音像檔案的整理

　　(一)做好檔案收集工作。

　　1、為防止文件傳閱過程中遺失，當文件送達承辦人時，承辦人須簽字，共同承擔文件及時、完整歸檔的責任。

　　2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負責收集部門檔案。對一些重要文件采取先復印，再把復印件送交承辦人的方法。

　　3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個人手頭上的資料，由各部門檔案責任人負責，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。

　　(二)制定合理的分類方案。

　　1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實物檔案等類型。

　　2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進行分類。

　　3、音像、實物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實做好平時的立卷工作。

　　(三)認真做好日常檔案管理。

　　各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計等多種臺帳。

　　(四)加強檔案管理工作的學習。

　　恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時工作要有計劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

　　導語：家庭檔案如何管理呢?家庭檔案內(nèi)容極為豐富，涉及面很廣，而且由于家庭結(jié)構(gòu)不同，家庭成員經(jīng)歷不同，家庭檔案的類別也不盡相同，可以采取不同的分類。以下是我跟大家介紹的內(nèi)容，希望能夠幫助到大家!

　　一、分類

　　1、按內(nèi)容(名稱)分類：即上述“家庭檔案的內(nèi)容”所列11個大類分類。也可按著11個大類當中的某些小類設(shè)置類別，如信件類、照片類、榮譽證書類、購物發(fā)票類、攝影作品類、稿件類、書法類、繪畫類、剪紙類、剪報類等等，這些類按家庭檔案材料的具體內(nèi)容、形式、載體等靈活設(shè)置。

　　2、按家庭成員分類：即按家庭檔案內(nèi)容所涉及(針對)的成員或形成家庭檔案材料的成員設(shè)置類別。如父親檔案、母親檔案、子女檔案等。此方法適用于個人特征或隸屬關(guān)系比較明顯的家庭檔案，如日記、證書、畢業(yè)證、工資條、照片、文章、病歷、信件等。

　　溫馨提示：上述兩種方法一般情況下不單獨使用，而是結(jié)合起來使用，即：

　?、傧劝磧?nèi)容(名稱)分類，后按家庭成員分類。例如榮譽證書、信件、照片等家庭檔案，可首先按榮譽證書設(shè)置一級類別，然后按家庭成員設(shè)置二級類別，即把各個家庭成員的榮譽證書分開，每個成員的集中在一起。

　?、谙劝醇彝コ蓡T分類，后按內(nèi)容(名稱)分類。如子女檔案的分類，“某子女檔案”為一級類別，然后可按成長記錄，體檢表，照片，榮譽證書，作業(yè)，成績單，畢業(yè)證等具體內(nèi)容設(shè)置二級類別或按履歷類、榮譽類、證書類、聲像類、學習類、健康類等設(shè)置二級類別。

　　二、排序

　　按形成時間先后順序或按重要程序排列。

　　三、材料整理

　　1、對于規(guī)格較小或破損的紙質(zhì)材料，為便于保管，避免零亂，需要粘貼或托裱。例如購物發(fā)票、工資條、旅游門票等等。

　　2、粘貼時不要使用漿糊，可用膠水或雙面膠，以免生蟲、發(fā)霉。

　　3、家庭照片檔案的整理：

　　家庭照片檔案的整理，可以使用家庭原有像冊，依次編順序號，但最好能按內(nèi)容分類裝冊，像冊內(nèi)的照片應編號并加注文字說明，即寫明拍攝時間、地點、人物和內(nèi)容等，可以用碳素筆或鉛筆寫在照片背面，也可以寫在小卡片上與照片插在一起。

　　底片的保存一般用底片冊，給每張底片編上與照片相應的互見號，還可以將底片裝進底片袋，編上號碼，粘貼在照片的后面，一起保管，這樣便于查找利用。

　　四、編制序號

　　1、家庭檔案以每1份(件、冊、張、本、套)為單位編順序號(阿拉伯數(shù)字);

　　2、屬于同一類別的檔案連續(xù)編號;

　　3、編號的位置在每份(件、冊、張、本、套)檔案材料的首頁，可直接用筆書寫，不便直接書寫的，可以書寫在便取紙上，然后粘貼牢固即可。

　　一、家史類：家譜、家史、自傳、回憶錄等;

　　二、個人履歷類：包括家庭成員的'政歷材料、履歷表、思想總結(jié)、工作總結(jié)、日記、考核表;黨、團申請書;提拔任免、勞動就業(yè)、簡歷;各種考試的成績單、錄取通知書、登記表、協(xié)約書等;

　　三、學術(shù)研究類：包括家庭成員的各類學術(shù)論文、專著、在報刊發(fā)表的文章及作品等;

　　四、證件類：包括出生證、獨生子女證、學生證、畢業(yè)證、學位證、工作證、結(jié)婚證、離退休證、戶口薄、出國護照、會員證、黨團證、任命書、職稱資格證書、獲獎證、獎狀等;

　　五、財產(chǎn)類：包括房產(chǎn)證、土地證、家庭經(jīng)濟收支記錄;存折、有價證券、財產(chǎn)公證、保險憑據(jù)、債權(quán)債務(wù)憑據(jù)、各種契約、合同、協(xié)議、貴重物品清單和購物憑證、發(fā)票等;

　　六、說明書類：包括家庭各類重要設(shè)備的產(chǎn)品合格證、使用說明書、保修單、維修單及維修地址、聯(lián)系電話等;

　　七、衛(wèi)生保健類：包括家庭各成員的病歷、診斷書、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄、防疫記錄、醫(yī)院處方、家用藥方、以及飲食禁忌、烹調(diào)技術(shù)、營養(yǎng)知識等;

　　八、交友聯(lián)誼類：包括各類通訊錄、紀念冊、名錄、留言簿，重要來往信件、賀卡等;

　　九、旅游類：包括景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票、游覽日記等;

　　十、收藏類：包括各種書法書畫作品、名人好友題詞題字、郵票、紀念封等郵品、各類藝術(shù)品、紀念幣收藏以及書報刊物收集等;

　　十一、照片、音像檔案：包括家庭成員各個時期及有特殊意義的照片、錄音、錄像、光盤等;

　　十二、其它：無法歸入以上11類的材料。

　　檔案整理的步驟

　?。ㄒ唬┌磧?nèi)容進行分類，大體可分以下幾類：

　?。?）財產(chǎn)檔案。包括家庭收入、支出帳目；存單、有價證券、保險憑據(jù)、借據(jù)、契約、貴重物品清單和發(fā)票等。

　?。?）證件檔案。包括房產(chǎn)證、出生證、學生證、畢業(yè)證、學位證、工作證、結(jié)婚證、身份證、戶口簿、出國護照、會員證、借書證、職稱資格證書、聘書、獨生子女證、技術(shù)資格等級證書等。

　?。?）說明書檔案。包括家庭各種家用電器的說明書、保修卡、維修單、電路圖及維修點地址、聯(lián)系電話等。

　?。?）照片、音像檔案。包括家庭成員各個時期的照片；結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄像帶、光盤、電腦軟盤等資料。

　?。?）健康檔案。包括病歷、診斷書、化驗單、體檢表、血型報告、住院記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。

　?。?）交友聯(lián)誼檔案。包括親朋好友的住址、E-mail、電話號碼、同學和老師名錄、同事名錄、來往信件、賀卡等。

　?。?）個人履歷檔案。包括家庭成員的生日、結(jié)婚紀念日及入學、入團、入黨、入伍、應聘、升職、出國、喬遷的日期；自傳、簡歷、日記；獎狀、獎牌；報刊發(fā)表的稿件；各種考試的成績單等。

　?。?）旅游檔案。包括景點門票、導游圖、旅行線路圖、賓館介紹、登程返程車票機票、游覽日記等。

　?。?）家庭藏書檔案、收藏品檔案。

　　（10）其它

　?。ǘ┚幹颇夸洝？砂搭愑檬孜蛔帜附M合給出漢語拼音代碼。如“證件檔案”（ZJ）、“旅游檔案”（LY）。再逐件排序，給出順序編號，如“畢業(yè)證”ZJ-3（意指證件類檔案第三件）。最后制作目錄表格，裝訂成冊，以便查找檢索。

　?。ㄈ┻x擇合適的裝具存放。照片、錄像帶、光盤裝入相冊或紙袋內(nèi)，加注文字說明（拍攝或制作時間、地點、人物名稱、主要內(nèi)容等）。證件放置紙盒內(nèi)，編寫順序號。其它以紙張為載體的材料，可裝入文件夾。零碎的票據(jù)可粘貼在空白紙上，并編號裝入文件夾內(nèi)。

　　家庭檔案整理完畢，應選擇一個地方集中擺放。分散擺放時，應注明確切的位置。每次使用后“物歸原位”，避免隨手放置，尋找起來困難。