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檔案整理的一般順序
整理檔案的方法是編號(hào)分類法,步驟共有七步,分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號(hào)以及裝盒并編制目錄。
整理檔案的具體步驟分為七步:
第一步是收集,整理人需要將所有文件收集起來(lái)。
第二步是篩選,整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。
第三步是劃分文件的類別和級(jí)別。
第四步是確定文件的保管期限。
第五步是修繕文件的內(nèi)容,整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號(hào),最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。
檔案整理的工作程序包括收集文件材料,確定歸檔范圍,歸檔分類,立卷(整理成件),分保管期限,文件排列,放置備考表,上架等。
我們大概看看其中的幾和工序,文件材料的收集對(duì)象主要有:反映本單位主要職能活動(dòng)的,應(yīng)該立卷歸檔的文件材料,包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件(包括會(huì)議記錄),領(lǐng)導(dǎo)人講話稿,電話記錄、出版物原稿(附原本),各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。分年度按文件所形成的年度歸檔,不同年度的文件一般不得放在一起歸檔,但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔,沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。
不歸檔范圍文件材料主要有兩部分:
一是沒(méi)有查考價(jià)值的文件;
二是重復(fù)性文件。
分類,第一種方法:直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣,絕大多數(shù)單位只要按保管期限來(lái)分就可以了,每年編一個(gè)流水號(hào)。
第二種方法:在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案,將文件按分類方案進(jìn)行立卷,一般采用年度問(wèn)題,這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用。
然后應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系,有條理地進(jìn)行排列。
裝訂。
(1)按件裝訂:一般以每份文件為一件。正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí),復(fù)文在前,來(lái)文在后。
發(fā)文裝訂順序:正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿;來(lái)文裝訂順序:來(lái)文-單位處理簽。
(2)去除金屬釘,換不銹鋼釘。
歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號(hào)。在文件首頁(yè)右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容??梢杂勉U筆標(biāo)記在首頁(yè)的右下角,編目時(shí)直接錄入每件的總頁(yè)碼。
人事檔案整理步驟
人事檔案是中國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色,它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù),以下是我為大家整理人事檔案整理步驟相關(guān)內(nèi)容,僅供參考,希望能夠幫助大家!
第一步:分類
按照《干部檔案工作條例》規(guī)定,干部人事檔案材料應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特征分為十大類。第一類:履歷材料。這一類主要包括以反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料。注意,中央和地方各級(jí)黨委委員(候補(bǔ)委員)簡(jiǎn)歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸入第一類。
第二類:自傳材料;報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。自傳是個(gè)人撰寫(xiě)自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述。自傳材料的歸類,應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù),不能單純按名稱歸類,如以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表也應(yīng)該歸在第二類。
第三類:考察、考核、鑒定材料;審計(jì)材料。這一類主要包括干部人事管理工作中,組織、人事部門通過(guò)各種途徑,對(duì)干部德能勤績(jī)廉進(jìn)行考察和評(píng)價(jià)的材料。歸入本類的材料,必須是經(jīng)過(guò)組織研究認(rèn)可正式形成的,手續(xù)完備,能正確、歷史地反映干部實(shí)際情況,具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。注意,根據(jù)利用工作實(shí)際需要,“干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類”。
第四類:學(xué)歷學(xué)位材料;職業(yè)(任職)資格材料;評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;培訓(xùn)材料。這一類主要包括記載和反映干部學(xué)習(xí)、技能、科研水平的各種材料。注意,過(guò)去學(xué)生登記表歸第一類,學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第三類,此次修訂中統(tǒng)一調(diào)整到第四類。
第五類:政審材料;更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。這一類主要包括干部審查和干部基本情況更政形成的材料。注意,過(guò)去更改或認(rèn)定姓名的材料是歸在第一類的,此次調(diào)整到了第五類;“三齡一歷”認(rèn)定材料統(tǒng)一規(guī)定歸在第五類。
第六類:黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。這一類主要包括干部參加黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料。注意,此類包括民主黨派的入黨材料。
第七類:表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。這一類主要包括對(duì)干部給予獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。注意,享受政府特殊津貼材料有的歸在第四、七、九類,此次統(tǒng)一規(guī)定歸在第七類。
第八類:涉法違紀(jì)材料。問(wèn)責(zé)材料、處分材料、上級(jí)決定解除處分材料、檢察院不起訴決定書(shū)、法院裁定書(shū)以及公安機(jī)關(guān)有關(guān)行政處理決定等材料。
第九類:招錄、聘用材料;任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)(復(fù)員)安置、退(離)休材料;辭職、辭退、罷免材料;工資、待遇材料;出國(guó)(境)材料;黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議,人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議;民主黨派代表會(huì)議形成的材料。注意,《公務(wù)員登記表》和《參照公務(wù)員法管理機(jī)關(guān)(單位)工作人員登記表》應(yīng)歸在第九類。
第十類:健康檢查和處理工傷事故材料;治喪材料;干部人事檔案報(bào)送、審核工作材料;其他材料。第十類包括錄用體檢表,反映嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表;工傷致殘?jiān)\斷書(shū),確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料;生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告等。干部檔案報(bào)送單,干部檔案有關(guān)情況說(shuō)明等材料也入此類。
檔案材料的分類有兩點(diǎn)說(shuō)明:
?。ㄒ唬┑谒念悺⒌诰蓬惒牧系亩?jí)分類第四類、第九類材料內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多,都處于動(dòng)態(tài)變化中,由低到高、由少到多、為了便于添加材料、方便查找,還需要采用二級(jí)分類法,即對(duì)這兩類中的材料,按照內(nèi)容的不同再分別分為四小類,具體來(lái)說(shuō):
第四類材料二級(jí)分類分為:
1、學(xué)歷學(xué)位材料;
2、職業(yè)(任職)資格和評(píng)(聘)專業(yè)技術(shù)職務(wù)(職稱)材料;
3、反映科研學(xué)術(shù)水平的材料;
4、培訓(xùn)材料等。
第九類材料二級(jí)分類分為:
檔案整理的一般順序
1、工資材料;
2、任免材料;
3、出國(guó)(境)材料;
4、參加會(huì)議的代表登記表等其它材料。
今后,報(bào)送的新任市管干部檔案,第四類、第九類材料必須進(jìn)行二級(jí)分類。
?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料的分類
1、以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸第二類。
2、學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))鑒定表、學(xué)習(xí)(培訓(xùn))考核表歸第四類。
3、享受政府特殊津貼材料歸第七類。
4、干部任免審批表及其相應(yīng)的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類。
5、中央和地方各級(jí)黨委委員(候補(bǔ)委員)簡(jiǎn)歷,人大常委會(huì)委員、政協(xié)委員簡(jiǎn)歷歸第一類。
第二步,排序
排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序,并通過(guò)編寫(xiě)類號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。
具體方法有:按材料形成的時(shí)間排序適用于干部人事檔案材料第一、二、三、四、七、九、十類材料。
第四類、第九類材料排序時(shí),在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。
2、按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序適用于第五、六、八類材料。
其中,第五類和第八類材料的排列順序一般為:上級(jí)批復(fù),結(jié)論或處分決定,本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn),調(diào)查報(bào)告,證明材料,本人檢討或交待材料等。
第六類材料,入團(tuán)志愿書(shū)應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前;入黨志愿書(shū)應(yīng)排在入黨的其他材料之前,黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。每個(gè)類別中的檔案材料排序后,要用鉛筆在每份材料首頁(yè)的右上角編上類號(hào)和順序號(hào),并在其右下角逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫(xiě)方法為,凡有圖文的頁(yè)面,每面作為一頁(yè),有封面的材料從封面開(kāi)始編寫(xiě)??瞻准埡屯旭延玫囊r紙不計(jì)頁(yè)數(shù);復(fù)件和原件應(yīng)視為一份材料,統(tǒng)一編寫(xiě)頁(yè)數(shù)。
第三步,編目
修訂后的目錄與舊目錄的不同:
一是“類號(hào)”改為“序號(hào)”;
二是“材料制成時(shí)間”改為“材料形成時(shí)間”;
三是刪除“份數(shù)”欄。
編目的具體要求是:
1、檔案材料應(yīng)按照排列順序,逐份逐項(xiàng)進(jìn)行編目,做到目錄清楚,填寫(xiě)準(zhǔn)確。書(shū)寫(xiě)目錄要工整、準(zhǔn)確、清楚、美觀,使用規(guī)范的書(shū)寫(xiě)材料,不得使用圓珠筆、鉛筆、熒光筆、水彩筆、紅墨水、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。檔案目錄不能粘貼涂改。
2、每類目錄之前應(yīng)注明材料類號(hào)和類別名稱。
3、“序號(hào)”填寫(xiě)材料類號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫(xiě)方法是:材料類號(hào)用漢字的“一”至‘十’,二級(jí)分類的類號(hào)用(一)至(四),序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。
4、“材料名稱”根據(jù)材料題目填寫(xiě)。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的題目過(guò)長(zhǎng),可適當(dāng)簡(jiǎn)化。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的,須另行擬定題目。擬定或簡(jiǎn)化題目,必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。
5、“材料形成時(shí)間”填寫(xiě)材料落款時(shí)間。有多個(gè)時(shí)間的材料,一般以最后的時(shí)間為準(zhǔn)。復(fù)制的檔案材料,采用原件的形成時(shí)間。時(shí)間填寫(xiě)要盡量詳細(xì)、規(guī)范,有具體年月日的,必須填寫(xiě)齊全。
6、“頁(yè)數(shù)”填寫(xiě)材料的頁(yè)數(shù)。按編好的頁(yè)數(shù)如實(shí)填寫(xiě)。
7、“備注”填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。歸檔材料因?yàn)閮?nèi)容相關(guān)合并為一份材料的,要在備注欄中進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明,如附有考察材料的干部任免審批表,復(fù)制件等。
8、每類目錄之后須留出適量的空格,供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。
特別是第三、四、九類等,不能在同一頁(yè)中填寫(xiě)其它類別材料的條目。不要求大類空四行,小類空三行。
第四步:技術(shù)加工
技術(shù)加工對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則,或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料,應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。
1、對(duì)紙張破損或字跡材料不符合要求的檔案材料,應(yīng)采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)附在原件后,與原件作為一件。
2、幅面過(guò)大的檔案材料應(yīng)進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的`檔案材料要保持平整,文字、照片不得損壞,便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。注意,從保護(hù)檔案原貌,簡(jiǎn)化整理的目的出發(fā),不要對(duì)檔案材料進(jìn)行過(guò)度裁剪。
3、幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱,裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。檔案材料一般應(yīng)留夠2厘米的裝訂邊,不夠應(yīng)加邊。有些材料幅面太小,無(wú)法裝訂,應(yīng)當(dāng)在材料的底部托上一層質(zhì)量較好的紙張。
4、檔案材料上的訂書(shū)釘、曲別針、大頭針等金屬裝訂物應(yīng)當(dāng)拆除。
5、檔案材料應(yīng)各自獨(dú)立,嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。
第五步:裝訂
檔案目錄置于卷首,干部職務(wù)變動(dòng)登記表排列其后,卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊,在左側(cè)打孔裝訂,做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀,不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不損壞文件,方便閱讀。反對(duì)刻意追求“四邊齊”。干部人事檔案如果太厚,應(yīng)該分成兩卷裝訂。
分卷裝訂時(shí),必須保證同一類材料分在同一卷中。干部檔案卷夾材質(zhì)應(yīng)符合檔案保護(hù)要求,報(bào)送市管干部檔案必須使用規(guī)定的卷夾。卷夾背脊應(yīng)附邊簽,用于書(shū)寫(xiě)干部的姓名、籍貫、檔案編號(hào)等;書(shū)寫(xiě)姓名不得使用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。
檔案管理的方法和技巧
(一)要求提高企業(yè)全員的檔案意識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí),堅(jiān)持依法治檔,確保“集中統(tǒng)一管理”。
“集中統(tǒng)一管理”就是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo),為了提高檔案員及兼職要案員的業(yè)務(wù)水平,今年六月下旬,我們特邀專業(yè)老師前來(lái)舉辦檔案管理培訓(xùn),對(duì)部門及公司十名兼職檔案員進(jìn)行為期七天的培訓(xùn)。
這次培訓(xùn)的特點(diǎn)是理論結(jié)合實(shí)際操作,培訓(xùn)內(nèi)容針對(duì)各兼職檔案員所在部門形成的檔案進(jìn)行詳細(xì)講解,授課內(nèi)容分別為:文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案等基本知識(shí),培訓(xùn)時(shí)要求每個(gè)兼職檔案員帶未整理裝訂的資料,面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)他們?nèi)绾窝b訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等一系列步驟。此次培訓(xùn),效果顯著,也為單位檔案管理達(dá)國(guó)家2A標(biāo)準(zhǔn)奠定了良好的基礎(chǔ)。
(二)要求無(wú)紙化辦公,每個(gè)崗位都形成電子文檔。
這就要求每個(gè)員工懂得文書(shū)處理和歸檔的一整套程序,了解紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的關(guān)系,明確各類文件材料形成、積累、歸檔在各個(gè)管理崗位上應(yīng)負(fù)的責(zé)任。檔案利用的廣泛性主要表現(xiàn)在計(jì)算機(jī)在企業(yè)內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)后,企業(yè)各部門對(duì)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了共享。檔案部門要發(fā)揮信息中心的作用,對(duì)信息的利用和保密等問(wèn)題,通過(guò)新的管理制度和管理方法來(lái)解決。
(三)檔案工作既是單位重要基礎(chǔ)工作之一,也是國(guó)家檔案的重要組成部分。
為了規(guī)范檔案工作,必須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè),大力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源;提高整體管理水平,以便更好地為生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)??傊髽I(yè)檔案工作要適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要,檔案工作人員要不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí),敢于創(chuàng)新、敢于開(kāi)拓,與企業(yè)發(fā)展同步。
(四)服務(wù)創(chuàng)新
在信息化環(huán)境下,檔案管理工作在服務(wù)內(nèi)容與服務(wù)方式等方面,都要對(duì)傳統(tǒng)檔案服務(wù)利用工作進(jìn)行改變。首先,要對(duì)信息服務(wù)理念進(jìn)行樹(shù)立,在深入廣泛應(yīng)用信息系統(tǒng)的過(guò)程中,大量?jī)?yōu)質(zhì)的電子信息文件資源逐漸形成,越來(lái)越多的信息系統(tǒng)用戶,使信息服務(wù)工作面臨著越來(lái)越廣、越來(lái)越多的服務(wù)要求。
因此,有關(guān)人員要對(duì)信息服務(wù)的理念進(jìn)行樹(shù)立。其次,還要強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù),在對(duì)用戶潛在需求進(jìn)行調(diào)查了解的基礎(chǔ)上,對(duì)不同層次、不同內(nèi)容的信息資源進(jìn)行有針對(duì)性的開(kāi)發(fā)、利用和提供。再次,還要在信息服務(wù)方式上進(jìn)行創(chuàng)新。
檔案管理的方法和技巧
一、觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益
(一)要管好檔案、用好檔案,首先要熟悉檔案。
隨著產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,單位也由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下按計(jì)劃完成工作任務(wù),逐步走出去開(kāi)辟市場(chǎng),完成億元以上的貨幣工程量,逐步由承建二級(jí)路面建設(shè),轉(zhuǎn)為參與強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng),承建一級(jí)路面的建設(shè)任務(wù),因此,檔案管理人員也要為接收和管理好這一類科技檔案而轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動(dòng)請(qǐng)教有關(guān)技術(shù)人員,深入施工一線,熟悉了解施工工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對(duì)各種科技檔案資料做到“胸中有數(shù)”。
(二)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念。
在企業(yè)無(wú)論是科技、還是文書(shū)、聲像、會(huì)計(jì)檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)的勞動(dòng)結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評(píng)價(jià)。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計(jì)、預(yù)算到整個(gè)工程竣工,無(wú)不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無(wú)不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上。檔案是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無(wú)形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。企業(yè)法人認(rèn)識(shí)到檔案是資產(chǎn)以后,就會(huì)千方百計(jì)去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會(huì)下決心做好檔案工作。
(三)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念。
在當(dāng)今瞬息萬(wàn)變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,如各種設(shè)計(jì)資料、預(yù)算、圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無(wú)法挽回的損失。只有管理好、利用好檔案資料,關(guān)鍵時(shí)刻能產(chǎn)生好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
二、體制創(chuàng)新,使檔案工作適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的高速發(fā)展
現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特征是產(chǎn)權(quán)清晰,權(quán)責(zé)明確,政企分開(kāi),管理科學(xué)。企業(yè)的檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度,就必須對(duì)企業(yè)檔案工作實(shí)行機(jī)構(gòu)創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新和制度創(chuàng)新。
(一)機(jī)構(gòu)創(chuàng)新的核心是精簡(jiǎn)。
無(wú)論哪個(gè)企業(yè),精干是一個(gè)必然趨勢(shì),企業(yè)檔案工作也要順應(yīng)企業(yè)的需要,檔案管理的工作方法也必須創(chuàng)新,其內(nèi)容就是要擴(kuò)大檔案工作的外延,深化檔案工作的內(nèi)涵,把過(guò)去只是單一的.管理檔案的檔案室擴(kuò)大為集檔案、資料、情報(bào)、信息、統(tǒng)計(jì)等為一體的“企業(yè)檔案信息中心”。
這個(gè)中的主要任務(wù)和職責(zé)是負(fù)責(zé)單位各類檔案資料和信息資料的收集、整理、保管和提供利用等工作,例如,公路段可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各分公司、各部室實(shí)施聯(lián)網(wǎng),從而達(dá)到各種信息資源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和資源共享,真正形成一個(gè)集團(tuán)化的信息聯(lián)合體。這樣符合現(xiàn)代企業(yè)精干、高效的原則,有利于增加企業(yè)檔案管理的自主性和靈活性。
(二)機(jī)制創(chuàng)新的關(guān)鍵是高效。
企業(yè)進(jìn)行整合改造的目的是適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要,轉(zhuǎn)換機(jī)制,高效運(yùn)行,創(chuàng)造最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。企業(yè)的檔案工作管理機(jī)制也要隨著企業(yè)管理機(jī)制的轉(zhuǎn)換而創(chuàng)新,要激活機(jī)體,堅(jiān)持沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有發(fā)展的最基本管理理念,敢于否定自己,善于完善自己。
從單純的檔案資料管理機(jī)制向檔案、情報(bào)、信息、科技一體化管理機(jī)制轉(zhuǎn)換;提高辦事效率,充分發(fā)揮人的聰明才智,讓檔案資源成為企業(yè)科技創(chuàng)新、技術(shù)改造的動(dòng)力源之一。
(三)制度創(chuàng)新的實(shí)質(zhì)是要從企業(yè)的實(shí)際出發(fā),回顧多年來(lái)的檔案工作實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)支持固然重要,但具體活動(dòng)的開(kāi)展卻要靠各項(xiàng)制度的規(guī)范和檔案人員的不懈努力。
目前看來(lái),適合各類性質(zhì)、各類機(jī)制的檔案管理制度還不夠健全,一些重要的檔案分散在各部門、各分公司,不夠規(guī)范,降低了利用率,制度創(chuàng)新已迫在眉睫,我們必須制定較為詳盡的制度,不斷創(chuàng)新單位檔案管理制度,明確規(guī)定檔案工作的年度方針和目標(biāo),以及兼職檔案員在檔案工作中的義務(wù)和責(zé)任,評(píng)價(jià)檔案活動(dòng)效果的方式、方法,制定考核辦法進(jìn)行總結(jié)考評(píng)。職責(zé)明確,獎(jiǎng)罰分明,從而調(diào)動(dòng)檔案人員的工作積極性。用制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作。
檔案管理的六大步驟:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用六方面工作。
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō),是一項(xiàng)管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富,檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。
要素:
1、檔案與工齡:
很多大學(xué)畢業(yè)生找到工作后,沒(méi)有及時(shí)辦理參加工作手續(xù),工作幾年后仍然是學(xué)生身份,從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí),也影響到工齡和退休金的計(jì)算。
2、檔案與福利:
畢業(yè)生在個(gè)人辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、繼續(xù)深造(如出國(guó)、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個(gè)人切身利益的問(wèn)題時(shí),都要用到檔案。
3、檔案與因公出國(guó)政審:
因公出國(guó)政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查,如果檔案材料不全,政審機(jī)構(gòu)就會(huì)拒絕審查。
4、補(bǔ)辦檔案與原始材料:
雖然有的單位可以補(bǔ)辦新檔案,但以前的經(jīng)歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復(fù)存在,勢(shì)必造成一定損失。
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