一文一件檔案整理

　　傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法(即案卷級(jí)立卷方法)是建國(guó)以來(lái)延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國(guó)之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國(guó)檔案制度的建立提供了借鑒。我們?cè)刚?qǐng)一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來(lái)我國(guó)傳授檔案學(xué)知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn),也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)過(guò)數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合,形成了案卷級(jí)立卷方法。在那個(gè)歷史背景下,采用這種方法,使我們國(guó)家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的。

　　隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷,整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn),給檔案人員帶來(lái)了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門(mén)也難以掌握，為了更科學(xué)地管理好文書(shū)檔案,國(guó)家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"(DA/T22-2000),中國(guó)科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書(shū)檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理。

　　一文一件的優(yōu)點(diǎn):

　　1.整理方便快，每件加蓋檔號(hào)章及用訂書(shū)釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來(lái)案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫(xiě)50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了。

　　2.利于保密新方法整理后的檔案可以針對(duì)性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密。

　　3.充分利用檔案室保存空間取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯。

　　4.容易調(diào)卷分類錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問(wèn)題,案卷級(jí)組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級(jí)組卷時(shí),就只須改變一下排列件號(hào),相對(duì)容易了許多。

　　5.查閱方便在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀。

　　檔案整理

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過(guò)整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

　?。ㄒ唬n案整理的類型

　　檔案整理可以分為以下三種類型：

　　1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過(guò)程整理

　?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠帧n案的系統(tǒng)化，就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門(mén)別類、組織案卷、有序排列，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫(xiě)、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

　　（三）檔案整理的原則

　　檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

　　2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國(guó)檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

　　3．便于檔案的保管和利用

　　便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

　　二、全宗

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　　全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個(gè)基本原則和核心理論。

　?。ǘ┝n單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

　　1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；

　　2.是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；

　　3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

　　其中，第一個(gè)條件是首要的、必要的條件，后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。

　?。ㄈ┝n單位變化對(duì)全宗劃分的影響

　　1.政權(quán)更迭的全宗處理

　　2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

　　3.立檔單位其他變化情況的全宗處理

　?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

　　1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒(méi)有標(biāo)明作者或收受者的“無(wú)頭無(wú)尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類

　　（一）分類的基本要求

　　全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

　　分類應(yīng)遵循以下基本要求：

　　1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

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　　檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

　　1．年度分類法；2．組織機(jī)構(gòu)分類法；3．問(wèn)題分類法；4．門(mén)類分類法

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　　所謂分類方案，就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過(guò)程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。

　　1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制

　　機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門(mén)類分類法。

　　2.企業(yè)全宗分類方案的編制

　　根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。

　　四、檔號(hào)和案卷目錄的編制

　?。ㄒ唬n號(hào)編制原則

　　檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：

　　1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．?dāng)U充性原則；5．簡(jiǎn)單性原則。

　?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

　　根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

　?。ㄈn號(hào)的編制方法

　　1.全宗號(hào)的編制方法

　　全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。

　　2.案卷目錄號(hào)的編制方法

　　案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

　　3.類別號(hào)的編制方法

　　類別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。

　　4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法

　　項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門(mén)編制的項(xiàng)目代號(hào)。

　　5.案卷號(hào)的編制方法

　　案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　6.件號(hào)的編制方法

　　件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

　　7.頁(yè)（張）號(hào)的編制方法

　　頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　（四）案卷目錄的編制

　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

　　用新方法整理文書(shū)檔案

　　文書(shū)檔案整理的新方法實(shí)際上是指檔案立卷時(shí)采用了件盒級(jí)而非原用的案卷級(jí)立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護(hù)的原則,

　　傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法(即案卷級(jí)立卷方法)是建國(guó)以來(lái)延用前蘇聯(lián)的檔案整理方法[1].建國(guó)之初,前蘇聯(lián)在列寧領(lǐng)導(dǎo)下制訂了一系列關(guān)于檔案方面的政策法令,為我們新中國(guó)檔案制度的建立提供了借鑒.我們?cè)刚?qǐng)一批批蘇聯(lián)檔案學(xué)專家來(lái)我國(guó)傳授檔案學(xué)知識(shí)與檔案管理經(jīng)驗(yàn),也派出很多人到前蘇聯(lián)學(xué)習(xí)檔案工作的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn).經(jīng)過(guò)數(shù)代檔案管理者理論與實(shí)踐的結(jié)合,形成了案卷級(jí)立卷方法.在那個(gè)歷史背景下,采用這種方法,使我們國(guó)家得以保護(hù)了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理手段大量應(yīng)用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷,整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現(xiàn)繁瑣,復(fù)雜和效率低的缺點(diǎn),給檔案人員帶來(lái)了相當(dāng)大的困難,業(yè)務(wù)部門(mén)也難以掌握.為了更科學(xué)地管理好文書(shū)檔案,國(guó)家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"(DA/T22-2000),中國(guó)科學(xué)院也于2006年4月下發(fā)了"文書(shū)檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進(jìn)行整理.

　　我所從2003年開(kāi)始用新方法整理文書(shū)檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書(shū)檔案的過(guò)程,與大家探討交流一下。

　　文書(shū)檔案經(jīng)過(guò)立卷部門(mén)初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室。

　　文書(shū)檔案自實(shí)行規(guī)則后,必須重新制定檔號(hào),我所檔號(hào)構(gòu)成如下:

　　檔號(hào)=檔案代號(hào)+年度+保管期限+(分類號(hào)+順序號(hào))

　　舉例:

　　一,分類調(diào)卷

　　我所文書(shū)檔案的分類方案是按問(wèn)題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計(jì)類,規(guī)章制度類,黨群紀(jì)檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務(wù)活動(dòng).有些單位是按部門(mén)分類,這樣產(chǎn)生的后果是如果部門(mén)進(jìn)行調(diào)整,工作性質(zhì)有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.

　　將兼職檔案員所立案卷認(rèn)真檢查,按分類方案比對(duì)調(diào)整后,再按我所文書(shū)檔案保管期限表對(duì)每一類中的檔案保管期限進(jìn)行調(diào)整.

　　二,裝訂

　　一般按一份文件為一件進(jìn)行裝訂,批復(fù)和請(qǐng)示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來(lái)文與復(fù)文都可視情況分別裝訂.不過(guò)在文件排序時(shí)就應(yīng)相對(duì)集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來(lái)的文件也可放在最后,不必改動(dòng)前面的檔號(hào).

　　在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂,若過(guò)厚,才采用三針?lè)ň€裝.

　　三,加蓋檔號(hào)章,編頁(yè)碼

　　在每一件的右上角加蓋文書(shū)檔案檔號(hào)專用章,填寫(xiě)其中內(nèi)容,內(nèi)容包括全宗號(hào),年度,室編件號(hào),機(jī)構(gòu)或問(wèn)題(分類號(hào)),保管期限,館編件號(hào)六項(xiàng),這里著重是室編件號(hào)的填寫(xiě),室編件號(hào)一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級(jí)順序從"1"開(kāi)始標(biāo)號(hào),比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長(zhǎng)期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號(hào).

　　逐件從"1"編頁(yè)碼.

　　四,錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計(jì)算機(jī),以便查詢.

　　五,檔案盒

　　根據(jù)不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應(yīng)的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個(gè)盒內(nèi),但某一分類檔案過(guò)少時(shí)也可多個(gè)分類的檔案放入同一盒內(nèi),在盒脊處"機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)"欄處相應(yīng)地標(biāo)明多個(gè)分類號(hào).

　　六,備考表

　　將備考表填寫(xiě)好后放入每盒的最后頁(yè).

　　經(jīng)過(guò)上述五個(gè)步驟,一年的文書(shū)檔案就整理完畢了,顯而易見(jiàn),新方法整理檔案有如下優(yōu)點(diǎn):

　　1.整理方便快捷.每件加蓋檔號(hào)章及用訂書(shū)釘裝訂的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于原來(lái)案卷組卷時(shí)每卷加封面封底,擬寫(xiě)50字以內(nèi)的案卷標(biāo)題,用線裝訂的時(shí)間,檔案整理的效率提高了.

　　2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對(duì)性較強(qiáng)的借閱利用某一檔案,而不必因?yàn)槔靡患璩鲆痪?利于檔案的保密.

　　3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個(gè)分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進(jìn)而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯.

　　4.容易調(diào)卷.分類錯(cuò)誤或檔案進(jìn)館時(shí),檔案存在調(diào)卷的問(wèn)題,案卷級(jí)組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調(diào)整件盒級(jí)組卷時(shí),就只須改變一下排列件號(hào),相對(duì)容易了許多.

　　5.查閱方便.在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢,更為快捷直觀.

　　缺點(diǎn):新方法要求將檔號(hào)章直接蓋在檔案上,這個(gè)做法我認(rèn)為有些不妥,值得探討!

　　保管期限

　　2005年度

　　文書(shū)檔案代號(hào)

　　檔案中，傳統(tǒng)組卷和一文一件怎么區(qū)別喔？能不能舉個(gè)例子_我沒(méi)有什么分，謝謝了。

　　例如：會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)憑證就要組卷它是屬于同一類東西而文書(shū)檔案就是可以將幾份資料歸為一起組件（eg:一到六年級(jí)的學(xué)期成績(jī)，本來(lái)一個(gè)年級(jí)就得組卷的，為了方便就把六個(gè)年級(jí)的成績(jī)歸在一起就成了件而不是卷了）這樣講可能有點(diǎn)頭緒吧！多實(shí)踐就會(huì)懂了

　　怎樣做好檔案的收集和歸檔

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。

　　我部就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項(xiàng)目部在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

　　1、文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

　　2、附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

　　3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

　　4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。

　　評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1、對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)，要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平常化。因此，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

　　3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。

　　不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。

　　總之，檔案管理工作具有很強(qiáng)的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來(lái)，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項(xiàng)目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機(jī)檢索過(guò)渡，這一項(xiàng)新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強(qiáng)的敬業(yè)精神對(duì)待檔案管理工作，就一定能促進(jìn)檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

　　辦公室文秘人員如何做好檔案管理工作

　　檔案是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價(jià)值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個(gè)體意識(shí)和群體意識(shí)的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？一起看看吧！

　　一規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　公文是檔案的前身，當(dāng)其處在傳遞、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦和執(zhí)行過(guò)程中，具有現(xiàn)行效用，不能稱其為檔案；檔案一般是完成了文書(shū)處理程序，完成了傳達(dá)和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點(diǎn)，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　不同單位的文件擬制部門(mén)各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)職能部門(mén)起草然后交由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。我區(qū)就屬于后者，由于各職能部門(mén)寫(xiě)作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對(duì)公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我們單位在公文擬制過(guò)程中存在的問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

　　1.文種使用不當(dāng)。主要有請(qǐng)示、報(bào)告不分；一文請(qǐng)示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等。

　　2.附件標(biāo)識(shí)比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識(shí)，也不在附件名稱前標(biāo)識(shí)出具體的序號(hào)，行文程序很混亂。

　　3.公文印制不規(guī)范，用紙有大有小，給后來(lái)的檔案裝訂和管理帶來(lái)很大不便。

　　4.公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

　　5.數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴(yán)重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，一名專門(mén)負(fù)責(zé)公文擬制的你人員，平時(shí)有責(zé)任也有義務(wù)對(duì)各部門(mén)呈送的公文初稿進(jìn)行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴(yán)格核稿，特別是對(duì)那些突出表達(dá)主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴(yán)格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門(mén)進(jìn)行銜接，共同磋商，盡量將各種問(wèn)題都解決在核稿階段，決不能將問(wèn)題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

　　二檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

　　公文形成后，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書(shū)人員即可以對(duì)公文的保存進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進(jìn)行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的（但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處）；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來(lái)，以備隨時(shí)查閱和調(diào)用。評(píng)估工作對(duì)文書(shū)人員是個(gè)嚴(yán)峻的'挑戰(zhàn)，它要求文書(shū)人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價(jià)值的文件進(jìn)行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項(xiàng)工作，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：

　　1.對(duì)檔案工作要有高度的認(rèn)識(shí)

　　要實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書(shū)工作流程更加科學(xué)化、合理化。

　　2.要有高度的職業(yè)責(zé)任感。

　　檔案工作人員要有較強(qiáng)的職業(yè)悟性，要隨時(shí)將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時(shí)化、平?；Ｒ虼?，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對(duì)每一份文件做出科學(xué)的評(píng)估。

　　3.要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

　　文秘工作和檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)檔案意識(shí)的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書(shū)籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時(shí)查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實(shí)踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書(shū)工作，因此一定要重視對(duì)形成檔案的公文進(jìn)行科學(xué)地評(píng)估歸類。

　　由于我區(qū)成立較早，在整理檔案過(guò)程中，已經(jīng)形成了一套較科學(xué)的歸檔方法，具有較強(qiáng)的規(guī)律性，即年度——組織機(jī)構(gòu)——內(nèi)容，但在工作中，文秘人員不應(yīng)該拘泥于傳統(tǒng)的整理歸類思路，但也不應(yīng)該隨意更改，要結(jié)合本單位的具體發(fā)展實(shí)際，嚴(yán)格依照檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)范和要求，進(jìn)行科學(xué)地創(chuàng)新，不斷提高本單位的檔案管理水平，盡量做到查找簡(jiǎn)便、快捷。

　　三完善公文材料，做好檔案收集工作

　　文書(shū)部門(mén)在公文最初歸檔時(shí)要認(rèn)真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時(shí)歸檔的要催要，同一事項(xiàng)有外來(lái)文件未按時(shí)上交的要跟蹤收回，以避免長(zhǎng)時(shí)間留在個(gè)人手中而遺失。具體可以從以下幾點(diǎn)著手：

　　1.檔案整理工作必須從平時(shí)做起。

　　對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2.檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)。

　　對(duì)于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫(kù)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　四善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　隨著社會(huì)形勢(shì)的變化和發(fā)展，對(duì)檔案整理工作的規(guī)范性要求也會(huì)隨著時(shí)代發(fā)展而越來(lái)越高，文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)遇到的困難要多請(qǐng)教上級(jí)檔案主管部門(mén)，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。

　　同時(shí)檔案工作人員必須強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立精品意識(shí)，培育職業(yè)意識(shí)。不斷接受新信息，擴(kuò)大知識(shí)視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機(jī)會(huì)，主動(dòng)向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴(yán)格、專題概要、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介等，從而達(dá)到資源共享的目的。