工會檔案整理

　　第一條以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，聯(lián)系公司工會實際情況，特制訂本辦法。

　　第二條公司工會辦公室設(shè)立專門的檔案工作，處理業(yè)務(wù)時應(yīng)受公司檔案處指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，其任務(wù)包括：

　　收集、整理、立卷、保管公司工會的文書檔案；

　　積極開展檔案的提供利用工作；

　　進(jìn)行檔案統(tǒng)計；

　　認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》有關(guān)制度、檔案工作理論、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。

　　第三條歸檔

　　歸檔的文書包括：

　　公司工會與有關(guān)單位的來往信函、各種協(xié)議書、合同等；

　　公司工會會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、獎懲以及規(guī)章制度）；

　　公司工會制訂的各種計劃、統(tǒng)計、工作總結(jié)等；

　　公司工會主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件和會議總結(jié)、紀(jì)要；

　　上級工會的各類文件；

　　公司各部門的發(fā)文；

　　其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經(jīng)驗材料。

　　第四條歸檔要求

　　歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔；

　　在一個類型的案卷內(nèi)要按問題或文件形成的時間，系統(tǒng)地排列；

　　案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）3種；

　　按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫案卷目錄備考表；

　　全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。

　　第五條檔案借閱

　　借閱檔案要履行借閱手續(xù)。調(diào)閱檔案只限在檔案室查閱，不能帶出，若遇必須帶出檔案室查閱的，一定要經(jīng)過辦公室主任批準(zhǔn)；

　　借閱檔案的時間一般最長不能超過10天，密級檔案最長不能超過一周；

　　借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，不得在文件上圈點、劃線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案；

　　借檔人的確由于工作原因而需要復(fù)印文件或摘抄文件，需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)；

　　借閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。

　　工會材料如何存檔

　　按以下管理辦法管理工會檔案

　　一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)檔案管理制度》，利用多種形式，開展檔案宣傳工作，增強(qiáng)工會文書的檔案管理意識，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的作用。

　　二、工會形成的檔案是工會的寶貴財富，檔案工作是工會工作的組成部分。工會全體工作人員都要重視檔案工作，注意積累材料，按規(guī)定及時歸檔。

　　三、工會文書檔案歸檔范圍：

　　1、上級有關(guān)工會工作的文件2、職代會文件材料

　　（1）職代會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結(jié)、記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會發(fā)言稿、照片、錄音、錄像；大會主席團(tuán)、秘書長、代表和列席代表名單；候選人和情況介紹；選舉辦法、選舉結(jié)果和上級批復(fù)等；

　?。?）大會提案及情況；會議簡報、會議講座情況及反映記錄等

　?。?）會議參考文件、工作人員名單、工作證、代表證、列席選票式樣

　　3、有關(guān)工會工作的報告、請示及批示、批復(fù)

　　4、工會工作計劃、總結(jié)及綜合匯報材料

　　5、校工會的決定、管理辦法及有關(guān)文件材料

　　6、表彰工會先進(jìn)集體、個人的材料、名單

　　7、工會組織大型文體活動的文件材料

　　8、工會基本情況統(tǒng)計材料

　　9、基層工會干部名冊、會員名冊

　　10、反映女工工作、家屬工作的文件材料

　　四、工會文書檔案整理和歸檔

　　1、集中統(tǒng)一管理工會各類文書檔案。負(fù)責(zé)接受、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管各類檔案及有關(guān)文件資料。開發(fā)檔案信息資源，積極主動提供利用。

　　2、歸檔的材料須按項目分類歸檔。各種歸檔材料在材料內(nèi)容形成后的七至十天歸檔。

　　3、歸檔材料一律用A4歸檔紙書寫。歸檔材料除圖片、照片、會議記錄外，其余均需具有原稿和打印件，有關(guān)文件需有紅頭和公章，不能用復(fù)印件。

　　4、檔案工作逐步采用計算機(jī)管理，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

　　基層工會文書檔案立卷歸檔制度有哪些內(nèi)容？

　　第一章總則

　　第一條本制度以加強(qiáng)本公司工會文書立卷工作為目的。

　　第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，公司工會在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都必須按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后應(yīng)及時交給專（兼）職文書人員歸檔。檔案管理人員工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　第二章文件材料的收集管理

　　第四條堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)整理本部門的文件材料，并保持其穩(wěn)定性。若有人員變動應(yīng)及時通知檔案室。

　　第五條凡本公司工會發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第六條幾個部門參與辦理一項工作，在這樣的工作活動中形成的文件材料，應(yīng)由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　公司工會工作中外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報旅費(fèi)時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后才可向財務(wù)部門核報旅費(fèi)；

　　本公司工會召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報銷會議費(fèi)用。

　　第七條各部門專（兼）職文書的職責(zé)。

　　了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料；

　　認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔工作做好，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)；

　　承辦人員借用文件材料時，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時借閱登記手續(xù)。

　　第三章歸檔范圍

　　第八條重要的會議材料，包括：會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　　第十條本公司工會對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　第十一條本公司工會的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　　第十二條本公司工會反映主要職能活動的報告、總結(jié)。

　　第十三條本公司工會的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第十五條本公司工會與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　第十六條本公司工會干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條本公司工會職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條本公司工會的發(fā)展歷程、重大事件及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　第四章平時歸卷

　　第十九條各部門都要建立并健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一管理。

　　第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明易懂，序號明確。

　　第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時收集并整理將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

　　第二十二條專（兼）職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入保存文件的夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

　　第五章立卷

　　第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作應(yīng)由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

　　第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，不能將分開存放，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，對于少數(shù)與絕密電文有緊密聯(lián)系的普通文電，可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前、請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料按照其形成的規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫序號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫案內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

　　第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在卷尾的備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。

　　第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂：裝訂前，去掉文件材料包含的金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按要求糊裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

　　案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄），文件封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

　　第六章附則

　　第三十四條本制度自印發(fā)之日起實施。

　　基層工會聲像檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為加強(qiáng)本公司工會的聲像檔案管理，特制定本辦法。

　　第二條本公司工會的聲像檔案包括本公司工會在社會實踐活動中直接形成的，對國家、社會、公司和公司工會有保存價值的錄音、錄像、照片、影片等具有文字說明的歷史記錄。

　　聲像檔案一般由兩部分組成，即錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片（母片）、照片（含底片）等和文字說明。

　　第三條聲像檔案是本公司工會卷宗的組成部分，必須由檔案室實行集中統(tǒng)一管理。

　　第二章聲像檔案資料的收集

　　第四條收集范圍。

　　反映本公司工會主要職能活動工作成果的聲像資料；

　　本公司工會有關(guān)的各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與重大活動的聲像資料；

　　本公司工會有關(guān)人員組織或參加的重要會議的聲像資料；

　　其他具有保存價值的聲像資料。

　　第五條收集時間。

　　聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)與立檔部門其他載體形態(tài)的檔案同時歸檔；如有特殊情況也可適當(dāng)延長歸檔時間；

　　檔案部門應(yīng)隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。

　　第六條收集要求。

　　錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，以防散失，其形成費(fèi)用不予報銷；

　　接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；

　　聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

　　第七條聲像檔案資料的征集。

　　檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料。

　　第八條聲像檔案的管理，包括分類、組合、排列和編目，要求歸檔材料系統(tǒng)有序，便于保管和利用。

　　第九條聲像檔案的管理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助。

　　第十條分類、編號。

　　照片檔案按年代、問題分類。同一類型的照片按時間順序編號，并填寫其底片號。底片在全宗內(nèi)編流水號。格式：全宗號—流水號；

　　錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代、問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，屬于一個案卷號，然后每盤再依次編排序號；

　　編注與其他裁體檔案相聯(lián)系的參照號。格式為（檔案形態(tài)）檔號、（檔案形態(tài)）檔號。

　　第十一條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，確定保管期限。

　　第十二條文字說明的編寫。

　　文字說明的基本內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝制者）等’

　　編寫文字說明的要求：

　　準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的信息，標(biāo)注項目準(zhǔn)確齊全；

　　按照片的自然張（內(nèi)容相近的亦可以若干張）編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。其中聯(lián)系密切的聲像資料應(yīng)輔以文字說明；

　　文字說明簡潔、通順；

　　時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

　　第十三條編制格式。

　　照片編制采用橫寫格式：照片、底片號—文字說明—參見號—攝制時間—攝制者；

　　錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上逐項填寫要求內(nèi)容。

　　第十四條案卷要求。

　　集中編放具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成的案卷；

　　卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄；

　　卷內(nèi)備考表。用于說明卷內(nèi)聲像材料的整理、變動情況。

　　第十五條編目。

　　編排聲像檔案的目錄要依照GB37925－85《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。

　　第三章聲像檔案的保管

　　第十六條聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對已被損壞的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。

　　第十七條保管條件。

　　底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13~15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35％~45％；

　　照片庫溫應(yīng)保持14~24℃，相對濕度應(yīng)保持375％~675％；

　　錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18~24℃，相對濕度應(yīng)保持40％~60％。

　　第十八條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必須避開30奧斯特以上的磁場，磁帶盒與盒的間距不小于3毫米；鐵皮柜不宜存放磁帶。

　　第十九條對庫存的照片檔案，每兩年要檢查一次。

　　第二十條歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記注冊。

　　第二十一條建立健全聲像檔案統(tǒng)計制度，做好聲像檔案的統(tǒng)計工作，如收進(jìn)、移出、庫存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等。

　　第四章聲像檔案的開發(fā)利用

　　第二十二條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，以使利用更方便。

　　第二十三條建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，以聲像檔案的機(jī)密程度決定其利用范圍。

　　第二十四條聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案室負(fù)責(zé)辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù)責(zé)賠償。

　　第二十五條在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報告會、展覽會，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。

　　第五章附則

　　第二十六條本辦法經(jīng)核準(zhǔn)后實施。