整理檔案庫(kù)房

檔案庫(kù)房要怎么管理
（一）檔案庫(kù)房為檔案保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，庫(kù)房建筑的好壞直接影響檔案的保護(hù)條件和庫(kù)房管理措施的效果。庫(kù)房建筑還是檔案保管工作中長(zhǎng)期起作用的方面，因?yàn)榻ㄖ昧说膸?kù)房，改動(dòng)比較困難，且會(huì)造成很大浪費(fèi)，因此要周密設(shè)計(jì)、精心施工。
　　1.檔案庫(kù)房建筑的原則
　　檔案庫(kù)房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)和美觀的原則。所謂適用，就是庫(kù)房建筑要在防潮、防熱、防光、防塵、防火、防盜及防有害氣體等方面符合保管檔案的要求。所謂經(jīng)濟(jì)，技術(shù)在考慮適用的前提下，講究經(jīng)濟(jì)效益，注意節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支。所謂美觀，就是無(wú)論是總體布局、單體造型，還是外觀景象及內(nèi)部裝飾，都要給人以協(xié)調(diào)、美觀、大方的印象和充滿文化氛圍的感受，充分體現(xiàn)檔案館的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)。
　　2.檔案庫(kù)房的類型
　　目前，我國(guó)檔案庫(kù)房的類型主要有綜合檔案庫(kù)、專門檔案庫(kù)、檔案資料庫(kù)。
　?。?）綜合檔案庫(kù)。綜合檔案庫(kù)是檔案庫(kù)房的主體部分。它保管著我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期，各機(jī)關(guān)單位及著名人物形成的各種門類、各種形式的檔案在檔案庫(kù)藏?cái)?shù)量較大的情況下，可以實(shí)行分庫(kù)管理。
　?。?）專門檔案庫(kù)。專門檔案庫(kù)主要是為了適應(yīng)專門檔案的特點(diǎn)以及管理上的特殊要求而設(shè)立的，如以制成材料或形式等特點(diǎn)而設(shè)立的檔案庫(kù)。專門檔案庫(kù)與綜合檔案庫(kù)在內(nèi)容和形式上都有比較明顯的界限。專門檔案庫(kù)，尤其是制成材料比較特殊的檔案庫(kù)，在管理上有些特殊要求，不能與一般檔案庫(kù)混同。
　?。?）檔案資料庫(kù)。檔案庫(kù)房是專門集中和保存與檔案有關(guān)的圖書、資料。有條件的檔案館均應(yīng)設(shè)有圖書、資料庫(kù)積存資料，以補(bǔ)充和方便檔案的提供利用。
　?。ǘn案裝具
　　檔案裝具是檔案館、室必須的基本設(shè)備。檔案裝具種類很多，各有所長(zhǎng)，應(yīng)根據(jù)庫(kù)房的特點(diǎn)和檔案的價(jià)值及規(guī)定的不同，合理選用，靈活配置。目前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有檔案架、檔案箱、檔案柜。
　　1.檔案架
　　檔案架一般采用金屬制品，其優(yōu)點(diǎn)是能充分利用庫(kù)房的面積和空間，成本低，存取方便，并能提供較妥善的保管條件。檔案架的裝置和排放要能最大限度地利用檔案庫(kù)房的面積和空間，并保證檔案完好和利用方便。檔案架的種類很多，主要有固定檔案架、活動(dòng)式密集架、積層架等。
　　2檔案箱
　　檔案箱多為金屬制品，5個(gè)檔案箱為一套，平時(shí)以箱代柜，疊放使用，它與檔案架、檔案柜比較，便于挪動(dòng)，可以平時(shí)、戰(zhàn)時(shí)兩用，同時(shí)又能防火、防光、防塵、防盜，目前采用較多。但是，檔案箱單體逐一加工，造價(jià)高。
　　3.檔案柜
　　檔案柜一套5節(jié)檔案箱高度大體相同，高2米左右，寬1.5m，4層格板，相當(dāng)于5節(jié)檔案箱。它多為金屬結(jié)構(gòu)，優(yōu)點(diǎn)是堅(jiān)固、防火、防潮、防光、防盜性能好。但是，檔案柜移動(dòng)不便，造價(jià)稍高。檔案裝具有金屬和木制兩種。一般情況下，金屬比木制的好，即防火又耐久，使用方便靈巧，便于機(jī)械加工，可做成組合構(gòu)件，有可調(diào)性，利于運(yùn)輸、安裝。在有些地方，也可用吸水性能較強(qiáng)的木材作為檔案裝具材料。
　?。ㄈn案包裝材料
　　檔案的包裝非常重要，它即可防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可減少機(jī)械磨損。目前，我國(guó)包裝紙質(zhì)檔案的材料和方法一般有3種：卷皮、卷盒和包裝紙。
　　1.卷皮
　　卷皮是包裝檔案的基本材料。它不僅可以保護(hù)檔案，而且本身也是案卷的封面，對(duì)查找利用很方便。使用卷皮應(yīng)符合以下要求：
　　長(zhǎng)寬為300mm×220mm或280×210mm，厚度為10mm、15mm、20mm3種。另外還有一種與卷和配套、裝入卷盒內(nèi)的軟卷皮，其規(guī)格為297×210mm或260mm×185mm。
　　2.卷盒
　　利用卷盒保管檔案是目前比較好的一種裝具。它能防光、防塵和減少機(jī)械磨損，同時(shí)也便于管理，且整齊美觀。但是，卷盒占用庫(kù)房的面積較多，制作卷盒的費(fèi)用也較高。要區(qū)別情況，根據(jù)檔案館、室的需要和可能，適當(dāng)采用卷盒形式。卷盒的規(guī)格，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)為300mm×220mm，厚度為30mm、40mm、50mm3中。對(duì)于某些特殊檔案，也可以采用卷套，它比卷盒要經(jīng)濟(jì)一些，又便于案卷的存取。
　　3.包裝紙
　　對(duì)于有些不被經(jīng)常使用的檔案，且既不適于裝訂，也不便于卷盒存放，可采用拉力比較強(qiáng)的紙張包裝起來(lái)，這是保存檔案的應(yīng)急措施。

如何整理檔案

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。
更全面地說(shuō)，檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過(guò)程。通常所說(shuō)的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理，它包括以下三方面的工作內(nèi)容：
（一）檔案館對(duì)接收與征集檔案的整理
1、系統(tǒng)排列和編目
在正規(guī)的工作條件下，檔案室主要接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館主要接收機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。這樣，檔案室和檔案室館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目錄的加工等等。
2、局部調(diào)整
對(duì)于已經(jīng)整理入館、入室保存的檔案，經(jīng)過(guò)管理實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT質(zhì)量檢查，檔案館和檔案室需要對(duì)其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另一方面，某些檔案材料由于保存的時(shí)間校長(zhǎng)，其自身或檔案整理體系發(fā)生了變化，因此也必須對(duì)其進(jìn)行整理。
3、全過(guò)程整理
檔案館、檔案室有時(shí)也接收和征集一些零散的文件，這就必須對(duì)檔案進(jìn)行全過(guò)程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案文件的分類、組卷、案卷排列、編定檔號(hào)編制案卷目錄、全宗檔案的系統(tǒng)排放等。[二]
檔案整理工作的重要意義：
它是檔案利用、開放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，是整個(gè)檔案工作中重要的基本建設(shè)。它是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎(chǔ)，檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化的提高，對(duì)于檔案管理工作的總體優(yōu)化具有直接和廣泛的影響。[三]
檔案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。[四]
檔案整理的方法有兩種：
一是以“案卷”為單位整理。
按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：
（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問(wèn)題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開。問(wèn)題分類法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門別類。在檔案工作中可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。認(rèn)為文書檔案運(yùn)用年度――問(wèn)題分類法來(lái)分類是比較符合實(shí)際需要的；
（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的最基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過(guò)平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行最后的全面調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；
（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；
（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；
（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；
（7）擬寫案卷標(biāo)題，填寫案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；
（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先永久，長(zhǎng)期，短期來(lái)進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；
（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。
按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有：
（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；
（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問(wèn)題分類即可）；
（3）對(duì)分類后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；

企業(yè)檔案該如何整理？

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。
概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。
3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開展重大活動(dòng)形成的文件材料。
4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；
2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；
2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。
第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》?！凹庇袃煞N，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。
第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類之后在每類的二級(jí)類目下按事由排列文件。黨群工作類下設(shè)二級(jí)類目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類下直接按二級(jí)類目排列。
行政管理類下設(shè)二級(jí)類目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書工作；事務(wù)：后勤保障一類；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。
業(yè)務(wù)管理類：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類、排列文件。
第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫檔號(hào)章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

紙質(zhì)檔案庫(kù)房在日常管理中應(yīng)注意的事項(xiàng)

庫(kù)房的管理

庫(kù)房的管理工作是檔案保管工作的主要內(nèi)容和基礎(chǔ)。因此，只有做好經(jīng)常、具體的庫(kù)房管理工作，才能為整體的檔案工作創(chuàng)造必要的條件和良好的秩序。

檔案架、柜的排放與編號(hào)：

庫(kù)房中的檔案架、柜的排放，應(yīng)合乎下列要求：

1、排列整齊，橫豎成行。

2、避免光線直射，注意通風(fēng)。

3、節(jié)約庫(kù)房面積和空間，存取方便。

為了便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案的管理和迅速取放，所有的檔案架、柜都應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的一般方法是：自門口起，從左到右編架、柜號(hào)，如果架、柜有欄，也是從左向右編號(hào)，格與五節(jié)箱則自上向下編號(hào)。

全宗排列與檔案存放：

全宗的排列，一般采用兩種方法。一種是按全宗號(hào)流水排列，一種是按全宗分類（分全宗群）排列。前者簡(jiǎn)便易行，后者能把屬于同一類型的全宗排在一起，能較好地保持全宗之間的群體聯(lián)系。

檔案存放方式，可以采用豎放與平放兩種。豎放是目前采用最多、最普遍的一種方式，其優(yōu)點(diǎn)是便于存放和提供利用。平放，取放檔案不大方便，但對(duì)保護(hù)檔案有利，特別適合保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案。

全宗卷：

在檔案館、室工作中，專門為了保存和管理某一全宗而形成的能夠說(shuō)明全宗歷史情況的文件材料，以全宗為單位組成的專門案卷，稱為全宗卷。

全宗卷的內(nèi)容通常包括：移出和接收檔案的文據(jù)，立檔單位和全宗歷史考證，全宗整理工作方案和分類方案，全宗內(nèi)檔案數(shù)量和檢查登記表冊(cè)，檔案保管期限表，檔案銷毀清冊(cè)，全宗指南等。