法律分析：各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各計劃單列市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局，中央和國家機(jī)關(guān)各部委檔案部門，總參辦公廳保密檔案局、解放軍檔案館、武警部隊司令部辦公室，各人民團(tuán)體檔案部門，各中央企業(yè)檔案部門，中國照片檔案館，中國人民大學(xué)檔案學(xué)院：檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015）（代替DA/T22—2000）經(jīng)全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會審查通過，并經(jīng)國家檔案局批準(zhǔn)為推薦性行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)予以發(fā)布，自2016年6月1日起實施。國家檔案局網(wǎng)站政策法規(guī)欄目的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)目錄中可查到該標(biāo)準(zhǔn)全文內(nèi)容。

　　法律依據(jù)：《歸檔文件整理規(guī)則》4整理原則

　　4.1歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

　　4.2歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　4.3歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機(jī)管理或計算機(jī)輔助管理。

　　4.4歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

　　文件歸檔的中華人民共和國歸檔文件整理規(guī)則

　　本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體和其他社會組織。本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

　　2.1歸檔文件DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準(zhǔn)2001-01-01實施

　　2.2歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　2.3件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

　　4.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

　　5.1裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

　　5.2分類歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類。

　　5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3按機(jī)構(gòu)(問題)分類將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

　　5.3排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項。（見圖A1。圖示中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同）

　　5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　5.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。

　　5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

　　5.4.4件號：文件的排列順序號。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從1開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。

　　5.4.5機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.5編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

　　5.5.1歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

　　5.5.1.1件號：填寫室編件號。

　　5.5.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

　　5.5.1.3文號：文件的發(fā)文字號。

　　5.5.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加〔〕號。

　　5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬為297mm×210mm）。

　　5.5.3歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項目（見圖A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.6裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　5.6.1檔案盒5.6.1.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖A4(a)）

　　5.6.1.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。

　　5.6.1.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

　　5.6.2備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖A5）。

　　5.6.2.1盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　5.6.2.2整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　5.6.2.3檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。5.6.2.4日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　黑龍江省歸檔文件整理規(guī)則實施細(xì)則

　　法律分析：貫徹落實國家檔案局下發(fā)的《歸檔文件整理規(guī)則》，進(jìn)一步加強(qiáng)全省檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，提高歸檔文件整理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平。

　　法律依據(jù)：《黑龍江省〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細(xì)則》（以下簡稱《實施細(xì)則》）《實施細(xì)則》共7章26條，分為總則、術(shù)語和定義、整理原則、整理的一般要求、紙質(zhì)歸檔文件的其他整理要求、歸檔電子文件的整理要求、附則7個部分，詳細(xì)規(guī)定了紙質(zhì)歸檔文件和電子文件的組件、分類、排列、編號等一系列具體整理方法。

　　其中，紙質(zhì)歸檔文件整理還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架，電子文件整理包括格式轉(zhuǎn)化、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等內(nèi)容。

　　《實施細(xì)則》明確規(guī)定，歸檔文件整理工作要符合“簡化整理、深化檢索”的原則，歸檔文件收集應(yīng)齊全完整，保管期限劃分應(yīng)客觀準(zhǔn)確。《實施細(xì)則》在《歸檔文件整理規(guī)則》基礎(chǔ)上，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了以件為單位的整理方法，規(guī)范了檔號的編制方法，重點細(xì)化了歸檔文件目錄項目設(shè)置、逐件編目和著錄的具體要求，詳細(xì)規(guī)定了文書檔案裝訂、裝盒方法，并在附錄中以具體示例直觀展現(xiàn)了歸檔章、歸檔文件目錄、檔案盒和備考表的式樣。

　　《實施細(xì)則》立足于全省檔案整理工作實際，在充分調(diào)研和廣泛征求社會各方面意見的基礎(chǔ)上，反復(fù)研究修改而成，既注重規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性，又注重實用性和操作性《實施細(xì)則》的出臺，為全省檔案工作者提供了操作指南，對進(jìn)一步推動歸檔文件整理工作規(guī)范化、信息化水平，更好地滿足檔案管理現(xiàn)代化的需要具有重要意義。