。

　　第十三條監(jiān)管機構可以將檔案的立卷、裝訂、歸檔和保存等工作委托建設工程交易中心承擔，并應建立健全檔案的保管、保密、鑒定、銷毀、借閱等制度

　　第十四條招標投標檔案在監(jiān)管機構（或建設工程交易中心）保管至工程項目竣工后一至五年，即可移交當?shù)爻墙n案館保存。

　　第十五條對保存期已滿，須移交同級城建檔案館的檔案，應按照有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。對已失去保存價值的檔案，經(jīng)組織鑒定后可予銷毀。檔案銷毀前必須登記造冊，經(jīng)單位負責人批準后，鑒銷人員應在清冊上簽字，按有關規(guī)定進行銷毀。

　　第十六條檔案管理人員離開工作崗位前，應當按規(guī)定移交招投標檔案資料，不得擅自處理或帶走。

　　禁止任何單位和個人倒賣、涂改、偽造招標投標檔案。

　　第十七條檔案室的建設應當具有防盜、防火、防塵、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全設施，不得在危險和不安全的環(huán)境中保管檔案。對破損、霉變、散失的檔案，應及時采取搶救、復制、收集等補救措施，確保檔案的安全與完整。

　　第十八條凡查閱或借閱招投標檔案必須履行登記、簽收、注銷制度。嚴格遵守和執(zhí)行國家各項保密規(guī)定和紀律。查閱或借閱檔案時，必須精心愛護，不得拆卷、抽頁、涂改、銷毀。如需要摘抄或復印的，需經(jīng)領導批準，履行登記手續(xù)。借閱的檔案，不得轉借，按期歸還，防止丟失和泄密。

　　第十九條各級監(jiān)管機構對招投標管理工作中其他有保存價值的文件材料如：工作文件、投訴處理、統(tǒng)計資料、活動記錄等，也應及時做好歸檔保存工作，有管理規(guī)定的，按照有關規(guī)定執(zhí)行，無管理規(guī)定的可參照本辦法執(zhí)行。

　　第二十條本辦法自發(fā)布之日起施行。

　　附：案卷封面（式樣）、卷內(nèi)目錄（式樣）、卷內(nèi)備考表（式樣）

　　二○○七年三月二日

　　檔案整理服務招標

　　1、技術文件（也叫技術規(guī)格書，需根據(jù)單位流程--編制人、審核人、審定人及主管領導簽字）；2、詢價文件或招標文件（邀請招標文件），以上文件討論會簽單；

　　3、邀請單位名錄，三家以上，需根據(jù)單位流程簽字歸檔；

　　4、領取詢價文件或招標文件簽收單；

　　5、接收詢價文件簽收單；

　　6、開標記錄，根據(jù)單位流程，一般需單位監(jiān)審人員簽字及經(jīng)辦人簽字；

　　7、評審報告（包含專家打分、評審結果等）；

　　8、合同流轉簽單；

　　9、技術協(xié)議；

　　10、合同。

　　招投標檔案管理辦法

　　法律分析：設立專用檔案室,存放招標投標檔案。由檔案管理人員具體負責登記、接收招標投標檔案。招標投標檔案應統(tǒng)一整理編號、裝訂入卷,分類存放,并做好防火、防盜、防潮等工作。投標邀請書一般應包括建設單位招標項目性質(zhì)，工程簡況，發(fā)售招標文件的時間、地點、售價等內(nèi)容。招標者須知一般應包括資格要求、招標文件要求、投標報價、投標有效期、投標保證等內(nèi)容。

　　法律依據(jù)：《中華人民共和國招標投標法》

　　第二十七條投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應當對招標文件提出的實質(zhì)性要求和條件作出響應。招標項目屬于建設施工的，投標文件的內(nèi)容應當包括擬派出的項目負責人與主要技術人員的簡歷、業(yè)績和擬用于完成招標項目的機械設備等。

　　第二十八條投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟。投標人少于三個的，招標人應當依照本法重新招標。在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的投標文件，招標人應當拒收。

　　第二十九條投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已提交的投標文件，并書面通知招標人。補充、修改的內(nèi)容為投標文件的組成部分。

　　第三十條投標人根據(jù)招標文件載明的項目實際情況，擬在中標后將中標項目的部分非主體、非關鍵性工作進行分包的，應當在投標文件中載明。