檔案整理編目

　　一）檔號(hào)編制原則

　　檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：

　　1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴(kuò)充性原則；5、簡(jiǎn)單性原則。

　?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

　　根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

　?。ㄈn號(hào)的編制方法

　　1、全宗號(hào)的編制方法

　　全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。

　　2、案卷目錄號(hào)的編制方法

　　案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

　　3、類別號(hào)的編制方法

　　類別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。

　　4、項(xiàng)目號(hào)的編制方法

　　項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。

　　5、案卷號(hào)的編制方法

　　案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　6、件號(hào)的編制方法

　　件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

　　7、頁(yè)（張）號(hào)編制方法

　　頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　?。ㄋ模┌妇砟夸浀木幹?/p>

　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

　　檔案編目的步驟方法

　　檔案編目的一般方法和步驟是：

　?、賹?duì)檔案進(jìn)行著錄和標(biāo)引?？梢暀n案的實(shí)際情況采取文件級(jí)著錄或者案卷級(jí)著錄。同時(shí)進(jìn)行分類標(biāo)引和主題標(biāo)引，以形成目錄的不同條目。中國(guó)制定有統(tǒng)一的《檔案著錄規(guī)則》、《中國(guó)檔案分類法》和《中國(guó)檔案主題詞表》，為各檔案館(室)進(jìn)行編目提供了標(biāo)準(zhǔn)。

　?、谶M(jìn)行目錄的組織和編制。即對(duì)著錄標(biāo)引形成的條目進(jìn)行編排，分別組成分類目錄、主題目錄、人名目錄及各種專題目錄(見檔案目錄)。檔案館指南、全宗指南、專題檔案指南等報(bào)道工具，一般采用文字?jǐn)⑹鲂问蕉菞l目排列形式，采取編撰方法而不采取上述方法。隨著電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，為檔案編目提供了便利(見計(jì)算機(jī)輔助檔案管理)。

　　檔案整理

　　一、檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。檔案整理是檔案工作業(yè)務(wù)中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，通過整理，使檔案能夠全面、系統(tǒng)地反映立檔單位的工作活動(dòng)面貌，提示文件材料之間的相互聯(lián)系，以便于檔案的管理和利用。

　　（一）檔案整理的類型

　　檔案整理可以分為以下三種類型：

　　1．系統(tǒng)排列和編目；2．局部調(diào)整；3．全過程整理

　?。ǘn案整理的內(nèi)容和步驟

　　檔案整理的內(nèi)容，從性質(zhì)上分，包括系統(tǒng)化和編目?jī)刹糠?。檔案的系統(tǒng)化，就是對(duì)檔案的內(nèi)容和成份進(jìn)行科學(xué)分析和綜合的工作，即按照一定的原則和方法對(duì)檔案分門別類、組織案卷、有序排列，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)聯(lián)系的整體，具體內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷排列等；檔案的編目是以一定形式提示和介紹檔案內(nèi)容和形式特征的工作，具體內(nèi)容包括：卷內(nèi)文件的編號(hào)、卷內(nèi)文件目錄和備考表的編制、案卷封面填寫、檔號(hào)和案卷目錄的編制等。系統(tǒng)化是編目工作的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的體現(xiàn)。

　?。ㄈn案整理的原則

　　檔案整理工作應(yīng)該按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于檔案的管理和利用，這是檔案整理的基本原則。

　　1．保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。

　　2．充分利用原有的整理基礎(chǔ)

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對(duì)于已經(jīng)整理過的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系，重新整理，這就是我國(guó)檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。

　　3．便于檔案的保管和利用

　　檔案整理編目

　　便于檔案的保管和利用，是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理質(zhì)量的最終尺度。

　　二、全宗

　?。ㄒ唬┤诘母拍?/p>

　　全宗是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地講，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。按照全宗管理檔案，是檔案工作中的一個(gè)基本原則和核心理論。

　　（二）立檔單位及其構(gòu)成條件

　　立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指形成全宗的單位或個(gè)人。判斷一個(gè)單位是否立檔單位，主要看它是否具有以下三方面的條件：

　　1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；

　　2.是一個(gè)的會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；

　　3.設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。

　　其中，第一個(gè)條件是首要的、必要的條件，后兩個(gè)是補(bǔ)充條件。

　?。ㄈ┝n單位變化對(duì)全宗劃分的影響

　　1.政權(quán)更迭的全宗處理

　　2.立檔單位職能發(fā)生根本性變化的全宗處理

　　3.立檔單位其他變化情況的全宗處理

　?。ㄋ模┤诘难a(bǔ)充形式

　　1．聯(lián)合全宗；2．匯集全宗；3．檔案匯集

　?。ㄎ澹┡卸n案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關(guān)鍵是確定檔案的形成者，具體分發(fā)文、收文和內(nèi)部文件三種情況。對(duì)于那些沒有標(biāo)明作者或收受者的“無頭無尾”文件，則要從文件的外部特征和內(nèi)部特征進(jìn)行考證，綜合判定其所屬全宗。

　　三、全宗內(nèi)檔案的分類

　　檔案整理編目

　　（一）分類的基本要求

　　全宗內(nèi)檔案的分類，就是把立檔單位所形成的檔案，按其來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式的異同，分成若干層次和類別，使之構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。它包括分類方法的選擇、分類方案的制訂、檔案歸類和案卷排列等內(nèi)容。

　　分類應(yīng)遵循以下基本要求：

　　1．客觀性；2．邏輯性；3．可操作性。

　?。ǘ┏Ｓ玫姆诸惙椒?/p>

　　檔案分類法，是具體劃分全宗內(nèi)檔案異同點(diǎn)的標(biāo)準(zhǔn)和根據(jù)，也稱“分類標(biāo)準(zhǔn)”、“分類原則”或“分類特征”。全宗內(nèi)檔案分類的方法很多，常用的主要有以下四種：

　　1．年度分類法；2．組織機(jī)構(gòu)分類法；3．問題分類法；4．門類分類法

　?。ㄈ┓诸惙桨傅木幹?/p>

　　所謂分類方案，就是標(biāo)列各個(gè)層次的類目名稱，表示全宗內(nèi)檔案分類體系的綱要，又稱“分類大綱”。分類方案是檔案分類的依據(jù)，但在分類過程中可以根據(jù)實(shí)際情況修訂和完善。

　　1.機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制

　　機(jī)關(guān)全宗分類方案的編制，應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門類和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類。機(jī)關(guān)檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法。

　　2.企業(yè)全宗分類方案的編制

　　根據(jù)國(guó)家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》的規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案分類設(shè)置十個(gè)一級(jí)類目，即黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類。特大型企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的企業(yè)，有些檔案難以歸入上述十大類目時(shí)，可根據(jù)實(shí)際需要增設(shè)一級(jí)類目。

　　四、檔號(hào)和案卷目錄的編制

　?。ㄒ唬n號(hào)編制原則

　　檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原則：

　　1．唯一性原則；2．合理性原則；3．穩(wěn)定性原則；4．?dāng)U充性原則；5．簡(jiǎn)單性原則。

　?。ǘn號(hào)的結(jié)構(gòu)

　　根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

　?。ㄈn號(hào)的編制方法

　　1.全宗號(hào)的編制方法

　　全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類全宗的順序號(hào)。

　　2.案卷目錄號(hào)的編制方法

　　案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

　　3.類別號(hào)的編制方法

　　類別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類別號(hào)一般不應(yīng)超過三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類別號(hào)。

　　4.項(xiàng)目號(hào)的編制方法

　　項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門編制的項(xiàng)目代號(hào)。

　　5.案卷號(hào)的編制方法

　　案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

　　6.件號(hào)的編制方法

　　件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩種情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單件裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個(gè)類目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

　　7.頁(yè)（張）號(hào)的編制方法

　　頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

　　（四）案卷目錄的編制

　　案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

　　案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類方案中的一級(jí)類目為單位編制的分類目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

　　什么是案卷編目？

　　案卷編目在對(duì)案卷次序進(jìn)行排列之后，將案卷逐個(gè)登記到案卷目錄上，并編制成各種案卷目錄的工作。案卷編目是檔案整理的重要內(nèi)容之一，是檔案整理工作的最終完成。案卷編目的類型基本有兩種：

　　一是以全宗為單位編制的綜合目錄；

　　二是以全宗內(nèi)各門類檔案為單位編制的分冊(cè)目錄。

　　這種分冊(cè)的獨(dú)立目錄，又可按其門類的特征分為以下幾種：

　?、僖匀趦?nèi)檔案分類方案為基礎(chǔ)，按全宗內(nèi)組織機(jī)構(gòu)或年度為單位編制案卷目錄；

　　②按保管期限編制案卷目錄；

　?、郯幢９芷谙藿Y(jié)合分類方案編制案卷目錄?；痉椒ㄒ话闶窍劝礄n案分類的類別編目，然后再按檔案的保管期限分別編制案卷目錄。編排案卷目錄后，填寫目錄號(hào)，以便查找。

　　檔案編目的簡(jiǎn)介

　　首先是在檔案整理過程中進(jìn)行初步編目,包括案卷封面編目(擬定案卷標(biāo)題、確定和填寫卷內(nèi)文件起止日期等),編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，以固定整理工作的成果，為檔案保管提供方便，其成果也是檢索檔案的基本工具。

　　其次在初步編目的基礎(chǔ)上編制全宗目錄、案卷(文件)分類目錄、主題目錄、專題目錄和檔案館指南等，以提供各類檔案檢索工具和報(bào)道目錄，為查閱檔案者服務(wù)。