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戶籍檔案的歸檔和整理(戶籍檔案整理工作方案)

時(shí)間:2022-11-20 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  戶籍檔案的歸檔和整理


  對(duì)于古代中國各朝代來說,想要國家穩(wěn)定最重要的是對(duì)土地和人口的控制,而古代對(duì)人口的控制主要手段是戶籍制度。對(duì)于歷朝歷代來說,編制戶籍檔案是政府最重要的一項(xiàng)工作,其中明代的黃冊(cè)是中國古代歷史上戶籍檔案的典范。

戶籍檔案的歸檔和整理(戶籍檔案整理工作方案)

  明代檔案制度系統(tǒng)較為完善,管理嚴(yán)格,促進(jìn)戶籍制度發(fā)展


  1、從收集整理到保存管理,明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴(yán)格


  明太祖朱元璋在制定黃冊(cè)制度時(shí)就想著要制度化、系統(tǒng)化它,希望它能夠延續(xù)許久,所以在戶籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴(yán)格的規(guī)范、保護(hù)和限制。作為檔案管理工作的工作之始,收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。


  當(dāng)然,最開始的工作是制作黃冊(cè),做成表格,成為空白的“清冊(cè)供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓,待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開始收集工作。


  首先是里甲制下里長(zhǎng)將10甲的“清冊(cè)供單”裝訂成冊(cè)送交縣衙,縣衙再對(duì)其中的人口數(shù)量、人戶田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進(jìn)行校對(duì),核對(duì)無誤后上交府衙。


  府衙再核對(duì)一遍收集的黃冊(cè)后送至布政司,布政司檢查完畢、標(biāo)明日期、簽字畫押蓋上官印、裝訂成冊(cè)后再送至戶部,戶部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴(yán)格遵守這樣一層層政府機(jī)關(guān)的篩選和檢查的程序后,得到全國人口、財(cái)產(chǎn)信息的。


  步驟有序,分工嚴(yán)謹(jǐn),責(zé)任分明。除了收集當(dāng)年的人口檔案信息,明代政府還十分注重收集歷史檔案,鼓勵(lì)百姓將舊檔案上交。


  在《皇明詔令》中這樣記載:“其或迷失散在軍民之間者,許赴官司送納?!?/p>


  進(jìn)呈之后便將黃冊(cè)入后湖黃冊(cè)庫進(jìn)行下一步的保存整理工作。戶籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分類、造冊(cè)和駁冊(cè),讓檔案整理工作井然有序同時(shí)準(zhǔn)確無誤。每次大造黃冊(cè)入庫后,專門的檔案管理官員對(duì)收集上來的全國檔案數(shù)目加以統(tǒng)計(jì),同時(shí)再做最后的檢查工作。


  若是發(fā)現(xiàn)黃冊(cè)有誤,會(huì)在該本黃冊(cè)冊(cè)面上印上“駁”字,也就是所謂的“駁冊(cè)”,該冊(cè)也將成為廢冊(cè),不入黃冊(cè)庫,廢冊(cè)發(fā)還原地經(jīng)過修改在入庫保存成為正冊(cè)。


  入庫的正冊(cè)則會(huì)分門別類,按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。明代黃冊(cè)十年一造,先按時(shí)間分類入庫,然后按全國區(qū)域劃分,同時(shí)結(jié)合年代性和區(qū)域性。


  保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束,明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲、防火和防盜,《后湖志》記載:““庫匠,先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊(cè)”、“敢有將火過橋者,治以重罪”,這些都不難看出明代保存管理工作的嚴(yán)肅認(rèn)真。


  2、專業(yè)性的檔案庫房成立,促進(jìn)了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展


  戶籍檔案中記錄了全國人口、財(cái)產(chǎn)重要信息,對(duì)于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏,明代檔案庫房定址于后湖,后湖作為永久保存明代戶籍的國家檔案庫房,其選址和建庫都是經(jīng)過深思熟慮和百般挑選。


  黃冊(cè)戶籍檔案屬于國家的機(jī)密檔案,其存放地點(diǎn)自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定,而明代將戶籍檔案庫房最終定位于南京后湖(現(xiàn)今玄武湖),充分利用了天然地理優(yōu)勢(shì)和人力資源結(jié)合。


  根據(jù)《后湖志》記載:“后湖之廣周遭四十里,中突數(shù)州,斷岸千尺”,相當(dāng)于湖中島與外部隔絕,湖水為檔案庫提供天然的屏障,不僅保衛(wèi)庫房還能防火。


  此外,明初朱元璋定都南京,后湖離京城南京城近,方便皇帝和戶部隨時(shí)利用、查驗(yàn)黃冊(cè),即便后來遷都北京,還是沒有改變后湖檔案庫的地位和重要性。


  黃冊(cè)庫庫房的建造也同樣大有玄機(jī),由于是在湖中島上建造庫房,四周環(huán)水,島上濕氣大本來是不利于紙質(zhì)的資料保存的。于是黃冊(cè)庫在設(shè)計(jì)建造時(shí)改為東西走向前后開窗,以便通風(fēng)和日曬,去除濕氣和防止發(fā)霉。


  此外,根據(jù)島上地勢(shì)和位置,分設(shè)東南西北前后六庫房,每次十年大造黃冊(cè),都需要上報(bào)皇帝和工部,經(jīng)過審批方可開工。


  除了庫房的建造和設(shè)計(jì)保障,庫房的安全還有專門的庫房管理和守衛(wèi)人員,主要分為三類:管冊(cè)人員、大查人員和巡湖人員。


  管冊(cè)人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成,主要是在庫房進(jìn)行管理工作,大查人員顧名思義,就是專門檢查黃冊(cè)的官員,巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶部官員組成,共同保證黃冊(cè)庫房安全的人員。


  除了上述安全保證,明代政府還為檔案庫存提供充足的財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持和法律保障。


  《后湖志》寫到:“弘治四年至弘治九年,為清查冊(cè)籍,僅伙食費(fèi)和物品費(fèi)用達(dá)一萬兩白銀”、“歲月必須七八年,費(fèi)資必得萬余兩”。


  同時(shí)為了保證戶籍檔案工作的順利展開,明代制定一系列法律,比如《大浩》、《大明律·戶律》,其中《大明律·戶律》7卷95條,全是涉及人口、戶籍、土地、徭役等一系列社會(huì)經(jīng)濟(jì)的法律條文,可以說是古代歷史上最全面的戶籍立法了。


  戶籍檔案管理普查性和震懾性色彩,保證各部門工作的正常進(jìn)行


  1、嚴(yán)格細(xì)致的戶籍檔案制度,起到了很強(qiáng)的人口管理和普查作業(yè)


  戶籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口,它將人口、土地、財(cái)產(chǎn)等重要信息以書面落實(shí)下來,非常直觀地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。


  戶籍制度最早起源商朝,經(jīng)過多個(gè)朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時(shí),為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定,首要事務(wù)就是整頓和制定國家新的戶籍制度,同時(shí)輔以戶籍檔案管理制度。


  大明王朝也不例外,普查國家人口信息仍是明代戶籍檔案制度的最根本作用,且普查功能跟強(qiáng)大,兼具普查國家土地、稅收糧食信息的作用。


  上文就有提到,地方政府發(fā)給百姓空白的表格,讓百姓將需要填寫的信息填好再上交,其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等,在經(jīng)過層級(jí)政府機(jī)關(guān)的查驗(yàn)。


  最終到達(dá)后湖黃冊(cè)戶籍檔案庫時(shí),就包括有全國人戶、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù),完全實(shí)現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后,黃冊(cè)制度逐漸完善,也就同時(shí)意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。


  2、清晰明了的制度具有強(qiáng)烈的震懾性,起到維護(hù)政權(quán)的作用


  雖然明代與前朝差不多,對(duì)于戶籍檔案管理是“重保藏輕利用”,但是清楚明了的利用制度還是對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)具有較強(qiáng)的震懾作用,起到維護(hù)王朝統(tǒng)治的作用。對(duì)于戶籍檔案管理明代設(shè)有嚴(yán)苛的法律條文加以保障,無論是收集整理還是保存管理,各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求。


  但凡出差錯(cuò)便是處罰,無論軍民不論貴賤,所以就是完善、系統(tǒng)的戶籍檔案管理制度和嚴(yán)明的法律大大威懾了大明的軍民,使之在戶籍檔案管理過程中做到對(duì)明王朝、對(duì)朝廷、對(duì)皇帝應(yīng)有的敬畏。


  此外,后湖戶籍檔案庫對(duì)于查驗(yàn)的官員也進(jìn)行一定程度的震懾,明朝政府嚴(yán)格限制進(jìn)入后湖檔案庫的官員,還規(guī)定不允許府、州、縣及以下政府機(jī)關(guān)的官員進(jìn)入后湖抄寫黃冊(cè)。只允許在庫房管理人員陪同下查驗(yàn),查驗(yàn)立即離開,以防泄密。


  正如提出建議的大臣楊廉所說:“軍民戶籍大勢(shì)不敢紊亂者,誠懼籍冊(cè)之獨(dú)在后湖也”。


  檔案管理工作的執(zhí)行不力,加重了國家和百姓的運(yùn)行負(fù)擔(dān)


  1、嚴(yán)重的執(zhí)行不力現(xiàn)象,使得檔案管理制度達(dá)不到最初的效果


  雖然明代戶籍檔案制度是較為完善的制度,好的制度若沒有好的人員來執(zhí)行那將發(fā)揮不出其優(yōu)勢(shì)。歷史事實(shí)證明,明代中后期的戶籍檔案管理工作確缺乏這樣關(guān)鍵的因素。


  上文就談過,明代戶籍檔案管理中執(zhí)行的最關(guān)鍵三者是:皇帝、后湖黃冊(cè)檔案庫的管理人員和全國各級(jí)造冊(cè)人員,而出問題也就出在這三者上。


  明代戶籍檔案收集整理過程中各級(jí)地方政府的造冊(cè)人員貪污舞弊,后湖黃冊(cè)檔案庫的檔案管理人員消極怠工,而最關(guān)鍵的就是當(dāng)朝的統(tǒng)治者,皇帝對(duì)戶籍檔案工作的不重視、不過問。


  明成祖朱棣


  明初的朱元璋作為開創(chuàng)黃冊(cè)制度和戶籍檔案工作的皇帝,自然是十分重視戶籍檔案的運(yùn)作,且朱元璋向來嚴(yán)懲貪污腐敗、消極怠工的官員,在這位勤勞、嚴(yán)格的開國皇帝統(tǒng)治下,官員們都做到盡可能盡善盡美。


  明成祖朱棣雖然不及他勤勞的父親,但是同樣作為殺伐果斷的皇帝,對(duì)于官員執(zhí)行戶籍檔案中不作為仍加以嚴(yán)懲,朱棣自己也十分重視后湖黃冊(cè)庫,即便遷都北京也沒有搬遷或新建檔案庫。


  可是到了明代中期,隨著明代幾位奇葩的皇帝登上皇位而導(dǎo)致出現(xiàn)宦官專政、道士當(dāng)權(quán)、內(nèi)閣權(quán)臣當(dāng)?shù)赖鹊染置?,也就同時(shí)催生官員貪污腐敗、消極怠工的出現(xiàn)。


  根據(jù)史料記載,正德七年至十五年間,僅江西布政司黃冊(cè)就被蟲蛀六千多冊(cè),正德十五年送至后湖黃冊(cè)庫的一萬黃冊(cè)不到一年壞冊(cè)占比60%。洪武、永樂年間的黃冊(cè)“紙殼面上如舊”,這就意味著在正德年間黃冊(cè)戶籍檔案工作做得完全不如朱元璋、朱棣在位時(shí)期那樣完美和嚴(yán)謹(jǐn)。


  2、嚴(yán)重的貪污腐敗現(xiàn)象,使得百姓在戶籍制度下苦不堪言


  正所謂“上有所好,下必甚焉”,上位者一旦有什么喜好,就會(huì)以極快的速度影響下級(jí)的行為。皇帝荒淫無度、無心過問朝政,下面的官員自然而然也對(duì)工作不上心、消極怠工、貪污舞弊。


  在戶籍檔案工作中,每十年一次大造的黃冊(cè)是基礎(chǔ),從基層開始的黃冊(cè)編造收集好壞直接影響著明代戶籍檔案工作的實(shí)施,問題恰巧就出現(xiàn)在基層官員上。


  明代黃冊(cè)制度和里甲制度相輔相成,編制黃冊(cè)的基層人員基本上也是里甲組織下的人員,可是里甲制度下的里長(zhǎng)卻不是正式官職的官員,而是各地人丁、糧食多的地主階級(jí),所以在編制黃冊(cè)時(shí)避免過重的徭役,難免會(huì)出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。


  同時(shí)里長(zhǎng)貪污舞弊同時(shí)還會(huì)勾結(jié)衙門的里書書手、算手那些負(fù)責(zé)計(jì)算和書寫錢糧的官吏,他們雖沒有大權(quán),卻能夠隨意填寫黃冊(cè)上數(shù)字,所以導(dǎo)致受賄、訛詐等現(xiàn)象發(fā)生。


  每逢大造黃冊(cè)之年,里書就會(huì)巧立名目向百姓征收各種費(fèi)用,同時(shí)還接受里長(zhǎng)得受賄。


  明代充分利用戶籍檔案對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治和文化的重要影響,加強(qiáng)對(duì)戶籍檔案管理工作的執(zhí)行和實(shí)施,在維護(hù)政權(quán)權(quán)威、鞏固王朝統(tǒng)治、保證基層治安、普查全國人口基本信息上得到想要的結(jié)果。除此之外,明代對(duì)于戶籍檔案的保存管理上做出的安全保障的意識(shí)值得現(xiàn)代國家檔案管理的重視,當(dāng)然明代中后期因?yàn)榉饨ㄖ贫群突实壑贫认聦?dǎo)致原有戶籍檔案制度崩潰也是值得深思的一方面。


  公安派出所戶籍檔案歸檔范圍


  公安派出所的戶籍檔案分為兩大類,分別是常住戶口卷和居民身份證卷。其中常住戶口卷包括派出所在日常管理工作中積累的居民家庭狀況,包括新生兒出生登記、準(zhǔn)予遷入證明、戶口遷移證、分戶、姓名更改、年齡更正的材料;出國出境和回國、應(yīng)征入伍和復(fù)員轉(zhuǎn)業(yè)以及居民死亡注銷、恢復(fù)戶口、重戶注銷等材料,并按類組卷,并在戶籍表內(nèi)注明。身份證卷是派出所在管理居民身份證工作中形成的有關(guān)材料建立的卷宗。


  每十年更新一次!明朝的戶籍檔案是如何管理和修改的?


  對(duì)于古代中國各朝代來說,想要國家穩(wěn)定最重要的是對(duì)土地和人口的控制,而古代對(duì)人口的控制主要手段是戶籍制度。對(duì)于歷朝歷代來說,編制戶籍檔案是政府最重要的一項(xiàng)工作,其中明代的是中國古代歷史上戶籍檔案的典范。


  明代檔案制度系統(tǒng)較為完善,管理嚴(yán)格,促進(jìn)戶籍制度發(fā)展


  1、從收集整理到保存管理,明代檔案系統(tǒng)十分規(guī)范和嚴(yán)格


  明太祖朱元璋在制定黃冊(cè)制度時(shí)就想著要制度化、系統(tǒng)化它,希望它能夠延續(xù)許久,所以在戶籍檔案工作的收集和整理工作上做了嚴(yán)格的規(guī)范、保護(hù)和限制。作為檔案管理工作的工作之始,收集和整理工作所規(guī)定的條例及其明確且兼具可行性和明確分工。


  當(dāng)然,最開始的工作是制作黃冊(cè),做成表格,成為空白的“清冊(cè)供單”后發(fā)給里甲中居住的百姓,待百姓按要求和規(guī)格填好相應(yīng)的信息就開始收集工作。


  首先是里甲制下里長(zhǎng)將10甲的“清冊(cè)供單”裝訂成冊(cè)送交縣衙,縣衙再對(duì)其中的人口數(shù)量、人戶田地、生產(chǎn)總數(shù)的增減進(jìn)行校對(duì),核對(duì)無誤后上交府衙。


  府衙再核對(duì)一遍收集的黃冊(cè)后送至布政司,布政司檢查完畢、標(biāo)明日期、簽字畫押蓋上官印、裝訂成冊(cè)后再送至戶部,戶部匯總最終呈上給皇帝。收集整理工作就是在嚴(yán)格遵守這樣一層層政府機(jī)關(guān)的篩選和檢查的程序后,得到全國人口、財(cái)產(chǎn)信息的。


  步驟有序,分工嚴(yán)謹(jǐn),責(zé)任分明。


  除了收集當(dāng)年的人口檔案信息,明代政府還十分注重收集歷史檔案,鼓勵(lì)百姓將舊檔案上交。


  在《皇明詔令》中這樣記載:“其或迷失散在軍民之間者,許赴官司送納?!?/p>


  進(jìn)呈之后便將黃冊(cè)入后湖黃冊(cè)庫進(jìn)行下一步的保存整理工作。


  戶籍檔案的整理依照既定的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)、分類、造冊(cè)和駁冊(cè),讓檔案整理工作井然有序同時(shí)準(zhǔn)確無誤。


  每次大造黃冊(cè)入庫后,專門的檔案管理官員對(duì)收集上來的全國檔案數(shù)目加以統(tǒng)計(jì),同時(shí)再做最后的檢查工作。


  若是發(fā)現(xiàn)黃冊(cè)有誤,會(huì)在該本黃冊(cè)冊(cè)面上印上“駁”字,也就是所謂的“駁冊(cè)”,該冊(cè)也將成為廢冊(cè),不入黃冊(cè)庫,廢冊(cè)發(fā)還原地經(jīng)過修改入庫保存成為正冊(cè)。


  入庫的正冊(cè)則會(huì)分門別類,按照規(guī)定的排序和要求放置和保存。


  明代黃冊(cè)十年一造,先按時(shí)間分類入庫,然后按全國區(qū)域劃分,同時(shí)結(jié)合年代性和區(qū)域性。


  保存貯藏工作并非意味工作的結(jié)束,明代檔案保存中特別注重防潮、防蟲、防火和防盜,《后湖志》記載:““庫匠,先年俱行應(yīng)天府所屬八縣編簽看守曬晾歷年黃冊(cè)”、“敢有將火過橋者,治以重罪”,這些都不難看出明代保存管理工作的嚴(yán)肅認(rèn)真。


  2、專業(yè)性的檔案庫房成立,促進(jìn)了檔案制度的科學(xué)管理和發(fā)展


  戶籍檔案中記錄了全國人口、財(cái)產(chǎn)重要信息,對(duì)于它的保存保衛(wèi)工作必須做到滴水不漏,明代檔案庫房定址于后湖,后湖作為永久保存明代戶籍的國家檔案庫房,其選址和建庫都是經(jīng)過深思熟慮和百般挑選。


  黃冊(cè)戶籍檔案屬于國家的機(jī)密檔案,其存放地點(diǎn)自然是要隱秘、安全、穩(wěn)定,而明代將戶籍檔案庫房最終定位于南京后湖(現(xiàn)今玄武湖),充分利用了天然地理優(yōu)勢(shì)和人力資源結(jié)合。


  根據(jù)《后湖志》記載:“后湖之廣周遭四十里,中突數(shù)州,斷岸千尺”,相當(dāng)于湖中島與外部隔絕,湖水為檔案庫提供天然的屏障,不僅保衛(wèi)庫房還能防火。


  此外,明初朱元璋定都南京,后湖離京城南京城近,方便皇帝和戶部隨時(shí)利用、查驗(yàn)黃冊(cè),即便后來遷都北京,還是沒有改變后湖檔案庫的地位和重要性。


  黃冊(cè)庫庫房的建造也同樣大有玄機(jī),由于是在湖中島上建造庫房,四周環(huán)水,島上濕氣大本來是不利于紙質(zhì)的資料保存的。


  于是黃冊(cè)庫在設(shè)計(jì)建造時(shí)改為東西走向前后開窗,以便通風(fēng)和日曬,除濕氣和防止發(fā)霉。


  此外,根據(jù)島上地勢(shì)和位置,分設(shè)東南西北前后六庫房,每次十年大造黃冊(cè),都需要上報(bào)皇帝和工部,經(jīng)過審批方可開工。


  除了庫房的建造和設(shè)計(jì)保障,庫房的安全還有專門的庫房管理和守衛(wèi)人員,主要分為三類:管冊(cè)人員、大查人員和巡湖人員。


  管冊(cè)人員由正式官職的官員、監(jiān)生、辦事吏、醫(yī)生和匠役組成,主要是在庫房進(jìn)行管理工作,大查人員顧名思義,就是專門檢查黃冊(cè)的官員,巡湖人員則是由兵馬指揮司將兵和戶部官員組成,共同保證黃冊(cè)庫房安全的人員。


  除了上述安全保證,明代政府還為檔案庫存提供充足的財(cái)政經(jīng)費(fèi)支持和法律保障。


  《后湖志》寫到:“弘治四年至弘治九年,為清查冊(cè)籍,僅伙食費(fèi)和物品費(fèi)用達(dá)一萬兩白銀”、“歲月必須七八年,費(fèi)資必得萬余兩”。


  同時(shí)為了保證戶籍檔案工作的順利展開,明代制定一系列法律,比如《大浩》、《大明律·戶律》,其中《大明律·戶律》7卷95條,全是涉及人口、戶籍、土地、徭役等一系列社會(huì)經(jīng)濟(jì)的法律條文,可以說是古代歷史上最全面的戶籍立法了。


  戶籍檔案管理普查性和震懾性色彩,保證各部門工作的正常進(jìn)行


  1、嚴(yán)格細(xì)致的戶籍檔案制度,起到了很強(qiáng)的人口管理和普查作業(yè)


  戶籍制度產(chǎn)生的根本原因在于管理人口,它將人口、土地、財(cái)產(chǎn)等重要信息以書面落實(shí)下來,非常直觀地以文字和數(shù)字組合的形式呈現(xiàn)給統(tǒng)治者。


  戶籍制度最早起源商朝,經(jīng)過多個(gè)朝代的歷練仍被統(tǒng)治者所重視。歷代統(tǒng)治者在新舊政權(quán)更替時(shí),為了鞏固自己政權(quán)的穩(wěn)定,首要事務(wù)就是整頓和制定國家新的戶籍制度,同時(shí)輔以戶籍檔案管理制度。


  大明王朝也不例外,普查國家人口信息仍是明代戶籍檔案制度的最根本作用,且普查功能強(qiáng)大,兼具普查國家土地、稅收糧食信息的作用。


  上文就有提到,地方政府發(fā)給百姓空白的表格,讓百姓將需要填寫的信息填好再上交,其中就包括家庭人口信息、糧食收成、土地狀況等等,在經(jīng)過層級(jí)政府機(jī)關(guān)的查驗(yàn)。


  最終到達(dá)后湖黃冊(cè)戶籍檔案庫時(shí),就包括有全國人戶、人丁總數(shù)量、田畝總數(shù)目、夏秋稅糧總數(shù),完全實(shí)現(xiàn)人口、田畝、稅糧普查功能。洪武十四年后,黃冊(cè)制度逐漸完善,也就同時(shí)意味著一套完整、有序、系統(tǒng)的戶籍檔案制度和信息普查系統(tǒng)的形成。


  2、清晰明了的制度具有強(qiáng)烈的震懾性,起到維護(hù)政權(quán)的作用


  雖然明代與前朝差不多,對(duì)于戶籍檔案管理是“重保藏輕利用”,但是清楚明了的利用制度還是對(duì)當(dāng)時(shí)的社會(huì)具有較強(qiáng)的震懾作用,起到維護(hù)王朝統(tǒng)治的作用。對(duì)于戶籍檔案管理明代設(shè)有嚴(yán)苛的法律條文加以保障,無論是收集整理還是保存管理,各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格要求。


  但凡出差錯(cuò)便是處罰,無論軍民不論貴賤,所以就是完善、系統(tǒng)的戶籍檔案管理制度和嚴(yán)明的法律大大威懾了大明的軍民,使之在戶籍檔案管理過程中做到對(duì)明王朝、對(duì)朝廷、對(duì)皇帝應(yīng)有的敬畏。


  何謂歸檔?如何做好檔案歸檔工作?


  歸檔,是指文書部門將辦理完畢且有保存價(jià)值的文件,經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。歸檔是國家規(guī)定的一項(xiàng)制度,又叫“歸檔制度”。


  1、歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整,字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。


  2、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。


  歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件。


  歸檔案卷的質(zhì)量要求:


  1、原件歸檔;


  2、應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整;


  3、文件和電報(bào)按其內(nèi)容的聯(lián)系,合并整理、立卷;


  4、對(duì)歸檔的文件材料,要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理、立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,便于保管和利用。

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