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1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。
2、公司對(duì)外的正式發(fā)文,與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。
3、公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
4、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。
5、公司職工薪酬福利方面的文件材料。
6、公司的大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
擴(kuò)展資料:
企業(yè)文件材料歸檔的基本要求:
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
4、企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動(dòng)中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計(jì)算機(jī)磁帶等,以下同),由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
5、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料,由各職能部門(mén)按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔。
參考資料來(lái)源:百度百科-企業(yè)檔案
我國(guó)檔案事業(yè)主要由哪些工作組成
有以下八個(gè)方面組成:1、國(guó)家檔案事業(yè)的歷史和組織管理研究。2、國(guó)家檔案事業(yè)管理原則和體制研究。3、國(guó)家檔案事業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)化研究。4、國(guó)家檔案事業(yè)管理的法規(guī)、政策、方法和手段研究。5、國(guó)家檔案事業(yè)管理功能研究。6、檔案教育與人才研究。7、檔案事業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略研究。8、檔案事業(yè)的管理思想與理論研究。
常見(jiàn)的檔案門(mén)類(lèi)包括如下內(nèi)容:文書(shū)檔案:各單位的行政管理、黨群工作產(chǎn)生的批文、通知等文件。會(huì)計(jì)檔案:財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的憑證、賬簿、報(bào)表等文件??萍紮n案:包括科研檔案、項(xiàng)目檔案、基建檔案等。共性是都以“項(xiàng)目”維度進(jìn)行管理。
我國(guó)檔案事業(yè)由檔案法制、檔案行政管理、檔案館和檔案室工作、檔案專(zhuān)業(yè)教育和科研、檔案宣傳和檔案出版、檔案學(xué)術(shù)研究和檔案現(xiàn)代化管理、外事工作等諸多方面構(gòu)成。
國(guó)家機(jī)關(guān)檔案、社會(huì)組織檔案、家庭檔案、個(gè)人檔案。
以檔案內(nèi)容性質(zhì)為根據(jù)可分為:
文書(shū)檔案、人事檔案、訴訟檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案、軍事檔案、外交檔案、司法檔案、經(jīng)濟(jì)檔案、工商企業(yè)登記檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、書(shū)稿檔案、病例檔案、人口普查檔案、地名檔案、城建檔案、商標(biāo)檔案、專(zhuān)利檔案、產(chǎn)地產(chǎn)檔案、金融檔案、涉外項(xiàng)目檔案、宗教檔案等。
檔案防護(hù)基本要求:
1.1 檔案防護(hù)內(nèi)容應(yīng)包括外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的保溫、隔熱,溫濕度要求,防潮、防水、防日光及紫外線照射,防塵、防污染、防有害生物(霉、蟲(chóng)、鼠等)和安全防范等。
1.2 溫濕度要求應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和載體等因素區(qū)別對(duì)待。
1.3 音像、縮微、電子文件等非紙質(zhì)檔案貯存庫(kù)設(shè)計(jì),除應(yīng)符合本規(guī)范有關(guān)規(guī)定外,尚應(yīng)根據(jù)使用保管的特殊要求進(jìn)行設(shè)計(jì)。
如何做好事業(yè)單位人事檔案管理
目前,人事檔案管理存在著交接程序不完善、管理手段落后、硬件設(shè)施有限、職稱(chēng)評(píng)審無(wú)紙化與傳統(tǒng)人事檔案管理方式的沖突、檔案材料范圍狹窄等問(wèn)題。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大,應(yīng)解決人事檔案管理存在的諸多問(wèn)題,從而提高人事檔案的利用水平。
一、關(guān)于材料的收集與歸檔
人事檔案管理而言,材料的收集是關(guān)鍵,也是做好人事檔案管理工作的前提。材料的收集齊全與否,其內(nèi)容能否反映干部職工全面情況,將直接影響檔案的提供利用。因此,人事檔案管理人員要在材料的收集上下功夫,尤其要著重收集反映干部德、能、勤、績(jī)方面的材料。
主要應(yīng)做好以下工作:
1、及時(shí)收集歸檔。檔案人員對(duì)所收集的材料(如人事任免、調(diào)資升級(jí)、考核、獎(jiǎng)懲等材料)或有關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)遞來(lái)的材料(如學(xué)籍、學(xué)歷、技術(shù)職稱(chēng)等材料),要及時(shí)登記,歸入人事檔案卷內(nèi)相應(yīng)類(lèi)別。
2、加強(qiáng)與有關(guān)部門(mén)的聯(lián)系。組織人事部門(mén)要與形成人事檔案材料的部門(mén)建立收集、送交檔案材料的聯(lián)系制度,檔案人員應(yīng)根據(jù)所掌握的形成人事檔案材料的信息,定期向有關(guān)部門(mén)(各級(jí)組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門(mén))收集或催收新形成的人事檔案材料。
3、要嚴(yán)把材料“入口關(guān)”,做好鑒定工作。人事檔案管理工作要求收集材料齊全,但并非所收集的材料都?xì)w檔。因此,對(duì)收集的材料要進(jìn)行認(rèn)真鑒定,嚴(yán)格審查。對(duì)那些不符合歸檔要求的材料,應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門(mén)補(bǔ)送或補(bǔ)辦手續(xù);對(duì)不屬于人事檔案范疇的材料則必須舍棄。
二、關(guān)于檔案種類(lèi)和卷內(nèi)類(lèi)別的判斷。
1、檔案種類(lèi)的判斷。在歸檔之前,檔案人員首先要對(duì)收集的材料進(jìn)行判斷,看其是否屬于人事檔案,注意不要把屬于文書(shū)檔案(如干部任免通知、請(qǐng)示報(bào)告、來(lái)往函件等)、紀(jì)檢檔案(如案件審理過(guò)程中的請(qǐng)示報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、旁證、檢舉材料等)、業(yè)務(wù)檔案(如個(gè)人的著作、論文、譯文、創(chuàng)造發(fā)明的總結(jié)等)及其他類(lèi)型檔案的材料歸入人事檔案。
2、卷內(nèi)類(lèi)別的判斷。人事檔案卷內(nèi)材料的分類(lèi),一般情況下按材料的名稱(chēng)“對(duì)號(hào)入座”,歸入相應(yīng)類(lèi)別即可。但也有例外。有些材料的名稱(chēng)與內(nèi)容并不相符,若按名稱(chēng)歸類(lèi)則有可能給以后的利用帶來(lái)不便。因此,在分類(lèi)時(shí)必須做到既要看名稱(chēng),也要看內(nèi)容;對(duì)包括多方面內(nèi)容的,還要看以哪一方面的內(nèi)容為主,力求分類(lèi)準(zhǔn)確。
三、關(guān)于檔案的保管方式
人事檔案管理方式較常見(jiàn)的有兩種,即袋裝法和裝訂法。兩種方式各有利弊。袋裝法由于材料不裝訂直接裝袋,所以抽取、填入材料方便,但不符合“裝訂整齊”的要求且易造成材料的丟失。裝訂法是將材料分類(lèi)后按序裝訂在一起,裝入檔案盒入柜存放。其優(yōu)點(diǎn)是裝訂整齊、外表美觀,但存取材料不便,且由于反復(fù)拆訂易對(duì)紙張?jiān)斐蓳p壞。
人事檔案是人才信息的重要載體,它能充分反映出個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)工作表現(xiàn),獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡,歷史背景及其經(jīng)歷,是知人善任,選賢舉能的重要工具。做好人事檔案管理工作對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。隨著我國(guó)人事制度改革力度的不斷加大,企事業(yè)單位人事檔案管理顯得更為重要。
導(dǎo)語(yǔ):企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和,真實(shí)地記錄著企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)和企業(yè)發(fā)展的全過(guò)程。借助檔案資料,能夠更好地了解企業(yè)的過(guò)去,把握現(xiàn)在,規(guī)劃未來(lái)。因此,企業(yè)做好檔案管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和人員調(diào)整具有重要作用。
1、建立健全檔案管理制度。
按照《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求,依據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合本企業(yè)實(shí)際編制各種規(guī)章制度,并在實(shí)際工作中不斷進(jìn)行完善,對(duì)檔案的形成、收集、整理要嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)要求,加強(qiáng)對(duì)歸檔范圍、保存期限,保密文件收發(fā)、存檔、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定,保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道運(yùn)行。
2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量,提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理工作的重要保證。
我們要把提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來(lái)常抓不懈,要提高檔案人員對(duì)搞好檔案:工作重要意義的認(rèn)識(shí),增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任心,責(zé)任感,為搞好檔案工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3、提高檔案管理水平,強(qiáng)化服務(wù)。
要進(jìn)一步提高檔案管理水平,必須貫徹檔案的集中統(tǒng)一管理的原則,即要注意所藏檔案門(mén)類(lèi)齊全,又要注意檔案的重要程度,使那些反映本部門(mén)主要職能活動(dòng)的業(yè)務(wù)檔案及反映重要活動(dòng)的照片、錄音帶不同載體的檔案,也能向本部門(mén)歸檔,實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),檔案的收集、整理、搶救、保存這些基礎(chǔ)工作是必要的,但目的是用檔案為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù),把死的東西變活,這也是檔案工作的一項(xiàng)重要任務(wù)。例如:我公司在1990年成立了檔案室.所有的檔案都進(jìn)行了集中統(tǒng)一管理,在1991年IO月被評(píng)為省級(jí)先進(jìn)檔案室,但我們并沒(méi)有滿(mǎn)足于現(xiàn)狀,而是向更高的標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。針對(duì)我公司在檔案利用開(kāi)發(fā)管理不夠完善的方而,從提高思想認(rèn)識(shí)入手,進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》、《國(guó)有企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》。公司領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)此項(xiàng)工作給予高度重視,納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,多次召開(kāi)專(zhuān)門(mén)會(huì)議討論檔案管理工作,及時(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。
4、企業(yè)的不斷改革和發(fā)展.檔案在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化的綜合建檔過(guò)程中和檔案管理中由單純的存放走向應(yīng)用、分析的道路.使之更好地為生產(chǎn)服務(wù),還有很多需要研究和解決的實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。
企業(yè)管理檔案存在的問(wèn)題:
4.1 企業(yè)檔案工作缺乏長(zhǎng)期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則
企業(yè)檔案工作在各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視下進(jìn)行了檔案的達(dá)標(biāo)升級(jí)工作。但達(dá)標(biāo)工作作為一項(xiàng)考核,一次考試在進(jìn)行,整個(gè)過(guò)程加班加點(diǎn),在短時(shí)間內(nèi)取得了一定的效果,但達(dá)標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒(méi)有長(zhǎng)期性和連續(xù)性,再由于部分干部對(duì)檔案綜合管理的參與程度不夠,對(duì)檔案在企業(yè)中的重要作用的認(rèn)識(shí)不足,甚至有部分干部還認(rèn)為檔案室就是資料室,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉(cāng)庫(kù),造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)計(jì)劃;有任務(wù)、無(wú)落實(shí);有形式、無(wú)效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長(zhǎng)期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。
4.2 檔案工作缺乏制度化的管理程序
當(dāng)前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過(guò)程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進(jìn)入,檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過(guò)程中有的沒(méi)有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時(shí)間上,有時(shí)會(huì)累積起來(lái)一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室都規(guī)辦公室管理,在進(jìn)行這項(xiàng)工作時(shí),須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較難,各項(xiàng)工作開(kāi)展起來(lái)也較為困難,現(xiàn)在某些部門(mén)自設(shè)資料庫(kù),給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒(méi)有按期歸還。
4.3 缺乏運(yùn)用辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理方法進(jìn)行更新改造
目前,一般檔案管理都是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來(lái)消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長(zhǎng)的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點(diǎn):一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的足夠認(rèn)識(shí),財(cái)力投入少;二是一些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備.但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到先進(jìn)作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機(jī)和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒(méi)有錄入電腦,還按手工在進(jìn)行工作。
5、檔案工作存在問(wèn)題的解決對(duì)策
檔案室雖然是一個(gè)龐大的信息庫(kù),但它是一種原生的信息資源,各種信息零散地儲(chǔ)存在眾多的.雜亂堆積的資料中,只有根據(jù)需要,把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái),通過(guò)加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用,實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。檔案管理作為工作中的一項(xiàng)重要工作,為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的功績(jī)。要充分發(fā)揮檔案管理的作用,才能使之更好地為企業(yè)做好服務(wù)。
6、檔案工作必須進(jìn)行系統(tǒng)管理
6.1 抓好組織建設(shè),完善管理制度,做到“五個(gè)統(tǒng)一”
抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、辦公室主任任副組長(zhǎng)、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組.協(xié)調(diào)各部門(mén)間的檔案工作,為檔案工作的綜合管理提供組織保障;二是把檔案管理工作列入到公司領(lǐng)導(dǎo)的議事日程.年初有部署,年終有總結(jié),平時(shí)有檢查指導(dǎo),并接受上級(jí)省市和上級(jí)檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo);三是完善檔案管理制度,確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展,檔案部門(mén)做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度,統(tǒng)一制定計(jì)劃,統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。
6.2 檔案工作要有計(jì)劃和目標(biāo)
檔案工作要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展,必須增強(qiáng)檔案工作的主動(dòng)性、前瞻性,制定出有指導(dǎo)性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此,領(lǐng)導(dǎo)干部要意識(shí)到檔案工作的重要性,把檔案工作提上工作日程,研究及過(guò)問(wèn)檔案的具體工作,要結(jié)合當(dāng)今公自動(dòng)化、社會(huì)信息化發(fā)展的新趨勢(shì),加大技術(shù)投入,制定出既符合檔案管理要求,又有合乎實(shí).際的工作計(jì)劃。
6.3 加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作,按時(shí)完成上級(jí)部門(mén)下發(fā)文件的歸檔工作。
在檔案基礎(chǔ)管理中,要堅(jiān)持把檔案管理工作作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的、重要的基礎(chǔ)工作,從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系,從規(guī)章制度到檔案管理,在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法,為檔案管理工作的有效開(kāi)展提供可靠的保障。檔案貴在利用,重在管理,對(duì)每年上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的文件按規(guī)定進(jìn)行歸檔、立卷,按時(shí)完成。
6.4 加強(qiáng)培訓(xùn)力度,努力提高檔案管理人員的素質(zhì),建立健全相關(guān)管理制度,一是要明確檔案管理負(fù)責(zé)人,專(zhuān)職、兼職檔案員的崗位職責(zé)。在各部門(mén)選拔素質(zhì)較高的人員為兼職檔案員.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理歸檔工作,形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機(jī)制。
6.5 搞好檔案的信息化建設(shè),促進(jìn)檔案資源的充分利用
運(yùn)用高新科技對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新、改造,適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的新要求,是順應(yīng)當(dāng)今科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展新趨勢(shì),應(yīng)大膽采用先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。
檔案管理的目的,在于服務(wù)和利用,因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度,更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能,為生產(chǎn)部門(mén)提供更好的服務(wù)。企業(yè)檔案作為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證,在各項(xiàng)工作中起著越來(lái)越無(wú)法替代的積極作用,我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作,使檔案工作再上新臺(tái)階。
機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類(lèi),有專(zhuān)門(mén)規(guī)定的,從其規(guī)定。
法律依據(jù):
《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》
第三十一條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照本規(guī)定第二十三條制定統(tǒng)一的檔案分類(lèi)方案。不同門(mén)類(lèi)、載體或形式的檔案的分類(lèi)方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng),便于檔案的統(tǒng)一管理和利用。分類(lèi)方案一經(jīng)確定,應(yīng)當(dāng)保持一致,不得隨意變動(dòng)。機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類(lèi),有專(zhuān)門(mén)規(guī)定的,從其規(guī)定。
第三十二條機(jī)關(guān)檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用,逐步推進(jìn)卷件融合管理。文書(shū)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實(shí)物檔案一般以件(張)等為單位進(jìn)行整理??萍紮n案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案一般以卷為單位進(jìn)行整理。其他門(mén)類(lèi)檔案根據(jù)需要以卷或件為單位進(jìn)行整理。整理方法分別按照相應(yīng)要求執(zhí)行。
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