檔案整理及時(shí)性

　　要做好一個(gè)合格的檔案管理員，首要要了解以下幾點(diǎn)檔案管理員工作職責(zé)：

　　1、負(fù)責(zé)管理公司各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的檔案材料，包括文件材料的接收、整理，檔案的提供利用等。

　　2、建立和完善檔案管理的相關(guān)制度。

　　3、責(zé)任心強(qiáng)，維護(hù)公司檔案歷史真跡，確保檔案的真實(shí)性和安全性，據(jù)實(shí)用檔，切實(shí)履行保密義務(wù)。

　　4、對(duì)公司各個(gè)部門(mén)的兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保檔案收集工作的規(guī)范性，并督促各部門(mén)及時(shí)歸檔。

　　5、完整接收各部門(mén)移交的檔案，對(duì)未及時(shí)移交的檔案資料主動(dòng)向使用或產(chǎn)生該檔案的部門(mén)催收。

　　6、做好公司檔案編研工作，整理公司大事記，為公司宣傳工作提供數(shù)據(jù)和信息。7、完成領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的任務(wù)。

　　另外要對(duì)檔案整理工作流程及要求了解清楚

　　一、收集

　　了解部門(mén)職能職責(zé)，將平時(shí)在工作活動(dòng)中形成的文字，圖表，聲像等材料完整地收集起來(lái)。

　　二、鑒定

　　對(duì)收集的材料逐份鑒定，看是否屬于部門(mén)文件材料的歸檔范圍，不屬歸檔范圍的，可作參考資料保存，屬于部門(mén)歸檔的文件材料，按照檔案整理流程及要求逐一整理。

　　三、分類

　　根據(jù)文件、圖表的形成規(guī)律，將相互聯(lián)系的文件材料、圖表等組合在一起列為同一類別。

　　四、組卷

　　組卷的具體做法：項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件組卷；管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)件、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

　　五、案卷及卷內(nèi)文件的排列

　　1、管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；

　　2、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列；

　　3、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　六、卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編寫(xiě)

　　1、卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面都要編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　2、頁(yè)號(hào)編寫(xiě)的位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)文件，正面在右下角、背面在左下角。圖樣頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右下角，或標(biāo)題欄外右下方；成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。案卷封面、卷內(nèi)目錄不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

　　七、加蓋檔號(hào)章與檔號(hào)的編寫(xiě)

　　檔號(hào)章蓋在每件材料的右上角空白處。檔號(hào)由三部分組成：項(xiàng)目代號(hào)+分類代號(hào)+案卷流水號(hào)，如：中國(guó)鐵建〃國(guó)際城（ZGTJ〃GJC）+部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱（如ZHB）+案卷流水號(hào)。

　　八、卷內(nèi)目錄的編制（卷內(nèi)目錄式樣見(jiàn)圖A.3）

　　文件排列與編號(hào)之后，每份文件在卷內(nèi)的位置已固定，為了便于文件利用，按規(guī)定格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄的內(nèi)容包括以下內(nèi)容：

　　1、序號(hào),用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一份文件一個(gè)號(hào)。正件與附件、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文在整理時(shí)視為一件。

　　2、文件編號(hào)，填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)。不能簡(jiǎn)寫(xiě)。沒(méi)有文號(hào)或圖號(hào)的文件，此欄不填寫(xiě)。

　　3、責(zé)任者，填寫(xiě)文件形成部門(mén)或主要責(zé)任者。填寫(xiě)的責(zé)任者應(yīng)是全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱。

　　4、文件題名，填寫(xiě)標(biāo)題的全稱，不能簡(jiǎn)寫(xiě)。

　　5、日期，填寫(xiě)文件形成日期，格式為八位數(shù)，如“20110712”。6、頁(yè)數(shù)，頁(yè)數(shù)的填寫(xiě)有幾頁(yè)填幾頁(yè)。

　　7、備注，可填寫(xiě)該份文件的密級(jí)，如無(wú)密級(jí)則不填寫(xiě)。九、檔案盒

　　檔案盒一律采用無(wú)酸牛皮紙的科技檔案盒，其規(guī)格為：310㎜×220㎜,厚度分別為20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，各部門(mén)根據(jù)需要統(tǒng)一規(guī)格相同的檔案盒。

　　十、案卷封面和案卷脊背的編制（案卷封面、案卷脊背式樣見(jiàn)圖A.1、A.2）

　　1、擬寫(xiě)案卷題名，即案卷標(biāo)題，由三部分組成：①項(xiàng)目的名稱或代字、代號(hào)；②項(xiàng)目的專業(yè)、階段的名稱、代號(hào)；③項(xiàng)目文件的名稱。

　　2、立卷單位：填寫(xiě)檔案的形成單位。

　　3、起止日期：填寫(xiě)案卷內(nèi)項(xiàng)目文件形成的起止日期。具體的方法是通過(guò)查閱卷內(nèi)目錄，找到最早的一個(gè)時(shí)間，即為起日期；找到最晚的一個(gè)時(shí)間，即為止日期。

　　4、保管期限：保管期限根據(jù)《文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定劃分，保管期限有永久、長(zhǎng)期、短期（文書(shū)類有永久、30年、10年）三類。

　　5、密級(jí)：填寫(xiě)依據(jù)保密規(guī)定確定的卷內(nèi)文件的最高密級(jí)，如無(wú)保密文件，則不填寫(xiě)。

　　6、檔號(hào)：把編寫(xiě)好的檔號(hào)填在案卷封面上。

　　十一、填寫(xiě)案卷目錄（案卷目錄式樣見(jiàn)圖A.4）

　　案卷目錄項(xiàng)目有序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁(yè)數(shù)、保管期限、備注6項(xiàng)，根據(jù)檔案盒和卷內(nèi)目錄內(nèi)容逐一填寫(xiě)，裝訂成冊(cè)，以便查閱。

　　十二、上架。檔案整理完畢后，根據(jù)盒號(hào)順序依次放入檔案密集架，便于查找利用

　　檔案管理工作要如何做好

　　導(dǎo)語(yǔ)：檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個(gè)人記憶和基因記憶的遺忘、構(gòu)建、重構(gòu)和恢復(fù)中具有重要的社會(huì)功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過(guò)去記憶事實(shí)真相的重要載體，是知識(shí)的存儲(chǔ)器，是知識(shí)咨詢和轉(zhuǎn)換的媒介，是保護(hù)過(guò)去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來(lái)的橋梁。

　　1.當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

　　1.1對(duì)檔案的重視程度不夠，管理意識(shí)不強(qiáng)

　　長(zhǎng)期以來(lái)，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫(xiě)寫(xiě)、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

　　1.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

　　大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

　　1.3檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足

　　近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的'收集、利用和開(kāi)發(fā)。

　　對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡(jiǎn)陋。有些單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有些管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

　　1.4在信息開(kāi)發(fā)和編研工作上也存在一些問(wèn)題。一些檔案部門(mén)為達(dá)標(biāo)升級(jí)應(yīng)付檢查隨便選幾個(gè)題人人都來(lái)編研使編研產(chǎn)品層次低質(zhì)量差實(shí)用性不大利用價(jià)值更小。有的選題雖好緊跟形勢(shì)但因編研時(shí)間過(guò)長(zhǎng)失去了時(shí)效性影響了作用的發(fā)揮。

　　2.檔案管理工作面臨問(wèn)題的幾點(diǎn)建議

　　2.1強(qiáng)化檔案意識(shí)對(duì)檔案工作有巨大的推動(dòng)作用

　　對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)應(yīng)根據(jù)新時(shí)期的特點(diǎn)，解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立全新的服務(wù)意識(shí)，打破傳統(tǒng)的封閉型服務(wù)模式，建立開(kāi)放型、超前性服務(wù)模式，主動(dòng)了解社會(huì)需求，進(jìn)行專題分析研究，大力發(fā)掘館(室)藏中的各類信息，運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段加大檔案信息資源的綜合開(kāi)發(fā)，為社會(huì)提供高效能的檔案信息服務(wù)。這樣才能形成一個(gè)檔案工作的良性循環(huán)，唯有如此，全社會(huì)的檔案意識(shí)才會(huì)真正得到增強(qiáng)。

　　2.2做好檔案工作全程服務(wù)意識(shí)

　　2.2.1做好檔案開(kāi)發(fā)利用工作效果的全程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案開(kāi)發(fā)利用工作的價(jià)值

　　在做好超前服務(wù)和參與服務(wù)工作后，及時(shí)總結(jié)、歸納、匯集和分析各種利用效果的數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找出規(guī)律，全程做好服務(wù)?？礄n案開(kāi)發(fā)利用工作到底為業(yè)務(wù)工作提供了哪些服務(wù)，解決了什么問(wèn)題，取得了哪些社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益;看檔案工作自身存在哪些薄弱環(huán)節(jié)和不足之處，如檔案材料收集是否齊全，整理是否系統(tǒng)，組卷是否合理，鑒定是否準(zhǔn)確，檢索工具是否實(shí)用等。

　　2.2.2做好全程服務(wù)，加強(qiáng)重點(diǎn)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)

　　在全程跟蹤服務(wù)過(guò)程中，通過(guò)對(duì)使用單位的調(diào)查、借閱內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)、使用方法的分析、編研實(shí)用性的排列等，對(duì)開(kāi)發(fā)利用工作中使用過(guò)的檔案實(shí)體有一個(gè)全面的了解，從中發(fā)現(xiàn)使用頻率很高、查閱單位眾多、利用人次頻繁、涉及范圍廣泛的檔案材料。這部分檔案信息資源將是下一個(gè)或今后若干個(gè)開(kāi)發(fā)過(guò)程中所需要和不可缺少的，也是在即將到來(lái)的利用高潮中，需要大量查閱和利用參考的。

　　為此，應(yīng)該在進(jìn)一步的追蹤服務(wù)中，掌握好檔案信息的回溯性、本源性、憑證性、連續(xù)性和內(nèi)向型，并與相關(guān)的文獻(xiàn)、資料、情報(bào)和其他形式、載體的信息資源匯總?cè)诤?，進(jìn)行二次加工提煉，形成新的更具針對(duì)性、更切合實(shí)際，具有更高價(jià)值和水平的二次文獻(xiàn)，以滿足新的一輪實(shí)用需求。

　　2.2.3做好全程服務(wù)，完善檔案開(kāi)發(fā)利用工作的分析和預(yù)測(cè)

　　首先應(yīng)對(duì)過(guò)去階段利用狀況進(jìn)行全面分析，為下一階段提供利用打好基礎(chǔ)。如檔案利用數(shù)量、范圍、卷次、類型，以及利用者類型、職業(yè)、要求、心理狀態(tài)、用途劃分等;其次要對(duì)過(guò)去階段利用特點(diǎn)進(jìn)行分析，提取最具本部門(mén)業(yè)務(wù)特色的典型實(shí)例，以及對(duì)過(guò)去利用方向的熱點(diǎn)、敏感點(diǎn)和主要工作類型，加以分析和論證;第三要在前兩點(diǎn)分析基礎(chǔ)上，對(duì)下一階段開(kāi)發(fā)利用的方向進(jìn)行預(yù)測(cè)，包括具體業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，發(fā)展動(dòng)態(tài)分析，重點(diǎn)利用方向的跟蹤調(diào)查以及周期性需求變化等等。

　　2.3提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用水平是檔案工作的根本

　　檔案收集、管理的主要目的是為了利用，利用才能充分顯示檔案的價(jià)值。因此，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源意識(shí)，通過(guò)為國(guó)家、社會(huì)乃至學(xué)校各項(xiàng)工作提供全方位的服務(wù)，以充分發(fā)揮檔案的作用。

　　在當(dāng)今信息化時(shí)代里，如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動(dòng)提供利用的水平上，是適應(yīng)不了形勢(shì)發(fā)展需要的。因此，在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源方面，檔案工作者首先要解放思想，更新觀念，從封閉型的檔案管理體制中擺脫出來(lái)，變被動(dòng)為主動(dòng)，改變過(guò)去那種坐等守?cái)偟臓顩r。

　　2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

　　2.4.1思想觀念的創(chuàng)新

　　觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

　　2.4.2管理方式的創(chuàng)新

　　檔案館(室)雖然收藏有豐富的信息資源，但是相對(duì)于使用者的多樣化要求，人們?nèi)匀粫?huì)感到館藏資源的不足。這一方面是由于檔案資源量的有限性，也是由于管理方式落后導(dǎo)致的利用效率不高。所以，必須在充實(shí)館藏內(nèi)容，提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上，有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶的需要的檔案資源，并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化，及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。

　　2.4.3服務(wù)方式的創(chuàng)新

　　如何更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。在工作中，要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性;要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究，不僅研究當(dāng)前的利用者，還要研究潛在的利用者，不僅研究利用者當(dāng)前的需要，還要研究利用者潛在的需求，以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙，以利用者的需求和潛在需求來(lái)加強(qiáng)檔案服務(wù)的創(chuàng)新，使檔案管理工作與國(guó)際接軌。

　　3結(jié)語(yǔ)

　　總之，檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。檔案管理工作面臨很多問(wèn)題，提高檔案人的檔案意識(shí)是根本，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，勇于創(chuàng)新，全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，才能更好為檔案工作服務(wù)。

　　做好檔案管理的有效措施

　　導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等一系列活動(dòng)的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權(quán)威的、可信的檔案信息服務(wù)。隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，現(xiàn)代檔案管理工作已成為相對(duì)較為專業(yè)化、復(fù)雜化的系統(tǒng)工程，尤其在檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展要求下，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。

　　1、高度重視大力投入

　　1.1提高工作人員的責(zé)任感和使命感

　　檔案管理工作對(duì)我國(guó)現(xiàn)代企事業(yè)制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。因此如何做好檔案管理工作，適應(yīng)檔案管理工作的新形勢(shì)，培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感的和使命感，進(jìn)而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情顯得尤為重要。

　　1.2管理層高度重視

　　檔案工作自身具有很強(qiáng)的內(nèi)務(wù)性，雖不引人注意，卻必不可少。所以，必須提高對(duì)檔案管理的重視，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理在社會(huì)發(fā)展中的重要意義，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任度，朝著現(xiàn)代化檔案管理模式方向進(jìn)發(fā)。

　　1.3大力投入

　　目前，一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。眾所周知，檔案管理的開(kāi)展需要專門(mén)的場(chǎng)地和專門(mén)的設(shè)施。有利于資料的存儲(chǔ)和管理，從而實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化的管理。只有保障充足的投入才能改善設(shè)備設(shè)施、確保工作、提高檔案管理功能建設(shè)[1]。

　　2、強(qiáng)化檔案管理者的技術(shù)水平

　　2.1加強(qiáng)培訓(xùn)

　　檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。而良好的檔案管理離不開(kāi)檔案管理人員的高素質(zhì)高水平。

　　為了不被時(shí)代浪潮淘汰，專業(yè)的崗位培訓(xùn)必不可少。檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高不應(yīng)只關(guān)注業(yè)務(wù)能力和知識(shí)程度，還應(yīng)該重視政治態(tài)度和業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高培訓(xùn)力度，為檔案管理培養(yǎng)更優(yōu)秀的專業(yè)人員。另外，還應(yīng)以現(xiàn)實(shí)為出發(fā)點(diǎn)，根據(jù)崗位的不同、層次的高低、渠道的多少展開(kāi)培訓(xùn)[3]。

　　2.2形式多樣

　　其一，信息技術(shù)。檔案信息化建設(shè)是提高服務(wù)質(zhì)量的.首選途徑。以檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)也是開(kāi)展檔案工作的又一目標(biāo)[4]。另外，信息化的迅猛前進(jìn)將檔案管理工作推進(jìn)了更大的浪潮，信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理跨越的主要途徑。所以，應(yīng)盡量將新科技應(yīng)用到檔案管理中，促進(jìn)檔案信息化的實(shí)現(xiàn)[5]。

　　其二，促進(jìn)同行業(yè)的學(xué)習(xí)十分重要，確保同行之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系，有效的信息溝通，相互補(bǔ)充。對(duì)于行之有效的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)要主動(dòng)吸收和借鑒，少走彎路。

　　3、檔案工作要規(guī)范化

　　檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：

　　一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中，制度形同虛設(shè)，想交就交，不想交就不交，檔案收集考不全;

　　二是檔案整理不規(guī)范。

　　三是檔案綜合管理力度不夠。

現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

　　3.1檔案管理規(guī)范性出現(xiàn)問(wèn)題的原因

　　在實(shí)際的檔案管理工作中，受到編制體制、人員素質(zhì)等方面因素的影響，檔案管理規(guī)范性還不夠高，特別是在一些企事業(yè)單位，人員流動(dòng)性強(qiáng)、從業(yè)人員能力低的問(wèn)題都對(duì)檔案管理的規(guī)范性帶來(lái)不小的影響。

　　3.2觀念認(rèn)識(shí)有偏差

　　一些單位對(duì)于檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)還不到位。一是主動(dòng)性不強(qiáng)。不少單位的檔案管理人員是采取兼崗的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)管理工作，在檔案整理、匯總等工作缺乏時(shí)效性。二是標(biāo)準(zhǔn)性不強(qiáng)。一些工作人員沒(méi)有受到過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案記載、整理等業(yè)務(wù)工作不了解，檔案整理不規(guī)范。三是關(guān)注度不強(qiáng)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理關(guān)注不高，對(duì)于檔案保管的設(shè)備、環(huán)境等條件等沒(méi)有足夠重視，也影響了管理規(guī)范性的提高。

　　3.3管理制度不健全

　　檔案管理工作作為單位日常管理工作的重要組成部分，有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范。但隨著近年來(lái)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的普及，一些單位對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)有了一定的松懈思想。

　　一方面，在資料收集和整理方面，不少單位偏重資料的搜集，但在整理匯總、歸檔方面比較滯后。另一方面，檔案管理不嚴(yán)格。規(guī)范性的落實(shí)需要制度的保障。但一些單位對(duì)于檔案管理制度往往僅停留在紙面上、墻面上，而沒(méi)有真正落實(shí)到位，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題十分突出。

　　3.4監(jiān)管機(jī)制不到位

　　檔案管理工作的特殊性決定了其監(jiān)管工作的不便性，特別是在規(guī)范性建設(shè)方面，專業(yè)人員少、監(jiān)管力度不夠的問(wèn)題十分突出。

　　4、檔案管理規(guī)范性應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)

　　針對(duì)當(dāng)前檔案管理規(guī)范性工作中存在的問(wèn)題，筆者認(rèn)為要提高其工作的質(zhì)量，就應(yīng)當(dāng)從提高觀念認(rèn)識(shí)入手，用制度規(guī)定作保證，落實(shí)考核和監(jiān)管機(jī)制，提高檔案管理的規(guī)范性。

　　4.1轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)

　　無(wú)論單位管理人員，還是具體的工作人員，都必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)，切實(shí)按照相關(guān)制度的要求，做好檔案的登記、匯總、整理;樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)做好檔案管理相關(guān)工作。

　　4.2健全制度，完善檔案管理規(guī)范性體系構(gòu)建

　　在制度建設(shè)方面，要完善檔案管理規(guī)范體系，樹(shù)立統(tǒng)一科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)制度落實(shí)。一是建立資源共享機(jī)制。檔案管理關(guān)系到單位和個(gè)人的切身利益，必須要盡量做到數(shù)據(jù)齊全、規(guī)范。

　　因此提高規(guī)范性的基礎(chǔ)，就是要與單位辦公室、個(gè)人建立資源共享機(jī)制，從而更為全面快捷的掌握單位和個(gè)人的信息數(shù)據(jù)，及時(shí)更新和匯總相關(guān)情況。二是建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)機(jī)制。針對(duì)檔案管理數(shù)據(jù)化程度逐步提高的現(xiàn)實(shí)，因此提高數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化，是未來(lái)檔案管理規(guī)范性的必然要求。對(duì)此，檔案管理部門(mén)要建立和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)，從用詞、格式等方面做統(tǒng)一的規(guī)范，便于數(shù)據(jù)的匯總和整理。

　　4.3落實(shí)責(zé)任，加強(qiáng)檔案管理規(guī)范性監(jiān)督檢查

　　在日常管理工作中要進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任分工、明確監(jiān)管職責(zé)，用責(zé)任來(lái)促進(jìn)規(guī)范性落實(shí)。

　　一是要明確專人負(fù)責(zé)。同時(shí)要建立檔案交接等機(jī)制，確保管理的延續(xù)性。

　　二是要加強(qiáng)監(jiān)管力度。無(wú)論是上級(jí)部門(mén)，還是單位自身，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范性的監(jiān)管，落實(shí)相關(guān)制度規(guī)定，在軟硬件建設(shè)方面給予必要的保障和監(jiān)督。

　　三是要細(xì)化獎(jiǎng)懲措施。注重對(duì)檔案管理工作的檢查，對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題要建立規(guī)范的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促進(jìn)工作制度落實(shí)。

　　4.4提高素質(zhì)，滿足檔案管理規(guī)范性多樣需求

　　首先要為單位招納業(yè)務(wù)技術(shù)過(guò)硬的管理人才;其次，要加強(qiáng)對(duì)管理人員的崗前培訓(xùn)，使他們能夠更好的熟悉和處理相關(guān)的管理工作。在培訓(xùn)內(nèi)容方面，一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合單位具體的工作，使理論知識(shí)能夠與實(shí)際工作很好的結(jié)合;二要加強(qiáng)對(duì)其工作責(zé)任心的培養(yǎng)，將激勵(lì)機(jī)制引入到檔案管理工作中來(lái)，提高他們的工作積極性。

　　5、結(jié)束語(yǔ)

　　全新環(huán)境下，檔案管理工作需要面臨更高的挑戰(zhàn)。所以，分析新環(huán)境下檔案管理的變革，探討有效的檔案管理途徑，多方面創(chuàng)新檔案管理工作都是必須實(shí)現(xiàn)的。要緊隨時(shí)代潮流，形成大服務(wù)觀念，擺正位置，以大環(huán)境為助力推進(jìn)自身發(fā)展。

　　就檔案管理者而言，只有在工作中積極主動(dòng)，通過(guò)自身實(shí)際行動(dòng)去喚起其他人的認(rèn)知，提高檔案管理工作的重視。完善各項(xiàng)制度，科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，開(kāi)創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

　　檔案管理的方法措施

　　導(dǎo)語(yǔ)：檔案管理工作做得如何，是衡量單位工作業(yè)績(jī)與管理水平的重要尺度，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。為進(jìn)一步促進(jìn)單位科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。

　　一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

　　檔案就是完成了書(shū)面工作處理程序，將接收的信息和所記敘的內(nèi)容進(jìn)行備案的歷史工作文件。因此書(shū)面方式的公文的準(zhǔn)備工作是檔案工作的第一步，要規(guī)范的處理公文，細(xì)致的審查公文，公文形成的過(guò)程要嚴(yán)格把關(guān)，這是把檔案管理工作做好所需的基礎(chǔ)。

　　公文的草案擬制是公文形成所需的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有了大致的計(jì)劃方向才能更好的進(jìn)行下一步，不同單位的草案擬制部門(mén)各不相同，有些單位的公文草案擬制是由相關(guān)辦公室統(tǒng)一擬制，有些則是由相關(guān)的部門(mén)先立草案然后遞交給辦公室負(fù)責(zé)印制。

　　但各個(gè)部門(mén)公文起草人員的水平和質(zhì)量有一定差異，對(duì)于公文擬制所需的要求理解分析不一致，可能會(huì)導(dǎo)致擬制的文件質(zhì)量上不盡人意。主要存在著以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　1、體裁使用不正確，比如請(qǐng)示公文和報(bào)告公文沒(méi)有明確區(qū)分;一份公文卻請(qǐng)示多個(gè)事件;沒(méi)有按照規(guī)則運(yùn)動(dòng)文種。

　　2、一些公文的附件標(biāo)識(shí)不明確，一些公文有附件，沒(méi)有在規(guī)定的地方作出任何標(biāo)識(shí)，也沒(méi)有在公文附件的名稱前標(biāo)注出詳細(xì)的序號(hào)，整個(gè)公文的行文程序混亂。

　　3、公文主題標(biāo)注不明確，不便查閱。

　　4、公文中沒(méi)用規(guī)范的使用數(shù)字。

　　以上情況，對(duì)于公文轉(zhuǎn)變成檔案的立卷和歸檔有著較大影響。因此，負(fù)責(zé)公文起草擬制的工作人員，有責(zé)任和義務(wù)對(duì)各個(gè)部門(mén)的公文進(jìn)行查看，仔細(xì)審核，尤其是一些關(guān)鍵的字、句、詞要嚴(yán)格把關(guān)，在有問(wèn)題的情況下，要盡快通知提供公文初稿的單位，告知對(duì)方具體情況，將出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方及時(shí)協(xié)商解決。

　　二、檔案整理工作，從公文的評(píng)估分類做起

　　在將公文相關(guān)事務(wù)處理結(jié)束之后，便可以將公文進(jìn)行保存，并把公文的類別進(jìn)行整理和分類，將其中內(nèi)容不重要和普通的另外保存，不能丟棄。如果遇到涉及到重要內(nèi)容的公文，例如涉及單位的重大開(kāi)會(huì)、重大事件以及單位要求保存的公文，這類公文就需要明確標(biāo)注，以備隨時(shí)查閱。要做好這項(xiàng)工作，務(wù)必要遵守以下幾個(gè)條件：

　　1、對(duì)于這項(xiàng)檔案整理工作，需要有清晰的認(rèn)知，要把管理檔案工作做好，就要把公文的管理規(guī)范熟知，才能將公文員工作真正融合，還要提前對(duì)所負(fù)責(zé)部門(mén)的檔案翻查，掌握所有檔案信息，保證檔案有高質(zhì)量，以防檔案重復(fù)，使檔案管理更便捷、科學(xué)。

　　2、作為檔案工作人員，必須要有職業(yè)責(zé)任感，對(duì)工作也要有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，將檔案記載在大腦中，對(duì)每一份檔案都要認(rèn)真細(xì)心，對(duì)每一份檔案都做出正確的評(píng)價(jià)。將檔案工作生活化、日?；?/p>

　　3、作為公文文秘要時(shí)常學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)，及不斷提高自身的職業(yè)素質(zhì)。公文工作員的檔案工作是一項(xiàng)比較專業(yè)帶有技術(shù)性的工作，在日常中要加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案方面的知識(shí)，隨身攜帶相關(guān)的專業(yè)書(shū)籍，時(shí)常范圍，做到在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)。這樣才能較高的工作效率。

　　三、完善公文材料，做好檔案收集工作

　　檔案管理部門(mén)在文公分類入檔的時(shí)候，需要先檢查形成公文的前期材料，在過(guò)程中，需要翻閱其他附屬資料，如果發(fā)現(xiàn)公文前期資料中有沒(méi)入檔的附件要向相關(guān)部門(mén)或單位催要，過(guò)程中發(fā)現(xiàn)同一公文中有個(gè)別公文沒(méi)有按照規(guī)定時(shí)間交還的，要跟蹤回收，堅(jiān)決不能讓公文檔案長(zhǎng)時(shí)間的的停留在他人的手中，這不但可能會(huì)對(duì)檔案造型損壞、遺失，也會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)而遺忘檔案的收歸，對(duì)檔案管理工作帶來(lái)重大的失誤。所以在檔案管理的工作中，要不斷的復(fù)查過(guò)去的歷史進(jìn)程，對(duì)檔案流向掌握清晰，在過(guò)程中，需要注意以下幾個(gè)方面：

　　1、檔案整理工作必須從平時(shí)做起

　　對(duì)于上級(jí)發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價(jià)值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會(huì)價(jià)值而被淘汰;而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲(chǔ)存價(jià)值，能使后人通過(guò)其載錄進(jìn)行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

　　2、檔案整理工作應(yīng)注重細(xì)節(jié)

　　對(duì)于單位的文件以及領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，一定要及時(shí)的將所有的文件資料收集完整，按照資料的內(nèi)容順序，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁(yè)”到集中歸整為“件”，到正式整理時(shí)裝盒為“卷”。這檔案管理工作入檔以前需要做的必須事件，過(guò)程務(wù)必不能有所遺漏，否公文檔案不完整，會(huì)給后期的查閱工作帶來(lái)誤導(dǎo)，影響整個(gè)檔案管理的完整性。

　　檔案的管理工作的良好運(yùn)作，不僅對(duì)單位管理層對(duì)單位情況能夠隨時(shí)調(diào)查翻閱，了解單位目前的大致情況以外，還能給單位調(diào)整政策帶來(lái)依據(jù)，為單位改革提供歷史數(shù)據(jù);也是向社會(huì)各界證明其單位優(yōu)越成績(jī)的證明，和其他的方面的合作的基礎(chǔ)。

　　做好檔案的管理工作不僅僅是對(duì)于單位有益，對(duì)于整個(gè)社會(huì)檔案管理工作也具有進(jìn)步性。在我國(guó)現(xiàn)目前不斷的發(fā)展的背景之下，不斷對(duì)檔案管理手段進(jìn)行創(chuàng)新，以更創(chuàng)新、更方便的方式整理單位檔案，可以全面的反應(yīng)單位的整體情況。

　　四、善于交流，接受新信息，達(dá)到資源共享

　　一個(gè)檔案管理的工作人員，需要不斷的積累經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于不斷遇到的難題要積極的向上級(jí)部門(mén)或者同事請(qǐng)教，不能夠隨意的憑借自己主觀隨意把檔案歸類，需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)檔案和調(diào)查的資料相結(jié)合，也可以有創(chuàng)造性的進(jìn)行歸檔，但切記要根據(jù)相關(guān)規(guī)范來(lái)處理。在工作期間，檔案管理人員要不斷強(qiáng)化自身的責(zé)任意識(shí)感，建立良好的職業(yè)精神。迅速的接納新興信息，擴(kuò)寬知識(shí)面，將知識(shí)經(jīng)驗(yàn)融入到檔案管理的工作中。

　　五、結(jié)語(yǔ)

　　檔案管理工作是我國(guó)政府、企業(yè)良好長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要一環(huán)，是為了讓我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作更加的完善，提高檔案管理工作人員的工作水平及素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理員對(duì)于檔案管理工作的熱情和責(zé)任感，全心身的投入到檔案管理的工作之中。使得檔案管理更加科學(xué)規(guī)范化，更好的完成與各部門(mén)的工作配合，提高整個(gè)工作流程效率，減少繁瑣的環(huán)節(jié)，為政府、企業(yè)發(fā)展形成良性循環(huán)。