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財(cái)務(wù)檔案的整理(財(cái)務(wù)檔案的整理與歸檔)

時(shí)間:2022-11-25 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點(diǎn)擊量:

  財(cái)務(wù)檔案的整理


  根據(jù)規(guī)定,下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:


  1.會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;


  2.會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;


  3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;


  4.其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。

財(cái)務(wù)檔案的整理(財(cái)務(wù)檔案的整理與歸檔)

  2


  單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案有何時(shí)限要求?


  單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。


  當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長不超過三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。


  3


  單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)注意哪些問題?


  單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。


  紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。


  單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。


  4


  單位保存的會(huì)計(jì)檔案能否對(duì)外借出?


  單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出,確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。


  會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。


  5


  單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)注意哪些問題?


  單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。


  6


  建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案何時(shí)需要移交?


  建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。


  會(huì)計(jì)檔案整理步驟如下:


 ?。ㄒ唬Q算報(bào)表


  1、按“卷”整理。一冊(cè)(本)為一卷,編制一個(gè)檔號(hào),檔號(hào)構(gòu)成:全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)。


  2、編頁號(hào):以有效內(nèi)容的頁面為一頁。單面書寫的文件材料在其右上角編寫頁號(hào),雙面書寫的文件材料,正面在其右上角,背面在其左上角編寫頁號(hào)。


  3、填寫會(huì)計(jì)檔案盒的封面及盒脊


 ?。?)全宗名稱:全宗名稱相當(dāng)于立檔單位的名稱,填寫時(shí)和會(huì)計(jì)憑636f707962616964757a686964616f31333361323563證盒正面上的“單位名稱”要求一致。


  (2)案卷題名:由整理會(huì)計(jì)檔案的人員自擬。案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括本盒會(huì)計(jì)檔案的形成單位、時(shí)間、內(nèi)容、類別。


  (3)起止時(shí)間:填寫形成本盒會(huì)計(jì)檔案的起止年月日。


  (4)卷數(shù)、張數(shù):填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的總卷數(shù)和總張數(shù)。


 ?。?)保管期限:按照《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》填寫該盒會(huì)計(jì)檔案的保管期限。


  (6)全宗號(hào)、目錄號(hào)


 ?。?)案卷號(hào):填寫本盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的案卷號(hào)或案卷起止號(hào),在案卷起號(hào)和止號(hào)之間用“一”隔開。


 ?。?)盒號(hào):暫不填。


 ?。?)填寫會(huì)計(jì)檔案盒盒脊項(xiàng)目。


  4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)(1)點(diǎn)“檔案著錄”中的“案卷著錄標(biāo)引”→點(diǎn)“添加”→檔案類別“會(huì)計(jì)檔案”→二級(jí)類目“財(cái)務(wù)報(bào)告類”→保管期限“永久”→年度“2016”→題名2016年決算報(bào)表”→文件開始時(shí)間→文件截止時(shí)間→件數(shù)(該卷盒內(nèi)文件份數(shù))→載體數(shù)量(最后一個(gè)頁號(hào))→點(diǎn)保存。


  (二)會(huì)計(jì)賬簿1、有頁號(hào)的可不再另編頁號(hào)。


  2、其他操作與決算報(bào)表一樣,只是目錄號(hào)不同。銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬使用同一目錄號(hào),案卷號(hào)連續(xù)編。


  3、如果銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬幾年記在一個(gè)賬簿上的,則用完后歸檔。(最多兩年使用一冊(cè)賬簿)


  4、總賬、明細(xì)賬與銀行存款帳、現(xiàn)金日記賬操作步驟一樣,只是目錄號(hào)不同。


  5、錄入電子文檔管理系統(tǒng)


  步驟同“年度決算報(bào)表”,只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)賬簿類”.


 ?。ㄈ?huì)計(jì)憑證1、排列:按年度的先后排列,同一年度內(nèi)按月份的先后排列。


  2、會(huì)計(jì)憑證的編號(hào):


  每本憑證一個(gè)檔號(hào),全部編完,年度與年度之間拉通編。會(huì)計(jì)憑證封面有檔號(hào)的填在檔號(hào)處,沒有檔號(hào)的填在會(huì)計(jì)憑證封面左上角空白處。


  3、裝盒并填寫:


  編號(hào)完成后,按順序裝入會(huì)計(jì)檔案憑證盒,裝滿一盒再裝下一盒。填寫會(huì)計(jì)檔案憑證盒封面及盒脊。根據(jù)會(huì)計(jì)憑證封面的有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫,填寫方法與會(huì)計(jì)憑證封面一致。


 ?。?)單位名稱:填寫形成會(huì)計(jì)檔案的單位名稱,必須用全稱或通用簡(jiǎn)稱。


 ?。?)會(huì)計(jì)憑證名稱:填寫能夠反映會(huì)計(jì)憑證用途或內(nèi)容的名稱,如:“收款會(huì)計(jì)憑證”、“付款會(huì)計(jì)憑證”、“轉(zhuǎn)賬會(huì)計(jì)憑證”或“基建會(huì)計(jì)憑證”、“工會(huì)會(huì)計(jì)憑證”、“預(yù)算外會(huì)計(jì)憑證”等。


  (3)時(shí)間:填寫本盒會(huì)計(jì)憑證所屬年月。


 ?。?)起止時(shí)間:填寫本盒會(huì)計(jì)憑證的起止年月日。


  (5)歸檔時(shí)間:填寫單位內(nèi)財(cái)務(wù)部門向檔案部門移交會(huì)計(jì)檔案的年月。


 ?。?)立卷人:填寫整理本盒會(huì)計(jì)憑證的人員姓名。


 ?。?)保管期限:根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局1998年頒布的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》確定填寫該案卷的保管期限。


 ?。?)全宗號(hào):填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。


 ?。?0)目錄號(hào):填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號(hào),在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號(hào)。


 ?。?1)案卷號(hào):目錄內(nèi)案卷的順序編號(hào),在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級(jí)類目)內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號(hào)。


 ?。?2)會(huì)計(jì)憑證盒盒脊填寫方法


  盒脊項(xiàng)目與正面有關(guān)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)填寫。


  4、錄入電子文檔管理系統(tǒng)


  步驟同“年度決算報(bào)表”,只是二級(jí)類目選“會(huì)計(jì)憑證類”,并錄入憑證起止號(hào)。


  整理會(huì)計(jì)檔案的步驟,首先就是要把所有的檔案資料拿出來放在桌子上。


  然后就是根據(jù)你手當(dāng)中的目錄,把這些資料先排序。也就是首先把個(gè)人的基本情況排在第1頁,后面擱的就是他的證書以及他的教學(xué)的經(jīng)歷和工作的經(jīng)歷,最后就是把他所獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)放在最后以及他的個(gè)人總結(jié)。


  下面就是要把這些個(gè)資料用我們的掃描儀掃描一遍,做成電子版的。


  最后就是把這些個(gè)資料傳輸?shù)轿覀兊臋n案系統(tǒng)當(dāng)中就可以了。


  會(huì)計(jì)檔案整理的步驟:


  財(cái)務(wù)檔案的整理


  1、給會(huì)計(jì)檔案分類及編碼


  會(huì)計(jì)檔案一般分為:會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其它。


  2、給會(huì)計(jì)檔案分年度


  分類后按年度分檔案。


  3、確定會(huì)計(jì)檔案保管期限


  根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理的要求,確定會(huì)計(jì)檔案的保管期限。


  4、排列會(huì)計(jì)檔案案卷


  在一個(gè)類別的會(huì)計(jì)檔案內(nèi),按年度、保管期限將檔案順序排列。


  5、填寫會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容


  (1)全宗號(hào):檔案館指定的歸檔單位編號(hào)。這個(gè)看情況,許多單位不需要這個(gè)。


  (2)目錄號(hào):目錄的編號(hào)。


  (3)案卷號(hào):案卷的順序號(hào),案卷內(nèi)只有一個(gè),不能重復(fù)。


  6、制作會(huì)計(jì)檔案目錄


  目錄應(yīng)包含:序號(hào)、類別、檔案標(biāo)題、起止時(shí)間、保管期限、卷內(nèi)頁數(shù)、備注。


  7、打印會(huì)計(jì)檔案目錄


  將目錄打印出來,一式三份。


  8、會(huì)計(jì)檔案歸檔


  檔案整理完畢,裝入檔案盒,填寫檔案盒封面和背脊。


  擴(kuò)展資料:


  會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍包括:


  一是會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;


  二是會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;


  三是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;


  四是其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。


  如何整理財(cái)務(wù)部門資料


  《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不善,造成毀損、滅失的,應(yīng)承擔(dān)法律責(zé)任。


  一、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容


  會(huì)計(jì)檔案,是指會(huì)計(jì)憑證,會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。


  具體包括:


 ?。ㄒ唬?huì)計(jì)憑證類:原始憑證,記賬憑證、匯總憑證,其他會(huì)計(jì)憑證。


 ?。ǘ?huì)計(jì)賬簿類:總賬,明細(xì)賬,日記賬,固定資產(chǎn)卡片,輔助賬簿,其他會(huì)計(jì)賬薄。


 ?。ㄈ┴?cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告,包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明,其他財(cái)務(wù)報(bào)告。


 ?。ㄋ模┢渌悾恒y行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對(duì)賬單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料,會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè),會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。


  各公司應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。


  二、會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)


  1.綜合檔案室


  綜合檔案室,是國家機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位建立的一種負(fù)責(zé)收集和保管本單位各種門類檔案的內(nèi)部性檔案管理機(jī)構(gòu)。綜合檔案室統(tǒng)管本單位黨政工團(tuán)、科技、會(huì)計(jì)、經(jīng)營等方面的全部檔案。


  2.會(huì)計(jì)檔案室


  會(huì)計(jì)檔案室,是形成會(huì)計(jì)檔案較多的單位建立在財(cái)會(huì)部門的專門性會(huì)計(jì)檔案機(jī)構(gòu)。有些大型或特大規(guī)模的企業(yè),為加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的集中統(tǒng)一管理,將所屬機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案有效集中起來保管,以保證會(huì)計(jì)檔案的齊全、系統(tǒng)、有序、得當(dāng),需要建立專門的會(huì)計(jì)檔案室。三、會(huì)計(jì)檔案的整理1.會(huì)計(jì)憑證


 ?。?)去掉憑證中的金屬物


  (2)憑證以左上對(duì)齊為準(zhǔn)


 ?。?)填寫會(huì)計(jì)憑證封面會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)寫明單位名稱,年度、月份,本月共幾冊(cè)、本冊(cè)是第幾冊(cè),記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù),并由會(huì)計(jì)主管、裝訂人分別簽名或蓋章。對(duì)于數(shù)量過多的原始憑證,如收、發(fā)料單等,可以按上述要求單獨(dú)裝訂成冊(cè),加上封面封底,并在封面注明記賬憑證日期、編號(hào),存放在其他類會(huì)計(jì)檔案中,同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號(hào)。


  (4)裝訂


 ?。?)填寫會(huì)計(jì)憑證盒正面及側(cè)面


  正面應(yīng)寫明單位名稱,起止時(shí)間,本月共幾冊(cè)、本盒是第幾冊(cè),記賬憑證的起訖編號(hào)、張數(shù)、保管期限,由會(huì)計(jì)主管、立卷人分別簽名或蓋章,嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。


  側(cè)面應(yīng)寫明哪年,幾月共幾冊(cè),本盒是第幾冊(cè),記賬憑證從第幾號(hào)到第幾號(hào),保管期限,嚴(yán)格的大型企業(yè)還要編制全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)。


  2.會(huì)計(jì)賬簿


  整理歸檔時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn):


 ?。?)跨年度連續(xù)使用的固定資產(chǎn)等賬簿,應(yīng)在使用完的那一個(gè)年度歸檔。


 ?。?)訂本賬中的空白頁不能拆去,應(yīng)保持賬簿本身的完整性;


 ?。?)活頁賬中的空白頁要拆去,然后在剩余賬頁的左或右上角編上頁碼,撤賬夾,加上賬簿封面封底,用脫脂線繩裝訂成冊(cè);并把使用登記表或經(jīng)管人員一覽表填寫完整。


  (4)會(huì)計(jì)賬簿案卷封面應(yīng)寫明單位名稱,賬簿名稱,所屬年度,卷內(nèi)張數(shù),保管期限,并由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、立卷人簽名或蓋章。


  3.財(cái)務(wù)報(bào)告


  會(huì)計(jì)報(bào)表是按年度立卷。立卷時(shí)要區(qū)分不同的保管期限,年度報(bào)表要與季度、月份報(bào)表分開,編寫頁號(hào),分別組卷。按照歸檔的要求,裝訂時(shí),加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。


  4.其他類會(huì)計(jì)檔案的整理立卷。


  會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè),每一個(gè)清冊(cè)就是一個(gè)保管單位,編一個(gè)卷號(hào),不需整理。


  采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,整理方法不變。


  四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔


  1.整理、保管部門及人員


  各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。


  移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案,原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的,檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理,以分清責(zé)任。


  2.保管期限


  會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。


  (1)永久:會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)以及年度財(cái)務(wù)報(bào)告;


 ?。?)25年的:現(xiàn)金和銀行存款日記賬;


 ?。?)5年的:固定資產(chǎn)卡片賬于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單;


 ?。?)3年的:月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;


 ?。?)l5年的:其他。含所有會(huì)計(jì)憑證,總賬,明細(xì)賬,日記賬和輔助賬簿(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬),會(huì)計(jì)移交清冊(cè)。

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