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檔案整理的重要意義(檔案整理的意義和基本要求)

時間:2022-11-26 作者:中博奧 來源:網(wǎng)絡(luò) 點擊量:

  檔案整理的重要意義

  正因為檔案具有歷史的再現(xiàn)性,形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在,檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富,因此檔案管理工作是維護歷史真實面貌的重要事業(yè),使瞬間變?yōu)橛篮悖瑸槲覀冄芯繗v史現(xiàn)象,準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律,服務(wù)社會發(fā)展提供了堅實的基礎(chǔ)。

檔案整理的重要意義(檔案整理的意義和基本要求)

  做好檔案工作是一個社會、國家健康發(fā)展的需要,檔案管理是每一個單位管理工作的重要一部分,是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件,是對歷史的真實記錄,為促進科學發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學管理,制定發(fā)展的好教材,為科學發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。

  檔案與人類文明的產(chǎn)生和發(fā)展相伴隨,檔案工作是維護歷史真實面貌,功在當代,利在千秋的偉大事業(yè)。檔案在人們社會活動中具有其他文獻所不能替代的作用,具有特殊的作用。特別是當今社會日新月異,各項建設(shè)如火如荼,通過對檔案的研究和發(fā)掘我們可以更好的促進社會經(jīng)濟全面發(fā)展,使我們在工作中少走和不走彎路。

  檔案整理的意義

  檔案是人們社會實踐的真實記錄,也是黨和國家進行經(jīng)濟建設(shè),開展政治文明、物質(zhì)文明、精神文明建設(shè),發(fā)展科學文化技術(shù)的必要條件。下面是挑選較好的檔案整理的意義范文,供大家參考閱讀。

  歷史記錄功能

  檔案是人類社會實踐活動的記憶和伴生物,是歷史發(fā)展的痕跡與真實記錄,在人類歷史文化的載錄、積累、保護和傳播方面起到不可代替的重要作用。以中華民族歷史文化的記錄與傳承為例,中華民族是由56個民族構(gòu)成的,各民族在其社會歷史發(fā)展過程中所創(chuàng)造的民族傳統(tǒng)文化極其豐富,在物質(zhì)文化上表現(xiàn)為從事經(jīng)濟、生產(chǎn)活動所產(chǎn)生的物質(zhì)文明的總和,包括生產(chǎn)、生活、居住、建筑、交通、服飾、飲食、工藝等各個領(lǐng)域;在精神文化方面表現(xiàn)為在社會活動過程中所形成的價值觀念、審美情趣、思維方式等,包括禮俗、禮儀、道德、規(guī)范、宗教、節(jié)慶等諸多方面。

  各民族產(chǎn)生形成的古代文明與傳統(tǒng)文化通過檔案文獻世代相傳,在歷史的積累、保護和傳承過程中,匯集形成了中華民族優(yōu)秀的文化遺產(chǎn)。正是由于這些珍貴歷史檔案的存在,才能使中華民族歷史進程的痕跡與光輝燦爛的歷史文明得以延續(xù)與保存?,F(xiàn)今,檔案文獻在承載保護科技成果、社會信息與民族文化等方面仍然發(fā)揮著巨大的作用,是載錄人類發(fā)展歷史,保護、繼承與弘揚優(yōu)秀民族文化的重要手段和工具。

  科學管理功能

  管理是運用組織、計劃、指揮、監(jiān)督和調(diào)節(jié)等方式和手段,充分利用現(xiàn)有的人力、物力和財力,使之發(fā)揮最大效率,以達到既定目標的一系列職能活動的總稱。管理是提高行政效率和促進經(jīng)濟建設(shè)發(fā)展的重要因素,而檔案作為企事業(yè)單位職能管理活動的真實記錄對現(xiàn)實的管理工作起著依據(jù)和借鑒方面的重要作用。

  如在國家機構(gòu)的行政管理活動中,檔案文件記錄了各級機關(guān)、單位行使行政職權(quán)的法律依據(jù),處理行政事務(wù)的過程、結(jié)果以及管理活動的經(jīng)驗,是任何國家機構(gòu)、機關(guān)單位保持工作連續(xù)性所必須查考的重要憑據(jù)。因此,各級國家機構(gòu)都建立有健全的檔案部門,以翔實的檔案文件為各級政府了解與掌握實際情況,有效地實行職能管理活動提供檔案信息利用服務(wù)。

  生產(chǎn)建設(shè)功能

  一切生產(chǎn)建設(shè)活動都具有連續(xù)性、繼承性的特點,前一階段形成的科技生產(chǎn)活動的記錄與實踐經(jīng)驗,往往是后階段科技和生產(chǎn)活動的參考和憑據(jù),而且生產(chǎn)技術(shù)越復雜,現(xiàn)代化程度越高,其生產(chǎn)、建設(shè)活動越離不開檔案。不論是工廠礦山設(shè)計、水利水電工程設(shè)計、交通運輸工程設(shè)計,還是民用建筑設(shè)計,豐富翔實的基建檔案都是完成新:工程項目設(shè)計,進行設(shè)計創(chuàng)新所不可或缺的重要參考憑證材料。

  文化建設(shè)功能

  檔案的.文化建設(shè)功能是指在社會物質(zhì)文明和精神文明建設(shè)中,以檔案信息服務(wù)的方式,參與經(jīng)濟和文化建設(shè)活動,從而推動經(jīng)濟發(fā)展和文化繁榮的一種重要社會職能。以精神文化建設(shè)為例,檔案的精神文化建設(shè)功能就是以豐富翔實的檔案資源為依據(jù),發(fā)展科學教育、文學藝術(shù)、新聞出版、廣播電視、衛(wèi)生體育等各項事業(yè),開展宣傳教育活動,提高國民科學素質(zhì)以及人們的思想、政治、道德水平。

  科學研究功能

  為適應(yīng)經(jīng)濟的發(fā)展和科學研究的需要,國家檔案管理部門做了大量有效的檔案信息開發(fā)利用工作,據(jù)統(tǒng)計,在提供檔案查找服務(wù)方面,全國各級各類檔案館(室)接待檔案利用者共1000多萬人次,提供利用檔案資料5000多萬卷、冊。這些行之有效的服務(wù)工作為科研活動提供了大量原始的檔案信息資源,促進了國家科學研究事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

  1、準確反映企業(yè)的成長歷程

  檔案記錄著企業(yè)成長的點點滴滴,何時開業(yè),創(chuàng)業(yè)者是誰,何時盈利,何時擴張,戰(zhàn)略目標調(diào)整過幾次、掌門人有無變動等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。企業(yè)發(fā)展何時平穩(wěn)、何時動蕩,原因何在,也可以從中找到規(guī)律和解答。

  2、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄

  企業(yè)檔案無不涉及商業(yè)機密,如果沒有統(tǒng)一管理,任憑管理人員個人處置,勢必容易丟失,丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一管理,而且還有要保密意識。

  3、決策制訂的參謀和幫手

  企業(yè)做決策、出方案,往往都要查找歷史數(shù)據(jù),進行同比分析或方案對比,沒有檔案就無法進行。檔案管理良好的企業(yè),死檔案強過活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時候。做決策離不開檔案資料。

  4、企業(yè)文化的活標本

  很多企業(yè)搞企業(yè)文化建設(shè)總喜歡請專家?guī)兔Γ獠恢?,企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。是企業(yè)員工自己培養(yǎng)創(chuàng)建起來的,是不假外求的東西。做好檔案管理的企業(yè),在整理完善企業(yè)文化時,不需要搜索枯腸,不需要絞盡腦汁,不需要編造,只需要將全體員工認可的價值觀、制度規(guī)范、行為準則梳理、補充、完善,企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。再結(jié)合企業(yè)發(fā)展史上的重要事件的整理、以及優(yōu)秀員工代表的事跡總結(jié),企業(yè)文化就豐富起來了。

  5、企業(yè)宣傳的資料庫

  檔案管理好的企業(yè)需要進行宣傳時,只需在檔案室調(diào)取資料就行了,不需要臨時抱佛腳,打亂正常工作,也不需要像演員彩排似的,勞命傷財,準備道具、背景。檔案管理好的企業(yè),宣傳資料真實可信,對宣傳和擴大企業(yè)影響力有百利而無一害。檔案管理實在是一舉多得的事情。

  6、員工成長的斷代史

  很多企業(yè)員工進來時一張表,出去時還是一張表。更有甚者,這個員工一走,這一張表也不知什么時候就消失得無影無蹤了。這實在是大錯特錯的事。人事部門對于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)該定期移交檔案管理部門。離職員工不一定都是企業(yè)的敵人,說不定哪一天企業(yè)的員工成了名人,他的檔案可就成了珍貴史料。這有點夸張,但并非沒有可能。人事部門應(yīng)該加強員工檔案管理,每年補充、更新員工檔案內(nèi)容,準確及時記錄員工成長的腳步。員工在企業(yè)多少年,檔案就應(yīng)該記載多少年的主要成長歷程。企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長的斷代史。

  檔案工作的重要性和意義

  1、檔案是人類歷史的記憶中樞。

  檔案是是歷史記憶的傳承,人類社會實踐活動的原始記錄,也是人類對記憶的依賴,具有極高的權(quán)威性。作為人類活動的原始記錄,檔案“不加修飾”地記載了發(fā)生過的各種事件,反映了各種歷史經(jīng)驗與現(xiàn)象。當人們?yōu)橐粋€歷史事件爭論不休的時候,最有說服力的就是檔案,能夠幫助我們找到真實的記憶,辨別演繹的真?zhèn)危袛唷爱敃r”的文明的程度。人類自從懂得做標記(文字圖案的最早出現(xiàn))以來,就想著要為后來者留下點什么,試圖讓后來者明白他們在做什么、要做什么,有什么經(jīng)驗可承,有什么教訓當鑒,為我們留下了向上可追溯的記憶。

  2、檔案是人類智慧的源泉。

  檔案是前人或今人勞動成果和智慧結(jié)晶的體現(xiàn),是人們通過檔案的點滴演繹故事的依據(jù),是點燃靈感的星星之火,是照亮人類文明的熠熠之燈,更為我們點亮來時的路、提供前行的動力。研究事物發(fā)展的客觀規(guī)律,總結(jié)正反兩個方面的經(jīng)驗教訓,借鑒前人的智慧成果,修史、著書、立傳、考古等都離不開檔案的支撐。

  沒有檔案我們無法找到來時的路,就像一個失憶的人,證明不了自己從哪里來,又何以指引我們到哪里去?好比一個家族的家譜,檔案一旦消失,其子孫后代就尋不了根。而今,檔案已發(fā)展成一門學科——檔案學,并在高校中開設(shè)。

  檔案管理的重要性如下:

  1、檔案管理是行政管理工作的一部分,它為企業(yè)的各項規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù),況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進行參考,因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

  2、檔案詳細真實地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來,它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù),各種項目上的檔案整理會給整個企業(yè)的運營提供了促進的作用,也能不斷地提升項目的盈利和管理水平。

  3、檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的,它是企業(yè)文化的重要組成部分,它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展做好記錄;同時它也是企業(yè)精神文化與價值觀的一種體現(xiàn),記錄著企業(yè)的各種文化氛圍,一張張真實的照片,一段段真實的影像,都是企業(yè)真實的回憶,也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷,它凝聚著企業(yè)的向心力,因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

  4、檔案的真實性決定了它是證據(jù)提供的有力數(shù)據(jù),它真實地記錄著當事人在何時、何地進行了何種的業(yè)務(wù)活動,是最真實的反映者,它能保護企業(yè)與員工的利益不受到損害,在法律上得到保證,也使得各方面的責任更加明確,減少不必要的糾紛。

  5、檔案其實是一種教育資源,它在企業(yè)對員工進行培訓時可以用作教材與參考資料,只因它是真實的記錄和反映,它對比其他的資料來說更加具有說服力,也更能讓人信服,尤其是其中記錄的真實案例。

  擴展資料:

  一、檔案管理的性質(zhì)

  檔案管理是一項管理性的工作,服務(wù)性的工作,政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富,檔案主要也不由檔案管理機構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用,它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè),所以是管理性的工作。

  但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的,而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù),是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動,但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要,仍具有服務(wù)性。

  在社會歷史的各個階段,檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù),否則就不會存在,也難以發(fā)展。在階級社會中,檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益,為一定的統(tǒng)治階級所掌握,為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù),這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。

  由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益,所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求,一部分檔案不對外開放,而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

  進行檔案管理工作,要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案,維護檔案的完整與安全,便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。

  1、維護完整有兩方面的含義:

  一是從數(shù)量上要保證檔案齊全,不致殘缺短少;二是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系,不能人為割裂分散或零亂堆砌。

  2、維護安全也有兩方面的含義:

  一是力求檔案本身不受損壞,盡量延長檔案的壽命;二是保護檔案免遭有意破壞,檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的,也是檢驗檔案管理工作的一個標準。

  檔案是歷史的見證,都反映一定的歷史事實,不允許任意篡改或修正,所以維護檔案的真實性,保持檔案的原貌,也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

  二、檔案管理的作用

  檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一,在構(gòu)成整個社會的科學能力中占有重要地位,成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義,對整個社會也有意義,不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義,也具有長遠的、歷史的意義。

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