檔案收集與整理

(一) 做好檔案收集工作。
1、為防止文件傳閱過程中遺失，當(dāng)文件送達(dá)承辦人時(shí)，承辦人須簽字，共同承擔(dān)文件及時(shí)、完整歸檔的責(zé)任。
2、定期收集各部門檔案，部門助理、秘書，負(fù)責(zé)收集部門檔案。對一些重要文件采取先復(fù)印，再把復(fù)印件送交承辦人的方法。
3、在交接過程中全面清理資料，對散落在個(gè)人手頭上的資料，由各部門檔案責(zé)任人負(fù)責(zé)，追繳資料，確保檔案收集即齊全又完整，避免資料遺失。
(二)制定合理的分類方案。
1、將檔案分為文書檔案、音像檔案、實(shí)物檔案等類型。
2、將文書檔案按年度—類目—級別—保管期限進(jìn)行分類。
3、音像、實(shí)物檔案以不同期限按行政事務(wù)類、經(jīng)營項(xiàng)目類、技術(shù)研發(fā)類等排列，根據(jù)分類方案和保管期限類，切實(shí)做好平時(shí)的立卷工作。
(三)認(rèn)真做好日常檔案管理。
各類檔案、資料按類別存放在不同檔案箱內(nèi)。按要求建立健全宗卷、檔案交接登記簿、檔案利用效果登記簿、銷毀登記簿、資料定期檢查登記簿、檔案移交統(tǒng)計(jì)等多種臺帳。
(四)加強(qiáng)檔案管理工作的學(xué)習(xí)。
恪守檔案管理員職業(yè)道德，做好保密工作，平時(shí)工作要有計(jì)劃、有措施、有成效，熟練自身業(yè)務(wù)。保證檔案完整，提高檔案利用效率。

整理檔案的方法與步驟

整理檔案的方法是編號分類法，步驟共有七步，分別是收集、篩選、分類、確定、修繕、編號以及裝盒并編制目錄。

整理檔案的具體步驟分為七步：第一步是收集，整理人需要將所有文件收集起來。第二步是篩選，整理人需要將收集的文件按照章程進(jìn)行一定的篩選。第三步是劃分文件的類別和級別，第四步是確定文件的保管期限，第五步是修繕文件的內(nèi)容，整理人需要根據(jù)章程修繕文件缺失的內(nèi)容。第六步是給文件編號，最后一步則是將文件裝盒并且編制檢索的目錄。

科技檔案的收集與整理

科技檔案的收集與整理【1】

摘要：科技檔案是人類認(rèn)識自然和改造自然過程的原始記錄，科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是科學(xué)技術(shù)和社會文明發(fā)展到一定歷史階段的必然產(chǎn)物，是人類社會進(jìn)步的一個(gè)重要標(biāo)志。

本文主要針對科技檔案的收集與整理工作進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞：科技檔案 收集 整理

馬克思說：“機(jī)器生產(chǎn)的發(fā)展，要求自覺地應(yīng)用自然科學(xué)?！鄙a(chǎn)力中也包括科學(xué)，因此可見、科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。

既然科學(xué)技術(shù)檔案是生產(chǎn)力的重要構(gòu)成部分，科技檔案情息管理通過開發(fā)利用可轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，能夠在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用。

科技檔案，即科學(xué)技術(shù)檔案，是國家全部檔案的重要組成部分，它伴隨著科學(xué)技術(shù)的產(chǎn)生而產(chǎn)生。

隨著科學(xué)社會化和社會科學(xué)化的趨勢日趨明顯，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)滲透到社會的各個(gè)領(lǐng)域。

因此，科技檔案管理已逐步成為社會管理的重要部分，發(fā)展并成熟起來。

一、科技檔案的收集工作

1.科技檔案的收集

科技檔案是開展科技檔案管理的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是科技檔案信息資源開發(fā)的必要條件。

因此，科技檔案的收集在整個(gè)科技檔案業(yè)務(wù)管理工作中占有重要的地位，是一個(gè)關(guān)鍵性的工作環(huán)節(jié)。

做好科技檔案的收集工作，單靠科技業(yè)務(wù)部門的歸檔移交以及科技檔案部門的協(xié)助與指導(dǎo)還不夠，還需要檔案部門明確其指導(dǎo)思想與要求，掌握收集工作的途徑與方法，積極、主動(dòng)地開展科技檔案收集工作。

科技檔案收集，就是基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館按照一定的規(guī)章制度，通過接收、征集、征購等方式把科技檔案集中起來的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。

其包括：基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集;科技專業(yè)檔案館的收集。

由于現(xiàn)階段我國存在著多種形式的所有制，科技檔案收集工作與此相適應(yīng)，也有接收、征集、征購三種方式。

2.科技檔案的收集的要求

遵守國家的相關(guān)法律法規(guī)，集中統(tǒng)一管理科技檔案是《檔案法》的明確規(guī)定。

任何企事業(yè)單位的科技檔案都應(yīng)該由科技檔案部門依法進(jìn)行收集，實(shí)行統(tǒng)一管理，這是國家全部科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)。

遵循科技檔案的自然形成規(guī)律。

基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集，標(biāo)志著科技文件在自身運(yùn)動(dòng)過程中發(fā)生了性質(zhì)的變化;科技專業(yè)檔案館的收集，標(biāo)志著科技檔案運(yùn)動(dòng)進(jìn)入到一個(gè)新的階段。

由于科技檔案是伴隨著各項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)有規(guī)律地形成的，這就要求科技檔案收集工作必須遵循著科技檔案的自然形成規(guī)律。

保證科技檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，也是保證科技檔案質(zhì)量的重要“關(guān)口”，只有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集

3.1科技檔案機(jī)構(gòu)的收集渠道

部門歸檔的成套科技檔案這是基層科技檔案機(jī)構(gòu)收集科技檔案的主渠道;向科技部門或科技人員收集零散科技檔案;向本單位人員征集非職務(wù)科研成果檔案，單位人員非職務(wù)活動(dòng)形成的科技成果，原則上大多屬于個(gè)人，其形成的科技檔案從產(chǎn)權(quán)的角度看，也應(yīng)歸個(gè)人所有的;收集外單位轉(zhuǎn)讓或移交的科技檔案對于企事業(yè)單位而言，科技檔案并非都是本單位形成的。

因此，基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集科技檔案時(shí)，有時(shí)會涉及到其他單位。

3.2基層科技檔案機(jī)構(gòu)的收集方法

科技檔案收集工作的目標(biāo)，是完整、準(zhǔn)確、及時(shí)地集中科技檔案。

基層科技檔案機(jī)構(gòu)圍繞這個(gè)目標(biāo)，再根據(jù)不同的收集渠道，應(yīng)采用靈活多樣的收集方法。

科技人員檔案意識的強(qiáng)弱，對科技檔案的收集有著重要的影響。

為此，增強(qiáng)科技人員的檔案意識，是做好科技檔案收集工作的一個(gè)關(guān)鍵，無論是成套接收還是零散收集都是如此。

要增強(qiáng)科技人員的檔案意識，必須做好思想工作，特別是要根據(jù)人的心理活動(dòng)規(guī)律，加以疏導(dǎo)和激勵(lì)。

在此過程中，除了要調(diào)動(dòng)科技人員的積極性之外，更應(yīng)當(dāng)在收集工作中實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制。

科技檔案進(jìn)入檔案部門之后，發(fā)現(xiàn)不完整、不準(zhǔn)確的情況，通常要進(jìn)行的補(bǔ)充與糾正。

4.科技專業(yè)檔案館的收集

科技專業(yè)檔案館是國家保存科技檔案的基地，其宗旨是積累國家的科技資源，為社會服務(wù)。

這一宗旨突出了科技專業(yè)檔案館收集科技檔案的社會性，也明確了科技專業(yè)檔案館與基層科技檔案機(jī)構(gòu)在收集對象及其范圍方面的不同。

它的收集要本著價(jià)值原則、專業(yè)原則、層次原則和綜合原則來進(jìn)行工作。

二、科技檔案的整理

整理，是科技檔案進(jìn)入檔案部門后經(jīng)歷的第一次技術(shù)處理過程，即通過對科技檔案的分類與歸類，確定其在科技檔案庫藏體系中的位置，并以編號的形式將其固定下來。

科技檔案整理的內(nèi)容包括：分類、排架與編號，其中分類是科技檔案整理的核心。

整理工作，是科技檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的中心環(huán)節(jié)。

整理是科技檔案實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)。

科技檔案的整理，其實(shí)質(zhì)就是對科技檔案進(jìn)行有序的組織。

前蘇聯(lián)學(xué)者列夫涅爾說：“并不是每個(gè)系統(tǒng)都是可控的?？煽氐谋匾獥l件是該系統(tǒng)是有組織的?！彼砸ㄟ^對科技檔案形式特征的系統(tǒng)化，則可以達(dá)到對科技檔案實(shí)體的控制。

整理是科技檔案查找利用的前提。

科技檔案是否經(jīng)過整理，以及整理得是否科學(xué)，將直接影響到對它的利用。

經(jīng)過科學(xué)整理，科技檔案就能夠保持內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系以及信息的準(zhǔn)確揭示，就易于科技檔案工作者了解和熟悉所管理的科技檔案，從而能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。

科技檔案分類，就是根據(jù)科技檔案的內(nèi)容性質(zhì)和形成特點(diǎn)，把一定范內(nèi)的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的不同等級的系統(tǒng)。

為了做好科技檔案的分類工作，每個(gè)基層科技檔案機(jī)構(gòu)和科技專業(yè)檔案館，都應(yīng)根據(jù)庫藏科技檔案的實(shí)際情況，編制科學(xué)的、切實(shí)可行的科技檔案分類方案。

科技檔案分類方案，是對科技檔案進(jìn)行類別劃分和正確歸類的依據(jù)性文件。

它提供了一個(gè)完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。

同時(shí)，科技檔案分類方案提綱挈領(lǐng)地反映了庫藏的全部內(nèi)容。

我們知道，一切科技生產(chǎn)活動(dòng)都具有連續(xù)性、繼承性的特點(diǎn)，前一階段形成的經(jīng)驗(yàn)(科技檔案)，往往是后階段科技和生產(chǎn)活動(dòng)的憑據(jù)。

生產(chǎn)技術(shù)越復(fù)雜，現(xiàn)代化程度越高，越離不開科技檔案。

科技檔案管理如果脫離了科技檔案工作的實(shí)際，那將是無源之水、無本之木，所以科技檔案管理也要僅僅的跟隨實(shí)際工作的變化而變化，與時(shí)俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王實(shí).新時(shí)期認(rèn)識與加強(qiáng)科技檔案工作的探討[J].湖南林業(yè)科技，2004(02).

[2]趙輝等.科技文件與科技檔案管理方法淺議[J].河南林業(yè)科技，2007(04).

加強(qiáng)科技檔案的收集與管理【2】

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，科技檔案的種類和數(shù)量日益增多，如何收集管理好檔案信息資源，以滿足科技人員的需求，是我們檔案工作者的首要任務(wù)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案 收集 管理

1.科技檔案收集與管理的重要性

科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究中形成的具有一定價(jià)值的科研項(xiàng)目、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等檔案，是具有保存和參考價(jià)值的科學(xué)技術(shù)資料，對本單位的發(fā)展起著重要的作用。

1.1科技檔案是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄

科技檔案反映了一個(gè)單位的科研、生產(chǎn)活動(dòng)的全過程，是科研、生產(chǎn)發(fā)展變化的歷史記錄，是廣大科技人員的勞動(dòng)結(jié)晶。

它能為科技人員在進(jìn)行管理、科技決策、技術(shù)交流、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、推廣應(yīng)用等方面提供信息和依據(jù)。

科技檔案是寶貴的無形資產(chǎn)，蘊(yùn)藏著巨大財(cái)富，它在產(chǎn)品制造、設(shè)備維修、設(shè)施擴(kuò)建中為工程技術(shù)人員提供所需檔案材料，有效地提高工作效率。

同時(shí)，它還能促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高知識創(chuàng)新能力，新產(chǎn)品開發(fā)能力和同行業(yè)的競爭力。

1.2科技檔案收集與整理是檔案管理的重要內(nèi)容

檔案法中明確規(guī)定，檔案管理包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供、利用等環(huán)節(jié)，其中收集是第一環(huán)節(jié)。

由此可見，強(qiáng)調(diào)對產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、集中統(tǒng)一管理，才能保證檔案的完整齊全，才能使檔案工作更有效地為社會和諧、為科學(xué)發(fā)展提供服務(wù)。

2.科技檔案收集與管理存在的問題

2.1對科技檔案的重要性認(rèn)識不夠

目前，科技檔案的收集工作仍處于一種被動(dòng)的收集狀態(tài)，檔案資料的上交不及時(shí)，收集不齊全的情況較為普遍。

倘若不能更有效地保證科技檔案的完整與統(tǒng)一，不能為科技檔案工作的進(jìn)一步開展打下良好的基礎(chǔ)，就會影響和制約檔案工作的開展，勢必會影響整個(gè)單位發(fā)展的效率與效益。

2.2沒有法制意識和長期規(guī)劃

由于對科技檔案收集和管理工作沒有法制意識和長期規(guī)劃，有資料則歸，無資料就不歸，有的科技人員對檔案人員的收集、辦理移交檔案工作都是被動(dòng)的，僅僅在等待著某些行政命令而缺乏主動(dòng)性。

目前，我所還沒有形成完全主動(dòng)歸檔的局面，因而，把“收集”、“歸檔”僅僅看作是一項(xiàng)檔案部門的工作，僅僅是為了應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)而匆匆歸檔。

3.做好科技檔案收集與管理工作的意義

3.1增強(qiáng)檔案意識，做好收集管理工作

要做好檔案收集與管理工作，首先要改變觀念，增強(qiáng)檔案意識，檔案工作人員和科技人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》。

《檔案法》中規(guī)定，“對國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有”。

這就從法律上明確了應(yīng)該歸檔的文件必須履行正常程序，保證其系統(tǒng)完整。

檔案工作者還要按照《檔案法》積極主動(dòng)地做好科技檔案的收集與管理工作。

檔案工作是伴隨著科研工作而進(jìn)行的企業(yè)主動(dòng)行為，因此，要以主動(dòng)的服務(wù)來促進(jìn)檔案收集工作的進(jìn)行，以跟蹤服務(wù)來保證收集工作的高效完整、統(tǒng)一真實(shí)。

3.2建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，敦促檔案產(chǎn)生部門歸檔

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。

這個(gè)原則是我國多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的積累與總結(jié)，也是被檔案工作實(shí)踐證明是行之有效的，必須全面理解，認(rèn)真落實(shí)。

要做好科技檔案收集與管理工作，必須明確一名主要領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，有穩(wěn)定的檔案職能機(jī)構(gòu)，建立一支人員結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)精湛、既懂科技又懂檔案的專職檔案員隊(duì)伍。

把檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)建設(shè)到科技檔案形成的各個(gè)部門，在這些部門設(shè)置兼職檔案員，并將其進(jìn)行培訓(xùn)，使他們成為部門檔案收集工作的實(shí)行者和監(jiān)督者，只有這樣，才能使科技檔案工作變被動(dòng)為主動(dòng)。

3.3加強(qiáng)科技檔案活動(dòng)全過程的收集與管理工作

科技活動(dòng)是長期、連續(xù)不斷進(jìn)行的，其中的科技檔案也是在這種循序漸進(jìn)的發(fā)展中不斷產(chǎn)生的。

科技資料在科研工作的早期對科技檔案管理具有較大的可塑性。

因此，為了提高科技檔案收集工作的質(zhì)量，在項(xiàng)目開展工作之際，應(yīng)及時(shí)地將科技檔案管理要求傳達(dá)到各級科研部門，使他們能夠在工作中正確地組織科技材料的編寫及保證今后歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。

科研工作的最終目的是將科研轉(zhuǎn)入生產(chǎn)。

這一階段應(yīng)重點(diǎn)做好科研總結(jié)、使用說明書、成果照片、成果申報(bào)表、鑒定證書，以及課題論證報(bào)告等的收集工作。

這樣，由于文件資料產(chǎn)生部門比較分散，這就要求我們檔案工作者應(yīng)及時(shí)主動(dòng)、有目的、有計(jì)劃地按照工程、項(xiàng)目的進(jìn)度做好文件材料的收集工作。

因此，無論是怎樣的科研課題，最重要的是要把科技檔案的收集工作做好，把文件材料的形成和收集工作納入日常工作中去，明確職責(zé)，落實(shí)到人。

物業(yè)管理師管理務(wù)實(shí)要點(diǎn)：檔案的收集與整理

（一）物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案的收集與整理

1、物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

（1）收集期間較集中，一般集中在物業(yè)承接查驗(yàn)階段，并與承接查驗(yàn)同步進(jìn)行；

（2）檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣，對物業(yè)服務(wù)企業(yè)的技術(shù)力量是一個(gè)重要的考驗(yàn)，收集處理不全或遺漏，會對今后的物業(yè)管理工作造成長遠(yuǎn)的影響。

2、物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集范圍較為明確，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件檔案，檔案收集的索取對象較單一，主要是建設(shè)單位。

物業(yè)承接查驗(yàn)期的檔案收集內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件，一般稱為物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案。

【題例】

1、物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案收集的索取對象較單一，主要是：（B）

A、施工單位 B、建設(shè)單位

C、監(jiān)理單位 D、業(yè)主或物業(yè)使用人

2、物業(yè)承接查驗(yàn)期整理的檔案是（）檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。（C）

A、物業(yè)重點(diǎn)資料 B、物業(yè)服務(wù)企業(yè)信息資料 C、物業(yè)基礎(chǔ)資料 D、客戶資料

（二）物業(yè)入住期檔案資料的收集與整理

1、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的特點(diǎn)

物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主（或物業(yè)使用人），即未來的主要服務(wù)對象，檔案資料收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。

（1）本階段的檔案資料收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對象——業(yè)主、物業(yè)使用人；

（2）本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主、物業(yè)使用人的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。

2、物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序

在組織接待業(yè)主、物業(yè)使用人入住期間，應(yīng)同時(shí)組織好檔案資料收集所必需的準(zhǔn)備工作：

（1）設(shè)立檔案資料收集整理工作小組，由該工作小組專責(zé)進(jìn)行檔案資料的收集和整理；

（2）專責(zé)工作小組分為業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主、物業(yè)使用人個(gè)人資料檔案分組并確定各自檔案資料的收集范圍以及相關(guān)表格和收集程序。

權(quán)屬資料一般包括：房屋產(chǎn)權(quán)證、購房合同復(fù)印件等。 個(gè)人資料一般包括：身份證和戶口本復(fù)印件、聯(lián)系方式等。

上述資料均應(yīng)核對原件，并以核對原件后的復(fù)印件作為檔案資料保存。檔案資料收集后，應(yīng)及時(shí)整理并歸檔。

（三）日常物業(yè)管理期檔案的'收集與整理

1、收集范圍

日常物業(yè)管理期檔案主要包括：物業(yè)運(yùn)行記錄檔案、物業(yè)維修記錄檔案、物業(yè)服務(wù)記錄檔案和物業(yè)服務(wù)企業(yè)行政管理檔案。

（1）物業(yè)運(yùn)行記錄檔案的收集范圍包括：建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。

（2）物業(yè)維修維護(hù)記錄檔案的收集范圍包括：建筑物維修維護(hù)記錄檔案和設(shè)備設(shè)施維修維護(hù)記錄檔案。

（3）物業(yè)服務(wù)記錄檔案的收集范圍包括：小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄。

2、收集時(shí)間

有關(guān)的文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時(shí)收集。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)行處理的文件或某些特殊載體的文件時(shí)間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時(shí)間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個(gè)人保存，必須向檔案部門移交。

3、收集后的整理工作

在日常業(yè)務(wù)處理工作中，由行政部門或業(yè)務(wù)部門對于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個(gè)條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，必須在平時(shí)歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)情況的不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。

已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價(jià)值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。

如何做好干部人事檔案材料收集與整理工作？

干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，采取措施，立足實(shí)際，切實(shí)抓好干部人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事干部工作服務(wù)。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著干部人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是干部人事檔案工作中的重中之重。
　　一、檔案材料的收集是做好干部人事檔案工作之關(guān)鍵
　　1.主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為己有，不及時(shí)移交管檔部門。因此，作為管檔部門要隨時(shí)了解干部人事檔案材料產(chǎn)生的信息，應(yīng)主動(dòng)深入材料形成部門收集歸檔，不能被動(dòng)等待，避免材料形成時(shí)間過長未及時(shí)收集或經(jīng)辦人員崗位變動(dòng)造成檔案材料丟失。
　　2.建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，重點(diǎn)收集。管檔人員建立部門人員網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系圖，各部門設(shè)立一名聯(lián)絡(luò)員，再根據(jù)干部人事檔案分類法的十項(xiàng)分類，擬出十類重點(diǎn)收集的材料。如：三類考核材料，四類學(xué)籍材料、職稱評聘材料、培訓(xùn)材料，五類政審材料，六類加入黨團(tuán)組織材料，九類工資材料、干部任免材料、調(diào)動(dòng)錄用材料、聘用合同書及退休審批表等重要材料，及時(shí)與聯(lián)絡(luò)員聯(lián)系，盡快收集歸檔，以防止散落在部門或個(gè)人手中，從而影響檔案的完整性。
　　3.追蹤收集與經(jīng)常收集。檔案管理人員要經(jīng)常關(guān)注個(gè)人基本信息，隨時(shí)掌握所有人員的變化情況，工作中做到“口勤、腿勤、手勤”。如：學(xué)歷深造、參加各類培訓(xùn)所掌握的技能、出國等相關(guān)信息，廣泛收集材料。對新進(jìn)入單位人員，要認(rèn)真審查檔案材料，發(fā)現(xiàn)缺漏的材料，要及時(shí)與相關(guān)人員或單位取得聯(lián)系，盡快把所缺材料補(bǔ)齊入檔，避免時(shí)間過長造成檔案材料無法收集歸檔。
　　二、檔案材料的整理是干部人事檔案工作之基礎(chǔ)
　　1.材料鑒定。凡需組織審查蓋章或個(gè)人簽字的，一定要蓋章或簽字后方可歸檔。如收集時(shí)發(fā)現(xiàn)未蓋章或簽字的，應(yīng)及時(shí)與歸檔單位或個(gè)人取得聯(lián)系，盡量避免長時(shí)間擺放或先歸檔不及時(shí)完善手續(xù)，導(dǎo)致材料形成不歸范。對不屬于歸檔范圍的材料及時(shí)轉(zhuǎn)送或按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。對弄虛作假者堅(jiān)決反對，以確保檔案的真實(shí)性。
　　2.技術(shù)加工，分類準(zhǔn)確，編排有序。對折皺、破損的材料進(jìn)行裱糊，對過長或過寬的材料，在不影響或損害檔案材料文字內(nèi)容和保持檔案歷史原貌的前提下，對其進(jìn)行裁剪。裁剪時(shí)注意上下左右，避免裁到內(nèi)容，如內(nèi)容太多會被裁到可對檔案材料進(jìn)行折疊后貼在備用紙上，做到裁剪仔細(xì)。對小于檔案規(guī)格的干部人事檔案材料，要進(jìn)行加邊或包邊，加邊后的檔案材料上、下、左、右邊沿要和本卷其它材料相等。裝訂整齊，高標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料進(jìn)行技術(shù)加工，嚴(yán)把技術(shù)質(zhì)量關(guān)，通過整理，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、方便利用。
　　3.及時(shí)、準(zhǔn)確做好目錄，錄入計(jì)算機(jī)。對于每年每個(gè)人常規(guī)產(chǎn)生的檔案材料，如年度考核表、工資晉升表，可進(jìn)行集中整理，而對于年中不定期產(chǎn)生的材料，可采取隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)整理的方式，及時(shí)裝入檔案，以避免材料的丟失，確保檔案的完整。
　　三、檔案從業(yè)者的職業(yè)素質(zhì)是干部人事檔案工作之必須
　　1.人事檔案工作具有很強(qiáng)的政策性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中明確指出：檔案管理干部必須是中共黨員。這就要求檔案人員要有較高的思想政治素養(yǎng)、作風(fēng)正派、腳踏實(shí)地、責(zé)任心強(qiáng)，用科學(xué)發(fā)展觀來指引自己的工作，起好黨員模范先鋒帶頭作用，永葆共產(chǎn)黨員先進(jìn)性。
　　2.人事檔案工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性。干部人事檔案工作目標(biāo)考核中要求：檔案人員具有中專（高中）以上學(xué)歷，熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理、提供利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。從事干部檔案管理工作，要不斷學(xué)習(xí)人事工作及檔案工作方面的新政策、新知識、新理論、新規(guī)范、新技術(shù)，這就要求檔案人員要有一定的學(xué)習(xí)能力，才能準(zhǔn)確領(lǐng)會、掌握和運(yùn)用相關(guān)知識及理論指導(dǎo)。檔案人員要經(jīng)常與檔案材料形成部門聯(lián)系，開展好檔案材料收集工作。要完成好這些工作，都需要我們的檔案人員有較好的協(xié)調(diào)與溝通能力，并且具有極強(qiáng)的工作責(zé)任意識，把當(dāng)前檔案工作局面變被動(dòng)為主動(dòng)，保證工作順利開展。檔案人員還必須具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)并能熟練運(yùn)用于實(shí)際工作中。
　　3.人事檔案工作具有保密性、服務(wù)性。檔案人員要忠于職守，一絲不茍，樂于奉獻(xiàn)。要有高尚的職業(yè)道德，嚴(yán)于律己，認(rèn)真負(fù)責(zé)，堅(jiān)持原則，做到不該說的堅(jiān)決不說。要不斷思考、勇于創(chuàng)新，結(jié)合本單位實(shí)際情況積極探索出適合現(xiàn)代化的檔案管理措施，以便更好地為人事干部工作服務(wù)。