檔案整理的目錄

一）檔號(hào)編制原則

檔號(hào)是檔案館（室）在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。檔案的編制應(yīng)遵循以下原則：

1、唯一性原則；2、合理性原則；3、穩(wěn)定性原則；4、擴(kuò)充性原則；5、簡(jiǎn)單性原則。

（二）檔號(hào)的結(jié)構(gòu)

根據(jù)《檔號(hào)編制規(guī)則》的規(guī)定，檔號(hào)結(jié)構(gòu)分為三種?！稓w檔文件整理規(guī)則》頒布實(shí)施后，又出現(xiàn)了檔號(hào)的第四種結(jié)構(gòu)。

（三）檔號(hào)的編制方法

1、全宗號(hào)的編制方法

全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一屬類(lèi)全宗的順序號(hào)。

2、案卷目錄號(hào)的編制方法

案卷目錄號(hào)以三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況，可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專(zhuān)題或不同載體形態(tài)設(shè)置。

3、類(lèi)別號(hào)的編制方法

類(lèi)別號(hào)由漢字、漢語(yǔ)拼音字母或阿拉伯?dāng)?shù)字組成的代碼標(biāo)識(shí)。類(lèi)別號(hào)一般不應(yīng)超過(guò)三級(jí)，在一個(gè)檔案館（室）內(nèi)或一個(gè)全宗內(nèi)，不應(yīng)有重復(fù)的類(lèi)別號(hào)。

4、項(xiàng)目號(hào)的編制方法

項(xiàng)目號(hào)一般引用有關(guān)管理部門(mén)編制的項(xiàng)目代號(hào)。

5、案卷號(hào)的編制方法

案卷號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號(hào)。

6、件號(hào)的編制方法

件號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，不應(yīng)有空號(hào)。件號(hào)的編制有兩情況：一種是不裝訂的案卷，卷內(nèi)文件必須單位裝訂編號(hào)，每個(gè)案卷的卷內(nèi)文件按排列次序流水編號(hào)。另一種按照《歸檔文件整理規(guī)則》整理的檔案，同一個(gè)類(lèi)目下的文件按排列次序流水編號(hào)。

7、頁(yè)（張）號(hào)編制方法

頁(yè)（張）號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，卷內(nèi)文件各頁(yè)（張）按排列次序流水編號(hào)，不應(yīng)有空號(hào)。

（四）案卷目錄的編制

案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。是查找利用檔案最基本的檢索工具，也是檔案登記的基本形式，是對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢查的重要依據(jù)。

案卷目錄必須按全宗編制，有兩種類(lèi)型：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，主要適用于案卷數(shù)量較少的全宗；另一種是以分類(lèi)方案中的一級(jí)類(lèi)目為單位編制的分類(lèi)目錄，在實(shí)際工作中，大多采用第二種。

檔案管理目錄怎么編呢

【熱心幫助你】歸檔文件按照分類(lèi)方法和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。同一年度同一期限的歸檔文件編制一本目錄。一本歸檔文件目錄由目錄封面、目錄和備考表組成。目錄的項(xiàng)目包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、和備注。
卷內(nèi)目錄編制要求
（一）卷內(nèi)文件的編號(hào)：
1.編制頁(yè)號(hào)一律使用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開(kāi)始，有效數(shù)字前均不得出現(xiàn)“0”。
2.編號(hào)要求認(rèn)真慎重，務(wù)求準(zhǔn)確。編后仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)即時(shí)采取措施補(bǔ)救：
①重號(hào)：將重號(hào)改為支號(hào)式。如6號(hào)為重號(hào)，可改為“6—1”和“6—2”，在備注欄注明第六頁(yè)共兩頁(yè)。
②漏號(hào)：采用分號(hào)式。如第6頁(yè)應(yīng)是7而編成8，可將第6頁(yè)改為“6—7”在備注欄注明“6—7”頁(yè)共1頁(yè)。
③錯(cuò)號(hào)：將錯(cuò)號(hào)能刮則刮，不能刮則劃掉，重新填上正確頁(yè)號(hào)。
3.頁(yè)號(hào)位置：正面文件打在右上角，反面文件打在左上角。小冊(cè)子每本編一個(gè)頁(yè)號(hào)【如所有權(quán)證】，但必須在備注欄中注明：“本卷第XX頁(yè)為一冊(cè)，共XX頁(yè)”。
4.封面、扉頁(yè)、卷內(nèi)目錄、底頁(yè)或無(wú)字無(wú)圖的頁(yè)面均不編號(hào)。
5.為規(guī)范編號(hào)，頁(yè)號(hào)可用自動(dòng)編號(hào)機(jī)，碳素墨水或油墨打印。
（二）編制卷內(nèi)目錄：
卷內(nèi)目錄應(yīng)按卷內(nèi)文件排列的順序填寫(xiě)，卷內(nèi)目錄上的內(nèi)容應(yīng)與卷內(nèi)文件的份數(shù)及排列的順序相一致。不重登，不漏登，不錯(cuò)登。
1.順序號(hào)：卷內(nèi)文件按順序編的流水號(hào)，每份文件有一個(gè)順序號(hào)。
2文件作者、文件名稱(chēng)：由于房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案類(lèi)別多，所形成的文件內(nèi)容也不同，事先無(wú)法印制統(tǒng)一模式，可采用下列幾種方式：
①事先印好統(tǒng)一的排列模式，有哪項(xiàng)填哪項(xiàng)。
②由檔案人員用鋼筆或中性筆書(shū)寫(xiě)，要求字體端正，整齊美觀。
③共性資料相同的十戶以上，由檔案人員抄寫(xiě)后，微機(jī)打印。
3.文件號(hào)：即文件字號(hào)，指發(fā)文機(jī)關(guān)編寫(xiě)字號(hào)的文件。
3.頁(yè)號(hào)：指卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的編號(hào)。
4.備注：留待案卷發(fā)生變化情況之用。

如何做檔案目錄

下面將會(huì)介紹一下檔案目錄應(yīng)該如何做，而且什么是檔案目錄？利用“插入/引用/索引和目錄”命令可以達(dá)到目的。

注意：2113
使用上述功能前，首先要把用成5261目錄的小標(biāo)題設(shè)置樣式。

樣式設(shè)置方法：
依次選中作為目錄的標(biāo)題，在4102“格式”工具欄左側(cè)的“樣式”列表中點(diǎn)1653擊“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”、“標(biāo)題3”。
如果只是查找文檔收集情況回,只要把收集的文檔標(biāo)題設(shè)置為“標(biāo)題1”即可。
檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報(bào)道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻(xiàn)和處理信息的手段可分為手檢目錄和機(jī)檢目錄兩大類(lèi)?；竞?jiǎn)介
檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報(bào)道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。

檔案目錄按其加工文獻(xiàn)和處理信息的手段可分為手檢目錄和機(jī)檢目錄兩大類(lèi)。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見(jiàn)的有卡片式和書(shū)本式兩種形式?？ㄆ侥夸浭前盐募虬妇淼膬?nèi)容和形式特征記錄在卡片上，按一定規(guī)則組合排列而成，是一種離散式目錄載體；書(shū)本式目錄是將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征著錄成條目，按一定規(guī)則組合排列并書(shū)寫(xiě)或復(fù)印在空白書(shū)頁(yè)上，裝訂成冊(cè)，是一種聚合式目錄載體。機(jī)檢目錄是借助于電子計(jì)算機(jī)等機(jī)械設(shè)備存儲(chǔ)目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機(jī)讀和縮微兩種形式。機(jī)讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數(shù)字和符號(hào)轉(zhuǎn)換成機(jī)器可以識(shí)別的代碼輸入計(jì)算機(jī)，以特定的格式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)磁帶、磁鼓或磁盤(pán)上，檢索時(shí)經(jīng)過(guò)特定的程序轉(zhuǎn)換成文字并編制成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄；縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時(shí)借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

分類(lèi)介紹
在中國(guó)的檔案館(室)中仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。