檔案全宗卷的整理

　　5-1全宗卷文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。5-2整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查，鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。5-3卷內(nèi)文件材料按問題——時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序?yàn)椋喝谥改?全宗介紹)、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。

　　5-4卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號(hào)、年號(hào)、全宗名稱、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者(見圖1)。(圖略)5-5卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm的規(guī)格(見圖2)。(圖略)卷盒面、脊印“全宗卷”三字。并分別著錄全宗號(hào)、全宗名稱和編制日期(見圖3)。(圖略)

　　6-1檔案館形成的全宗卷集中保管，按全宗號(hào)順序排列編制全宗卷目錄。全宗卷內(nèi)文件材料過多時(shí)，可分裝數(shù)盒，形成若干分卷，并在全宗號(hào)后面加短橫和分卷序號(hào)，如50-1、50-2。卷內(nèi)文件材料封面的全宗號(hào)也應(yīng)與之相一致。?6-2館藏全宗采取分若干個(gè)部類(如按政權(quán)性質(zhì)等)管理的，可按部類分別排序，編制全宗卷目錄，相對(duì)集中保管。?6-3檔案室和館藏全宗極少的檔案館，其形成的全宗卷，可置于每個(gè)全宗排列的卷首。6-4全宗向檔案館或向有關(guān)單位移交時(shí)，其全宗卷亦隨同移交。

　　檔案全宗卷的整理

　　每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。

　　第一步清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

　　概要地說，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

　　永久（Y）：

　　1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。

　　2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見等。

　　3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。

　　4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

　　定期30年（D30）：

　　1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

　　2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

　　定期10年（D10）：

　　1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

　　2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

　　簡單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。

　　第二步按件裝訂：界定何為一“件”，具體見《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

　　第三步排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。

　　行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

　　業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。

　　第四步編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。

　　第五步編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。

　　第六步填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

　　全宗卷包括哪些內(nèi)容

　　包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用、檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用。

　　編制原則

　　檔案全宗卷的整理

　　檔案館(室)對(duì)其所管的每個(gè)全宗都應(yīng)以全宗為單位編制全宗卷。

　　全宗卷的各種文件材料，包括憑據(jù)、清冊(cè)、報(bào)表應(yīng)做到準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范。

　　全宗卷內(nèi)的文件材料，應(yīng)按照其固有的特點(diǎn)，保持文件材料間的有機(jī)聯(lián)系，反映全宗管理的歷史面貌，以便于保管和利用。

　　全宗卷整理

　　1、全宗卷文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，把全宗管理中產(chǎn)生的文件材料，先歸入預(yù)設(shè)的卷夾內(nèi)，文件材料積累到一定數(shù)量時(shí)，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。

　　2、整理組卷時(shí)，必須認(rèn)真檢查，鑒定文件材料的完整程度及其保存價(jià)值，對(duì)于有重要遺缺或無保存價(jià)值的應(yīng)予以補(bǔ)齊或剔除。

　　3、卷內(nèi)文件材料按問題——時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序?yàn)椋喝谥改?全宗介紹)、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。

　　4、卷內(nèi)文件材料逐件加封面、封底、編件號(hào)，裝訂后裝入卷盒。其封面、封底尺寸長×寬為260mm×185mm，封面著錄全宗號(hào)、年號(hào)、全宗名稱、文件題名、時(shí)間、責(zé)任者。

　　5、卷盒外形尺寸長×寬為310mm×220mm，其高度可根據(jù)需要分別設(shè)置30mm、40mm的規(guī)格，卷盒面、脊印“全宗卷”三字。并分別著錄全宗號(hào)、全宗名稱和編制日期。

　　全宗卷的主要內(nèi)容包括：

　　1、檔案收集：檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來源和價(jià)值說明等。

　　2、檔案整理：整理工作方案、分類方案、案卷目錄說明、整理工作小結(jié)等。

　　3、檔案鑒定：鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定分析報(bào)告、銷毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷毀檔案的清冊(cè)等。

　　4、檔案保管：檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與修復(fù)情況匯報(bào)等。

　　5、檔案統(tǒng)計(jì)：檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況和重要利用統(tǒng)計(jì)表等。

　　6、檔案利用：全宗指南（全宗介紹），開放利用和控制使用范圍說明，檔案匯集和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。

　　7、檔案管理新技術(shù)應(yīng)用：縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說明材料。