文書檔案整理工作包括哪些內容

　　檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有我為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內容，希望大家喜歡！

　　文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

　　(1)分類。分類的一般方法是按照文件材料產生的時間或來源、內容、形式等進行分類。

　　(2)立卷。立卷的主要依據是文件材料的問題特征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū)特征。

　　(3)排列案卷排列較為常用的方法是依據其所反映的工作上的聯系或問題進行排列。

　　(4)編目。編目的類型基本有兩種，一種是綜合目錄，一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限來編制。

　　文書檔案

　　文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。

　　由于這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

　　也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

　　如何做好文書檔案管理工作

　　一、優(yōu)化文書檔案管理制度

　　傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題，在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進行大量檔案的管理存放，這種方式雖然簡單易行，但由于所需整理存放的文書檔案數量過多，這樣進行分類太過于籠統(tǒng)化，使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進行細致分類，先以時間為大的分界線將檔案大致的分出，再根據事件的類型進一步分類，最終使所有的文書檔案有序的得到存放。

　　在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的'工作內容與注意事項，沒有對所有的工作項目進行人員數量的分配，導致有些工作項目中所用的工作人員過多，造成人才資源的浪費。在對文書管理人員進行管理優(yōu)化時，就要合理的裁減與增添各項工作的負責人員，使每一項工作都能高效地進行，每名文書檔案管理工作者都各司其職。

　　二、培養(yǎng)管理人員的學習能力

　　在新時代的引領下，對所有工作者的學習能力都有很高的要求，所以文書檔案管理人員的學習能力也要進行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求，只是能夠將所需要進行分類的文書檔案進行系統(tǒng)的分類就可以，所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現今社會中想要更好的發(fā)展，就要進行不斷的學習，只有學習才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。

　　因此現在的文書檔案管理工作者，在工作過程中要對新事物不斷的學習，所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當的了解，這種深層次的了解將有助于工作的順利進行。對現代化技術手段的學習也應十分重視，所有的工作者都需要學習現代化的技術，這些技術將在日后的工作過程中得到應用。

　　三、利用現代化技術進行文案管理工作

　　所謂的現代化技術最多的指對網絡的應用，網絡是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術，它的應用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網絡應用于文書檔案管理工作中，將使文書檔案的整理與分析更加精準化，減少了對人力的利用。網絡平臺是一個共享的平臺，一些缺少的文書檔案信息將在網絡的幫助下可能被找到，使我國文書檔案工作更加順利的進行。

　　分類方法：

　　1）保管期限——年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

　　2）保管期限——年度——問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

　　3）問題——年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4）年度——保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

　　5）年度——組織機構——保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

　　保管

　　我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

　　銷毀

　　1）制定保管期限表；

　　2）制定銷毀檔案的審批制度；

　　3）制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

　　編制

　　按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份，一份報批，一份留存。

　　文書檔案整理與編目方法如下：

　　檔案整理的基本方法有兩種：

　　1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類；組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。

　　2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正件與附件作為一件，原件與復制件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。

　　二、文書材料的整理

　　文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業(yè)務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要信息記錄方式的文件材料。

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　　以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（GB/T9105-88）的規(guī)定。

　　1、分類

　　按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業(yè)務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬于歸檔范圍的文書材料按以下特征逐項分開：

　　（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。

　　（2）分保管期限：根據國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　?。?）分內容（1、分類別：將文件材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內容所反映的問題再詳細分開。

　　2、組合（卷）

　　組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

　　3、編目

　?。?）卷內文書材料排列

　　卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張?zhí)〉奈募M行修裱、復制或加邊，對大小不一、長短不齊的文件要折疊理齊。

　　排列時，一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯系進行排列。排列時，批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（訴訟檔案除外）中結論性材料在前，依據性材料在后。

　?。?）編頁號與蓋檔號章

　　卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。

　　整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應在第一份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。填寫方法是：

　　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　目錄號：對每一本案卷目錄的編號。

　　案卷號：對每一個案卷所的編號。

　　件號：對案卷中每一份文書材料的編號。

　　文書檔案整理的新方法實際上是指檔案立卷時采用了件盒級而非原用的案卷級立卷方式.然而不管是何種方式,檔案始終不能背離利用,整理,保護的原則,

　　種方式能取得更好的效果,就應該選擇哪種方式來進行管理.

　　傳統(tǒng)的文書立卷方法(即案卷級立卷方法)是建國以來延用前蘇聯的檔案整理方法[1].建國之初,前蘇聯在列寧領導下制訂了一系列關于檔案方面的政策法令,為我們新中國檔案制度的建立提供了借鑒.我們曾聘請一批批蘇聯檔案學專家來我國傳授檔案學知識與檔案管理經驗,也派出很多人到前蘇聯學習檔案工作的知識和經驗.經過數代檔案管理者理論與實踐的結合,形成了案卷級立卷方法.

　　在那個歷史背景下,采用這種方法,使我們國家得以保護了大量的檔案,這是值得肯定的,但隨著計算機現代化管理手段大量應用于公文處理和檔案管理,它在分類組卷,整理裝訂和檢索利用等方面明顯出現繁瑣,復雜和效率低的缺點,給檔案人員帶來了相當大的困難,業(yè)務部門也難以掌握.為了更科學地管理好文書檔案,國家檔案局于2000年修訂了"歸檔文件整理規(guī)則"(DA/T22-2000),中國科學院也于2006年4月下發(fā)了"文書檔案建檔規(guī)范"(ZKY/B002-4-2006),在這些規(guī)定中,明確規(guī)定了歸檔文件按照文件自然形成的規(guī)律,以"件"為單位進行整理.

　　我所從2003年開始用新方法整理文書檔案,下面我談一下自己利用新方法整理文書檔案的過程,與大家探討交流一下.

　　文書檔案經過立卷部門初步立卷后,于次年的六月前移交到綜合檔案室.

　　文書檔案自實行規(guī)則后,必須重新制定檔號,我所檔號構成如下:

　　檔號=檔案代號+年度+保管期限+(分類號+順序號)

　　舉例:

　　一,分類調卷

　　我所文書檔案的分類方案是按問題分類,即綜合管理類,綜合統(tǒng)計類,規(guī)章制度類,黨群紀檢類,人事教育類,科研管理類,外事管理類,技條基建后勤管理類,安全保密類,公司管理類十大類,能夠涵括我所所有事務活動.有些單位是按部門分類,這樣產生的后果是如果部門進行調整,工作性質有交叉后,不利于檔案分類的連續(xù)性.

　　將兼職檔案員所立案卷認真檢查,按分類方案比對調整后,再按我所文書檔案保管期限表對每一類中的檔案保管期限進行調整.

　　二,裝訂

　　一般按一份文件為一件進行裝訂,批復和請示可裝訂為一件,若太厚也可分為兩件,同樣,正文和附件,正本與草稿,來文與復文都可視情況分別裝訂.不過在文件排序時就應相對集中放在一處,若是完成立檔工作后才歸來的文件也可放在最后,不必改動前面的檔號.

　　在裝訂方式上,可用不銹鋼訂書釘裝訂,若過厚,才采用三針法線裝.

　　三,加蓋檔號章,編頁碼

　　在每一件的右上角加蓋文書檔案檔號專用章,填寫其中內容,內容包括全宗號,年度,室編件號,機構或問題(分類號),保管期限,館編件號六項,這里著重是室編件號的填寫,室編件號一定要從不同分類,不同保管期限的最低一級順序從"1"開始標號,比如永久保管綜合管理類檔案有10件,那么就從"001"編至"010",長期保管綜合管理類有檔案10件,那么又從"001"編至"010",這樣編制的好處是有新增加檔案可以從最后順序加入,而不影響前后其它檔案的檔案號.

　　逐件從"1"編頁碼.

　　四,錄入

　　將文件目錄以"件"的方式錄入計算機,以便查詢.

　　五,檔案盒

　　根據不同分類不同保管期限的檔案厚度選擇相應的檔案盒,原則是同一分類同一保管期限的檔案裝在一個盒內,但某一分類檔案過少時也可多個分類的檔案放入同一盒內,在盒脊處"機構(問題)"欄處相應地標明多個分類號.

　　六,備考表

　　將備考表填寫好后放入每盒的最后頁.

　　經過上述五個步驟,一年的文書檔案就整理完畢了,顯而易見,新方法整理檔案有如下優(yōu)點:

　　1.整理方便快捷.每件加蓋檔號章及用訂書釘裝訂的時間遠遠低于原來案卷組卷時每卷加封面封底,擬寫50字以內的案卷標題,用線裝訂的時間,檔案整理的效率提高了.

　　2.利于保密.新方法整理后的檔案可以針對性較強的借閱利用某一檔案,而不必因為利用一件而借出一卷,利于檔案的保密.

　　3.充分利用檔案室保存空間.取消了案卷封面封底,而且可以多個分類檔案放入同一卷盒中,這樣充分利用了檔案盒的空間,進而節(jié)約了檔案室的保存空間,隨著日后檔案的增加,這一優(yōu)勢會更加明顯.

　　4.容易調卷.分類錯誤或檔案進館時,檔案存在調卷的問題,案卷級組卷方式在這方面就尤為麻煩,而且容易破壞檔案,而調整件盒級組卷時,就只須改變一下排列件號,相對容易了許多.

　　5.查閱方便.在計算機中輸入關鍵詞進行查詢,更為快捷直觀.

　　缺點:新方法要求將檔號章直接蓋在檔案上,這個做法我認為有些不妥,值得探討!

　　順序號,表示2005年度保管期限為永久的綜合統(tǒng)計類的第1件

　　分類號,表示綜合統(tǒng)計類

　　保管期限

　　2005年度

　　文書檔案代號

　　文書檔案該如何分類及管理？

　　1、保管期限—年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。

　　2、保管期限—年度—問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，再在年度下按按問題分類。

　　3、問題—年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每個問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。

　　4、年度—保管期限分類法，即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類。

　　5、年度—組織機構—保管期限分類法，此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類，其次按照各個部門分類，最后按保管期限分類。

　　進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。

　　維護完整有兩方面的含義：從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。

　　便于利用為全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。

　　通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。

　　在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。

　　由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

　　文書檔案的管理是對具有保存價值的文書檔案進行集中管理的工作,這一工作的開展對文書檔案使用單位的工作有著重要的意義。下文是文書檔案管理細則，歡迎閱讀!

　　文書檔案管理細則一

　　第一條為加強水行政執(zhí)法文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮執(zhí)法文書檔案在水行政管理工作中的作用，制定本辦法。

　　第二條執(zhí)法文書是水行政執(zhí)法人員成果的結晶和執(zhí)法行為的真實記錄。建立健全執(zhí)法文書管理制度是水行政執(zhí)法工作的組成部分，水提高執(zhí)法工作效率和工作質量的必要條件。

　　第三條各級水行政主管部門在執(zhí)法工作中形成的全部文書檔案均由本部門執(zhí)法機構集中統(tǒng)一管理。

　　第四條水行政執(zhí)法文書檔案是指在水行政執(zhí)法中形成的各種文書資料(包括文字、圖表、音像等資料)。

　　第五條各級水行政主管部門的執(zhí)法機構應配備一名專職或兼職檔案管理人員，負責執(zhí)法文書檔案的日常管理工作。

　　第六條執(zhí)法文書檔案的收集與歸檔

　　(一)在每次執(zhí)法活動進行完畢后，具體承辦人員應及時將執(zhí)法活動中形成的文書資料交檔案管理人員立檔;

　　(二)歸檔的文書材料應完整、齊全，具有保存價值;

　　(三)應歸檔的執(zhí)法文書材料范圍及分類;

　　1.水事案件類：水事違法案件的受理、立案呈報表，現場勘察筆錄，調查筆錄，音像材料，證言證詞，責令停止水事違法行為通知書，調查報告，違反水法規(guī)行政處理(罰)決定書，送達回執(zhí)，行政處罰強制執(zhí)行申請書，結案報告等;

　　2.行政復議類(區(qū)縣(市)不適用)：行政復議申請書，行政復議受理、不予受理、限期補正通知書，行政復議申請人、被申請人提供的有關材料、證據、答辯書等，申請人撤回復議申請書，行政復議裁定書、決定書，送達回證等;

　　3.行政訴訟類：起訴書副本、答辯狀、代理詞，水行政主管部門提交給法院的與案件有關的材料、證據、委托代理書，判決書以及與案件有關的司法文書等;

　　4.統(tǒng)計報表類：各種水行政執(zhí)法統(tǒng)計報表以及其他各類統(tǒng)計報表;

　　5.法規(guī)文件類：上級頒發(fā)的有關水行政執(zhí)法、水資源、水工程、地方電力、水土保持、河道管理等有關法律、法規(guī)、規(guī)章、決議、決定、指示、批復、通知等以及相應的解釋、說明、實施細則等，本部門制定發(fā)布的有關水行政執(zhí)法方面的文件通知、規(guī)定等;

　　6.其他類：人民來信、來訪記錄及處理意見，水行政執(zhí)法活動中拍攝、收集的具有保存價值的照片、音像資料等。

　　(四)檔案管理人員在接收文書檔案時，必須逐件查點清楚，對已接收的材料應根據類別、保存期限分別在檔案目錄冊上登記。登記要準確，字體要工整。

　　第七條執(zhí)法文書檔案的整理與保管

　　(一)按照類別和時間的順序將檔案裝訂成冊，填寫案卷目錄，以便檢索和管理;

　　(二)根據檔案的數量和類別，配置相應的保管設備;

　　(三)檔案管理人員工作調動前應辦好移交手續(xù)。

　　第八條執(zhí)法文書檔案的利用

　　(一)為便于查找，檔案管理人員應當編制檔案總目錄，并根據實際情況及工作的需要，編制必要的檢索工具和參考資料;

　　(二)因工作需要，可以查閱和調借歸檔的執(zhí)法文書檔案。其他部門需調借檔案，應經主管部門領導批準后辦理借出手續(xù)，并規(guī)定調借期限。

　　第九條各區(qū)縣水行政主管部門，可根據本管理制度的要求，結合本單位的具體情況制定檔案管理工作制度，并報市水利局備案。

　　文書檔案管理細則二

　　1、文書立卷

　　每年年初機關文書部門或業(yè)務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特征逐項分開。

　　①分年度。將文件按其形成的年度分開。

　?、诜旨墑e。將文件按其作者之間的關系分成上級、同級、下級。對互相聯系緊密的文件，如上級的批復、下級的請示應放在一起。

　?、鄯謾C構。將文件按其產生或承辦部門分開。

　?、芊謫栴}。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規(guī)定》，將文件按不同的保管期限分開。

　　在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特征(問題、作者、時間、地區(qū)、文件名稱、文件往來機關)，分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。

　　案卷正式確定下來后，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區(qū)、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統(tǒng)排列。編寫卷內文件的頁號;填寫卷內文件目錄和備考表;拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷;填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。

　　2、檔案管理

　　將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛(wèi)生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。

　　3、檔案利用

　　準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、匯編有關文件、參考資料等，并積極開展檔案史料的編研工作。查閱、借閱有關文件，需經秘書長批準;對摘抄、復制的檔案資料進行審核、登記，然后在摘抄、復印件上注明出外、時間。借閱檔案，應認真填寫借閱登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。

　　4、檔案統(tǒng)計

　　建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統(tǒng)計年報，及時上報有關部門。

　　5、檔案鑒定

　　根據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業(yè)務部門的人員組成鑒定小組，定期對檔案進行鑒定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。

　　文書檔案管理細則三

　　為了貫徹落實國家《檔案法》、中國科學院《檔案管理工作標準》及文書檔案建檔規(guī)范的有關規(guī)定,提高歸檔質量和檔案管理水平,促進歸檔文件整理更加規(guī)范,有效地為我所各項工作服務,為現代化建設服務,為國家積累檔案史料.現結合我所實際情況,制定如下實施細則.

　　一、文書檔案管理體制

　　1.建立以綜合檔案室為核心,以各職能部門兼職檔案員為基礎的檔案管理體系,并根據上級有關規(guī)定,實行文書處理部門(即各處、室職能部門)整理歸檔制度.

　　2.由部門負責人指定專人(以下稱為文書兼職檔案員)管理本部門形成的文件材料,并完成整理歸檔工作.

　　二、文書檔案管理職責

　　1.文書檔案管理人員必須認真貫徹執(zhí)行《檔案法》,遵守各項檔案規(guī)章制度,忠于職守,維護黨和國家的機密,保證本所檔案的完整與安全.

　　2.收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計本所文書檔案.

　　3.指導、組織完成本所文件材料的整理歸檔工作.

　　4.積極開展檔案的利用服務,提供檔案信息資料,為科研、管理及各級領導服務.

　　5.負責本所文書檔案的鑒定、銷毀工作,定期向上級檔案館移交具有永久保存價值的檔案.

　　三、文書檔案兼職檔案員職責

　　1.了解本部門工作業(yè)務,掌握文書歸檔文件整理的基本方法.

　　2.負責本部門文件材料的收集、積累,對具有保存價值的文件材料,統(tǒng)一集中保管.

　　3.主動做好預立卷工作,按歸檔范圍類目及時"對號入座",專柜存放文件并遵守保密制度.

　　4.認真做好本部門文件材料的整理、歸檔工作,做到完整、準確、系統(tǒng),按時移交檔案室.

　　四、文件材料的收集和歸檔

　　1.各部門在其職能活動中形成的、并已辦理完畢、具有保存價值的的、應作為文書檔案保存的各種文件材料,必須收集齊全,分類整理.

　　2.各職能部門平時建立預立卷,按年度歸檔.

　　3.每年6月底前將上一年度形成的文書檔案移交綜合檔案室.

　　五、文書檔案的歸檔范圍和保管期限

　　1.文書材料的歸檔范圍原則:凡是反映本所工作活動、具有查考利用價值的文件材料(包括所有應歸檔文件的電子版文件材料)和照片、錄音、錄像(以下簡稱聲像材料)均屬歸檔范圍.

　　2.文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種.永久為50年以上,長期為16年至50年,短期為15年以下.

　　3.確定檔案保管期限的原則:

　　3.1凡是反映本所主要職能活動和基本歷史面貌的,對本所、對社會和歷史研究有長遠利用價值的檔案,列為永久保存.它主要包括:本所制定的屬于法規(guī)政策性的文件,處理重要問題形成的文件材料,召開重要會議的主要文件材料,重要問題的請示、報告、總結、批復,計劃、規(guī)劃,綜合統(tǒng)計報表,機構設置及演變、本所干部任免、人員編制等文件材料;直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級機關針對本所主管業(yè)務并要貫徹實施的重要文件材料.

　　3.2凡是反映本所一般工作活動,在較長時間內對本所工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管.它主要包括:本所科研、管理活動中形成的一般工作問題的文件材料,一般會議的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直屬上級機構頒發(fā)的屬于本所主管業(yè)務并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料,下級單位報送的重要總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.3凡是在較短時間內對本所有參考價值的文件材料,列為短期保管.主要包括:本所各職能部門一般事務性的文件材料,上級機關和同級機關頒發(fā)的非本所主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料,下級單位報送的總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料.

　　3.4根據本所各職能部門管理工作實際,文書檔案按問題歸納為六大類:⑴綜合管理類,⑵黨群工作類,⑶人事教育類,⑷科研管理類,⑸基建資財類,⑹后勤企業(yè)類.

　　六、文書檔案整理要求

　　1.整理原則

　　歸檔文件整理應遵循文件形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用.

　　2.質量要求

　　2.1歸檔文件應齊全、完整、準確.已破損的文件應予以修整,字跡模糊或易褪變的文件應予復制.

　　2.2歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求.

　　3.整理方法

　　3.1本所文書檔案分類方案采用"年度m問題m保管期限"方法;保管期限分為永久、長期、短期.

　　3.2歸檔文件以"件"為單位進行整理,一般以每份文件為一件.文件正本與定稿為一件;正文與附件為一件;原件與復制件為一件;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件;報表、名冊、圖紙等一冊(本)為一件;來文與復文各為一件;重要文件(如法律法規(guī))須留歷次修改稿的,其正本與歷次稿(包括定稿)各為一件.

　　3.3歸檔文件按"件"裝訂.裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;批復在前,請示在后.

　　3.4歸檔文件按所屬年度區(qū)分,一般以文件簽發(fā)日期(落款日期)為準.跨年度會議形成的文件材料放在會議閉幕年整理歸檔;跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料放在結案年整理歸檔.

　　3.5歸檔文件的排列方法,在分類方案最低一級類目內,按事由結合文件形成時間順序排列.

　　3.6歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編制室編件號.根據分類方案的最低一級類目,按文件排列順序從"1"開始標注.

　　3.7歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄.

　　3.8歸檔文件應逐件編目.針對同一問題的來文與復文,應在備注欄內,互作備注.

　　3.9責任者:填寫制發(fā)文件的組織或個人,即文件的發(fā)文機關或署名者.

　　3.10文號:體系文件的發(fā)文字號.填寫時應照實抄錄,不能省略.

　　3.11題名:填寫文件標題.文件沒有題名或題名不規(guī)范的,應根據文件內容重新擬寫或補充,并外加"[]".會議記錄須重擬題名時,應寫明會議的時間和重要內容.

　　3.12日期:填寫文件形的成時間,以8位阿拉伯數字標注年月日,中間以短杠隔開,如2006-01-09.

　　3.13頁數:填寫每一件歸檔文件的總頁數.計算頁數時以文件中有圖文的頁面位一頁,空白頁不計.

　　3.15備注:注釋文件需要說明的情況.

　　3.16備考表:備考表置于盒內文件之后.填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況,并填寫歸檔文件的整理人、檢查人和日期.

　　3.17不同歸檔年度、不同類別、不同保管期限的歸檔文件,不應放入同一檔案盒.

　　3.18檔案盒應標明全宗名稱全稱.填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目.

　　3.19歸檔文件整理完畢,應按年度填寫"年度歸檔文件整理說明".

　　七、文書檔案的歸檔

　　1.文書檔案由各部門兼職檔案員按規(guī)范整理后,才能向綜合檔案室移交歸檔.

　　2.歸檔時間:歸檔部門應在次年六月三十日前向檔案室移交歸檔.

　　3.歸檔時,應編制好歸檔文件移交目錄,一式二份,由歸檔部門和綜合檔案室履行簽字手續(xù)后,各存一份.移交檔案時,雙方應認真辦理交接手續(xù),仔細查點和驗收.

　　4.文書檔案歸檔后,綜合檔案室要進行再整理,按有關工作程序進行分類與編目,使之便于查找和利用.

　　八、文書檔案的保管和利用

　　1.本所各類文書檔案由所綜合檔案室集中統(tǒng)一管理.

　　2.檔案部門要配置適宜檔案安全保存的專用庫房,落實"八防"措施,保持庫房整潔,保證檔案存放安全.

　　3.定期檢查清點庫存檔案,發(fā)現問題及時處理解決.

　　4.建立必要的文書檔案檢索工具,積極為檔案利用者提供便捷的服務.

　　5.自覺遵守檔案借閱及保密制度,嚴格履行查、借閱手續(xù).

　　6.每一位工作人員都必須愛護檔案,自覺維護檔案本來面目,任何人都不得涂改、損毀檔案.違者將追究其有關責任.

　　7.檔案管理人員調動工作或退休時,必須認真辦理交接手續(xù).

　　九、文書檔案的鑒定和銷毀

　　1.根據文書檔案保管期限,定期進行檔案鑒定.

　　2.文書檔案必須經文書檔案鑒定小組鑒定,報所分管領導審批后方能銷毀,并辦理相關備案手續(xù).

　　3.檔案銷毀,須編制銷毀清冊;銷毀時,應指定兩名以上人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人須在銷毀清冊上簽字.

　　十、獎勵和處罰

　　1.把檔案歸檔工作納入所年度考核工作之中,半年檢查一次部門預立卷情況,每二年進行一次檢查評比.對能完整、準確、系統(tǒng)和及時完成文書整理歸檔工作的部門和兼職檔案員,予以表彰和獎勵.

　　2.凡沒有完成年度歸檔任務或歸檔不符合要求的部門及個人,取消年終評先資格.由檔案室提供歸檔證明,通報人事處和所綜合辦公室,由人事處負責把關執(zhí)行.

　　十一、本細則適用于本所文書檔案工作,由綜合檔案室解釋.

　　十二、本細則與上級檔案管理有關規(guī)定不符時,按上級規(guī)定執(zhí)行.

　　如何進行檔案整理

　　檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。下面是我搜集整理的如何進行檔案整理，歡迎閱讀。

　　檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區(qū)分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　檔案整理的文件范圍是：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發(fā)文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　檔案整理的方法有兩種：

　　一是以“案卷”為單位整理。

　　二是以“件”為單位整理。以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統(tǒng)排列和編目。

　　以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒，以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。

　　文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發(fā)件與被轉發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內。

　　全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理，企事業(yè)單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，整理的依據是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

　　各單位專門業(yè)務檔案按照上級業(yè)務主管部門或者縣檔案局有關要求以“卷”為單位整理。大部分單位短期保管的(現10年)文書檔案，鄉(xiāng)財政所、中心學校等二級機構文書、業(yè)務檔案按“卷”整理。

　　聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行。

　　科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監(jiān)督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學技術研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發(fā)的《基本建設項目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

　　會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發(fā)布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架。

　　按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　一、檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據其基本職能，結合檔案內容、形成特點以及載體形式，保持檔案之間的有機聯系，實現檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標準化和規(guī)范化，便于檔案的科學管理與開發(fā)利用。

　　二、檔案的分類和大類設置辦法

　　(一)大類的設置原則上每各單位設置八個大類，即文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案(含科研、基建、設備儀器等)、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、圖書資料。

　　(二)各類內檔案的分類辦法

　　1、文書檔案分類有4種方法

　　(1)保管期限---年度分類法，即先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位，而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關個人有聯系的組合在一起;將同一工作、同一問題、同一案件、同一會議、同一項目、同一地區(qū)、同一事物等內容上有聯系的文件材料組合在一起;將同一時間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔，如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。

　　此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內，從“1”開始編制一個流水號。這種分類法檔案盒背脊排列如圖：

　　(2)保管期限---年度---問題分類法，即先將應歸檔文件材料按保管期限分類，每個保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合、政工、業(yè)務)分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數量特別多的單位，以及上級業(yè)務主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農業(yè)發(fā)展銀行)。

　　以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現在同一卷中，除非是針對本級的文件以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個問題內從“1”開始編制一個流水號。

　　(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司)，此種分類法盒號編制方法是同一問題內，從“1”開始編制一個大流水號，件號編制方法是同一年度內，同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　(4)年度---保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行2個企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務主管機關的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內，從“1”開始編制一個流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個流水號。

　　2、業(yè)務檔案按種類----保管期限---年度分類法。

　　3、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

　　4、會計類檔案分類有2種方法

　　(1)采用種類--保管期限—年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量少的單位。

　　(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數量特別多的單位。

　　5、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法，按載體形式設置三級類目時，音像類可分為照片、錄音帶、錄像帶;

　　6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法。電子類可分為磁帶、光盤;

　　7、實物檔案一般采用載體形式--年度分類法-，實物類可分為榮譽類、紀念品(禮品)類、印信類，也可以分為可折疊類和不可折疊類等。

　　8、圖書資料按照類別---年度分類法。圖書資料類別一般分為政治、法規(guī)、業(yè)務、其他。

　　三、檔號(全宗號、目錄號、案卷號(件號)、頁號)的編制

　　(一)全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中，縣檔案館確定其全宗號為“142”，標識為“0142”。未確定全宗號的在檔案未進館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達單位的漢語拼音代字.

　　(二)目錄號編制。填寫全宗內案卷所屬目錄的編號，在同一個全宗內不允許出現重復的案卷目錄號，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設置?？砂床煌瑫r間，不同組織結構，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設置案卷目錄號。

　　每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即，案卷目錄內案卷數量不足1000時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號;案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯數字組成的檔案類別代碼標識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開。不產生誤解時，省略間隔符。

　　1、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務檔案(如果一個單位的業(yè)務檔案門類很多，可以分別用Y1、Y2、Y3等標識);J代表科技檔案;K代表會計檔案(報表K1、賬本K2、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實物。

　　2、采用阿拉伯數字“1”、“2”、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”、“短期(或10年)”三個不同的保管期限。

　　3、目錄號編制示例

　　業(yè)務檔案目錄號y1代表永久類的業(yè)務檔案;Y2代表長期(或30年)類的業(yè)務檔案;y3代表短期(或10年)類的業(yè)務檔案。

　　(三)案卷(件)號、頁號

　　1、案卷號是目錄內案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯數字標識。目錄內的案卷按排列次序流水編號，不應有空號，在同一個案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內也不允許出現重復的案卷號，每一案卷目錄內的全部案卷只應編一個流水順序號。

　　如一個目錄出現兩個以上(含兩個)案卷流水順序號時應重新編案卷號或分設案卷目錄。以“卷”整理的文書檔案、業(yè)務、科技檔案分別在同一保管期限內依次編寫案卷號，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號。會計檔案中的財務報表，賬本，憑證、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個案卷內編寫頁號。

　　2、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標識。分為“室編件號、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內從“1”開始編寫的順序號，每一件內編寫頁號。館編件號是指歸檔文件移交進館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實物檔案按類從“1”開始編寫件號。

　　3、頁號是填寫卷內文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯數字標識。卷內文件各頁按排列次序流水編號，不應有空號。

　　四、檔案整理的質量要求：

　　(一)組合(卷)要求;以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯系緊密，分級適當，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準確。

　　1、齊全完整。歸檔的文件材料應齊全完整，一個問題的構件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍黑墨水;收集工作應立足本單位,注意業(yè)務部門形成的反映專業(yè)職能活動的文件材料的收集;重大活動事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。

　　若底稿是直接在計算機上起草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件，其中發(fā)文稿紙上除了領導簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計算機打印的底稿上有領導的重要修改或批示，應收集與印件一并歸檔;有重要領導批示的辦文單應隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關于同一問題的請示和批復應一起歸檔。

　　2、分類科學。全宗內檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。

　　3、保持文件內在聯系。

　　A.時間聯系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個時間特征的.分年度時.以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準，據以判定文件所屬年度。計劃、規(guī)劃、總結、預決算、統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

　　(1)跨年度的請示與批復、來文與復文，放在復文年度;沒有復文的，放在請示年度;多份文件(如組織關系、工資關系、行政介紹信等)作為一件的，可標起止時間;跨年度的規(guī)劃、計劃、預算，放在文件內容針對的第一個年度;跨年度的總結、報告、決算，放在文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件，放在會議結束的年度;跨年度的非訴訟案件，放在結案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準的年度。

　　(2)按專門年度(如教學年度)形成的文件，放在專門年度組卷。

　　(3)沒有標明落款日期的文件材料.應通過對照等手段考證文件的準確日期或推斷近似日期，據以按年度合理歸類。

　　(4)臨時性機構，存在時間不長(兩年以內)，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結束年度歸檔;如果每年文件數量較多亦可分散在各個年度內歸檔。

　　B.來源聯系。要求區(qū)分級別，將上級機關、下屬機關、平級機關和本單位的文件分別組卷。對有密切聯系的上、下級文件，如本單位的請示與上級機關的批復，下屬機關的請示與本單位的批復，應與本單位的文件放在一起組卷。

　　C.內容聯系。要求保持卷內文件內容的單一性和內容相近的文件之間的聯系。黨政工團和業(yè)務管理活動中形成的各種管理性、業(yè)務性、規(guī)范性文件和調研材料等，一般按問題進行組合。同一個問題、一次會議、一項工程、一個案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復、轉發(fā)件與被轉發(fā)件放在一起組卷。文電應合一組卷。單一問題的文件數量少時，可將內容相近的其他問題的文件合并組卷。不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等與內容相關的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。在按問題分類時，文件歸檔應按其主要內容有規(guī)律地進行，并保持連續(xù)性，某個內容的文件在去年放入哪類中，今年亦歸入同一類中，不要根據一時的需要隨便更改，以免給將來的查找利用帶來不便。

　　4、正確劃分保管期限。根據國家有關規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。

　　A、文書檔案根據國家檔案局2006年8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期(30年、10年)二種不同的保管期限分開。

　　(1)永久保存的.文件有以下八個重要方面：

　　一是本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解，可以細化為法律、法規(guī)、條例和政策性文件材料。

　　二是本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。本機關召開的重要會議主要指本級黨*會、人代、政協會、經濟工作會、紀檢會及本機關召開的年度工作會議、黨組(黨委)會議、行政辦公會、重要的專題工作研討會的文件材料。要因機關性質來比較，對本機關只要具有重要影響力的活動都算。比如本機關機構設置、撤并、名稱更改、人事任免、評先、組織簡則、人員定編、印信啟用和作廢等文件材料。

　　三是本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。主要指本機關形成的年度或年度以上工作計劃、總結、規(guī)范性文件、重要業(yè)務事項的文件、重要專題的調研材料、大事記、組織沿革、綜合性統(tǒng)計報表等文件材料。

　　四是本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示、報告、總結、結合性統(tǒng)計報表等。

　　五是本機關機構演變、人事任免等文件材料。

　　六是本機關房屋買賣土地征用，重要合同協議、資產登記等憑證性文件材料。

　　七是上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料，主要是指法律、法規(guī)、條例、業(yè)務標準、中長期發(fā)展規(guī)劃等。

　　八是同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。把握機關文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要從機關職能活動規(guī)模大小、歸檔層次、影響力、產生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮。

　　(2)定期保管的文書檔案主要包括：

　　一是本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料;主要是指本機關各部門在履行職能活動形成一般性的規(guī)章、辦法、意見等文件材料。

　　二是本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。

　　三是本機關形成的有關事務管理、制度、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。

　　四是本機關人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計劃、總結、專題調研材料等。

　　五是本機關關于一般性問題的請示與上級的批復、批示。一項系統(tǒng)工程，是分階段進行的，那么在各階段形成的文件材料，只能當成一般性的業(yè)務。至于一般性的工作報告、總結、統(tǒng)計表，是指機關各部門自己形成的，僅反映一個部門或一個方面職能活動的文件材料。

　　六是上級機關制發(fā)的關于本機關主管業(yè)務，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會議文件材料)，這一條幾乎大多數機關都有，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的，而是需要貫徹執(zhí)行的。

　　七是上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級，不一定是本機關的主管業(yè)務，但又需參照執(zhí)行，比如財政、人事、勞動等部門制發(fā)的調資、勞保、福利、差旅費報銷、稅務、職稱、計生等文件材料。

　　八是同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。九是下級機關報送的年度或年度以上計劃(含長遠規(guī)劃)、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性、技術性等方面的問題。

　　(3)根據本單位的保管期限表，對當年歸檔文件進行分類時要注意以下幾點:

　　一是原則上不要將多個保管期限的文件混在一起。

　　二是應從一個問題或一組文件的重要程度劃定保管期限，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會議材料，除了先進事跡是30年，其余都是永久，那么我們可以把這個先進事跡也做永久。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動、主要工作職能會議材料成套性集中，全部定為永久。

　　三是上級業(yè)務主管部門文件永久從嚴(政策法規(guī)、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內部科室加掛縣機構牌子,期限提高.五是本級簡報30年

　　B、會計檔案。

　　(1)會計憑證：保管15年。

　　(2)會計帳?。含F金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細帳保管15年,固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。

　　(3)會計報表：決算報表永久保管(包括文字分析)，會計月報表保管15年。

　　(4)其他類：會計移交清冊保管15年，會計檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調節(jié)表、銀行對帳單保管5年。

　　C、科技檔案?；?、科研：永久，設備檔案：長期。

　　E、音像、電子、實物檔案：永久。

　　F、業(yè)務檔案保管期限按上級業(yè)務主管部門要求或縣檔案根據其單位業(yè)務檔案存在的價值確定。