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正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性,形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在,檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富,因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè),使瞬間變?yōu)橛篮?,為我們研究歷史現(xiàn)象,準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律,服務社會發(fā)展提供了堅實的基礎。
做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要,檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分,是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件,是對歷史的真實記錄,為促進科學發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學管理,制定發(fā)展的好教材,為科學發(fā)展奠定了堅實基礎。
檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨,檔案工作是維護歷史真實面貌,功在當代,利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用,具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異,各項建設如火如荼,通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展,使我們在工作中少走和不走彎路。
檔案工作的重要性和意義
1
檔案是人類歷史的記憶中樞。
檔案是歷史記憶的傳承,人類社會實踐活動的原始記錄,也是人類對記憶的依賴,具有極高的權(quán)威性。作為人類活動的原始記錄,檔案“不加修飾”地記載了發(fā)生過的各種事件,反映了各種歷史經(jīng)驗與現(xiàn)象。當人們?yōu)橐粋€歷史事件爭論不休的時候,最有說服力的就是檔案,能夠幫助我們找到真實的記憶,辨別演繹的真?zhèn)?,判斷“當時”的文明的程度。人類自從懂得做標記(文字圖案的最早出現(xiàn))以來,就想著要為后來者留下點什么,試圖讓后來者明白他們在做什么、要做什么,有什么經(jīng)驗可承,有什么教訓當鑒,為我們留下了向上可追溯的記憶。
2
檔案是人類智慧的源泉。
檔案是前人或今人勞動成果和智慧結(jié)晶的體現(xiàn),是人們通過檔案的點滴演繹故事的依據(jù),是點燃靈感的星星之火,是照亮人類文明的熠熠之燈,更為我們點亮來時的路、提供前行的動力。研究事物發(fā)展的客觀規(guī)律,總結(jié)正反兩個方面的經(jīng)驗教訓,借鑒前人的智慧成果,修史、著書、立傳、考古等都離不開檔案的支撐。沒有檔案我們無法找到來時的路,就像一個失憶的人,證明不了自己從哪里來,又何以指引我們到哪里去?好比一個家族的家譜,檔案一旦消失,其子孫后代就尋不了根。而今,檔案已發(fā)展成一門學科——檔案學,并在高校中開設。
公司檔案管理的重要性是什么呀?
檔案管理的重要性如下:
1、檔案管理是行政管理工作的一部分,它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù),況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考,因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。
2、檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務往來,它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù),各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用,也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。
3、檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的,它是企業(yè)文化的重要組成部分,它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展做好記錄;同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn),記錄著企業(yè)的各種文化氛圍,一張張真實的照片,一段段真實的影像,都是企業(yè)真實的回憶,也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷,它凝聚著企業(yè)的向心力,因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。
4、檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù),它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務活動,是最真實的反映者,它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害,在法律上得到保證,也使得各方面的責任更加明確,減少不必要的糾紛。
5、檔案其實是一種教育資源,它在企業(yè)對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料,只因它是真實的記錄和反映,它對比其他的資料來說更加具有說服力,也更能讓人信服,尤其是其中記錄的真實案例。
整理檔案的重要性
一、檔案管理的性質(zhì)
檔案管理是一項管理性的工作,服務性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富,檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。
但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務,是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動,但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要,仍具有服務性。
在社會歷史的各個階段,檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務,否則就不會存在,也難以發(fā)展。在階級社會中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益,為一定的統(tǒng)治階級所掌握,為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務,這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。
由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益,所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求,一部分檔案不對外開放,而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
進行檔案管理工作,要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。
1、維護完整有兩方面的含義:
一是從數(shù)量上要保證檔案齊全,不致殘缺短少;二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。
2、維護安全也有兩方面的含義:
一是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;二是保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的,也是檢驗檔案管理工作的一個標準。
檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
二、檔案管理的作用
檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。