學(xué)校檔案整理

導(dǎo)語：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。

一、把好“收集歸檔關(guān)”，拓寬歸檔類目，豐富館藏資源

檔案館是永久保存檔案的基地，收集工作是豐富館藏的前提條件。檔案館要對(duì)全校檔案員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)，使之做好文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保對(duì)有價(jià)值的、應(yīng)歸檔文件材料完整、齊全、按時(shí)移交，這是檔案管理員責(zé)無旁貸的責(zé)任。我校下發(fā)了《沈陽理工大學(xué)各部門檔案歸檔范圍》，使各部門、各學(xué)院明確責(zé)任，明晰歸檔材料范圍，有力地推動(dòng)了檔案收集工作。2012年檔案收集完整、齊全，共計(jì)1026件，接收實(shí)物檔案129件，聲像、照片檔案498張，光盤60張。

今年，我校為做好歸檔難、歸檔率低的科研檔案管理工作，同有關(guān)部門制定了《沈陽理工大學(xué)科學(xué)研究類檔案實(shí)施細(xì)則》，明確規(guī)定，“結(jié)題證書”必須加蓋檔案館公章才能進(jìn)行結(jié)題項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)清戶，從這半年多的效果看，大大提高了科研項(xiàng)目檔案的歸檔率和完整率。上半年共接收科研檔案80卷，其中項(xiàng)目類檔案48項(xiàng)，橫向合同21項(xiàng)，縱向課題27項(xiàng)。

二、加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)

檔案管理現(xiàn)代化，即是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化、檔案干部知識(shí)化。加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，就是要采取先進(jìn)的.科學(xué)技術(shù)、管理方法和現(xiàn)代化設(shè)施，使檔案管理的效率與質(zhì)量同客觀要求相匹配，把計(jì)算機(jī)納入檔案管理工作，用計(jì)算機(jī)錄入和查詢檔案，館藏檔案以圖像、數(shù)據(jù)、聲音等多種形式存放在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中。

檔案的接收將從紙質(zhì)向電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳遞。同時(shí)，還應(yīng)提高檔案的開放意識(shí)，發(fā)揮檔案管理軟件網(wǎng)絡(luò)查詢和利用工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案員網(wǎng)上授權(quán)立卷歸檔業(yè)務(wù)，經(jīng)常下到基層對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，發(fā)揮檔案工作作用。

為適應(yīng)知識(shí)和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的新形勢(shì)，保證檔案工作為學(xué)校改革與發(fā)展和社會(huì)主義建設(shè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，我校檔案館極其重視檔案信息化建設(shè)，并將實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理列為館內(nèi)的重點(diǎn)工作。

為提高檔案利用與共享，我校加大了檔案管理軟件的系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)工作，分期、分批進(jìn)行了原有檔案數(shù)字化文檔錄入工作，對(duì)紙質(zhì)載體數(shù)字化掃描上傳工作，完成了1953年至今的全部文書檔案的目錄級(jí)錄入工作，上傳2006年至今的全部文書檔案，教學(xué)檔案現(xiàn)正在錄入中，聲像檔案也全部上傳完成，我們還將繼續(xù)推進(jìn)科研檔案和基建檔案的錄入工作，為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。

三、以人為本，提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)

學(xué)校檔案館努力發(fā)揮檔案最大效益，在具體服務(wù)方式上廣開檔案利用的新途徑，采用靈活多樣的服務(wù)方式，改變被動(dòng)服務(wù)局面，實(shí)行超前服務(wù)、定向服務(wù)、跟蹤服務(wù)等方式提供檔案利用，建立信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案開發(fā)利用率，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

學(xué)校檔案館今年共接待學(xué)歷認(rèn)證、成績(jī)單查詢、軍工質(zhì)量認(rèn)證支撐材料、職稱材料認(rèn)定、校友信息查詢等各類查詢1400人次，利用檔案1800卷，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案291人次，公證、外調(diào)教職工檔案110人次。

攝制研究生學(xué)位照片427張，有序完成學(xué)生檔案近4000份的整理、郵寄等工作。我們還配合各用人單位招聘畢業(yè)生工作，對(duì)畢業(yè)生在校期間的成績(jī)、畢業(yè)證、學(xué)位證進(jìn)行認(rèn)定，提供真實(shí)可靠的信息，本著對(duì)用人單位負(fù)責(zé)，對(duì)畢業(yè)生負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，認(rèn)真履行工作職責(zé)，配合用人單位圓滿完成招聘工作。

四、注重提高檔案管理人員的工作素質(zhì)

要想提高檔案管理人員工作素質(zhì)，必須做到以下幾點(diǎn)：

1.愛崗敬業(yè)，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

要想把檔案工作做好，良好的職業(yè)道德是前提條件，還要有較高的思想覺悟，同時(shí)還要具備服務(wù)意識(shí)，只有這樣，檔案工作才能做實(shí)做好。

2.具有開發(fā)信息資源的能力

積極開發(fā)檔案信息資源為各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)，這是檔案事業(yè)的根本宗旨，也是實(shí)現(xiàn)檔案和檔案工作自身價(jià)值的根本途徑。檔案工作人員一定要具備開發(fā)檔案信息資源的能力，把“死”檔案變成“活”信息，真正實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值。

3.具有一定的開拓創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理的最終目的是要把檔案資料應(yīng)用到社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中去，使之發(fā)揮更大的價(jià)值，這就要求檔案人員具有開拓創(chuàng)新的服務(wù)意識(shí)，充分利用檔案信息資源，做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，使檔案資料在工作中發(fā)揮更大的作用。

總之，提高檔案工作人員素質(zhì)，意義深遠(yuǎn)而重大，只有檔案工作人中整體素質(zhì)不斷提高，才能做好檔案服務(wù)工作，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步。

如何做好學(xué)校文書檔案的管理工作

如何做好學(xué)校文書檔案管理工作
一、高校文書檔案管理中存在的問題
1、文書檔案立卷質(zhì)量不高
高校檔案整理的目的就是為了保存學(xué)校在各種工作與活動(dòng)中所形成的有保存價(jià)值文件材料中的原始記錄，可以為后人提供借鑒的經(jīng)驗(yàn)、查考憑證，也為編寫校志等提供寶貴資料，所以全宗檔案的真實(shí)、齊全、完整極為重要。檔案收集得齊全，就能準(zhǔn)確、系統(tǒng)地反映出學(xué)校工作的歷史原貌；反之，檔案殘缺不齊，就不能很好地反映一所學(xué)校的工作原貌，如嚴(yán)重不齊全的，反映的將是支離破碎的情況，直接影響將來的編史修志等工作。
2、檔案材料歸檔措施不到位
近年來，隨著科技進(jìn)步的加快，高校辦公自動(dòng)化程度不斷提高。電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀等科技產(chǎn)品迅速普及，極大地提高了文書檔案材料的收集與處理效率。但利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備形成的一些文書檔案資料，則與傳統(tǒng)的檔案立卷方式產(chǎn)生了沖突。目前，高校文書檔案資料歸檔存在著兩種傾向：一種是只存于軟盤、硬盤和光盤之中，不打印文字資料進(jìn)行留底保存，很難達(dá)到長(zhǎng)久保存的目的；另一種是只存文字性資料而不存軟盤、硬盤等電子版材料，也不利于重要文件檔案的保存。
3、管理工作人員積極性不高
有些高校檔案管理工作人員由于缺乏檔案意識(shí)和責(zé)任心，或者缺乏文書檔案管理方面的知識(shí)，致使文書在立卷過程中不符合原則、要求和方法，出現(xiàn)案卷保管期限劃分混亂或者造成全宗檔案收集不齊全等。例如有些管理工作人員認(rèn)為一件工作做完了就算過去了，而工作中的資料在工作完成后便隨手一扔，認(rèn)為沒有保存的必要，認(rèn)為檔案收集工作是檔案室工作人員的事情，與自己無關(guān)。
三、解決高校文書檔案管理問題的措施
針對(duì)高校文書檔案管理工作中存在的問題，筆者談一下自己對(duì)高校文書檔案管理對(duì)策的一些看法。
1、加強(qiáng)高校文書工作與檔案管理工作規(guī)范的銜接
文件是檔案的前身，文件質(zhì)量的好與壞直接影響到檔案的質(zhì)量，沒有高質(zhì)量的文件就沒有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在高校文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)之上的。文書人員要有非常強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時(shí)刻想到檔案工作，實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質(zhì)量關(guān)。比如紙張大小、文體格式要做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，不能五花八門；嚴(yán)禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。此外，強(qiáng)化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，“文書部門立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》中早有明確的一項(xiàng)基本制度，它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為真正意義上的銜接點(diǎn)。因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務(wù)部門必須及時(shí)整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)高校文書工作與檔案管理的最佳銜接。
2、做好高校文書檔案現(xiàn)代化歸檔工作，杜絕錯(cuò)誤傾向
辦公現(xiàn)代化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的普遍運(yùn)用和迅速發(fā)展，公文中不可避免地將出現(xiàn)大量的電子文件，這些新型文件要?dú)w檔，就必須借助現(xiàn)代化的管理平臺(tái)，建設(shè)一個(gè)全新的電子文件管理系統(tǒng)，同時(shí)讓這個(gè)系統(tǒng)能夠與其他信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息的優(yōu)化配置與共享，使得高校的文書、檔案管理工作納入到整個(gè)信息管理工作中。當(dāng)現(xiàn)代化的辦公設(shè)施與傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生沖突、出現(xiàn)碰撞的時(shí)候，文書工作人員或檔案員必須要努力提高自身的認(rèn)識(shí)，更新陳舊的觀念，不斷研究和探索在新形勢(shì)新條件下文書檔案管理的新路子、新模式，使得文書檔案管理工作不斷地向縱深領(lǐng)域發(fā)展，不僅要繼承傳統(tǒng)的優(yōu)秀做法，而且做到開拓進(jìn)取，與時(shí)俱進(jìn)。
3、提高高校文書檔案管理人員的專業(yè)技能
高校文書檔案管理工作人員要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充實(shí)和提高自己的檔案管理業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力水平，要積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論。另外，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展也對(duì)文書工作和檔案管理提出了新的更高要求，管理工作人員要充分發(fā)揮接受新知識(shí)、學(xué)習(xí)新業(yè)務(wù)的積極性和主動(dòng)性，堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生學(xué)習(xí)的理念，不斷提高新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、外語、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力打造成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型的專業(yè)人才。
4、提高文書檔案管理工作人員的積極性
學(xué)校首先要重視檔案管理工作，建立健全規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查監(jiān)督，做好宣傳工作，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作；其次要增強(qiáng)文書檔案管理工作人員的責(zé)任感，把好人員變動(dòng)關(guān)、調(diào)入關(guān)。要培育文書檔案工作人員的工作熱情，提高腳踏實(shí)地、實(shí)事求是的工作作風(fēng)和工作態(tài)度，把好業(yè)務(wù)技能關(guān)，要及時(shí)對(duì)從事檔案管理的專兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

學(xué)校檔案管理工作如何做好

導(dǎo)語：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

現(xiàn)代社會(huì)不斷快速發(fā)展，學(xué)校的檔案管理也得到了不斷發(fā)展和變化，這是學(xué)校檔案管理所面臨的主要客觀環(huán)境。目前部分學(xué)校對(duì)于檔案管理的重要程度缺乏認(rèn)知了解，檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，只在乎教學(xué)科研工作，而不重視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理工作與學(xué)校其他的工作之間沒有必然聯(lián)系，仍將建立檔案當(dāng)做一個(gè)過程形式，僅僅以存根當(dāng)做最終目的，很少翻閱、檢查和研究，導(dǎo)致檔案內(nèi)容流失，嚴(yán)重存在著檔案資料不全的現(xiàn)象，使之無法揮發(fā)出其自身所存在的可利用價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理工作既浪費(fèi)了大量的人力和物力又得不到任何的效用。

二、學(xué)校檔案管理工作中存在的問題

1.管理手段落后，人員水平較低。檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源成為了學(xué)校工作的重要環(huán)節(jié)。在學(xué)校的檔案管理過程中，管理的工作量普遍較大，一些數(shù)據(jù)及信息資料都異常復(fù)雜。

學(xué)校檔案管理人員的文化水平雖比普通單位的管理人員水平偏高一些，但真正科班出身、從事檔案管理工作的專職檔案人員卻很少，大部分都沒有受過全面的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效利用的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理。

2.硬件設(shè)備不全，檔案內(nèi)容流失。學(xué)校的有限資金大多都投入到了教學(xué)工作中，對(duì)檔案管理工作的硬件設(shè)備投入少之又少，檔案管理工作必備的條件難以落實(shí)，部分學(xué)校就檔案管理工作必備的工具都無法購置齊全，檔案錯(cuò)歸亂放、隨意歸檔，嚴(yán)重的甚至造成檔案材料發(fā)生霉變或者蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案的完整度，造成內(nèi)容缺失。

三、如何做好檔案管理工作

檔案管理工作是提高學(xué)校工作效率和進(jìn)行教育教學(xué)的重要基礎(chǔ)和必要條件，以下就三個(gè)方面簡(jiǎn)單呈析如何做好檔案管理工作。

1.健全機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)重視

學(xué)校要成立以最高負(fù)責(zé)人為組長(zhǎng)、各級(jí)教研同志共同參與的檔案工作小組，建立健全檔案室，認(rèn)真研究和解決檔案管理工作中所涉及的設(shè)備等硬件問題，改善檔案管理?xiàng)l件和工作環(huán)境，建立網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理，使檔案管理工作與學(xué)校其他各項(xiàng)工作同步發(fā)展。學(xué)校要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，組織校工作人員學(xué)習(xí)與宣傳做好檔案管理工作對(duì)學(xué)校的重要性，使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案管理工作，自覺維護(hù)學(xué)校檔案管理工作的氛圍。

2.改善條件，分類管理

大多數(shù)學(xué)校都在應(yīng)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)教學(xué)工作的現(xiàn)代化，而檔案管理工作的條件卻很落后。學(xué)校檔案大部分都是紙質(zhì)資料，保存起來具有一定的困難，這就要求學(xué)校改善檔案管理?xiàng)l件、改進(jìn)檔案管理設(shè)備、加快檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化步伐，配備檔案現(xiàn)代化所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀等高科設(shè)備。

除了改善檔案管理?xiàng)l件外，分類管理在檔案管理工作中也有著不可替代的重要性。學(xué)校檔案以學(xué)生和教師為主要單位，數(shù)量龐大且類別紛繁，為了便于后期的管理、查找及使用，檔案管理工作人員可根據(jù)不同的'對(duì)象、內(nèi)容對(duì)檔案進(jìn)行分類管理：人事檔案。

以個(gè)人為單位，記錄學(xué)校人員的工作歷史、道德品質(zhì)、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容;文史資料檔案。以詳實(shí)的文字和圖片形式，記錄學(xué)校的創(chuàng)建及發(fā)展軌跡;學(xué)生檔案。這是學(xué)校檔案里最重要的部分，真實(shí)的記錄著每位學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活，是學(xué)生最真實(shí)的履歷記錄，也是學(xué)生日后工作供各工作單位組織、選拔、任用的重要依據(jù)。

3.培養(yǎng)能力，強(qiáng)化素質(zhì)

學(xué)校檔案管理人員作為檔案管理工作中的核心重點(diǎn)，必須跟上時(shí)代的要求和學(xué)校發(fā)展的需要，要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，努力提升自己本身的素質(zhì)修養(yǎng)，以便加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展。

具備專業(yè)的管理知識(shí)

一個(gè)合格的檔案管理人員不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，學(xué)習(xí)相關(guān)的理論知識(shí)，提高自己的工作的能力;具備一定的語言基礎(chǔ)及寫作能力。作為一名管理人員，相關(guān)的文字編輯是主要的工作內(nèi)容，因此管理人員要具備一定的內(nèi)容編寫能力;具備較高的政治素養(yǎng)。檔案管理人員管理著各種各樣的檔案，其中包括學(xué)校的科研活動(dòng)資料、教學(xué)的計(jì)劃以及內(nèi)容、人事變動(dòng)等重要記錄，這就要求檔案管理人員必須樹立正確的人生觀，堅(jiān)定政治立場(chǎng)，關(guān)心學(xué)校發(fā)展，竭盡全力確保檔案內(nèi)容安全;具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。

檔案管理工作集政治性、科學(xué)性為一體，同時(shí)還有較強(qiáng)的服務(wù)性，同時(shí)還是一項(xiàng)復(fù)雜繁瑣的工作，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)是做好這份工作的基本條件，一旦因?yàn)椴恍⌒脑斐蓹n案遺失，將會(huì)給學(xué)生甚至學(xué)校帶來不可估量的損失。

檔案的利用率在實(shí)際工作當(dāng)中利用得越高，其所發(fā)揮出來的作用就會(huì)越大，人們對(duì)于檔案的認(rèn)知和重視程度也會(huì)進(jìn)一步加強(qiáng)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作的技術(shù)含量在不斷增加，檔案管理人員的工作水平也在不斷提高，管理手段不斷改進(jìn)，開發(fā)利用不斷創(chuàng)新，不斷為學(xué)校的教學(xué)和科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，學(xué)校的檔案管理工作一定會(huì)展開新的局面。

如何做好中學(xué)檔案管理

導(dǎo)語：檔案是反映各個(gè)歷史時(shí)期、歷史面貌的真實(shí)記錄。檔案工作是學(xué)校教育事業(yè)重要的組成部分。一個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡、文化積淀、管理水平、辦學(xué)特色，常?？梢詮臋n案中反映出來。

一、中學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.種類繁多，利用率

?！奥槿鸽m小，五臟俱全”，一個(gè)學(xué)校就是一個(gè)大社會(huì)，在這個(gè)大社會(huì)中，形成的材料種類非常多，它幾乎囊括了所有種類的檔案，即文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等等。

所以學(xué)校檔案門類多，內(nèi)容復(fù)雜。但是中學(xué)工作主要是以教學(xué)為主，領(lǐng)導(dǎo)主要是抓教學(xué)，雖然檔案工作也在開展，由于檔案本身的特點(diǎn)是時(shí)效性差、利用率低，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致檔案的價(jià)值得不到充分的體現(xiàn)。

2.管理工作被動(dòng)，缺乏主動(dòng)性

在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，學(xué)生的成績(jī)和學(xué)校的升學(xué)率倍受“寵愛”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，人們對(duì)檔案工作也不重視，這種情況在整個(gè)檔案界普遍存在。況且在以教學(xué)為主要活動(dòng)的學(xué)校工作中，平時(shí)又要應(yīng)付各種各樣的檢查和評(píng)估，檔案的收集工作往往是被動(dòng)的，材料不齊全，難以及時(shí)歸檔。檔案工作開展緩慢，缺乏積極主動(dòng)性。

3.管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)

多年來，由于高校開設(shè)檔案專業(yè)的班級(jí)較少，培養(yǎng)的檔案專業(yè)人才與崗位需求失調(diào)，這就造成很多單位不可能招到檔案專業(yè)人員，再加上學(xué)校的主管部門不重視，中學(xué)管理檔案的大多不是專業(yè)人員，很多是老師轉(zhuǎn)崗或兼職的，這樣的現(xiàn)實(shí)，使得中學(xué)檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏必要的理論指導(dǎo)。

二、中學(xué)檔案的利用需求

1.學(xué)校本身的教學(xué)需要

學(xué)校最主要的活動(dòng)就是教學(xué)活動(dòng)，圍繞著教學(xué)活動(dòng)產(chǎn)生了各種各樣的材料，這就是中學(xué)檔案收集的主要范圍。比如教學(xué)方面，針對(duì)老師教學(xué)中復(fù)習(xí)的.需要，教務(wù)處把每一個(gè)備課組每一次考試前出的試卷，考試中出現(xiàn)的問題，考試后質(zhì)量分析等都集中起來按學(xué)年度歸檔，極大方便了老師的教學(xué)、查閱等工作。

再比如德育方面，在學(xué)生畢業(yè)的時(shí)候展示出學(xué)生三年來活動(dòng)的圖文資料。按照這方面的需求，就要求平時(shí)做好這方面材料的收集，作為德育活動(dòng)的檔案。學(xué)校檔案的種類繁多，在專兼職檔案工作人員有限的情況下，學(xué)校應(yīng)根據(jù)教學(xué)的需要，組織專人各自負(fù)責(zé)一方面的檔案收集、整理工作，讓全體教師充分利用學(xué)校檔案的有利條件，助力做好教學(xué)工作，將被動(dòng)的檔案工作化為主動(dòng)。

2.教師評(píng)聘職稱的需要

在中學(xué)，教師的主要任務(wù)是教學(xué)，當(dāng)然在教學(xué)過程中，教師評(píng)聘職稱也是教師重要的任務(wù)之一。為了老師評(píng)聘職稱的需要，建立教師業(yè)務(wù)檔案是每個(gè)學(xué)校檔案工作中的重要組成部分。

我校建立教師業(yè)務(wù)檔案，是以每個(gè)老師為單位，按照職稱評(píng)定的需要收集相應(yīng)的材料，這些材料包括：教師基本情況登記表(各種學(xué)歷、學(xué)位證書、教師資格證書、任職資格證書、普通話、計(jì)算機(jī)等級(jí)水平考試、繼續(xù)教育等等復(fù)印件);承擔(dān)教育教學(xué)基本情況表(任教班級(jí)、擔(dān)任班主任、教研組長(zhǎng)、備考組長(zhǎng)、行政職務(wù)等證明材料);承擔(dān)教科研情況表(論文獲獎(jiǎng)、匯編、擔(dān)任課題等);獲獎(jiǎng)情況(獲獎(jiǎng)文件、證書等等復(fù)印件)。每學(xué)年度考核時(shí)，將每位教師當(dāng)年晉級(jí)、獲獎(jiǎng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等材料更新情況補(bǔ)充到個(gè)人的業(yè)務(wù)檔案中，為老師日后評(píng)職稱提供方便。

3.編撰校史的需要

我校是一個(gè)有一百二十多年歷史的百年老校，辦學(xué)歷史悠久，但是由于歷史原因，以前領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，導(dǎo)致以前的檔案沒有得到很好的保存。為了吸收歷史教訓(xùn)，我校在2012年決定編撰《毓英園》這一校刊，每學(xué)期一期，把一學(xué)期開展的重要活動(dòng)以圖文的形式編撰下來，包括：功勛人物、校園動(dòng)態(tài)、探索園地、校友之窗、榕樹下、光榮榜、心靈驛站等欄目，圍繞這一刊物平時(shí)收集材料，基本上囊括了一學(xué)期學(xué)校的重要活動(dòng)，材料齊全。

4.其他特殊需要

我校是福建省體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)校，同時(shí)還是省毒品預(yù)防教育基地示范校等等，根據(jù)學(xué)校的辦學(xué)特色，收集特色檔案。按照每個(gè)特色項(xiàng)目驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)來收集整理檔案，為日后復(fù)查或?qū)W校做宣傳展覽提供詳實(shí)的材料依據(jù)。另外，外部對(duì)于學(xué)樣檔案工作的依賴也很多，如校友需要，由于我校歷史悠久，校友很多，遍布海內(nèi)外，每年校友聯(lián)誼活動(dòng)特別多，為此專門收集整理校友檔案，比如校友活動(dòng)照片，校友活動(dòng)材料，校友榮譽(yù)錄，知名校友檔案等等。

三、針對(duì)需求加強(qiáng)中學(xué)檔案的管理

1.提高認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一規(guī)范

檔案即是寶貴的歷史史料，查閱檔案可以知現(xiàn)在。學(xué)校檔案工作是一項(xiàng)綜合性的工作，它不是某一個(gè)處室，某一個(gè)人員的工作，它貫穿在整個(gè)學(xué)校工作當(dāng)中，所有人都與它有關(guān)，不管老師還是學(xué)生都與之有關(guān)聯(lián)。

因此，從校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)到中層行政，再到專任老師，再到學(xué)生都必須有檔案意識(shí)，都要加入到學(xué)校檔案的工作當(dāng)中。有了這個(gè)意識(shí)，就必須有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，我們學(xué)校按照自己的辦學(xué)特色，制定了《毓英中學(xué)各處室兼職檔案員工作職責(zé)》、《毓英中學(xué)各處室歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)檔案分類大綱和編號(hào)方法》、《毓英中學(xué)教師業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)歸檔范圍和保管期限》、《毓英中學(xué)知名校友檔案歸檔范圍和保管期限》等等。

2.針對(duì)需求、建立特色

針對(duì)不同的需求，我校建立了與之相一致的特色檔案。學(xué)校最為重要的檔案工作便是學(xué)生的學(xué)籍檔案管理，我們?cè)谧龊贸Ｒ?guī)學(xué)籍檔案的整理、歸檔工作之外，還利用學(xué)籍檔案做好畢業(yè)生的跟蹤，制作畢業(yè)生花名冊(cè)以便做好校友檔案，為開展校友活動(dòng)提供依據(jù)。

另外，根據(jù)我校是省體育傳統(tǒng)項(xiàng)目(排球)重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)校，我們建立了與之一致的特色檔案，這為每年體育傳統(tǒng)校的檢查驗(yàn)收，對(duì)外交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)提供了極為便利的條件。

3.積極主動(dòng)、發(fā)揮實(shí)效

學(xué)校的各種檔案蘊(yùn)藏著十分豐富的價(jià)值，中學(xué)檔案工作人員要積極主動(dòng)地查找整理出學(xué)校最具特色的歷史檔案資料，編輯成各種媒介，開放式地供學(xué)校的教師和學(xué)生觀賞，會(huì)使檔案發(fā)揮出更多的功效。

同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者應(yīng)該創(chuàng)新檔案工作思路，以充分利用現(xiàn)有學(xué)校檔案服務(wù)于學(xué)校各部門工作，服務(wù)于學(xué)生的德育工作，讓優(yōu)秀的學(xué)校檔案成為愛國(guó)主義教育的新陣地。只有我們抓住檔案輔助和促進(jìn)學(xué)校發(fā)展這一目標(biāo)，沿著“需求”將工作開展下去，中學(xué)檔案工作才有動(dòng)力。

按需求來做，學(xué)校檔案工作就不會(huì)處于被動(dòng)狀態(tài)，而是獲得大家的認(rèn)可，使其發(fā)揮出最大的實(shí)效，同時(shí)也會(huì)促使中學(xué)檔案工作做得更好，全面為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。

總之，中學(xué)檔案工作由于其種類繁多，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理人員素質(zhì)不高，各個(gè)學(xué)校檔案管理經(jīng)驗(yàn)很少相互交流，嚴(yán)重滯后了中學(xué)檔案工作的進(jìn)步，針對(duì)本校的需求來加強(qiáng)檔案工作的管理，建立本校特色檔案，對(duì)促進(jìn)學(xué)校檔案工作的發(fā)展具有重大的意義。