檔案管理業(yè)務(wù)外包有以下幾個好處：

　　1、降低企業(yè)檔案管理成本，提高檔案利用效率

　　企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包即將企業(yè)有關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)外包給檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)，決定是否外包的一個重要因素就是外包成本是否高于內(nèi)置成本。檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)由于其服務(wù)內(nèi)容的轉(zhuǎn)移性和服務(wù)的規(guī)?；?，決定了這些檔案專業(yè)服務(wù)機構(gòu)的成本遠遠低于企業(yè)單獨進行檔案管理業(yè)務(wù)的成本。用時，由于應(yīng)用了專業(yè)化、高水平的管理技術(shù)與管理手段，外包后的企業(yè)檔案利用效率也會大幅提高。

　　2、可以減少企業(yè)在檔案管理工作的重復(fù)投入現(xiàn)象，降低企業(yè)管理風(fēng)險

　　隨著辦公自動化程度和企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件和電子檔案大量產(chǎn)生，這些數(shù)字化的文獻對管理基礎(chǔ)設(shè)施、管理技術(shù)和人員素質(zhì)的要求比紙質(zhì)文獻的要求高得多。為確保電子文件信息的持續(xù)可讀性，必須不斷地對文件進行實時遷移，以適應(yīng)新的計算機網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，這些都需要大量的投入。

　　3、有利于促進企業(yè)檔案信息化建設(shè)

　　實行企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)外包，可借助于檔案外包服務(wù)機構(gòu)在設(shè)備、技術(shù)、專業(yè)人才方面的優(yōu)勢，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，促進企業(yè)檔案信息化進程。

　　4、有助于提高企業(yè)核心競爭力

　　業(yè)務(wù)外包是企業(yè)管理的一種創(chuàng)新管理理念與管理方法，它的一個重要目標就是集中企業(yè)內(nèi)部資源，著力提高企業(yè)核心競爭力。檔案管理業(yè)務(wù)外包可以使企業(yè)從具有低附加值的日常的事務(wù)性檔案管理業(yè)務(wù)中解放出來，能夠更有效地運用其核心競爭力，把時間、精力和資源集中起來，致力于具有高附加值的戰(zhàn)略環(huán)節(jié)。

　　廣州銀安金融企業(yè)服務(wù)有限公司成立于2013年1月，背靠中國人民銀行廣州分行，是廣州銀行電子結(jié)算中心的直屬子公司，專門為銀行、證券、保險、機關(guān)單位等機構(gòu)提供會計、信貸、文書等憑證和檔案的整理、掃描、寄存、保管、調(diào)閱等服務(wù)的專業(yè)服務(wù)公司。

　　2020專門設(shè)立數(shù)據(jù)影像部為客戶提供檔案整理裝訂、高拍儀影像掃描、數(shù)據(jù)錄入檔案目錄等全方位、高品質(zhì)的檔案管理全流程生命周期延伸服務(wù)。

　　檔案管理外包有哪些規(guī)范？

　　檔案外包從服務(wù)需求內(nèi)容上整體上分為2大類，勞務(wù)外包和專業(yè)外包；

　　勞務(wù)外包主要解決的是勞動力不足的問題，而專業(yè)外包則是解決檔案管理過程中的管理流程、管理制度、專業(yè)檔案的整理方案、迎接上級檢查或檔案執(zhí)法檢查的迎檢方案、專業(yè)檔案管理軟件、檔案知識管理和數(shù)據(jù)挖掘等方面的專業(yè)服務(wù)。

　　在實際過程的檔案外包合作過程中，可能出現(xiàn)以上2種需求都包含的情況。從外包主體上可以分為檔案館（室）機關(guān)外包和企事業(yè)公司制外包2個主體類別，由于檔案館（室）主要業(yè)務(wù)是檔案管理，并配備了專業(yè)人員，所以外包的需求大多是勞務(wù)需求型的。

　　企業(yè)和事業(yè)單位的由于檔案作為支撐主營業(yè)務(wù)的模塊，往往在知識儲備和人力配備上不足，對專業(yè)要求比較高，所以往往需要進行管理咨詢、整理掃描、軟件規(guī)劃等專業(yè)外包服務(wù)。

　　財務(wù)檔案文件保管外包安全嗎？

　　財務(wù)檔案外包的安全性，要找到正規(guī)的檔案外包企業(yè)

　　1檔案實體安全

　　首先，檔案庫房建筑是檔案保管中長期起作用的因素，因此，建筑應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，達到“十防”要求，即：防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體，庫房要有足夠的面積，遵循適用、經(jīng)濟、美觀的原則。其次，對于檔案裝具要便于調(diào)閱、取拿方便、整齊劃一、合乎規(guī)范。檔案保管的設(shè)備也要一應(yīng)俱全，如去濕機、加濕器、空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備，并定期檢查保養(yǎng)。

　　2檔案信息安全

　　檔案是載體和信息內(nèi)容的統(tǒng)一體，檔案價值的發(fā)揮要依賴于其信息內(nèi)容，在檔案業(yè)務(wù)外包過程中檔案信息內(nèi)容的安全問題面臨嚴重的挑戰(zhàn)。因此，在檔案外包時，承包方的工作人員會接觸到檔案，未有裝盒的文書檔案內(nèi)容信息直接暴露在整理人員面前，這就給檔案信息安全帶來威脅，所以企業(yè)要在外包之前做足充分調(diào)研，了解檔案外包機構(gòu)人員的保密意識是否強，機構(gòu)內(nèi)部是否建立了保密制度、定期給員工培訓(xùn)。

　　相關(guān)制度的完善性

　　沒有規(guī)矩不成方圓，沒有制度管理就沒有約束。檔案外包機構(gòu)要有科學(xué)合理的管理制度，明確劃分責(zé)任，保障日常工作有章可循，有據(jù)可依，確保在外包過程中每個環(huán)節(jié)可追溯，檔案安全工作順利開展。

　　檔案安全防范是一項常抓不懈的工作，確保檔案安全責(zé)任重于泰山，我國檔案外包行業(yè)剛剛起步，各個機構(gòu)管理水平參差不齊，所以在檔案外包過程中要格外注意以上幾個方面，選擇正確的檔案外包機構(gòu)可以為企業(yè)的檔案管理工作推波助瀾。

　　在企業(yè)檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)中，因為涉及各種為企業(yè)發(fā)展所考慮的因素，企業(yè)對進行外包的檔案業(yè)務(wù)有時也有所側(cè)重。企業(yè)一般會將不涉及企業(yè)機密、專利等內(nèi)容的非核心的檔案及相關(guān)業(yè)務(wù)或與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案業(yè)務(wù)進行外包。具體外包的檔案業(yè)務(wù)大致可以分為以下幾類：

　?。?）檔案保護的外包。這項業(yè)務(wù)包括企業(yè)檔案文獻以及特殊載體檔案的編目、考訂、修裱修復(fù)、保管與維護。檔案在長時間的日常管理和使用中會有一定的破損，特別是特殊載體的檔案，破損程度更為嚴重，需要經(jīng)常對檔案進行修裱、修復(fù)。在企業(yè)檔案工作人員結(jié)構(gòu)中，掌握這項技能的檔案人員所占比例較少甚至不存在。

　　即使存在會技術(shù)保護的檔案人員，也因為器械設(shè)備不足而無法進行修裱或修復(fù)，因此企業(yè)需要將這些業(yè)務(wù)進行外包，獲取更專業(yè)的保護。對于某些小企業(yè)而言，因資源的有限，檔案文獻的編目、考訂也是需要通過外包來完成的。

　?。?）檔案的數(shù)字化。大量公司、企業(yè)面臨著將檔案數(shù)字化的問題。這個過程對于許多企業(yè)來說需要大量人員及必需的設(shè)備，而這些人員和設(shè)備在數(shù)字化之后又面臨閑置的問題。因此，許多企業(yè)將這項工作交由專業(yè)機構(gòu)或單位完成，通過外包的形式解決數(shù)字化過程中所遇到的各種問題。

　　例如太平洋保險（集團）股份有限公司從2007年8月起，進行長期的檔案業(yè)務(wù)掃描外包工作，從而達到將檔案數(shù)字化，提高業(yè)務(wù)檔案利用率，更好的保護原始的紙質(zhì)檔案，為檔案利用提供安全便捷的服務(wù)等目的。國泰君安公司為減輕各營業(yè)部的檔案電子化處理壓力，降低檔案在分散情況下因調(diào)閱、存管情況下造成的損毀、遺失風(fēng)險，特別將檔案電子化業(yè)務(wù)外包。

　?。?）檔案的日常使用業(yè)務(wù)。檔案的日常使用業(yè)務(wù)也可以進行外包。例如上海仁通檔案管理咨詢公司就開展了寄存、整理、查詢、快遞、銷毀業(yè)務(wù)，除此外還包括對備份文件的保存等工作。特別是到期銷毀的檔案業(yè)務(wù)，許多企業(yè)為了方便，更為了銷毀檔案的專業(yè)性，將此項業(yè)務(wù)交由其他專業(yè)機構(gòu)或有專業(yè)設(shè)備的企業(yè)完成。

　?。?）檔案館后勤業(yè)務(wù)外包。后勤業(yè)務(wù)包括：物業(yè)管理、運輸業(yè)務(wù)和其它后勤服務(wù)等。包括企業(yè)檔案館內(nèi)及周邊環(huán)境衛(wèi)生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調(diào)節(jié)、殺菌消毒、檔案館安全保衛(wèi)等。這些工作與檔案相關(guān)但與企業(yè)業(yè)務(wù)無關(guān)，為了避免其影響企業(yè)的工作，往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用外包企業(yè)的專業(yè)優(yōu)勢，將自身的薄弱環(huán)節(jié)交由外部完成，提高檔案的整體業(yè)務(wù)水平。

　?。?）人員的培訓(xùn)和教育工作外包。包括檔案館工作人員的崗前培訓(xùn)和繼續(xù)教育。檔案事業(yè)在不斷前進發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)因此也不斷豐富，檔案工作人員特別是企業(yè)內(nèi)檔案工作人員因為企業(yè)的發(fā)展也面臨著對檔案更高的工作要求，因此，需要對企業(yè)內(nèi)檔案工作人員不斷培訓(xùn)，崗前培訓(xùn)是為了使員工更好的適應(yīng)企業(yè)的工作環(huán)境，繼續(xù)教育是為了使員工在企業(yè)發(fā)展中更出色的完成工作任務(wù)。