檔案的收集整理立卷歸檔

　　檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動?？镆讬n案包括：檔案收集、檔案整理、檔案錄入、檔案數(shù)字化、檔案系統(tǒng)、檔案軟件定制、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究(見檔案文獻(xiàn)編纂)、檔案提供利用、檔案銷毀。

　　這些工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為8個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。

　　檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動構(gòu)成。

　　物業(yè)管理師管理務(wù)實(shí)要點(diǎn)：檔案的收集與整理

　?。ㄒ唬┪飿I(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理

　　1、物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

　?。?）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行；

　?。?）檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的技術(shù)力量是一個重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。

　　2、物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍

　　物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設(shè)單位。

　　物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。

　　【題例】

　　1、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案收集的索取對象較單一，主要是：（B）

　　A、施工單位B、建設(shè)單位

　　C、監(jiān)理單位D、業(yè)主或物業(yè)使用人

　　2、物業(yè)承接查驗(yàn)期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）

　　A、物業(yè)重點(diǎn)資料B、物業(yè)服務(wù)企業(yè)信息資料C、物業(yè)基礎(chǔ)資料D、客戶資料

　?。ǘ┪飿I(yè)入住期檔案資料的收集與整理

　　1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

　　物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。

　?。?）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象——業(yè)主、物業(yè)使用人；

　　（2）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個人資料等。

　　2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

　　在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應(yīng)同時組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

　　（1）設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；

　　檔案的收集整理立卷歸檔

　?。?）專責(zé)工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。

　　權(quán)屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。個人資料一般包括：身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

　　上述資料均應(yīng)核對原件，并以核對原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應(yīng)及時整理并歸檔。

　　（三）日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理

　　1、收集范圍

　　日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)服務(wù)企業(yè)行政管理檔案。

　?。?）物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

　?。?）物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)備設(shè)施維修維護(hù)記錄檔案。

　?。?）物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會所服務(wù)記錄、社區(qū)活動記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。

　　2、收集時間

　　有關(guān)的文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。

　　3、收集后的整理工作

　　在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

　　已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

　　立卷歸檔的范圍

　　《會計(jì)檔案管理辦法》第六條下列會計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：

　　1、會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

　　2、會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　　3、財務(wù)會計(jì)報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計(jì)報告；

　　4、其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。

　　我國《檔案法》第十條規(guī)定“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為已有”。

　　本條所指歸檔是將具有保存價值且辦理完畢的會計(jì)資料，經(jīng)過收集、鑒定、整理后形成檔案交檔案部門保存并提供利用的過程，旨在維護(hù)單位會計(jì)檔案的真實(shí)完整和長期可用。

　　其中，電子會計(jì)檔案歸檔，是指將辦理完畢具有保存價值的電子會計(jì)資料及其元數(shù)據(jù)，經(jīng)系統(tǒng)整理后，向檔案部門或檔案工作人員移交等的過程。辦理完畢，是指達(dá)到對會計(jì)資料所含內(nèi)容不允許再做修改的狀態(tài)。

　　檔案整理的工作程序包括收集文件材料，確定歸檔范圍，歸檔分類，立卷（整理成件），分保管期限，文件排列，放置備考表，上架等。

　　我們大概看看其中的幾和工序，文件材料的收集對象主要有：反映本單位主要職能活動的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報、各種會議文件（包括會議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒有復(fù)文的放在請示年歸檔。

　　不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒有查考價值的文件;二是重復(fù)性文件。

　　分類，第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來分就可以了，每年編一個流水號。

　　第二種方法：在同一個年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進(jìn)行立卷，一般采用年度問題，這種方法對文件資料比較多的單位適用。

　　然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進(jìn)行排列。

　　裝訂。

　　(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

　　發(fā)文裝訂順序：正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿；來文裝訂順序：來文-單位處理簽。

　　(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

　　歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號。在文件首頁右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容?？梢杂勉U筆標(biāo)記在首頁的右下角，編目時直接錄入每件的總頁碼。